Groupware

Groupware

Podemos encontrar un gran número de definiciones sobre Groupware pero la mayoría de los autores coinciden en sus definiciones.

A continuación se mencionan cuatro conceptos diferentes.

Software colaborativo o Groupware se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). http://es.wikipedia.org/wiki/Groupware

SOFTWARE DE TRABAJO EN GRUPO (Groupware): Programas que permiten a usuarios interconectados mediante una red colaborar en la creación de documentos, bases de datos, etc. http://www.e-economia.gob.mx/wb2/eMex/eMex_Glosario_de_terminos_Seguridad?page=30

 

Groupware: (inglés) Groupware. Se refiere a programación que permite que un grupo de personas, desde lugares geográficos distantes, trabaje conjuntamente en una tarea colectiva. Así, los usuarios comparten calendarios, intercambian escritos , correo electrónico, acceden a una base de datos común, hacen reuniones electrónicas, y cada persona puede ver y compartir información con los demás. Lotus Notes y Microsoft Exchange son ejemplos de "groupware". (whatis.com) http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/glosario/g.htm

El Groupware es cualquier tecnología usada específicamente para hacer los grupos más productivos. http://ict.udlap.mx/people/lulu/documento/capitulo3.html

Sin duda alguna todas las definiciones hablan del Groupware como programas o tecnologías que permiten que varios usuarios interconectados mediante una red puedan trabajar en equipo.

Beneficios:

 El Groupware brinda muchos beneficios al permitirte trabajar en equipo con otras personas que no se encuentren físicamente cerca de ti por ejemplo:


Puesto que los mecanismos de la coordinación facilitan la gerencia del conocimiento y la toma de decisión (Bensaou y Vankatraman, 1995; Daft y Lengel, 1986, mencionado por Bhatt, et al., 2005), uso del groupware pueden realzar la toma de decisión de colaboración en organizaciones (Baldwin et el al., 2002, mencionado por Bhatt, et al., 2005).

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo (DeSanctis y Gallupe, 1987, mencionado por Bhatt, et al., 2005).

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son:

- El groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes.
- El groupware coordina gente y procesos.
- El groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.
- El groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.
- Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente.

De otro lado Dustdar (2005) expone que el groupware generalmente no implementa un modelo organizacional subyacente (por ejemplo, proporcionando la información de la estructura de un equipo como miembros, sus roles, habilidades, tareas, y responsabilidades).

http://www.cibersociedad.net/recursos/art_div.php?id=93

 

 

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son:

 

  • El Groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes.

 

  • El Groupware coordina gente y procesos.

 

  • El Groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.

 

  • El Groupware proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.

 

  • Idealmente el Groupware debe poder ayudar a cada persona, en un proyecto de colaboración, a realizar su trabajo de una manera más eficiente

 

 

REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR GROUPWARE

 

Situaciones De Las Personas.

 


Los proyectos de Groupware fallan cuando las compañías tratan de usarlo después de una decaída, para reemplazar personal y para incrementar la productividad. Eso es un error, ya que Groupware funciona con personas que se sienten seguras. Y es cuando los trabajadores necesitan saber que tienen el apoyo de la organización. Es algo crucial que los empleados sepan que la organización va a implementar Group Ware para ayudarlos y darles soporte. Groupware depende de compartir. Muchas de las personas se encuentran confundidas. Ya que ellos no comparten desde el kinder, y no recuerdan como hacerlo.

Cuando tu consideres implementar Groupware, tendrás que figurar que puede haber resistencia. Tienes que tratar de mantener a las personas con conocimiento de eso para que no se sientan aparte.

Cambio Es Difícil.


Parte de la razón es ver resistencia al Groupware ya que el cambio es difícil para las personas, aunque sea un buen cambio para ello. Las personas se sienten confortables haciendo las cosas que ellos siempre hacen.


Hay 5 pasos de respuesta emocional que responden positivamente al cambio:

 Desinformado Optimista. Cuando alguien escucha acerca del cambio y presume que es para bien.


 Informado Pesimista. Cuando conoces los detalles, y puedes ver como te impacta, y se vuelve pesimista al ver como te interrumpe en lo que acostumbrabas hacer.


Informado Optimista. Cuando se siente dentro del cambio y piensa que todo va a salir excelente.


 Completo. Cuando se ha completado el cambio y te sientes
Ø de nuevo en un estado normal


Hay 8 pasos de respuesta emocional que responden negativamente al cambio;

 Estabilidad. De ahí se descubren los detalles de los cambios.
 Inmovilización. Es la primera respuesta emocional.

 
 Negación. Viene la negativa para aceptar el cambio y un deseo
Ø para volver a las cosas que eran antes.


 Cólera. Sucede cuando hay un
Ø reconocimiento del cambio que ha sucedido y ya no hay marcha atrás.


Renegando. Es un intento por regresar a las cosas que eran antes.

 
Depresión. Esta llega una vez que no se pueden cambiar las cosas es cuando se viene.


 Probando. Se empieza probando para ver que se puede hacer y ajustar
Ø el cambio.


 Aceptación. Finalmente se acepta y se empieza desde ahí.
Ø


 

 


Cómo Manejar El Cambio.



Esta es la parte más importante de groupware. Antes de comenzar una implementación se debe estar consciente de lo que les concierne a quienes estarán en el proyecto. Ya que se necesita personas preparadas para el compromiso inicial del proyecto. Se debe de poner energía, preparar a las personas para el cambio, así los envolvería a ellos y los haría participar.

Factores Que Contribuyen A Una Exitosa Implementación De Groupware.

El propósito de Groupware es hacer más fácil las cosas que las personas ya están haciendo.

 
Algunos puntos importantes a considerar son:


Cambiar la cultura, para tener colaboración. Hacer empleados seguros que se sientan apoyados. Asegurar comunicación buena entre todas las personas que se encuentran participando en el proyecto. El papel de las tecnologías de información es soportar y coordinar, no dictar y controlar. Medir los resultados si se puede. Aplicar las lecciones aprendidas en cada paso a la próxima instalación de una aplicación. Entre otras.

 

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL TRABAJO CON BSCW

Existen principalmente 2 formas para empezar a trabajar con BSCW. Una opción es ser invitado por algún miembro de una zona de trabajo que ya se encuentre abierta. En este caso, el registro se realiza mediante un formulario que se envía por correo electrónico, en donde se establece el identificador y la clave de acceso. En cuanto al servidor local BSCW de RedIRIS, se están habilitando zonas para su uso en cada una de las CVCs. En lo referente a la de Documentación10, se está analizando la política a seguir en cuanto al desarrollo de este sistema para otorgar las áreas correspondientes e imponer unas normas o reglas de utilización. Aquellas comunidades que ya posean este servicio, lo podrán ir desarrollando paulatinamente de acuerdo con sus propias necesidades, la incorporación a ellas dependerá, por tanto, de cada uno de los administradores y la demanda de los usuarios.

Como ya se ha comentado, una de las grandes ventajas que supone su utilización frente al groupware "tradicional", es el bajo coste en cuanto al impacto de su implementación. No es necesaria ninguna clase de inversión para empezar a trabajar con él, ni es preciso la instalación de software sofisticado. Esta razón, junto con el hecho de que ser un sistema multiplataforma (compatible con Pc, Unix y Macintosh) le otorga una funcionalidad en la Red muy alta. En lo que se refiere al servidor, es uno normal con su extensión BSCW correspondiente e implementado a partir de una interface CGI (Common Gateway Interface). Esta extensión se encuentra escrita en Python11, cuya principal característica es que es un lenguaje de programación de marcado orientado a objetos12.

Para usar BSCW se necesitan tres requisitos básicos: dirección de correo electrónico, nombre de usuario y clave de acceso; los dos últimos se establecen en el momento de registrarse como cliente y son el método de asegurar una entrada controlada a los documentos. Cada usuario tendrá su propia identificación, a pesar de formar parte de un mismo grupo que comparte idénticos objetos y espacios de trabajo. Una de las grandes ventajas es que sólo es necesario un navegador corriente como Netscape Navigator 3.x, Internet Explore 4.x o versiones superiores de ambos. La única limitación es que deben de llevar integrado un transmisor de documentos que admita autentificaciones básicas para subirlos desde el ordenador local al servidor BSCW. Para versiones anteriores, o cualquier otro navegador, la aplicación adicional (Helper) puede conseguirse gratuitamente en el servidor para su instalación13.

Otra aplicación interesante es en lo referente a los iconos de los que hace uso. Debido a que BSCW utiliza una gran cantidad, es posible bajarse el archivo que los contiene e incorporarlo en el ordenador cliente para agilizar las operaciones. Esto presenta una gran ventaja pues cada vez que se trabaja con este sistema es necesario establecer una conexión con el servidor y, en ocasiones ésta puede resultar lenta. En el caso de optar por dicha elección y/o la anterior para aumentar el rendimiento, hay que indicárselo previamente al programa con las opciones disponibles para ello. http://www.rediris.es/list/publ/bscw99.html

DIMENSIONES DE GROUPWARE

El Groupware puede ser categorizado en dos dimensiones principales: tiempo y espacio.

Tiempo

·         Sincrónicos, soporta actividades en tiempo real

·         Asincrónicos, en los cuales las personas interactúan en períodos de tiempo distintos

Espacio

·         Cara a cara, mismo lugar

·         Distribuidos, diferentes lugares

FUNCIONES DE GROUPWARE

·         Correo electrónico

·         Facsímil

·         Mensajes de voz

·         Acceso a Internet

·         Sistema de tablero de boletines

·         Agenda personal

·         Agenda de grupo

·         Conferencia electrónica

·         Administrador de tareas

·         Videoconferencia

·         Acceso a base de datos

·         Formatos electrónicos

·         Documentos de grupo

IMPLEMENTACION DE GROUPWARE

·         Designar un proponente de Groupware. El proponente deberá ser un gerente del mas alto nivel quien será la fuerza impulsora para dar los pasos subsecuentes.

·         Escoger un proyecto piloto. En lugar de intentar una implementación que abarque toda la compañía, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.

·         Definir el problema. ¿Quiénes deben resolver problemas? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicaran cara a cara? Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el Groupware debe realizar.

·         Seleccionar el Groupware. Se evalúan los productos de Groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las necesidades, y se escogen los mejores.

Durante la realización de estos pasos, el proponente debe reconocer que el Groupware afecta la cultura corporativa, porque cambia la forma en que la gente ataca los problemas, y debe dar suficiente tiempo para que se efectúe ese cambio. Además, el proponente debe estar preparado para enfrentar la resistencia causada por las políticas de la compañía y por las necesidades individuales.

DESARROLLO DE GROUPWARE

·         GROUPKIT, es muy útil para construir aplicaciones en tiempo real, tales como herramientas de dibujo, editores y herramientas para reuniones que sean compartidas entre varios usuarios simultáneamente. Permite establecer distintas sesiones de trabajo. Sin embargo, no brinda facilidades para la construcción de aplicaciones colaborativas asincrónicas ni para vincular las herramientas construidas con el Web.

·         NSTP ("Notification Service Transfer Protocol"), es una infraestructura para la construcción de  sistemas colaborativos sincrónicos. Es independiente de cualquier aplicación sincrónica colaborativa. El modelo que brinda para crear estados compartidos no permite persistencia. La persistencia sería necesaria implementarla en la aplicación. No está preparado para el manejo de datos con restricciones de tiempo real, tales como audio y video. No es para trabajar en el Web.

CATEGORIAS DE GROUPWARE

Es posible clasificar las herramientas de Groupware en cuatro categorías principales:

·         Software de lluvia de ideas. Los responsables de resolver los problemas escriben sus ideas, ven las ideas de otros y comentan esas ideas en un formato estructurado. El producto final es un registro escrito de todas las ideas y comentarios.

·         Software de calificación y clasificación de alternativas. Los responsables de resolver problemas usan una lista de soluciones alternativas y las acomodan en orden o bien les asigna calificaciones. El software toma las evaluaciones y las combina en forma de una tabla o gráfica.

·         Software de consenso. El software informa a los tomadores de decisiones del grado de uniformidad de sus evaluaciones alternativas. Si no hay un acuerdo general, los que resuelven los problemas pueden continuar la discusión.

·         Software de autoria y sinopsis de grupos. Los responsables de resolver los problemas pueden crear un cuadro sinóptico de un informe escrito y cada uno puede hacer contribuciones independientes escribiendo secciones o haciendo sugerencias relacionadas con las secciones escritas por otros.

 
Luz Elena Martinez Morales
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