17. ¿Cómo redactar un certificado y una diligencia?

Índice


Introducción

1. El certificado : definición y características principales

1.1. Certificado

1.2. Diligencia

2. ¿Cómo redactar un certificado?

2.1. Estructura

- Encabezado

- Cuerpo

- Datación

- Firma

2.2. El tratamiento personal

2.3. Estilo

2.4. Fraseología

2.5. Ejemplo de certificado


3. ¿Cómo redactar una diligencia?

3.1. Estructura

- Encabezamiento

- Cuerpo

- Datación

-Firma

3.2. El tratamiento personal

3.3. Estilo

3.4. Fraseología

3.5. Ejemplo de diligencia

4. ¿Cómo mejorar la legibilidad?


5. Diferencias entre un certificado español y otros de Sudamérica

5.1. Certificado de Ecuador

5.2. Certificado de Chile

5.3. Certificado de Paraguay

5.4. Conclusiones del análisis de certificados


6. Bibliografía

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Introducción

Los documentos administrativos son una tipología muy presente en las tramitaciones tanto de los ciudadanos como de la administración, por lo que creímos interesante centrar este capítulo en algún aspecto relacionado con los textos administrativos. Nuestro objetivo principal es conocer mejor algunas de las características de los textos administrativos, para familiarizarnos mínimamente con este ámbito. Plantear de forma general como redactar un texto administrativo puede resultar muy extenso y poco concreto, por lo que consideramos adecuado centrarnos en cómo elaborar dos documentos administrativos específicos: el certificado y la diligencia. 

En este capítulo, no sólo se pretende entrar en detalle con estos dos documentos, sino que también queremos incorporar la visión moderna que tiene la intención de modernizar y facilitar la comprensión de los textos administrativos. El certificado y la diligencia nos permitirán tratar aspectos que son aplicables a otros textos administrativos y también los conoceremos más a fondo y aprenderemos a redactar sin ningún tipo de problema. La aportación más original de este capítulo la encontramos en el análisis comparativo sobre las características de los certificados españoles y los certificados que provienen del Sur de América. Mediante la muestra de varios ejemplos de distintos países pretendemos dar una visión más amplia sobre este tipo de documentos para poder tener conocimientos más claros y específicos según las preferencias de cada país.

1. El certificado y la diligencia: definición y características principales

El certificado y la diligencia son documentos similares, por lo que es adecuado hablar conjuntamente de ellos. Veremos que, a pesar de algunas diferencias, ambos comparten muchas características en cuanto a la estructura, el trato personal, el estilo, etc. A grandes rasgos, podríamos decir que el certificado se elabora únicamente desde una institución hacia el exterior, un ciudadano u otra institución, para dar constancia de un hecho, de un dato, etc. En otras palabras, el certificado es un documento con el que se reconoce oficialmente un hecho administrativo del que se tiene constancia. En cambio, la diligencia es un documento que se elabora a nivel interno dentro de una institución y acredita un trámite administrativo. El puede expedir un funcionario autorizado dentro del servicio que expide el documento.

1.1. Certificado
Según el Manual Del Auxiliar Administrativo de Instituciones Sanitarias (2005) el certificado es un documento que acredita actos o situaciones administrativas que se destina a una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo, es decir, para constatar un hecho determinado. Los certificados pueden ser acreditativos de distintas cuestiones, por ejemplo. certificados de acreditación de idiomas, de estudios, certificados de adecuación de un objeto a una norma, entre muchos otros. Aunque este documento suele ser distinto según la institución que lo emite, este se estructura siempre según tres partes distinguibles: el encabezamiento, el cuerpo y el pie. Cada uno de estos apartados tiene unos elementos informativos específicos. Aun y las diferencias entre instituciones, existe una forma predeterminada estándar. De todos estos aspectos hablaremos a continuación.
2.2. Diligencia
Según el "Manual de normalización de documentos administrativos" una diligencia es el "Documento en el que se hace constar la realización efectiva de un trámite administrativo o mediante el cual se verifica un acto o resolución. Por ejemplo, diligencias académicas o administrativas para modificar actas de calificación".
2. ¿Cómo redactar un certificado?
2.1. Estructura
Los documentos administrativos suelen tener plantillas prefijadas con un cierto margen de variación según la institución que lo emite. Aun así, cada documento tiene una estructura específica y lógica y unos puntos que requieren una información concreta en un orden fijado. Así pues, los documentos administrativos comparten, en general, unas partes diferenciadas que son las siguientes:
- Encabezamiento

  • Título del documento (especifica el asunto del certificado)
- Cuerpo
  • CERTIFICO: Que...
- Datación
  • Lugar (municipio o ciudad)
  • Día, mes, año
  • Nombre y apellidos
  • Cargo de la persona que firma el certificado
  • Firma (sello y visto bueno, si procede)

A continuación, podemos ver cuáles son los apartados específicos que definen un certificado.
Para este punto, recomendamos consultar el "Manual de normalización de documentos administrativos". 


- EncabezadoEn este apartado principal encontramos la información que identifica a la entidad emisora. Encontramos en primer lugar el logotipo o el nombre del ente.
- CuerpoEste apartado se abre con el título, que indica el tipo de certificado del que se trata. Después del párrafo certificador encontramos la línea de cierre. En esta línea se menciona el motivo o el fin por el que se solicita el certificado. Cuando no se hace constar expresamente este motivo, se suele emplear una fórmula genérica del tipo: «Y para que así conste, se expide el presente certificado...».

- Datación
Este apartado incluye el lugar y fecha de la expedición del documento, que puede ir incluida en la línea de cierre o aparte.
- FirmaLa persona que firma el certificado no es siempre la misma persona que lo redacta. Hay certificados donde se pueden apreciar dos firmas, por un lado la del ente emisor y, por otro lado, al de la persona responsable que valida el documento.Según el Manual de documentos administrativos (2007) de la Universidad de A Coruña, en la firma no debería figurar el nombre de la persona ni institución, puesto que esta información ya aparece explícita en la cabecera del documento. En su lugar sólo tendría que aparecer la rúbrica y el sello.
2.2. El tratamiento personal
Por un lado, el tratamiento personal que se suele utilizar es la primera persona del singular (yo). Por ejemplo, Carmen Torres, directora de... / como directora de... CERTIFICO Que...
Por otro lado, la tercera persona del singular (él/ ella) se emplea si se realiza la certificación en nombre de un departamento en concreto de la administración. Por ejemplo, el Departamento de Educación CERTIFICA Que...



2.3. Estilo

El estilo de redacción que presenta un certificado tiene en cuenta diferentes aspectos, como la claridad. En cuanto al contenido, las ideas del certificado se han de expresar en diferentes párrafos, puesto que visualmente ayuda al lector a comprender bien el mensaje que se quiere transmitir. Otro aspecto a considerar es la concisión, es decir, presentar el contenido de forma precisa, incluyendo sólo información pertinente redactada de la manera más resumida posible para sintetizar y no confundir o despistar el lector.

A continuación, nos parece conveniente exponer algunos aspectos a evitar cuando se redacta un certificado, como el uso de frases muy largas y la utilización de vocabulario muy especializado. Por un lado, las oraciones han de ser cortas y tienen que aportar sólo la información necesaria, ya que si no podrían llegar a despistar o confundir el destinatario. Así pues, recomendamos no usar las oraciones subordinadas o las oraciones pasivas y emplear oraciones con la estructura de sujeto + verbo + predicado, para hacer llegar el mensaje con éxito. Por otro lado, el léxico ha de ser llano y no ha de comportar dificultades al lector, puesto que sino no se estaría cumpliendo el objetivo de una comunicación: el entendimiento entre una parte y otra.

Por último, la utilización de las mayúsculas es una característica de los certificados, ya que la finalidad de la utilización de mayúsculas es resaltar algunas palabras o llamar la atención del lector. Por ejemplo, la palabra "certifico" debe escribirse en mayúsculas, así como la inicial de la conjunción "que" cuando se declaran los hechos.Sin embargo, el título de la certificación, las iniciales de los nombres propios y apellidos se escriben en mayúsculas así como el nombre del departamento que expide el certificado.

En primer lugar, el título se escribe en mayúsculas porque entra dentro del apartado de "convenciones y documentos" del PDF "Parlamento Vasco - Servicio de traducciones".En segundo lugar, el emisor o entidad emisora del certificado también se escriben en mayúsculas, puesto que entran en el aparatado "Instituciones públicas"; "poder, cuerpo o conjunto de servicios" y "entidades públicas y privadas" del PDF "Parlamento Vasco - Servicio de traducciones".Por último, en tercer lugar, en cuanto a los cargos, según el "Manual de la Universidad de Alicante "deben escribirse en minúscula inicial (caja baja)" y, según el PDF "Parlamento Vasco - Servicio de traducciones", "Los cargos irán generalmente en minúscula, puesto que no constituyen nombres propios y es necesario impulsar los modos democráticos e igualitarios en las relaciones sociales. Como excepción, los cargos pueden escribirse en mayúscula en algunos documentos oficiales, por solemnidad, y en algunas cartas, por cortesía."

Vemos, pues, como ambos documentos coinciden. Para más información, consultar:
http://publicaciones.ua.es/publica/Manual%20de%20estilo%20web.pdf
http://www.parlamento.euskadi.net/pdfs_itzulpen/c_nr_2.pdf

2.4. Fraseología
Las fórmulas de constancia pueden ser varias. Aquí algunos ejemplos:

Para que conste, asigno este certificado...
A petición de la persona interesada...
Para los efectos de...
Segundo... (y que sigue de la mención a la legislación que ampara lo que se certifica)

2.5. Ejemplo de certificado
certif_esp.png
3. ¿Cómo redactar una diligencia?
3.1. Estructura
La estructura que sigue una diligencia es la siguiente:
- Encabezamiento

  • Título del documento (especifica el asunto de la diligencia)
- Cuerpo
  • HAGO CONSTAR Que...
- Datación
  • Lugar (municipio o ciudad)
  • Día, mes, año
  • Nombre y apellidos
  • Cargo de la persona que firma la diligencia
  • Firma (sello y visto bueno, si procede)
Para este apartado, recomendamos consultar el "Manual de normalización de documentos administrativos". 

- Encabezamiento

En primer lugar, en el encabezamiento del documento debe constar el título que especifique qué tipo de documento se trata, o sea, el trámite administrativo que se está ejecutando. Por ejemplo: la toma de posesión de un funcionario, una modificación de salario, una excedencia, un cambio de categoría administrativa, etc.

- Cuerpo

En segundo lugar, el cuerpo debe presentar la fórmula HAGO CONSTAR: (en mayúsculas y dos puntos) seguida de la conjunción "Que" (la inicial en mayúsculas) y se han de exponer los hechos de los que da constancia la diligencia con una pequaña introducción que situe el destinatario y con la descripción resumida de los hechos que se tratan. En el caso de que la diligencia no tenga título, el documento deberá comenzar de la siguiente manera: DILIGENCIA para hacer constar que... (en mayúsculas la palabra "diligencia").

- Datación

En tercer lugar, la datación está formada por la ciudad o municipio donde se encuentra ubicado el órgano que emite la diligencia (seguido de una coma) y por la fecha en la cual se elabora. La estructura de la fecha es la siguiente: el dia (en cifras), la preposición "de", el mes (en minúsculas), la preposición "de" y el año (en cifras).
Por ejemplo: Barcelona, 14 de junio de 2010


- Firma

Por último, en cuarto lugar, el apartado de la firma está compuesto por el nombre y apellidos y cargo de la persona que firma la diligencia. Seguidamente, se incluye la firma, la cual puede ir acompañada por el sello del órgano que redacta la diligencia y el visto bueno. 

3.2. Tratamiento personal

Por un lado, el tratamiento personal que utiliza el emisor de una diligencia es la primera persona del singular (yo) cuando introduce la fórmula HAGO CONSTAR. Por otro lado, el tratamiento personal que se hace servir para el destinatario, según la Universitat Pompeu Fabra es impersonal, ya que la destinación final de este documento no acostumbra a ser explícita.

3.3. Estilo

Por lo que respecta al estilo de una diligencia, éste se recomienda que sea conciso, directo y breve. Dicho de otro modo, el mensaje se ha de expresar de manera sintetizada y con la información pertinente bien detallada. Como hemos dicho antes en el apartado del certificado, la información debe presentarse de manera enumerada y en apartados (si procede) para facilitar la comprensión del receptor y las ideas de la diligencia se han de expresar en diferentes párrafos, puesto que visualmente ayuda a comprender bien el mensaje que se quiere transmitir.

Otro aspecto a comentar es el uso de las mayúsculas, ya que la fórmula HAGO CONSTAR se escribe en mayúsculas así como la inicial de la conjunción "Que" cuando se introduce el cuerpo de la diligencia. El objetivo de emplear este tipo de letra es resaltar estas palabras y/o llamar la atención del lector, para que pueda interpertar bien el mensaje. Finalmente, el título de la certificación, las iniciales de los nombres propios y apellidos se escriben en mayúsculas así como el nombre del departamento que expide el certificado.
En primer lugar, el título se escribe en mayúsculas porque entra dentro del apartado de "convenciones y documentos" del PDF "Parlamento Vasco - Servicio de traducciones".En segundo lugar, el emisor o entidad emisora del certificado también se escriben en mayúsculas, puesto que entran en el aparatado "Instituciones públicas"; "poder, cuerpo o conjunto de servicios" y "entidades públicas y privadas" del PDF "Parlamento Vasco - Servicio de traducciones". Por último, en cuanto a los cargos, según el "Manual de la Universidad de Alicante "deben escribirse en minúscula inicial (caja baja)" y, según el PDF "Parlamento Vasco - Servicio de traducciones", "Los cargos irán generalmente en minúscula, puesto que no constituyen nombres propios y es necesario impulsar los modos democráticos e igualitarios en las relaciones sociales. Como excepción, los cargos pueden escribirse en mayúscula en algunos documentos oficiales, por solemnidad, y en algunas cartas, por cortesía." Vemos, pues, como ambos documentos coinciden. Para más información, consultar:
http://publicaciones.ua.es/publica/Manual%20de%20estilo%20web.pdf
http://www.parlamento.euskadi.net/pdfs_itzulpen/c_nr_2.pdf

3.4. Fraseología 
- HAGO CONSTAR:
- DILIGENCIA para hacer constar que...
- Que en el día de hoy toma posesión de la plaza...
- Que los acuerdos propuestos en el anterior dictamen fueron aprovados por la Comisión... el día...
- Que en el día de hoy el Sr. ... ha hecho efectivos sus derechos correspondientes a...
- Que el presente documento se compone de... páginas...
Para este punto, recomendamos consultar el "Manual de normalización de documentos administrativos". 


3.5. Ejemplo de diligencia

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4. ¿Cómo mejorar la legibilidad?

De manera muy resumida queremos mostrar las indicaciones principales que se tendrían que seguir para redactar un certificado o una diligencia.

Es mejor que utilicemos:
  • Una palabra corta mejor que una palabra larga: "fin" en lugar de "finalidad", "intención" en vez de "cuentas de intencionalidad", etc. Así, pues, se ha de hacer con la construcción de frases, la longitud necesaria tendría que ser entre 15 y 25 palabras por frase.
  • Una palabra concreta mejor que una abstracta.
  • Una palabra en castellano mejor que una palabra extranjera
  • Una palabra corriente en vez de una palabra culta.
  • Oraciones afirmativas en lugar de negativas.
  • Formas verbales en voz activa en vez de la voz pasiva, para hacer más directo el mensaje y evitar construcciones verbales complejas.
  • Oraciones breves con oraciones simples en lugar de oraciones subordinadas.
  • Utilizar un lenguaje común en vez de vocabulario culto, para evitar términos poco claros para una persona no experta como puede ser el ciudadano y limitarlo, si se considera necesario, en el momento de dirigirse a personas habituadas con el lenguaje de este ámbito.
Ejemplo:

Expresiones neutras "la persona responsable del Decanato"

Nombres colectivos "el funcionariado y no el funcionario o la funcionaria"

En caso de duda, se puede optar por la doble forma completa "el alcalde o la alcaldesa"

Para finalizar, no queremos cerrar este apartado sin mencionar el “Manual de Lenguaje Claro” de México. De este manual, hemos podido extraer mucha información útil sobre la legibilidad, entre otros aspectos, como la utilización de la letra mayúscula.
En primer lugar, nos ha llamado la atención leer que muchos otros países también están tomando cartas en el asunto y están intentando que el lenguaje de la administración sea más claro para que el ciudadano lo pueda entender mejor. Algunos de estos países son Argentina, Australia, Canadá, Chile, España, Estados Unidos, Reino Unido y Suecia.

En segundo lugar, nos han parecido muy interesantes los cinco puntos que enumera el “Manual de Lenguaje Claro” (2007: 9) sobre la importancia de utilizar un lenguaje llano y simple:

• Acerca a ciudadanos y gobernantes.
• Aumenta la confianza de los ciudadanos en sus instituciones.
• Ahorra recursos al simplificar la operación de las instituciones.
• Reduce la discrecionalidad, fomenta la transparencia y la rendición de cuentas.
• Fortalece la democracia


Con el seguimiento de todas estas pautas se pueden elaborar documentos comprensibles para todos, por lo que garantizamos la eficacia comunicativa entre emisor y receptor. Dicho en otras palabras, se garantiza un derecho fundamental y evitamos así que se produzcan textos oscuros que dificultan el acceso a ciertas tramitaciones aquellos con menos recursos y conocimientos.
5. Comparación entre un certificado español y uno de Sudamérica
En este apartado analizaremos ejemplos reales de certificados de varios países de habla hispana. El objetivo de esto no es sólo apreciar las diferencias que caracterizan la forma de los certificados los diversos países, sino que también propondremos y comentaremos, en su caso, qué modelo es más adecuado y las pautas de mejora. Nos centraremos únicamente en un tipo de documento para este apartado pretende ser una actividad ejemplificadora, que también se pueda aplicar al resto de documentos administrativos.

Así bien, nos proponemos comparar la estructura y forma de un certificado español con certificados de Sudamérica. En el documento “Redacción de textos administrativo” de la Universidad Nacional del Centro de Perú (Facultad de Ciencias Aplicadas) hemos encontrado la explicación teórica de cómo debe ser la redacción de un certificado y un ejemplo de certificación. Por un lado, resumiremos las diferencias más significativas que hemos encontrado en comparación con una certificación española y, por otro lado, buscaremos ejemplos de certificados en Internet para comprobar si siguen las pautas descritas por este documento.
Así pues, las principales disimilitudes que hemos hallado han sido cinco:
- Se escribe en mayúscula el cargo de la persona que otorga el certificado.
- En el cierre se menciona el motivo o el fin por el que se solicita el certificado y que cuando no se hace constar expresamente este motivo se suele emplear una fórmula genérica del tipo “Y para que así conste, se expide el presente certificado...”.
- En la datación añaden un cero delante si es un número de una sola cifra.
- La ciudad y la fecha se escriben seguidas, es decir, no hay ninguna coma de separación.
- La fecha finaliza con un punto final.

A continuación veremos algunos modelos de dichos certificados y comentaremos algunas de sus características:

5.1. Certificado de Ecuador
En este ejemplo de Ecuador, también podemos apreciar como en el encabezamiento se incluye "A quien corresponda" y que la datación se redacta toda en cifras y no se sitúa en un angulo inferior separada del texto principal. La fórmula de "A quien corresponda" es un recurso utilizado cuando se desconoce el receptor del documento.
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5.2. Certificado de Chile
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En este ejemplo de Chile, observamos como en el encabezamiento se utiliza la fórmula "De mi consideración:" y que, aparte, de emplear otra fórmula de certificación, se incluye la preposición "a" antes del día de la datación y se añade también "del año 2001.", cuando en español usaríamos la preposición "de" seguida del año y finalizaríamos la datación sin el punto. También vemos como la fecha se escribe como en inglés, o sea, el mes, el día y el año. Igualmente, también observamos la fórmulas de apertura y de cierre "De mi consideración:" y "Sin otro particular le saluda atentamente,".Por último, otra diferencia con un certificado español es que en el cierre se añade una frase de clausura "Sin otro particular le saluda atentamente,".

Otras fórmulas que hemos encontrado han sido las siguientes:

- Y para que conste y surta los efectos pertinentes, extiendo la presente certificación en la ciudad de San Francisco de Quito, a los veinte y ocho días del mes de abril de dos mil siete.

Otra fórmula:

- Y para que conste y surta los efectos que proceden, expido el presente en Santiago de Chile a 28 de noviembre del año 2001.

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En este otro ejemplo de Chile observamos la utilización de la palabra "ilustre" como tratamiento protocolario para dirigirse al receptor y también observamos el cierre con la fórmula "Se extiende el presente Certificado para ser presentado en Servicios Públicos que el interesado lo requiera" y que fecha en la datación aparece sin las preposiciones "de" antes y después del mes.
5.3. Certificado de Paraguay
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En tercer lugar, esta vez partiendo de un certificado de Paraguay, volvemos a ver un cero a la izquierda en la datación y la fórmula de certificación con la datación en el mismo párrafo y redactado todo en letras, sin ningún número. Se trata, como podemos apreciar, de un rasgo poco relevante para la emisión de un certificado, pero que consideramos adecuado comentar.
Asimismo podemos ver otros aspectos relevante, como que en este certificado no hay un título, sino que pasamos del encabezado con su correspondiente identificación del emisor (logotipo y entidad) al cuerpo certificador. Este hecho no permite al lector-receptor saber de qué tipo de documento se trata hasta que se ha leído el documento, por lo que consideramos que sería adecuado incorporar el título.
Un aspecto curioso es que encontramos tres logotipos y dos entes emisores, que nos indica que se emite de una entidad dependiente de otra. También podemos apreciar que son ambos entes quienes emiten el certificado, puesto que encontramos la firma del responsable pertinente de cada sección.

5.4. Conclusiones sobre el análisis de los certificados
Como conclusión podríamos decir que en según que documentos la datación cuenta con un cero a la izquierda si el día es un número de una sola cifra; que algunas incluyen fórmulas de cortesía en el encabezado y en el cierre del certificado; que emplean una fórmula más larga para la certificación; y que, a veces, esta fórmula puede ir junto con la datación redactada en letras, sin ningún número. Así, vemos que las diferencias entre certificados latinoamericanos y españoles son poco relevantes, hecho que nos muestra que sí existe cierta homogeneización por lo que respecta a la emisión de los certificados.

6. Bibliografía
El recurso que más hemos utilizado ha sido el "Manual de normalización de documentos administrativos", ya que nos ha proporcionado una información muy detallada y precisa sobre el certificado y la diligencia. Igualmente, en cuanto al apartado de la legibilidad, el "Manual del Lenguaje Claro" ha sido clave para incluir información muy precisa y muy bien trabajada sobre este asunto y, por último, el documento “Redacción de textos administrativo” de la Universidad Nacional del Centro de Perú (Facultad de Ciencias Aplicadas) ha sido un buen recurso que nos ha permitido comparar el certificado español con los certificados de Latinoamérica.Los demás enlaces han servido y han sido útiles para resolver pequeñas dudas o para completar información sobre algún aspecto en concreto.
Dirección General de simplificación Regulatoria.(2007). Manual de lenguaje Claro. Recuperado el 3 de junio del 2014 desde http://www.economia.gob.mx/files/empleo/doc_lenguaje_claro.pdf

Espinosa, Lola. (2005) Manual de estilo. Universidad de Alicante. Recuperado el 3 de junio de 2014 desdehttp://publicaciones.ua.es/publica/Manual%20de%20estilo%20web.pdf

Pomasunco, Rocío. Redacción de textos administrativos. Recuperado el 3 de junio del 2014 desdehttp://ropohuayta.files.wordpress.com/2012/08/redaccic3b3n-administrativa.pdf
Universidade da Coruña. (2007) Manual de documentos administrativos. A Coruña: Universidade da Coruña

Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. (2000).Manual de normalización de documentos administrativos

[WORD]. Las Palmas de Gran Canaria: ULPGC.Recuperado el 1 de junio del 2014 desdewww.ulpgc.es/descargadirecta.php?codigo_archivo=6265



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