GMail

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta imprescindible. Acceder a él desde cualquier sitio es importante y muy fácil si es del tipo correo "web", el que se administra completamente desde una página de Internet.

El primero de abril de 2004, Google lanzó un nuevo servicio llamado GMail (Google Mail). Mientras que GMail otorgaba 1Gb de espacio; hoy son más de 7Gb y sigue aumentando (se rumorea que GMail en un futuro no muy lejano no tendrá limite de espacio, tenemos la posibilidad de enviar 10Mb por cada email ), Hotmail ofrecía 2Mb de espacio (ahora 250Mb ) y Yahoo otorgaba 20Mb de espacio. Pero no sólo revolucionó el mercado de WebMail por el espacio ofrecido, sino también por la interfaz única que presentaba, utilizando AJAX, GMail es muchísimo mas rápido y ágil de utilizar que cualquiera de sus competidores.

Gmail tiene un diseño sencillo. La mayoría de las funciones y opciones de configuración se encuentran en la parte superior de la página. Al lado izquierdo está la lista de las principales operaciones, como crear correos nuevos, ir a la bandeja de entrada (donde llegan los mensajes) y ver los correos enviados, los eliminados y los destacados.

Si queremos buscar información dentro de un mensaje, podemos hacerlo mediante la casilla ubicada al lado del logo de Gmail (escribimos la palabra y luego hacemos clic sobre Buscar Mensaje).
Los correos se abren haciendo clic en el nombre de la persona que lo envía o sobre el asunto. Cada mensaje abierto ofrece varias funciones representadas en botones ubicados en la parte superior de la ventana: podemos archivarlo, eliminarlo, marcarlo como spam (como correo no deseado para que el sistema no permita que lleguen mensajes de dicha dirección de envío), marcarlo como no leído o destacarlo sobre los demás marcando la estrella amarilla.

Veamos por qué GMail es más que un correo:

  • GMail no tiene carpetas; las carpetas nos obligan a decidir que un correo que tiene dos categorías sólo corresponde a una. Con GMail se puede, ese es el objetivo de las "etiquetas". Cada correo puede tener infinitas etiquetas, y asignárselas es tan simple como seleccionar de una lista desplegable o, como veremos un poco más adelante, crearla si la etiqueta no existe.
  • Ordena los mensajes uno debajo de otro a medida que van respondiéndose, algo muy útil ya que siempre podemos volver a cualquier correo anterior de la "conversación".
  • GMail nos permite también buscar correos con muchísimo detalle y muy fácilmente. Además Gmail Notifier te avisa de correos nuevos de tu cuenta Gmail, y te dirige directamente a la bandeja de entrada .
  • Con GMail marcar un correo como importante es tan simple como presionar en la estrella de éste, y lo mismo para desmarcarlo.
  • Algo muy importante: la calidad de su filtro antispam hace que sea muy difícil que se cuele uno de estos molestos mensajes en nuestra bandeja de entrada. Puede que sea el mejor filtro antispam que existe.
  • GMail incorpora filtros. Un filtro es algo tan simple como un proceso automático que, a partir de una serie de reglas, procesa los correos de forma automática a medida que van llegando. Por ejemplo, puede que te guste que todos los correos que vengan de los compañeros del instituto vayan directamente a tu etiqueta "Trabajo", o que todos los correos que envía tu sobrina vayan a "Familia", también puede que quieras que un correo que llega del trabajo te lo reenvíe a otra cuenta,... Este es el poder de los filtros, cada uno puede definir las reglas (de quien viene, si dice algo en el asunto, si tiene algo escrito, o si NO lo tiene, etc) y realizar operaciones con éste, archivarlo automáticamente, ponerle una etiqueta, una estrella, reenviarlo, borrarlo... Realmente una función muy útil para mantener organizados tus mensajes. Un poco más adelante veremos cómo crearlo.
  • GMail nos permite ver, ¡dentro de ciertos limites claro!, todos nuestros adjuntos en una vista previa como si fueran parte del correo, imágenes, OpenOffice (Writer, Calc y Impress), Office (Word, Excel, PowerPoint), PDF, etc. Esto es muy útil ya que nos libera de tener el Writer / el Word, o el Calc / Excel, o el Adobe Acrobat; se abre todo desde el mensaje! Son muchas las opciones que nos da con los adjuntos: verlos, descargarlos, o descargarlos todos juntos.
  • GMail posee dos prácticas funcionalidades para "camuflar" tu dirección:
- el punto: GMail no diferencia una cuenta con un punto de otra sin el punto, o sea, " google@gmail.com " es igual a " goo.gle@gmail.com " o " g.o.o.g.l.e@gmail.com "
- el signo más: GMail te permite agregar +loquesetepaseporlacabeza@gmail a tu dirección, o sea, "google@gmail.com " es igual a "google+instituto@gmail.com" o "google+amigos@gmail.com".
Esto hace que sea mucho mas fácil filtrar correos, por ejemplo con sólo agregar que si el mensaje está dirigido a "google+amigos" vaya a la etiqueta "Amigos" .
  • Podemos eliminar las cuentas de tipo POP que tenemos, creando un redireccionamiento de las mismas hacia nuestra cuenta de GMail. La mayoría de los proveedores nos permiten borrar todas las cuentas del tipo "pepe arroba perez.org", pero a su vez podemos crear un redireccionamiento, o lo que es lo mismo, una orden que le dice al servidor que si alguna vez alguien manda un correo a "pepe arroba perez.org", aunque la cuenta no exista, mande una copia a "pepeperez arroba gmail.com". Y esta operación puede realizarse para todas las cuentas POP que usábamos antes.
  • Podemos abrir cuantas cuentas necesitemos. Para empezar, puede ser buena idea tener una personal y una profesional.
  • GMail permite configurar varias cuentas de envío de correo, incluso de forma automática: si en "pepeperez arroba gmail.com" se recibe un correo proveniente de la cuenta "pepe arroba perez.org", y decidimos responder (es lo correcto), nuestro destinatario no notará nada raro, es decir, el mensaje le aparecerá como enviado desde "pepe arroba perez.org".De esta manera podemos tener todo nuestro correo centralizado en el mismo entorno Web, y no necesitaremos ningún programa cliente de correo.
  • También incorpora una novedad excelente: verificación de sintaxis, y no sólo en español. Las palabras marcadas en amarillo son las que GMail detecta con algún tipo de error y cuando haces clic en una palabra te salta la lista desplegable con las sugerencias (que no siempre son como una quisiera).
  • Otra novedad que incorporó GMail allá por sus comienzos (y que hoy ya ha copiado la competencia) es el autocompletado cuando escribimos una dirección.
  • Si de golpe se nos va la luz, se cae la conexion, se vuelve loco el ratón, etc. no perderemos lo que estuvieramos escribiendo, ya que éste guarda tus correos como borrador cada poco tiempo, haciendo que lo que pierdas siempre sea mínimo.
  • Podemos crear una sencilla y bonita firma para adjuntar con cada email que enviamos. Haz clic en "Configuración". Escribe el texto que deseas establecer como firma en el cuadro que aparece al final de la página, junto a la opción "Firma". Cuando escribas algo en el cuadro de texto para la firma, el botón cambiará de "Sin firma" al cuadro de texto. Haz clic en el botón "Guardar cambios". Gmail añade tu firma en gris al final del mensaje y aparece separada de este mediante dos guiones. Si no deseas que tu firma aparezca en un mensaje concreto, elimínala manualmente antes de enviarlo. Tan solo deberás seleccionarla y suprimirla antes de remitir el mensaje.
  • Y si nos vamos de vacaciones, podemos hacer que autoresponda cada mensaje recibido anunciando que no estamos o diciendo lo que veamos oportuno.

Para activar otra dirección de correo en tu cuenta de gmail, entra en Configuración (arriba a la derecha); se te abrirá una ventana, selecciona la segunda opción "Cuentas" y a continuación "Añadir una dirección de correo electrónico", se abrirá otra ventanita donde debes escribir la dirección de la otra cuenta, a continuación hay que aceptar "enviar confirmación". Después tienes que abrir la otra cuenta, y comprobarás que has recibido un correo de gmail preguntándote si aceptas que lo que recibes en esa cuenta vaya también a la de gmail, aceptas y ya está.


Pero lo mejor de todo es que si tenemos cualquier duda sobre los montones de posibilidades que tiene nuestra cuenta, no tenemos más que entrar en el Centro de Asistencia y escribir la palabra clave correspondiente a la duda que tengamos y Gmail nos dará la respuesta.

 

Filtros y etiquetas

Son dos funciones muy interesantes de Gmail. Los filtros permiten crear acciones automáticas para cada mensaje según la persona que lo envíe o las palabras que tenga el asunto o el cuerpo del correo, entre otros.Las etiquetas, por su parte, permiten ordenar por temas los correos entrantes, según la persona o empresa que los envía. Por ejemplo, es posible crear una etiqueta que se llame amigos y que, mediante un color específico, marque los mensajes de nuestros conocidos en la bandeja de entrada.

Para crear un filtro, hacemos clic en Configuración (en la parte superior derecha de la página) y luego en la pestaña Filtros, y a continuación en Crear un filtro nuevo. Aparecerán varias casillas en las que podemos determinar cómo queremos filtrar los mensajes: según la persona que nos los envíe (De), el motivo del mensaje (Asunto) o las palabras que contenga. Una vez llenemos alguna de estas características, hacemos clic sobre el botón Paso siguiente. Ahora podemos seleccionar la acción del filtro; por ejemplo, ordenar que dichos mensajes se archiven, sean marcados con una estrella, sean reenviados a otra dirección de correo o sencillamente que sean eliminados. Hacemos clic en Crear un filtro.

Para crear una etiqueta hacemos clic de nuevo en el enlace Configuración (parte superior derecha) y luego en la pestaña Etiquetas. Escribimos un nombre para nuestra etiqueta en la casilla correspondiente (por ejemplo trabajo) y hacemos clic en el botón Crear. Aparecerá el enlace Trabajo.


En adelante, cuando queramos colocar dicha etiqueta a un mensaje o una conversación, hacemos lo siguiente: en la bandeja de entrada, clic en la casilla de verificación al lado izquierdo del mensaje o mensajes que queramos etiquetar; luego clic en el menú desplegable Mas acciones (en la parte superior de la página) y elegimos la etiqueta que creamos. Después, cuando queramos ver solamente los mensajes clasificados, hacemos clic en la etiqueta correspondiente en la parte izquierda de la página, en el cuadro Etiquetas.

Agenda

Todos tenemos una o varias agendas con teléfonos y direcciones de amigos, compañeros, servicios, etc. Con el uso del correo electrónico, estas se pueden unificar en una sola en la que todos los programas de gestión de correos acceden. Se les suele dar el nombre de Contactos, Agenda, Listas o similar y, además de la dirección de correo electrónico (si la tiene) se puede incluir practicamente cualquier cosa que se considere relevante..Hay que tener siempre al día los datos y conviene hacer copias de seguridad de los contactos, y que alguna de ellas estuviera accesible a través de la red, así no importa cuándo y dónde se necesita, sólo hay que conectarse a Internet y acceder a todos los datos allí guardados.

Uno de los apartados que tiene el servicio de correo web de Google, Gmail, está dedicado a esto. Se llama Contactos y está al final de la Lista de carpetas. Sólo hay que hacer clic encima para abrir una nueva ventana donde aparece una pequeña ficha para rellenar el Nombre, la Dirección de correo, incluir algunas notas e incluso poner una imagen que identifique a esta persona. Al hacer clic en Guardar el nuevo contacto quedará añadida. Una de las funciones que Gmail tiene automatizadas es añadir las direcciones de correo electrónico a Contactos cada vez que se utilizan las funciones Responder, Responder a todos o Reenviar. Si la persona destinataria no está en la lista de Contactos, se añadirá automáticamente. Si se quieren añadir más datos sobre ese contacto, sólo hay que hacer clic encima de él y después en Editar información del contacto. Aparecerá la ficha básica anterior; para introducir información adicional, se hace clic en el enlace de abajo Añadir más información...Se abrirá una nueva ventana con varios apartados llamados Secciones, Personal, Trabajo o la que se desee añadir, y dentro de ellas una serie de Campos para rellenar. Sólo hay que desplegar el submenú que hay en cada campo para elegir entre nueve opciones. Si se quiere añadir un campo, a la derecha de cada sección hay un enlace para ello, sólo hay que hacer clic encima para cada campo nuevo.


Podemos crear grupos con los contactos que tengamos en nuestra agenda. Esto es muy cómodo cuando se tienen que enviar mensajes frecuentes a varias personas a la vez. En el siguiente ejemplo se han creado varios: amis, famille, collègues, francés 2º bto. a/d, francés 2º idioma 1º, francés 2º bto. b/c (marcado) que tiene asociadas las 25 personas que aparecen a la derecha, podemos seleccionarlos a todos o a los que marquemos en su casilla correspondiente para realizar alguna modificación, etc.


También podemos crear de golpe un grupo de contactos de Gmail importanto los datos de una hoja de cálculo de Googledocs.  Cuando tengamos recogidos los datos de los miembros de un grupo (Nombre, Teléfonos, Dirección postal, Correos electrónicos, Páginas Web, etc.), nos vamos a la hoja de cálculo y pulsando sobre Archivo>Descarga como>CSV (hoja actual ) guardamos los datos en nuestro equipo. A continuación accedemos a Gmail y pulsamos sobre Contactos>Crear Grupo. Le damos un nombre al grupo y pulsamos sobre importar.

Ahora tenemos que hacer clic sobre el botón Examinar e indicar la ruta en la que se encuentra el archivo con los datos. Aceptamos y listo, ya tenemos el grupo creado con todas las fichas de los contactos que los forman agregados.

(Gracias a Antonio González.

Es una buena costumbre, que algunos por pereza no ponemos en práctica, tener la lista de direcciones de nuestro servicio de correo favorito bien organizada y limpia de basura. En Gmail se hace especialmente útil ya que todas las direcciones a las que escribimos o de las que recibimos correo (salvo las que se marcan como spam) se almacenan automáticamente en la lista de contactos.Cuando empezamos a escribir en el campo del “Para”, Gmail autocompleta con las direcciones de dicha lista. Si en una ocasión pusimos mal una dirección (un .es por .com) o algún amigo o amiga ha cambiado su correo electrónico, todas esas direcciones se nos mostrarán como opción y pueden confundirnos. Si marcamos el inicio del nombre de un grupo previamente creado automáticamente se completará con los nombres y direcciones de todos los miembros de ese grupo.

Los Contactos de Gmail también sirven para ponerse en contacto con ellos a través de un chat. Se nos abrirá una ventana para introducir el texto) y charlar.Si estos contactos tienen cuenta en Gmail, indicará cuando la persona está disponible, y por lo tanto el chat activo, automáticamente por medio de una bolita verde junto a su nombre. Sólo hay que hacer clic con el botón derecho encima y escoger chat (con esta opción también se puede enviar un correo) para que se abra una ventanita para introducir el texto en la misma pantalla del correo web de Gmail. Todas las conversaciones quedarán guardadadas en la carpeta Chats.


Importar

Puede que ya tengamos guardada una agenda de contactos con algún otro programa en nuestro ordenador o en otro lector de correo y queramos importarlo a Gmail. Podemos importar libretas de direcciones o contactos desde programas como Outlook, Hotmail, Yahoo, etc. y exportalos a Gmail..

Primero tenemos que localizar la libreta de direcciones, o de contactos, que queramos exportar; después tenemos que exportarlos a un archivo teniendo mucho cuidado de que el formato de exportación sea CSV (valores separados por comas). Guardamos el archivo creado. Gmail admite importar hasta 3.000 contactos de una sola vez, si tuviéramos más hay que dividirlos en varios archivos CSV y luego importarlos uno a uno.. Desde los Contactos de Gmail, hacemos clic en Importar (arriba a la derecha). Se abrirá una nueva ventana, hacemos clic en Examinar, localizamos el archivo CSV en nuestro ordenador, hacemos clic en Importar contactos y todos pasarán a formar parte de Gmail.

Exportar

Por ejemplo, en el caso de Microsoft Outlook y Outlook Express, hay que ir al menú Archivo y seleccionar Importar y Exportar. Se abrirá una ventana de exportación en la que hay que seleccionar exportar a un archivo con valores separados por comas (Windows) y, después, elegir como carpeta que exportar la de los contactos. Veremos el nombre del archivo y su terminación, que debe ser CSV, y elegiremos donde guardarlo.

Si queremos hacerlo desde Evolution, cliente de correo electrónico que se instala en Ubuntu por defecto, consultar aquí.


Tu correo web Google en tu móvil

Gmail ya se puede consultar desde el móvil. Sólo hay que entrar, desde la conexión a internet del teléfono, en http://m.gmail.com . Rápido y plenamente operativo, y con las buenísimas prestaciones de Gmail: los dos gigabytes de espacio y el sistema de búsquedas y clasificación googleiano.

MSN Messenger con Gmail

Una de las razones para que los usuarios comunes no se pasen a GMail es el hecho de que piensan el MSN Messenger sólo funciona con Hotmail. Esto no es así, se puede usar MSN Messenger con cualquier cuenta de correo. Si ya tienes tu cuenta en GMail, entonces lo único que necesitas es crearte, con tu email, una cuenta en el MSN Messenger, para eso ingresa en el sitio: www.passport.net.

Una vez en el sitio haz clic en "Registrarse", cuando te pregunte si tienes una dirección de correo electrónico, le dices que sí (en caso de que no tuvieras te podrías crear una en Hotmail para usar el servicio; esto era lo que se hacía antes casi por defecto). Presiona en "Continuar" para empezar el proceso de creación de cuenta Passport.

La pantalla que sigue tiene una particularidad, estás creando una cuenta nueva y totalmente diferente con respecto a tu cuenta de correo, por lo tanto es aconsejable que no uses la misma contraseña que en tu correo , ni la misma pregunta de recuperación.

Una vez que te hayas registrado vas a recibir un correso de NET Passport, diciéndote un montón de cosas que deberías leer, recuerda que tienes que autentificar tu cuenta de correo , si no lo haces el Messenger te puede dejar de funcionar (esto es aíi para que no venga cualquiera y use el Messenger con cualquier dirección).

El siguiente paso es pasar tus contactos del Messenger con cuenta de Hotmail al de GMail:

Entra en contactos de tu Messenger, haz clic sobre "Guardar lista de contactos", se abrirá una ventana preguntando dónde guardar tu lista de contactos; guárdala en Mis Documentos. Cierra el Messenger y entra con tu nueva cuenta (la de GMail), ve de nuevo a Contactos. Haz clic más abajo, en Importar Contactos. Elige el archivo que acabas de guardar en Mis Documentos.

Ahora puede surgir un pequeño problema, y es que el MSN Messenger tiene un error cuando importas los contactos, este error hace que no importe todos los contactos la primera vez, pero esto se resuelve fácilmente repitiendo la importacion hasta que te diga que ya tienes todos los contactos de la lista.
En resumen, sigue haciendo la importacion hasta que el mensaje sea "Ya tiene todos los contactos de esa lista" o algo parecido.

Este mensaje te aclara otro de los puntos importantes, el traspaso de contactos se hace agregándolos a tu cuenta nueva, el problema está en que tus amigos no te tienen todavía y por eso deben aceptarte como si los acabaras de agregar (les va a llegar un mensaje de que los agregas).
Ahora sólo tienes que esperar un rato a que tus amigos te vayan aceptando y listo, a disfrutar del MSN Messenger con GMail.

Una sugerencia: si decidimos que nuestro alumnado utilice una cuenta de Gmail, deberían configurarla para que cada mensaje se redireccione hacia sus cuentas de hotmail; porque seguro que todos tienen su hotmail para el messenger.

Más información: Novedades de Gmail



TAREA 5 (voluntaria)

Si aún no la tienes, ábrete una cuenta de correo en  Gmail.
Configura tu correo creando alguna etiqueta y grupo de contactos.
Captura la pantalla
y envíamela.

Para capturar la pantalla en Windows basta con pulsar sobre la tecla "Impr pant" (que suele estar arriba más bien a la derecha) y posteriormente pegar en un documento de texto. En Guadalinex tendrás que pulsar sobre "Sistema" y luego sobre "Capturar pantalla". A continuación abre un documento de texto (word o writer) y con el botón derecho del ratón selecciona "Pegar" y envíalo a la tutora a través de la plataforma del curso del CEP Azahar (en la caja de texto de la tarea 5).


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