Tin Học‎ > ‎Microsoft PowerPoint‎ > ‎

Tập hợp thủ thuật khi trình chiếu powerpoint (phần 2)

1. Sử dụng“cây liên hệ”:

- Công dụng: Hệ thống hóa nội dung cần trình chiếu, sơ đồ tổ chức của một bài giảng....
- Thực hiện: vào Insert > Diagram

Bạn hãy chọn cho mình một kiểu thích hợp rồi nhấn OK. Sau đó, trong các ô “click to add text” – bạn chỉ việc nhấn chuột lên đọ rồi điền nội dung vào.
......................
Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture > Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3 “nhánh con”.
This image has been resized. Click this bar to view the full image. The original image is sized 691x254.

Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan, rồi trong thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đó đánh chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, và Assistant để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được.

Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua, Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị đang dùng thành cách hiển thị mặc định cho các “cây liên hệ” khác.

 

2. Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:

- Mục đích: Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, ấy là đưa nguyên chương trình Windows Media Player vào trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng hoặc chọn đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên rồi chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp giữa chừng được).
- Thục hiện:vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục Windows Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ đưa được chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột phải lên cửa sổ chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn mục Custom rồi nhấn nút > Browse và tìm đến file video kia, bấm Open > OK > để đưa nó vào trong Power Point của bạn.

Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu hết mọi người đều gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng ở máy khác là nó…không chạy được các nội dung âm thanh, video này mặc dù định dạng của chúng đã đúng chuẩn Power Point. Nguyên nhân, là do do khi đem file Power Point sang máy khác, bạn quên đem theo các file âm thanh – video. Do đó, để tránh các trục trặc này, mỗi khi bạn thiết kế một file Power Point và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop rồi chọn New > Folder để tạo một thư mục. Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh, video vào trong thư mục này và lập lại các bước như trên, trong đó đến phần “…nhấn nút > Browse và tìm đến file video…” thì bạn sẽ tìm địa đến file video, âm thanh mà bạn đã đặt sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau đó, bạn chỉ việc copy toàn bộ thư mục đó cùng với file Power Point là sẽ không bị các rắc rối như trên nữa.

Để làm âm thanh nền cho Power Point, trong slide đầu tiên, bạn hãy vào Insert > Movies and Sounds > Sound from File... rồi tìm đến file âm thanh muốn dùng làm hình nền. Trong Pop-up hiện ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm thanh nền khi trình chiếu slide. Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng cái loa rồi chọn Custom Animations. Trong khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh file nhạc rồi chọn Effect Options, mở thẻ Effect, mục After, bạn hãy điền số slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở góc dưới, bên trái của chương trình Power Point) rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ, bạn đã có một âm thanh nền thật hay cho Power Point của mình rồi đó.

3. Thêm mật khẩu vào trình diễn của bạn để chỉ có bạn mới có thể thay đổi nó (dùng cho powerpoint 2007).

Để mã hóa file của bạn và thiết lập một mật khẩu để mở nó, hãy thực hiện theo các bước dưới đây :

• Kích nút Microsoft Office, trỏ đến Prepare, sau đó kích Encrypt Document.

• Trong hộp thoại Encrypt Document, trong hộp Password, đánh vào đó một mật khẩu và sau đó kích OK. Bạn có thể đánh lên đến 255 ký tự. Mặc định, tính năng này sử dụng mã hóa nâng cao AES 128-bit. Mã hóa là một phương pháp chuẩn được sử dụng để làm cho file của bạn thêm ao toàn hơn.

• Trong hộp thoại Confirm Password, trong hộp Reenter password, đánh vào đó mật khẩu của bạn lần nữa sau đó kích OK.

• Để lưu mật khẩu, hãy lưu file.

4. Lồng các bảng biểu, số liệu:

Có hai cách lồng các bảng biểu, một cách là bạn lồng trực tiếp bảng biểu ngay trong slide bằng các vào Insert > Chart, sau đó thay đổi các thông số đầu vào rồi chọn giảng bảng biểu thích hợp là xong.Cách này thích hợp cho các biểu đồ đơn giản, ngắn.

Cách thứ hai áp dụng cho các bảng biểu dài, đồ sộ mà bạn phải trình bày trong tổng kết cuối năm về lương nhân công, hay thu chi hàng ngày của công ty, cơ quan, và khi ấy  bạn không thể đưa các bảng biểu này vào trong slide được vì nó sẽ rất cồng kềnh.

Cách đơn giản nhất là bạn sử dụng ngay chương trình MS Excel lồng trong Power Point để giúp việc hiển thị số liệu, bản đồ được mạch lạc hơn. Muốn vậy, bạn vào Insert > Object, rồi chọn Microsoft Excel Worksheet để nhập số liệu, chọn mục Microsoft Excel Chart để vừa nhập số liệu vừa vẽ biểu đồ.

5. Viết các biểu thức toán học:

Nếu bạn giảng dạy các môn về khoa học tự nhiên, chắc chắn cũng có lúc bạn cần đến các biểu thức toán học để minh họa cho bài giảng. Nhiều người chọn cách viết biểu thức toán học trong MS Word rồi chụp lại biểu thức ấy và đưa vào Power Point theo dạng ảnh minh họa. Và cách này bất tiện là bạn không thể thay đổi nội dung của biểu thức được. Do đó, nếu muốn đưa các biểu thức toán học vào trong slide theo cách cao cấp, bạn hãy vào Insert > Object rồi chọn Microsoft Equation 3.0 sau đó trong bảng hiện ra, bạn chọn kiểu biểu thức muốn nhập và điền các thông số của biểu thức vào. Cuối cùng, bạn vào File > Exit and Return to….ppt để đưa biểu thức toán học vào slide.

Comments