TECNICAS DE VENTAS

Organizacion de procesos de venta

    4.2. ORDEN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

    4.2. ORDEN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
     

    Los documentos comerciales, al ser de vital importancia para el buen funcionamiento de la empresa, deben estar siempre localizables para cuando sean requeridos por el personal de la organización. Por este motivo, el archivo debe estar este siempre actualizad. Y para que esto sea así, se deben seguir un conjunto de mandatos que van a garantizar el orden de la documentación. Estos mandatos se exponen a continuación:

    El archivo debe estar adaptado a las necesidades de la empresa.
    Siempre que un documento comercial ha sido sacado del archivo debe quedar registrado la salido, quien lo ha sacado y cuando ha sido devuelto.
    Hay que mantener un control muy estricto con los archivos que contengan información confidencial de los/as clientes/as (ley de protección de datos).
    El archivo tiene que estar actualizado. Hay que sacar todos los documentos que no se usen del archivo primario y pasarlos a un archivo histórico o archivo medio.
    Hay que tener mucho cuidado al realizar expurgos en los archivos, debido que se puede eliminar algún documento que pueda ser necesitado posteriormente.
    Los documentos que van a ser eliminados del archivo que contengan información personal sobre clientes/as o sobre a propia empresa deben ser destruidos antes de ser tirados.
    Los/as comerciales a su vez pueden tener un pequeño archivo con las fichas de sus clientes/as. Estas fichas son de uso privado del/de la comercial porque contienen información confidencial. Según la ley de protección de datos, el/la vendedor/a es el/la máximo/a responsable de cómo se use la información contenida en las fichas de sus clientes/as.

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