Manajemen Kinerja 05

diposkan pada tanggal 17 Jul 2011 23.10 oleh akang lurah

Nama   : ENIN MUJAKAR

NPM   : 1041173405021

Mata kuliah  :  MANAJEMEN KINERJA

Matakuliah: Manajemen Kinerja 05

Tanda tangan : 

 

TUGAS 5

Soal

1.      Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menjamin pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan, bukan untuk mecari-cari kesalahan pejabat atau perorangan. Jelaskan.

Jawab:

Evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses penilaian dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja.

Tujuan evaluasi kinerja adalah untuk menjamin pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan. Evaluasi kinerja perusahaan dilakukan untuk mengetahui posisi perusahaan, terutama bila terjadi kelambatan atau penyimpangan. Bila terjadi kelambatan  harus segera dicari penyebabnya, diupayakan mengatasinya, dan dilakukan percepatan. Demikian juga bila terjadai penyimpangan, harus segera dicari penyebabnya untuk diatasi dan diluruskan atau diperbaiki sehingga dapat mencapai sasaran dan tujuan sebagaimana direncanakan semula.

Kinerja perusahaan merupakan akumulasi kinerja unit-unit organisasi dan kinerja semua individu mulai dari pekerja operasional hingga manajemen. Oleh sebab itu evaluasi kinerja unit-unit organisasi dan evaluasi kinerja perorangan perlu dilakukan supaya dapat mengetahui simpul-simpul keterlambatan dan atau penyimpangan untuk kemudian diatasi dan diperbaiki.

Evaluasi kinerja perusahaan dimaksudkan untuk mengetahui posisi dan tingkat pencapaian sasaran perusahaan, teruatama untuk mengetahui bila terjadi kelambatan atau penyimpangan supaya segera diperbaiki, sehingga sasaran atau tujuan dapat tercapai . Hasil kinerja perusahaan juga digunakan untuk menyusun rencana kerja perusahaan selanjutnya, sedangkan hasil evaluasi kinerja individu dapat dimanfaatkan untuk banyak penggunaan salah satunya peningkatan kinerja pekerja, dengan demikian sangat jelas bahwa evaluasi kerja tidak dimaksudkan untuk mencari kesalahan pekerja.

 

Soal

2.      Hasil evaluasi kinerja dapat dimanfaatkan untuk berbagai tujuan seperti peningkatan kinerja perorangan atau unit organisasi, pengembangan SDM, pemberian kompensasi, program kepegawaian dan menghindari perlakuan diskriminasi. Jelaskan.

Jawab:

Hasil evaluasi kinerja (EK) perusahaan menunjukan kondisi atau posisi pencapaian tujuan atau sasaran perusahaan pada saat itu, sehingga dapat diketahui berapa persen sasaran dimakdud telah tercapai. Bila terjadi keterlambatan pencapaian sasaran, maka dapat segera dilakukan percepatan. Bila ada indikasi penyimpangan, dapat segera dilakukan tindakan koreksi atau perbaikan atau penyempurnaan.

Hasil Evaluasi Kinerja (EK) masing-masing individu atau perorangan menggambarkan kondisi atau tingkat pencapaian sasaran individu yang bersangkutan sebagai bagian dari sasaran atau tujuan kelompok kerja, unit kerja atau perusahaan . Di samping itu EK individu juga memberikan gambaran keunggulan, kelemahan dan potensi individu yang bersangkutan. Dengan demikian, hasil EK individu dapat dimanfaatkan untuk banyak penggunaan.

1.      Peningkatan Kinerja

Bila hasil EK menungkan kinerja seseorang rendah atau di bawah standar yang telah ditetapkan, maka orang bersangkutan dan atasannya akan segera membuat segala upaya untuk meningkatkan kinerja tersebut, misalnya dengan bekerja lebih keras dan tekun. Untuk itu, setiap pekerja perlu menyadari dan memiliki :

Ø  Kemampuan tertentu sebagai dasar untuk mengembangkan diri lebih lanjut;

Ø  Keinginan untuk terus belajar dan meningkatkan kemampuan kerja;

Ø  Sikap tertarik pada pekerjaan dan etos kerja yang tinggi;

Ø  Keyakinan untuk berhasil

 

 

2.      Pengembangan SDM

EK sekaligus mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan setiap individu, serta potensi yang dimilikinya. Dengan demikian manajemen dan individu dimaksud dapat mengoptimalkan pemanfaatan keunggulan dan potensi individu yang bersangkutan, serta mengatasi dan mengkompensasi kelemahan –kelemahannya memlalui program pelatihan. Manajemen dan individu yang bersangkutan dapat mengembangkan potensi yang dimiliki oleh setiap individu, baik untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi, maupun dalam rangka pengembangan karier mereka masing-masing.

3.      Pemberian Kompensasi

Melalaui EK individu, dapat diketahui siapa yang memberikan kontribusi besar dan siapa yang memberikan kontribusi kecil dalam pencapaian hasil akhir organisasi atau perusahaan.

Pemberian imbalan atau kompensasi yang adil haruslah didasarkan kepada kinerja atau kontribusi setiap orang kepada perusahaan. Pekerja yang menampilkan EK yang tinggi patut diberi kompensasi , antara lain berupa : pemberian penghargaan langsung dalam bentuk surat penghargaan dan atau uang; pemberian bonus yang lebih besar daripada pekerjalain; dan atau percepatan kenaikan pangkat ada atau gaji.

4.      Program Peningkatan Produktivitas

Dengan mengetahui kinerja masing-masing individu, kekuatan dan kelemahan masing-masing serta potensi yang mereka miliki manajemen dapat menyusun program peningkatan produktivitas perusahaan.

5.      Program Kepegawaian

Hasil EK sangat bermanfaat untuk menyusun program-program kepegaiawaian, termasuk promosi, rotasi dan mutasi, serta perencanaan karier pegawai.

6.      Menghindari Perlakuan Diskriminasi

EK dapat menghindari perlakuan diskriminasi dan kolusi, karena setiap tindakan kepegawaian akan didasarkan kepada criteria obyektif, yaitu hasil kinerja.

 

Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa hasil-hasil penilaian prestasi kerja digunakan sebagai dasar bagi evaluasi reguler terhadap prestasi anggota-anggota organisasi, yang meliputi:

a. Telaah Gaji. Keputusan-keputusan kompensasi yang mencakup kenaikan merit-pay, bonus dan kenaikan gaji lainnya merupakan salah satu tujuan utama penilaian prestasi kerja.

b. Kesempatan Promosi. Keputusan-keputusan penyusunan pegawai (staffing) yang berkenaan dengan promosi, demosi, transfer dan pemberhentian karyawan merupakan tujuan kedua dari penilaian prestasi kerja.

Disamping itu, hasil evaluasi kerja juga dapat digunakan untuk tujuan pengembangan

informasi yang dihasilkan oleh sistem penilaian prestasi kerja dapat digunakan untuk mengembangkan pribadi anggota-anggota organisasi, yang meliputi:

a. Mengukuhkan Dan Menopang Prestasi Kerja. Umpan balik prestasi kerja (performance feedback) merupakan kebutuhan pengembangan yang utama karena hampir semua karyawan ingin mengetahui hasil penilaian yang dilakukan.

b. Meningkatkan Prestasi Kerja. Tujuan penilaian prestasi kerja juga untuk memberikan pedoman kepada karyawan bagi peningkatan prestasi kerja di masa yang akan datang.

c. Menentukan Tujuan-Tujuan Progresi Karir. Penilaian prestasi kerja juga akan memberikan informasi kepada karyawan yang dapat digunakan sebagai dasar pembahasan tujuan dan rencana karir jangka panjang.

d. Menentukan Kebutuhan-Kebutuhan Pelatihan. Penilaian prestasi kerja individu dapat memaparkan kumpulan data untuk digunakan sebagai sumber analisis dan identifikasi kebutuhan pelatihan.

Soal

3.      Evaluasi kinerja membutuhkan system pendukung sperti analisi jabatan, uraian jabatan, standar atau tolok ukur kinerja, pengukuran kinerja pengembangan SDM karier. Jelaskan.

Jawab:

Pelaksanaan evaluasi kinerja perlu didukung oleh beberapa system :

Pertama, perlu metode atau cara pengukuran, pelaksana dan waktu pengukuran EK.

Kedua, untuk pengukuran tersebut perlu ditentukan standar atau tolok ukur sebagai bahan pembanding atau terhadap mana pencapaian individu, unit kerja , atau pencapaian organiasi dibandingkan.

Ketiga adalah uraian jabatan , setiap individu harus mempunyai uraian jabatan yang jelas . Uraian jabatan perlu dirumuskan sedemikian rupa sehingga mudah diukur secara kuantitatif.

Keempat, uraian jabatan dapat dirumuskan sebagai hasil dari analisis jabatan. Dengan kata laian, analisis jabatan merupakan system pendukung EK yang penting.

Evaluasi kinerja dirasakan bermakna bila hasilnya dapat dimanfaatkan. Sebagaimana dikemukkan diatas, hasil EK dapat dimanfaatkan untuk beberapa tujuan. Untuk itu perlu dipersiapkan atau disusun sarana ataun system pendukung.

Pertama, system promosi dam mutasi. Tenaga yang berhasil mencapai kinerja yang prima, potensi untuk dibebani tanggung jawab yang lebih besar melalui promosi, atau diberi kesempatan memperkaya pengalaman melalui promosi, atau diberi kesempatan memperkaya pengalaman melalui mutasi.

Gambar 5.1

Sistem Pendukung Evaluasi Kinerja

Kedua, sistem pemberian imbalan atau kompensasi. Orang yang berprestasi memberikan kontribusi yang lebih besar, wajar memperoleh imbalan yang lebih besar.

Ketiga, perencanaan karier. Setiap orang akan terdorong untuk meningkatkan kinerjanya bila hal itu membuka peluang untuk meningkatkan kariernya.

Keempat, terutama bagi pekerja yang mempunyai kinerja di bawah standar perlu ditingkatkan kemampuan dan kompetisinya, baik melalui program pendidikan dan pelatihan maupun melalui pemberdayaan serta pengembangan sikap dan etos kerja.

Kelima, tingkat kinerja individu dan kinerja perusahaan yang rendah menuntut supaya di perusahaan disusun program peningkatan produktivitas yang menyeluruh dan terintegrasi.

Hal ini dapat dilakukan antara lain dengan perbaikan system kerja dan manajemen, penerapan teknologi dan profesionalisme sumberdaya manusia.

 

Soal

4.         Pengukuran evaluasi kinerja membutuhkan standar atau tolok ukur yang dapat diurai dari visi, misi dan tujuan organisasi serta dari struktur organisasi dan uraian jabatan. Jelaskan.

Jawab:

Tingkat pencapaian  pelaksanaan tugas seseorang atau evaluasi kinerja kelompok atau evaluasi kinerja perusahaan membutuhkan tolok ukur sebagai alat pembanding atau alat ukur. Tolok ukur dapat berbeda sesuai dengan sifat pekerjaan atau jabatan masing-masing.

Beberapa jenis tolok ukur diuraikan di bawah ini .

Pertama, adalah sasaran atau target sebagaimana telah dirumuskan atau dinyataan dalam rencana kerja, misalnya :

·           Menanami 10 hektar lahan perkebunan dengan bibit kelapa sawit dalam 3 bulan;

·           Mengaspal 50 km jalan dalam 4 bulan.

·           Mengurangi waktu pendaftaran dan waktu tunggu pasien sampai dengan 50 %, dengan tetap menjaga tinggat kepuasan pelanggan sebesar 90 %

·           Merancang dan membuat prototipe sebuah tongkat ski baru yang dapat dilipat dalam 90 hari, yang 100 % sesuai dengan spesifikasi dan anggaran; 

Kedua standar umum , baik yang ditetapkan sebagai ketentuan atau pedoman oleh instansi resmi, maupun yang diterima secara consensus di tingkat nasional atau internasional.

Ketiga, standar yang telah ditetapkan secara khusus misalnya dalam menerima kerja kontrak .

Keempat, uraian dan atau tugas pokok organisasi atau unit organiasasi menggambarkan apa yang harus dicapai oleh organisasi tersebut dalam kurun waktu tertentu.

Pengukuran tingkat pencapaian evaluasi kinerja merupakan uraian dari Visi, Misi dan Program kerja organisasi,sehingga penilaian kinerja individu, unit-unit kerja dan kinerja perusahaan pada keseluruhan harus menggambarkan capaian kinerja perusahaan secara utuh.

Soal

5.         Jelaskan tahapan-tahapan pelaksanaan evaluasi kinerja dan informasi apa yang dibutuhkan untuk itu.

Jawab:

Tahapan Pelaksanaan Evaluasi Kinerja

A.      Pelaksanaan  evaluasi kinerja terdiri atas lima tahapan, yaitu :

1.      Perencanaan.

2.      Penyiapan Kerangka Acuan Kerja (KAK).

3.      Pelaksanaan.

4.      Pelaporan hasil studi evaluasi kinerja.

5.      Implementasi rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja.

A,1. Perencanaan

Dalam tahap persiapan pelaksanaan studi evaluasi kinerja langkah-langkah awal yang harus ditempuh adalah:

1. Menetapkan obyek evaluasi kinerja.

2. Membentuk tim pelaksana studi evaluasi kinerja.

A.2.1.1. Menetapkan Obyek Studi Evaluasi Kinerja

Obyek studi evaluasi kinerja dapat merupakan suatu kumpulan proyek yang mewakili suatu program/wilayah, atau suatu proyek besar yang berdampak luas dan bersifat lintas sektoral.

Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan obyek studi evaluasi kinerja adalah :

Mandat atau misi organisasi.

Relevansi.

Manfaat proyek bagi organisasi.

Isue dalam skala nasional.

Nilai proyek.

Waktu pencapaian sasaran proyek.

A.2.1.2. Membentuk Tim Pelaksana Evaluasi Kinerja

Dalam pelaksanaan studi evaluasi kinerja perlu dibentuk suatu Tim Pelaksana Studi Evaluasi Kinerja.

Tim Pelaksana Studi Evaluasi Kinerja tersebut dapat berada di bawah Sekjen atau unit yang setingkat dengannya.

Sedang untuk Daerah Propinsi berada di Bappeda Propinsi dalam hal ini Bidang Statistik dan Pelaporan.

Pelaksanaan studi evaluasi kinerja dapat dilakukan secara swakelola atau dikontrakkan kepada pihak ketiga. Dalam hal ini penunjukan Tim Pelaksana Studi Evaluasi kinerja harus berpedoman pada KAK.

A.2.2. Penyiapan Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference-TOR)

Sebagai pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja, maka perlu disusun suatu Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang menggambarkan tujuan, ruang lingkup, jangka waktu, biaya dan pelaksana/penanggungjawab dan pelaporannya. Tata cara penyusunan KAK secara rinci hendaknya berpedoman pada butir-butir berikut ini.

1. Format/isi KAK.

2. Pengesahan KAK.

A.2.2.1. Format/Isi Kerangka Acuan Kerja

KAK sebagai suatu pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja harus mencakup hal-hal sebagai berikut:

Perumusan tujuan dan ruang lingkup pelaksanaan evaluasi kinerja.

Perumusan wewenang/penanggungjawab pelaksanaan evaluasi kinerja .

Rencana kerja yang rinci:

- metodologi pelaksanaan evaluasi kinerja

- jadwal pelaksanaan

Organisasi pelaksanaan evaluasi kinerja.

Sistem pelaporan pelaksanaan evaluasi kinerja.

Perkiraan kebutuhan sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan evaluasi kinerja (seperti kebutuhan biaya, SDM).

A.2.2.2. Pengesahan Kerangka Acuan Kerja

Sebagai pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja yang memuat tujuan dan ruang lingkup pelaksanaan studi evaluasi kinerja, keterlibatan pimpinan instansi dalam penyusunan KAK sejak awal sangat diperlukan. Dalam hal ini KAK harus disahkan oleh Sekjen atau pejabat yang setingkat, dan mendapat persetujuan dari Tim Pengarah Evaluasi Kinerja.

A.2.3. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja

Pelaksanaan evaluasi kinerja dilakukan secara bertahap, yang secara berurutan meliputi:

·           Pemahaman terhadap proyek.

·           Inventarisasi data dan informasi.

·           Penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam KKL.

·           Penyepakatan indikator dan sasaran kinerja.

·           Persiapan survei.

·           Pelaksanaan survei.

·           Pra analisis.

·           Analisis.

·           Penilaian kinerja.

·           Kesimpulan dan rekomendasi.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat tahapan evaluasi kinerja adalah:

1.      Pelaku Evaluasi Kinerja

Yang melakukan evaluasi kinerja karyawan biasanya adalah atasan langsung. Evaluasi kinerja unit atau bagian organisasi adalah Kepala unit itu sendiri. Atasan langsung pada umumnya mempunyai kesempatan dan akses yang luas untuk mengamati dan mnilai prestasi kerja bawahannya. Namun, penilaian oleh atasan langsung sering dianggap kurang obyektif.

Untuk lebih menjamin obyektivitas penilaian, perusahaan atau organisasi dapat pula membentuk Tim Evaluasi Kinerja yang dianggap dapat obyektif baik untuk mengevaluasi kinerja individu maupun untuk mengevaluasi kinerja kelompok dan unit atau bagian organisasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Sebagai bahan pelengkap penilaian, akhir –akhir ini sudah mulai banyak perusahaan yang jua meminta bawahan memberikan penilaian kepada atasannya.

Demikian juga dalam rangka meningkatkan pelayanan atau guna semaksimal mungkin membeli kepuasan kepada pelanggan dan masyarakat pada umumnya,meraka diminta memberikan penilaian atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan, unit kerja atau  individu.

Beberapa perusahaan melakukan EK dengan  melakukan kombinasi dua atau lebih cara yang kemukakan di atas. Seorang pejabat atau tim khusus yang diberi tugas melakukan evaluasi kinerja, perlu menghimpun informasi dari banyak sumber, antara lain :

1.      Laporan atau evaluasi kinerja yang telah diberikan oleh karyawan yang bersangkutan,

2.      Laporan atau evaluasi kinerja unit-unit,

3.      Tenaga Supervisi,

4.      Teman sekerja individu,

5.      Bawahan yang dinilai,

6.      Pelanggan internal,

7.      Pelanggan eksternal,

8.      Pemasok internal,

9.      Pemasok Eksternal,

10.  Nara symber lain.

 

2.      Waktu Pelaksanaan

Evaluasi kinerja dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan atau menurut kondisi pekerjaan atau kondisi perusahaan.

Pertama, bagi perkerjaan yang bersifat sementara atau khusus

Kedua, untuk pekerjan dalam jangka lama, seperti unit-unit  dalam satu perusahaan atau organiasai, evaluasi kinerjs dilakukan  secara periodic. Evaluasi  tesebut dapat dilakukan setiap hati, setiap akhirr minggu, setiap akhir kuartal, setia akhir semester atau setiap akhir tahun.

Ketiga, evaluasi kinerja adapat dilakukan secara khusus pada saat tertentu bila dirasakan timbul masalah atau penyimpanghan sehingga perlu dilakukan tindakan korektif

 

Keempat, evaluasi kinerja diperlukan untuk atau dalam rangka program organisasi dan kepegawaian, seperti identifikasi kebutuhan latihan , perencanaan karier, pemberian pengghargaan, rotasi dan pomosi, penyusunan skala upah, perencanaan karier, analisis jabatan, dan lain-lain.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


3.      Masalah Pelaksanaan

Pelaksanaan dan penggunaan hasil evaluasi kinerja kadang-kadang mengahadapi masalah, anatara lain sebagai berikut.

Pertama, hasil evaluasi kinerja sering tidak objektif baik karena tidak ada atau tidak didasarkan pada standar prestasi kerja yang baku, ataupun karena atasan yang melakukan penilaian lebih menonjolkan subyektivitasnya.

Kedua, atasan sering mengutamakan hasil evaluasi kinarja untuk memberikan ganjaran atau hukuman, kurang dikaitkan dengan pemberian kompensasi dan atau program pemberdayaan  dan pembekalan. Sehingga kurang mendapat dukungan dari bawahan.

Ketiga, sesuai dengan peningkatan mobilitas pejabat untuk promosi atau rotasi, hubungan atasan dengan bawahan menjadi relative singkat, kontinuitas atasan mengikuti perkembangan bawahan menjadi ternggangu. Demikian juga sebagai akibat penggunaan computer, kontak pribadi antara atasan dan bawahan relative menjadi berkurang.

Keempat, banyak pekerja sekarang ini yang mempunyai lebih dari satu orang atasan yang memberikan perintah dan penugasan untuk dilaksanakan. Penilaian yang diberikan pada atasan tersebut dapat berbeda.

Comments