INFORME ADMINISTRADOR

Bogotá. Abril 25 de 2012

 

 

 

 

Señores

Consejo de Administración

Conjunto Residencial Parque Metropolitano etapa II

Señora Nubia Vela

Señor   Víctor Hugo Ayala

 

 

Ref: Informe Administración

 

 

Teniendo en cuenta, que durante el tiempo en que tenido la oportunidad de prestar mis servicios como administrador de esta agrupación residencial han trabajado  a la fecha dos consejos de administración, con el presente hago relación e informe para ambos consejos de situaciones de relevancia, algunas de ellas presentadas en asamblea general de marzo.

Solicito que el presente informe haga parte integral del acta de consejo de esta reunión.

 

Diagnóstico inicial de la copropiedad:

En la parte documental y de soporte legal, tal cual se informó en asamblea. Se analizó someramente fotocopia de la escritura de la reforma del reglamento de propiedad horizontal, con base en la facilitada por el señor Revisor Fiscal, dado que la copia notarial que debía reposar en archivo de administración no se encontró ni fue entregada por la señora Administradora. Tampoco se pudieron determinar las particularidades de la escritura inicial ya que no fue entregada a esta administración. Los documentos mencionados hacían parte del patrimonio histórico del conjunto y son base para referencia legal.

Analizado el contexto de la fotocopia facilitada por el señor Camilo Silva, se establecen dentro del texto violaciones de la Norma, es decir, se plasmaron contradicciones a lo ordenado en la ley 675 de 2001. La contravención a la Norma de mayor relevancia es el desconocimiento de los coeficientes y establecimiento de cuota única.

La ley 675 de 2001 establece la obligatoriedad de calcular la participación de los bienes privados y la contribución a las expensas por el sistema de coeficientes que es el porcentaje de cada bien privado con relación a la sumatoria de todos los coeficientes de los bienes de dominio privado. En el conjunto parque Metropolitano etapa II existen varias áreas construídas de apartamentos, hecho que se puede detectar fácilmente al observar cualquier escritura de un bien privado en la parte donde se relacionan las áreas de los inmuebles. Igualmente la relación de áreas construídas de los apartamentos debe encontrarse en la escritura original que no fue entregada a esta administración.

Adicionalmente dentro del texto de la escritura de reforma se plasmaron contradicciones al mismo reglamento, es decir, en varias partes se reglamenta algo y en otras partes se contradice lo que ya se ha reglamentado. De otra parte, la ley 675 de 2001 determina varias características que deben mantenerse en el desarrollo del reglamento, por ejemplo la facultad de la administración para contratar profesionales para inicio de procesos para recuperación de cartera sin necesidad de autorización alguna y en el reglamento en cuestión se supedita esta potestad conferida por ley a aprobación de consejo de administración. Lo anterior es indicativo de  que no se respetó de ninguna manera la jerarquía de las normas ya que ninguna norma de nivel inferior puede contradecir una de nivel superior y en nuestro caso la ley está por encima del reglamento de propiedad horizontal del conjunto.

Considero, que ustedes como miembros del consejo de administración poseen amplio conocimiento  del contenido de la ley 675 de 2001 y del texto del reglamento de esta copropiedad, por lo tanto no es del caso volver a citar las normas violadas.

Al respecto de los coeficientes, la Corte Constitucional en Sentencia C-782 de agosto 18 de 2004. M.P. Rodrigo Uprimmy Yepes, aclaró en cuanto al pago de expensas comunes, que el criterio adoptado por la ley 675 de 2001 no es el retributivo, según el cual los propietarios de las unidades privadas contribuyen a los gastos comunes en forma proporcional a los beneficios que reciben, ni el igualitario que conlleva a que todas las unidades privadas contribuyan en forma idéntica, sino el del coeficiente de propiedad o de proporcionalidad al área de cada inmueble exclusivo frente a la totalidad del área del edificio o conjunto.

Me permito recordarles la parte de la norma que menciona la ineficacia de las contravenciones:

ARTÍCULO 5o. CONTENIDO DE LA ESCRITURA O REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

La escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal deberá incluir como mínimo:……..PARÁGRAFO 1o. En ningún caso las disposiciones contenidas en los reglamentos de propiedad horizontal podrán vulnerar las normas imperativas contenidas en esta ley y, en tal caso, se entenderán no escritas.”

Las contravenciones relacionadas inducen a que se demande la nulidad de la escritura de la reforma para adecuación a la ley 675 del reglamento de propiedad horizontal, al tenor de lo  reglado : “DECLARATORIA DE NULIDAD DE ESCRITURA PUBLICA Es nulo todo acto o contrato al que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes. (Artículo 1740 C. C.)”

 

Confirmo en el presente informe la falta absoluta de licencias de construcción, planos de toda índole y escrituras, el Consejo de Administración debe tomar medidas al respecto.

 

En la parte de contratos, analizado el contrato de cobro de cartera con el abogado Aldemar Rodríguez, se evidencia la concesión de poderes absolutos con relación al manejo de los procesos, fuera de las autorizaciones que normalmente se otorgan se autoriza para cobro de honorarios a cargo del conjunto, poder amplio y más que suficiente hasta para recibir títulos. Los efectos del mencionado contrato han sido totalmente nulos. No es de ninguna manera aceptable que este abogado haya sido remitido por un copropietario, el señor Hernando Buriticá quien ha manifestado ser socio del mencionado abogado Rodriguez, pero hasta la fecha los resultados de gestiones han sido totalmente negativas, inclusive, el mencionado abogado efectuó un acuerdo con un moroso mediante el cual sin tener ningún tipo de autorización se rebajaron $ 3.000.000 (estas autorizaciones son competencia de la asamblea general), además se incurrió en el gasto de $ 1.800.000 aproximadamente para autenticar actas para los aludidos procesos, requisito que desde que entró en vigencia la ley 675 de 2001 no es viable su solicitud ya que claramente la norma determina que las demandas se sustentan con el certificado expedido por administración (título), la representación legal y el certificado de intereses. Adicionalmente, se efectuaron compras de pólizas que dada la inefectividad del abogado se convierten en gastos no justificables. En asamblea general pasada se argumentó que estas sumas se recuperaban y serían a cargo de los inmuebles en proceso pero en su debida oportunidad no se efectuó la causación de estas sumas en los inmuebles demandados. El consejo de administración debe igualmente tomar las medidas pertinentes para subsanar esta situación.

Otro de los factores de importancia es la contabilización de los intereses de mora, que según concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública :……” Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de  administración puede aprobar la suspensión de su causación con efectos en los  resultados, sin perjuicio de registro en cuentas de orden con fines de control.”, hecho que hasta la fecha no se ha considerado y que viene afectando los estados financieros.

De otra parte, es necesario tener en cuenta los períodos para prescripción de las obligaciones dado que hay cuentas en mora de más de 5 años de atraso.

Los contratos con la empresa de vigilancia considero que ya han sido suficientemente comentados, no existe justificación válida para que se haya procedido tal cual se procedió y que las condiciones iniciales se hayan cambiado radicalmente en el segundo contrato. Aunque no se mencionó en asamblea, es valedero acotar, que vista la resolución de renovación de licencia expedida por la Supervigilancia, de su simple lectura se deduce que cuando se objetó la renovación de esta licencia Anillos de Seguridad argumentó que la causal de no relacionar las armas en servicio no era base para negar renovación de la licencia porque Anillos de Seguridad no manejaba armas. Entonces, porqué razón existe un arma en portería ?

En la práctica, se establece que la presencia de un vigilante recorredor en el día no se justifica. En mi concepto, utilizando tan solo un recorredor en horas nocturnas, dotando al personal de toderos de radios se estarían cubriendo áreas que hoy en día en teoría cubre el recorredor diurno. El consejo de administración debe evaluar este servicio y si es del caso ordenar la suspensión de un recorredor diurno con miras a generar reducción de costos.

Otro tema que deseo poner de presente es el de los contratos con el personal de empleados. El desconocimiento de la solución de continuidad llevó a la administración anterior a cancelar unos contratos de trabajo y sin mediar un lapso de interrupción se renovaron de tal forma que la copropiedad está expuesta a graves problemas de índole patronal por las responsabilidades que conlleva este procedimiento anómalo. Debe consultarse con un abogado especialista en la materia para que se puedan tomar medidas que en lo posible eximan al conjunto de reclamaciones onerosas.

A raíz del daño en una tubería de alta presión por los días de semana santa, se puso de presente la gravedad de no contar con los planos que en estos casos sirven para ubicar de manera rápida las tuberías, con el correspondiente peligro y riesgos  por la dificultad en ubicación de las zonas en las que se debe acometer suspensión o cortes. Hecha la reclamación ante el seguro de la copropiedad, efectivamente se obtuvo respuesta y se designó un contratista para esta reparación, pero, dado que el monto del trabajo y repuestos no eran de magnitud económica importante, no justifiqué que la póliza tan solo cubriera parte de esta reparación que no sobrepasaba los $ 700.000 y la administración haya tenido que cubrir casi $ 300.000. Me pregunto qué tipo de seguro fue el que se contrató ? Porqué son tan limitados los cubrimientos ? Ahora bien, en cumplimiento de una labor de comparación de inventarios efectuada por orden del consejo de administración, detecté que los elementos de verdadero valor no se relacionan en diligencia de inventario, motobombas, bombas sumergibles, tanques de hidropresión, porteros parlantes, y tratando de hallar sus referencias y valores asegurados acudí a la póliza de la copropiedad donde tampoco establecí la discriminación o detalle de qué equipos están cubiertos por el seguro. Sería interesante analizar el inventario efectuado a diciembre 30 de 2011 para establecer qué  elementos son los asegurables y porqué cuantías.

Dejo constancia que el programa de contabilidad Daytona se caracteriza por ser inestable, presenta problemas por no tener bien integrados los módulos de contabilidad y cartera. Las diferencias que se presentan con inmuebles son varias. Algunos apartamentos presentan un saldo pendiente en cartera y en contabilidad otro diferente. Con la señora Contadora se ha venido trabajando en este aspecto pero aún queda bastante inmueble por ajustar el saldo. Igualmente, se relacionaron inmuebles con documento nit de propietario lo que dificulta el manejo de los terceros. De otra parte cuando se crearon los terceros se incurrió en errores que hoy en día ocasionan que algunos inmuebles aparecen a nombre de terceros que no corresponden y en otros se presentan errores en los saldos iniciales. También se deja constancia que el soporte técnico de Desystec que son los proveedores del programa no es el mejor. Cabe anotar que en diversos conjuntos en los que he tenido la oportunidad de contar con el programa Daytona los problemas son similares.

En la medida de lo posible se han atendido las reparaciones locativas que se han presentado, a raíz de la temporada invernal se estableció que una de las bombas sumergibles cuenta con un motor de bajo poder, no suficiente para el trabajo de evacuación de aguas lo que requirió que se desmontara uno de los motores del área del cuarto de bombas para trabajarlo con el sistema de desagüe para evitar la inundación del parqueadero. Debe preveerse el remplazo de este motor de las bombas de desagüe por uno de mayor poder.

En el área de Portería se iniciaron labores de mantenimiento, empezamos con el aspecto de muros que era bastante deplorable por una aplicación en el sitio de zona de porteros de color rosado que presentaba un aspecto bastante deslucido y se cambió por pintura. Queda por determinar el color que debe aplicarse a las paredes de la zona de recepción, igualmente en un período muy corto se debe remplazar la puerta principal por el estado de ruina que presenta. Una vez las condiciones climáticas lo permitan se debe iniciar la impermeabilización de terrazas, la reparación y adecuación de cantoneras, las reparaciones de las puertas del shut de basuras y si el consejo lo considera pertinente iniciar las gestiones para lograr el tránsito a tarifa multiusuarios para la recolección de basuras en el conjunto con la consecuente disminución de la tarifa que se cancela hoy en día.

De ustedes, atentamente:

 

 


ADMINISTRADOR

 

 

 

    

 

 

 

 


 

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