DATOS ACERCA DE TABLAS DE RETENCIÓN


glosario:

Depuración: operación por la cual, se retiran, de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundario

Documento de apoyo: es aquel de carácter general leyes, decretos, resoluciones manuales etc. que por la información que contienen inciden en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión académica y administrativa

documento facilitativo: es aquel de carácter r administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.

eliminación documental: acción institucional de destrucción organizada de los documentos .

expediente: unidad documental formada por un conjunto de  documentos organizados funcional mente por una oficina productora la resolución  de un mismo asunto.

fondo documental:se refiere a la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de conservación por parte de la universidad.

función de archivo: conjunto de actividades técnicas e intelectuales destinadas a la organización, servicios, protección preservación, conservación y divulgación del patrimonio documental.

principio de orden  natural: ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. este principio indica qwue los documentos deben organizarsen cronologica mente.

principio de procedencia: conservasion de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen, este principio establece que los documentos producidos por una institucion, y organismo, dependencia u ofocona no deben mezclarsen con los de otros.

Producción documental: recepción o generación de documentos en una oficina de una universidad en cumplimiento de sus funciones.

Soporte documental: es la unidad material- física en la cual se encuentra registrada la información.

Tablas de retención documental: herramienta de organización archivista de los archivos de gestión de las oficinas. Consiste en un listado organizado de series, y tipos documentales producto de la actividad de cada oficina, a las cuales se le asigna un tiempo de retención y una disposición definitiva, previo análisis de la naturaleza de los documentos.

Unidades de conservación: cuerpo que contiene de forma adecuada una unidad archivista, por ejemplo un expediente, pueden ser entre otros: una caja, tomo, libro, carpeta, garantizando la conservación y traslado de los documentos.

Transferencia documentales la remisión técnica, legal y física mente verificado de  los archivos de gestión al archivo central y de este al histórico de la procedencia del documento.

Valoración documental: proceso por el cual se determinan  los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes faces de archivo (gestión central histórico).