Evaluasi dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengendalian, evaluasi lebih bersifat menilai. Pengendalian akan menindaklanjuti denganlangkah perbaikan atau koreksi. Namun demikian evalausi dapat ditempatkan setelah pengendalian.

Evaluasi Proyek
        Tujuan utama evalasi adalah untuk mengungkapkan permasalahan dan membuka potensi masalah yang mungkin. Ada dua macam evaluasi bila dilihat dari pelaksanaan evaluasi, yakni:
  1. Evaluasi Formatif. Evaluasi yang dilaksanakan di setiap tahap siklus proyek
  2. Evaluasi Ringkas. Evaluasi yang dilakukan setelah proyek selesai untuk mendapatkan feedback bagi pelaksanaan hal serupa di masa yang akan datang.

Audit Proyek
        Audit adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap manajemen oproyek yang mencakup metodologi, prosedur, anggaran, pengeluaran dan tingkat penyelesaian. Isi laporan audit setidaknya memuat antara lain:
  1. Status proyek yang dikerjakan terkait apakah proyek telah dikerjakan sesuai jadwal.
  2. Status proyek di waktu berikutnya terkait apakah diperlukan perubahan jadwal dan mengapa.
  3. Status pekerjaan yang kritikal menyangkut sejauh mana pekerjaa-pekerjaan kritikal telah dikerjakan.
  4. Pengenalan Risiko terkait apa dan bagaimana potensi kerugian atau kegagalan proyek dapat terjadi.
  5. Informasi yang bermanfaat bagi proyek lain terkait pelajaran apa yang bisa diambil hikmahnya untuk pelaksanaan proyek lain.
  6. Keterbatasan audit yang menyangkut asumsi dan batasan yang dipakai dalam mengaudit proyek sehingga mempengaruhi hasil audit.
Secara lengkap isi laporan audit proyek adalah sebagai berikut:
  1. Pendahuluan. Berisi penjelasan latar belakang dan tujuan proyek
  2. Status Sekarang. Berisi penjelasana mengenai status rpoyek saat dilakukan audit termasuk hasil pengukuran performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya, jadwal, kemajuan dan kualitas.
  3. Status proyek di masa yang akan datang
  4. Isu isu manajemen yang penting. Berisi penjelasan mengenai isu-isu yang berhubungan dengan pencapaian tujuan proyek yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan perhatian khusus
  5. Analisis Risiko. Berisi penjelasan mengenai risiko-risiko yang ada dalam proyek serta dampaknya pada biaya, waktu dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko.
  6. Keterbatasan  dan Asumsi. Berisi penjelasan mengenai keterbatasan audit dan asumsi yang digunakan dalam mengaudit dan pembuatan laporan.

Keanggotaan tim audit biasanya meliputi wakil-wakil dari berbagai bagian. Hasil audit dilaporkan kepada manajer proyek dan manajemen perusahaan.

Peninjauan Perkembangan Proyek (Review Meeting)
        Dalam manajemen proyek dikenal istilah Review Meeting yang mirip dengan Quality Circle (QC). Review Meeting merupakan pertemuan untuk memantau proyek yang diselenggarkan secara teratur. Tujuan dari Review Meeting adalah untuk
  1. Mengetahui masalah-masalah berkenaan dengan jadwal, biaya dan penyelesaian masalah.
  2. Mengetahui masalah-masalah yang mungkin muncul di masa yang akan datang.
  3. Mencari kesempatan untuk melakukan perbaikan performansi proyek

Pelaporan Proyek
        Laporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen perusahaan. Isi laporan proyek meliputi
  1. Ringkasan mengenai status proyek
  2. Bagian-bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan.
  3. Perubahan jadwal atau permalan jadwal dan biaya
  4. Kemungkinan masalah-masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara mengatasi masalah tersebut.
  5. Situasi biaya saat ini.
  6. Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada.

Penghentian Proyek
        Proyek disebut berhenti bila pekerjaan-pekerjaan proyek sudah sampai pada titik tertentu dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan lebih lanjut. Aktivitas penghentian proyek merupakan aktivitas yang kritikal, oleh karena itu untuk melakukannya memerlukan prosedur dan mekanisme yang jelas dan sistematis.

Ada beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu
  1. Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan pwerjanjian kontrak.
  2. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan karena adanya beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya, kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.
  3. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. Ini bisa terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.
        Oleh karena penghentian proyek merupakan tahap yang kritikal maka sebelum penghentian proyek, manajer proyek perlu melakukan tahap-tahap berikut:

A. Berkaitan dengan rencana, jadwal dan pemantuan aktivitas penyelesaian proyek
  • Memperoleh persetujuan dari manajer fungsional tentang rencana penghentian
  • Mempersiapkan dan mengkoordinasikan rencana dan jadwal penghentian
  • Merencnakan untuk menugaskan kembali anggota tim proyek dan sumberdaya yang ada pada proyek yang lain
  • Memantau semua aktivitas penghentian dan penyelesaian proyek
  • Memantau pengalihan material sisa dan peralatan khusus proyek

B. Berkaitan dengan penutupan semua aktivitas
  • Menutup semua perintah kerja dan menyetujui penyelesaian semua pekerjaan yang disubkontrakkan
  • Memberitahu ke semua departemen tentang penyelesaian proyek
  • Menutup kantor proyek dan fasilitas lain yang dipakai organisasi proyek
  • Menutup buku-buku proyek
  • Memastikan penyerahan semua arsip dan catatan tentang proyek kepada manajer yang bertanggung jawab

C. Berkaitan dengan permintaan user/ pelanggan, keajiban dan aktivitas pembayaran
  • Memastikan penyerahan produk akhir, produk tambahan dan penerimaan user atas produk
  • Mengkomunikasikan kepad user bila semua kewajiban dalam kontrak sudah terpenuhi
  • Menjamin bahwa semua dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan user seperti yang ditetapkan dalam kontrak sudah selesai
  • Mengirim permintaan pembyaran resmi kepada user
  • Memantau pembayaran user dan mengumpulkan semua pembayaran
  • Memperoleh pengakuan formal dari user tentang sudah dipenuhinya semua kewajiban.

Perpanjangan Proyek dimaksudkan untuk melanjutkan proyek yang sudah dinyatakan berhenti, namundiadakan lagi proyek baru yang berkaitan dengan proyek lama.



*****