1.承辦人以「機密檔案專用封套」裝封歸檔:來文密件或發文密件承辦人皆須使用機密檔案專用封套裝封,並貼上封條,於騎縫處加蓋職名章後,併同承辦案件登記簿送文書組歸檔。
正面
背面
2.點收編目:點收後編目,留意公文系統登錄之保密期限及應解密日期,以及主旨不得揭示機密性或敏感性內容。
3.填寫「機密案件登記簿」:填寫「機密案件登記簿」(電子檔),取得年度編號填寫於封套上。
4.封套影印掃描:影印封套,將封套掃描至公文影像系統上傳影像檔。(承辦人可於線上瀏覽影像檔,亦方便檔管人員查核公文是否有掃描)
5.影印之封套置入卷夾:將封套影本置入所屬卷夾內,右上角貼書籤條,註明密件、目次號及總頁數,以便日後如該機密文書解密,可快速將原件放回,並可估算該卷總頁數,預留該卷日後原件放回空間。
6.機密檔案入庫:將機密檔案置入檔案庫房機密檔案專櫃存放。
※備註:目次表原密件之公文並蓋印加註「原為密件」。
※備註:經解密後之案件該案卷日後需目錄彙送,故須補填該案之案情摘要及主題項,以免日後目錄彙送格式不符失敗。
二、他機關來文解密
一、列印「待解密清單」
【公文系統】檔案清查/編制待解密清單→選取「已屆保密期限」→確定查詢→待解密清單
二、對照「機密案件登記簿」取得各密件之年度編號,填寫至「待解密清單」上,方便取件。
三、依照「機密案件登記簿」之年度編號入庫找出待解密之機密文書。
四、影印各待解密機密文書之機密檔案專用封套封面,併同「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表暨紀錄單」分發至原承辦單位,由承辦人
填寫送陳。
五、待各單位之「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表暨紀錄單」審核過後回到文書組,通知各承辦人至文書組解密。
六、解密完成分別於「機密案件登記簿」及「待解密清單」註記。