Gmailクラウド手帳術



Gmailクラウド手帳術とは?

モバイルとGmailを組み合わせることで、様々な情報を記録、利用できる、クラウドモバイル手帳術のことです。

特徴なのはフィルタが豊富な点と、一つの情報を最小単位パッケージ化できることです。

 (コンテンツの種類ごとに分けられると情報が分散しわからなくなってしまいがちです)


  Gmailクラウド手帳  EverNote+スマートフォン 紙の手帳
情報量5G以上(無料の場合)(Gmailヘルプより) 無制限(転送量500M/月まで/無料の場合) 1冊分
 料金 無料と有料 無料と有料ただから数千円まで
 分類方法 いろいろと設定可能

 タグ 
 仕分け 設定後は自動 自動 手動
 記録 文字、絵、音声、写真、動画。文字、絵、音声、写真、動画。 文字と絵のみ。音声と写真、動画の記録は不可能。
 コンテンツのパッケージ化 メール単位。またその上の階層でラベルというものもある。

 ノートブック単位。
ノートブックはGmailのラベルに相当。
 写真の文字認識 できない   できる できない


Gmailクラウド手帳術の実践

これは私 鈴木・梵・ひろみちの方法です参考にしてください。

準備


メールアカウント開設

メールアカウントを3つ開設します
  • メモ用
  • 仕事メモ用
  • ダイアリー用

メモ用:個人的なメモを記録する
仕事メモ用:仕事でのメモを記録する
ダイアリー用:タスク・予定を記録する

メール命名規則決定

メールの命名規則を決めておきます
1)プロジェクト名_タスク名_日付
2)分類_日付_プロジェクト名_タスク名
メール名は表示されるときの順番になります。  
あとで検索がやりやすいようにプロジェクト名で管理したい場合は1)を日付で管理したい場合は2)のようは方法で名前をつけて行きます。



Gmail設定

IMAPを有効にします
また、フィルタを設定します。プロジェクト名や担当者名など利用頻度高いキーワードを抽出できるようにGmailを設定しておきます。ラベルが自動でつくように設定しておきます

文字エンコードの設定
右上の「設定」をクリック、「全般タブ」を選択し−「文字エンコードの選択」より「送信メールにUnicode(UTF-8)エンコードを使用する」を選択します。

モバイル準備

手帳代わりにモバイルを使いますので準備してください

ソフトウェア準備

メーラー準備

   先ほどのメールアカウントを受信できるようにメーラーを設定しておきます。
   IMAPを設定します。(削除が連動できるので便利)


PhotoMemo準備

PhotoMemoをダウンロートしインストールしておきます

実践

記録したいものを設定したGmaiにメール送信

記録を残したいときは先のメールアカウントに、決めたメールの命名規則に従い送信。
題名をきちんと管理のがコツ
手書きメモも写真で残し、送信しましょう


例)簡易タスク管理

このようなメール題名をつけておくと便利です
  • 締切10-0209_Gmail手帳術HP_基本文書作成
  • 依頼10-0405_写真送付依頼_田中氏
本文に詳細などを記録しておきます。

Gmail側の設定で「締切」を含むメール題名の場合「締切」タグをつけて分類にすればあとから「締切」分だけ簡単に抽出できます。
「依頼」についても同様です

例)簡易カレンダー管理

  • 予定10-0403_新人歓迎会@かに道楽
会議などの案内メールなどは「題名だけを手直しして、転送」すれば必要事項もそのまま記録できます。
いずれも期日が過ぎ、終了した場合、削除すればたまることがありません。IMAPでのメールならばホスト側も連動されて消去します。

例)簡易ノート
  • 連絡先_起業家集団123
時々必要になりものは「添付」ファイルをつけちゃいましょう。連絡先をエクセルデータで送っておけばモバイルで確認もできます。

確認

確認は以下で行えます
モバイルで
PCで
携帯で
 クラウドなので便利です
特に必要な情報はラベルフォルダ管理しておくと便利です。
フォルダ管理の例
  •  締切
  •  依頼
  •  予定
  •  担当者名
  •  プロジェクト名
等々












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