Records of meeting

 

Meeting record on November 3th

posted Nov 5, 2013, 6:26 AM by Koichiro Adachi

-----長津田ハウスチューターミーティング11月議事--
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2013年11月3日 21:00〜

1.    参加者: 湊川、峰松、久賀、鈴木、陶、Li、孫、DanYu  (9)

 

2.    ウェルカムパーティ

・ 前日・当日の準備上での問題はなかった。

・ 近所への迷惑(煙など)Party中での作業も少なく、BBQに比べて楽だった。

・ 次回以降では予算超過について気を付ける。

 買い物を分担する場合、予算について話し合っておく。

・ F22鈴木より、香川先生およびチュータMLへ会計報告を行う。

・ 今回準備したカレーは約40人前であったことを記録しておく。

3.    家具家電の入れ替え

・ F22ユニットでは洗濯機と乾燥機を同時に使うとブレーカーが落ちる。

・ 新しい設備の利用に質問がある場合、各ユニットのチューターが対応する。

・ 元からある家具が残っている場合、利用し続けるかG棟共用室に保管する。

 

4.    鍋ミーティング

・ 目的:現・新チューターの顔合わせ

・ 予算:15000(香川先生より)

・ 内容:ミーティング&食事会()

・ 期日:119(土)、10(日)、16(土)、17(日)のいずれか

・ 幹事:鈴木さん

 

5.    長津田ハウスの建物であることを示す看板

・ 目的:長津田ハウスの建物であることを分かりやすく示す。

・ 看板の製作可否について、チューター内で話し合いを行った。

→看板を自分たちのみで製作することは難しい。

理由①:大型プリンタ等の設備を有していない

理由②:撥水性の維持など、長期利用を踏まえた仕様の確保は困難

理由③:アルミ板の加工・運搬に必要な器具等を有していない

理由④:ホームセンターでは穴を開ける等の細かな作業は困難

・ 以上の結論を踏まえ、看板製作にあたり打開案を以下に示す。

案①:材料や看板サイズ、製作数の変更によりコストダウンを図る。

案②:看板製作の業者を再検討し、低予算での製作を図る。

案③:学生支援課や大学からの支援を要請する

案④:看板製作のため寄付金を募る。(長津田ハウスの学生含む)

・ 上記の内容について、担当者:E11藤より香川先生へ連絡する。

ただし看板についてはC21湊川、B11峰松、G11石倉をサポーターとする。


※会議後に話し合われた内容について、以下に示し次回の参考とする。

6.    会計担当の変更(未定)

・ 現在B22宮田が担当する会計の後任をE11藤へお願いした。

ただし詳細については次回のミーティングにて決定する。

 

次回開催日:2013127() or 8()

 

議事次第予告

1.      今回の議事内容 (鍋ミーティング、看板に関する進展

2.      共用インターネットについて

3.      各種担当の変更願いについて


11/3 2100

1. Attendance

Minato, Minematsu, Suzuki, Kuga, Tao, Sun, Li, Dan, and Yu (9 persons)

 

2. Welcome party in autumn

・ There was no problem in preparation and carring out this party.

・ Curry party is better and easier than BBQ regarding preparation.

・ The managers should be careful about exceeding a budget.

They should have discussed the distribution of budget.

・ Suzuki will inform Kagawa-sensei and Tutor ML about a finalcial report.

・ The curry had been prepared for 40 persons in this party.

  

3. Carry-in and out of furniture and electronic appliances

・ A circuit breaker cut off the power in case of using wash and dryer machines simultaneously in F22 unit.

・ The tutors should deal the questions by other residents in their unit.

・ The left original furniture can be used in units or brought to G12 unit.

 

4. Nabe-Meeting

・ Purpose: Introduction new tutors to existent.

・ Budget: 15000- (from Kagawa-sensei)

・ Content: Meeting and dinner party(Nabe)

・ Date: November 9, 10, 16, or 17(weekend)

・ Manager: F22 Suzuki

 

5. Information board in Nagatsuta-house

・ Purpose: Making an appeal of Nagatsuta-house’s buildings.

・ It had been discussed that tutors can make the information board by themselves or can not.

・ Conclusion: It is difficult to make the boards by themselves, because….

 There is no large printer which we can use.

 Water-repellent finishing of the boards is difficult for us.

 There is no equipment to process on kinds of metal.

 Metal processing is also difficult for us.

・ Suggestion

 Cost down of making the information boards(modified materials, size, and other contents…).

 Search for another company which is cheaper than 300000-.

 Provide money from Student support division.

 Collect donation(included residents of Nagatsuta-house).

・ Manager:E11 Fuji informs the conclusion and suggestion to Kagawa-sensei.

Supporter: C21 Minato, B11 Minematsu, and G11 Ishikura.

 

Next, 12/7 or 8

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Meeting record on April 6th.

posted Apr 11, 2013, 10:05 PM by Kota KAWAI

4/6 ()

 

1.     新歓について

香川先生の予定を加味し、日程を決める。

幹事の方がポスターを担当する。来週中に作成し、配布は全員で行う。

ポスターはドアに貼る+各ポストに投函。

 

次回、5/11(土)

 

4/6(Sat.)

 

1. Welcome party

The date will be decided under consideration for Kagawa-sensei’s schedule.

Managers take charge of poster for announce. It will be completed by next week, and then distributed by all members.

Posters are displayed on the each building doors and dropped into mail boxes.

 

Next, 5/11(Sat.)

Meeting record on Feb.6th

posted Feb 6, 2013, 6:34 AM by Kota KAWAI

Participants:三浦,宮田,川合

 

1.    Distribution booklets about emergency in the night(夜間の救急対策用冊子の配布)

佐々木さんが欠席のため,プリントアウトしたものを用意できなかったため,配布中止.

後日配布.→2/15までに実施

Sasaki-san was absent from this meeting. We called off the distribution of booklets about emergency. We will distribute it until 2/15.

 

2.    Regular report about unit cleanliness.(ユニット清潔点検の定期巡回報告書)

一か月で3回以上チェック受けたユニットに訪問し,注意した.

2回チェック受けているユニットにはメールを行う.

We noticed 4 units which were checked more than 3 times in a month due to dirty.

For units which were checked 2 time in a month, we are going to send a email.

 

3.    Contracting internet for new contractor(新規インターネット契約の注意点)

これから契約を行う際,インターネット契約のプロバイダをOCNにするように,新入居者にこの旨を伝える書類を作成する

We will make a document which let new residents know that they should use OCN as internet provider.

 

4.    Considering the date of meeting (ミーティング日程の検討)

参加者確保のため,ミーティングの日程を水曜日から休日にすることを来月のミーティングで検討する.

To increase the number of participants for meeting, we will discuss about changing the date of meeting form Wednesday to Week-end in next meeting.

November 7th, 2012

posted Nov 18, 2012, 6:15 AM by Kota KAWAI

Dear tutors,

 

Hello! This is a records of meeting of November.

Sorry for late!

 

1.ウェルカムパーティーの反省

  ・パーティー自体は皆に楽しんでもらって良かった

  ・近隣住民からBBQの煙で洗濯物が干せないとの苦情があった

対策:バーベキューコンロの位置を住宅側から離す

        煙の出ないメニューを考える(カレー・鍋など)

2.夜間の救急対策について

  ・まずは住民に119番の周知

  ・神奈川県には英語に対応している緊急連絡先がないので、日本語に不安がある場合は、連絡が取れる日本人の友人の連絡先を把握する

  ・チューターは留学生に連絡先を伝えておくとともに付近の病院を把握しておく

(分からない場合は横浜市救急医療情報センター#7499(市外から:045-227-7499))

  ・留学生の救急に関する情報はこちらを参考

      http://www.findadoctornow.jp/

  ・夜間の救急の場合の対策を書いたチラシを作製

 

 

1. Reflection of Welcome Party

   - All of participant enjoyed party itself.

   - We got the complaint about the smoke of BBQ from neighbor.

      Solve this problem

- Change the place of BBQ sets toward the opposite side of neighborhood.

            - Change the menu to the foods which don't give off smoke

 

2. For emergency in the night

     - At first, let the residents know telephone number, 119.

     - In Kanagawa, there is no contact number for emergency which can speak in English.

So foreign students who cannot speak Japanese should have the contact number of Japanese friends for emergency.

    - Tutors let foreign students know their phone number and figure out the location of hospitals

   - (If you don't know where you go, call Yokohama city emergency medical center, 045-227-7499)

   - Refer this site for the information about medical service for foreign students

      http://www.findadoctornow.jp/

  - Make the leaflets about medical emergency for foreign students

October 3rd. 2012

posted Oct 10, 2012, 11:17 PM by Kota KAWAI

1.長津田ハウスの家財保険に関して
  保険法の改正に伴い各ユニットに1人、保険を更新するために名前を貸す代表者を決める。
  代表者に特に不利益は生じない。
  代表者が退去してしまうと、新たに決めなければならないので出来れば長く住む予定の者が望ましい。
  チューターのいるユニットは原則チューターでお願いします。

2.共有インターネット
  違約金はプロバイダがNTT以外の場合かかってしまう。
  初期費用が200万円を超えるため競札にかかる。NTT以外が競り落とすと、プロバイダがNTTでも違約金がかかる恐れ。
  初期費用に違約金がを含められないのか交渉してみる。

3.清掃パンフレット
  掃除の仕方をまとめたパンフレットを梅津君が作製してくれた。
  学生支援課に印刷を依頼し掲示板に掲示する。
  掃除する際,参考にし,掃除後返却してもらう.

4.ウェルカムパーティー
  日時は10月21日(日) 12:00~
  内容はバーベキュー。
  参加するチューターからは参加費として500円を徴収する。
  住民に配るチラシを久賀さんが作製してくれたので、各ユニットに配布する。
  新入居者にはメールで個別に招待状を送る。

5.新入居者への銀行口座開設書類
  新入居者に配布し、学生支援課に提出してもらう。
  締め切り:10/15(月)

6.空き巣の注意喚起
  昨年から不審者が頻発しているため、新入居者のために注意喚起のチラシを作製したので,配布する.

7.緊急連絡先の周知
  急病等の緊急時の連絡先を住民に周知させる。
  まずはどのようなものがあるか調べる(担当:佐々木)


1. Home Contents Insurance
   Because of law revision, we have to choose representatives of each unit in order to renew the contract.
   Representatives have no disadvantages.
   It is better to choose the residents who will stay for a long time because we have to choose a representative again when he/she leaves.
   In principle, tutors should be representatives.

2. Common Internet
   Student Support Division said that if you have a contract with other than NTT East, you possibly have to pay a penalty charge when you cancel the contract.
   Because initial cost is higher than 2 million yen, auction will be held. If company other than NTT East get a contract, residents who have contract with NTT also have to pay a penalty charge.
   We will negotiate with SSD to include the penalty charge in initial cost.

3.Leaflet of how to clean
   Umetsu-kun made leaflets which instruct about how to clean.
   Kawai-kun will ask SSD to print them.
   Leaflets will be putted on the notice board. When residents clean their room, they can refer it.
   After that, they have to put it on bulletin board.

4.Welcome Party
  The date is October 21st (Sun)  from 12:00
  Tutors who participate in this party will be charged 500 yen for participation fee.
  Kuga-san made leaflets of the party and distribute them to every unit.
  Send invitations to new residents by email.

5.Documents of making a bank account for new residents
  Distribute documents to new residents and let them submit documents to SSD (Ookayama Campus)

6.Heads-up about suspicious person
  Make leaflets about heads-up especially for new residents because suspicious person frequently appears from last year.(Person in charge : Adachi-san)

7.Emergency contact information
   Let residents know emergency contact information for emergencies such as sudden illness.
   At the beginning, research how information we can contact in emergencies. (Person in charge : Sasaki)

Sep. 12th

posted Sep 16, 2012, 8:34 PM by Kota KAWAI

1.    不審者への注意喚起

・住民全員へ連絡済み

・掲示板への再掲載用にチラシを製作

担当:足立

2.    そうめんパーティの反省

初めての近隣住民の方がいなかった.→掲示をもっと大きな紙を用いる.

次回からの課題

子供を対象とする場合:マンションへの掲示や,小学校前の掲示

※受付で誰が来たかチェックしたほうが良い.→お礼状を作成するため

3.    特別清掃

案内を各ユニット一枚配布および,各掲示板に1枚ずつ掲示

4.    掃除方法の冊子の作成

既にネットに掲載してあるものに修正を加え冊子を製作

担当:梅津

5.    ウェルカムパーティ

10/20または27()で香川先生に伺う

  担当:三浦,星

 

1.    Notice for suspicious indivisuals

We had already noticedall of residents. But we will produce and distribute leaflets for  new comers from October and put them on bulletin board (BB).

Manager : Mr.Adachi

2.    Reflection of Somen party

There are no new neighbors which live near Nagatsuta House.

We should use put the poster on BB earlier and use larger paper.

-Task for next party
If we want to invite children to party, we should use the BB at condominium building or elementary school.

At the reception, we should check who come.

3.    Special cleaning

We distribute a flyer for each unit and each BB.

4.    Making booklet which shows how to clean

We will make the booklet, referring to what we already post on website of Nagatsuta House.

Manager : Mr.Umetsu

5.    Welcome party for newcomer

We will ask Prof.Kagawa that which days he like, 10/20 or 27(Sun.).

Manager : Mr.Miura and Ms.Kuga

July 5th

posted Jul 14, 2012, 9:11 AM by Kota KAWAI   [ updated Jul 18, 2012, 6:55 PM ]

1.    Replacement of a leader of tutors

From Hoshi-san to Kawai-san

2.    Welcome a new tutor (Minatogawa-san)

G22 unit       

3.    Thinking-over of Welcome Party

Confirmation of attendance

Distribution of roles

Guarantee of parking spaces

4.    Common Internet (progress report)

Use 1 router per 1 unit (4 members)

Survey results of common internet will (must) be distributed to all residents shortly

5.    Usage for free board

Effective use of free board, unnecessary information should be dumped

6.    So~men party + potluck (bringing) party

Date: September 9th, Sunday

Invite neighborhood by a notice board for them, also repeater by E-mail

Managers: Kawai-san and Minatogawa-san

7.    Confirm schedule of summer vacation

Manager: Kuga-san

8.    Change people in charge of meeting record, monthly reports and management of mailing list

Manager: Minatogawa-san

9.    The management of Nagatsuta House Homepage

Managers: Rin-san

 

1.    チュータリーダー交代

星さんから川合さんに交代

2.    新チュータの紹介

湊川さん(G22

3.ウェルカムパーティの反省

 ・出欠確認をもっとしっかり行う.

 ・役割分担が出来てなかった.

 ・駐車スペースを確保する.

4.共有インターネットについて

1ユニット1ルータを使用する.

・インターネット導入のアンケート結果を数日後に配布する.

5.掲示板の利用

   要らない掲示物は破棄、もっと活用する

6.流しそうめん+持寄パーティ

 ・日程:9/9(日)

・近隣住民の招致には町内会の掲示板を使用.リピータにはメールで招致

・幹事:川合,湊川

7.夏季休暇の予定の確認

 ・幹事:久賀

8.議事録,monthly report,メーリス管理

湊川さん

9.HP管理

林さん

May 2nd

posted May 6, 2012, 8:46 PM by Kota KAWAI

1.    インターネット導入アンケート・回答率が悪いので,各棟の玄関にビラを貼り,協力を依頼する.※まだ答えていない人は早く答えてください!nagatsuta.wirelesslan@gmail.com
記載事項:名前,同意するかしないか,5/11まで
2.    ゴミネット設置届いたので,設置する.各棟のチュータは設置に協力してください.
3.    Welcome party
香川先生に伺い,詳細を決定する.
4.    ユニットチェック(4月分)
大和ハウスから報告がなかったので,報告があり次第チェックし,回数の多いユニットには措置を取る.
1.    Questionna​ire about the installati​on of common internet in Nagatsuta House
・The response rate was too bad! So we made notices in order to ask residents to reply the questionnaire, and we will put notices on a wall of entrance.
※If you haven’t replied yet, please do it soon!!
nagatsuta.wirelesslan@gmail.com
Please write down:
Name, You agree or disagree no later than May 11th.
2.    Installing the trash net
We have just received the trash net. Then we are going to install it. If leaders of each building ask tutors to help to set up, please cooperate!
3.    Welcome party
We’ll ask Prof. Kagawa the detail of welcome party.
4.    Unit check (For April)
 There are no reports from DAIWA HOUSE. So when we received reports, we will give advices to units which have been checked many times.

April 4th

posted Apr 12, 2012, 6:00 AM by Kota KAWAI

1.    新チュータ―紹介:王さん,梅津さん
2.    インターネット導入について・インターネット使用代金は月1000円(2ユニットで1つ)
・以上の条件でも導入して良いか,アンケートを取り,承認されたら導入する.
・再契約できるかどうか学生支援課に伺う.
・違約金はなし
3.    ユニットチェック(3月分)大和ハウスから報告がなかったので,報告があり次第チェックし,回数の多いユニットには措置を取る.
4.    4月welcome party
日程:4/29
準備を手伝ってくれる人は連絡ください.nagatsuta.tutors@gmail.com
5.    ゴミネット設置支援課に発注願を出したので,届き次第設置する.
1.    Welcoming new tutors to tutor association, Mr. Wang and Mr. Umetsu
2.    Introducing Internet
・  Monthly fee is 1000yen(Per 2 units, one router is used)
・  We will take a questionnaire about introducing internet in this month. If many of residents agree with this system, internet will be introduced.
・  We will ask the Student Support Division that he can contract by his own again.
・  Some residents who have already their own contracts for internet, they don’t have to pay a penalty charge when they cancel their own contracts.
3.    Unit check (For March)
 There are no reports from DAIWA HOUSE. So when we received reports, we will give advices to units which have been checked many times.
4.    Welcome party on April
 Date: 4/29
 We look for the person who helps to prepare the party.
 Please inform tutors who help (nagatsuta.tutors@gmail.com).
5.    Installing the trash net
We asked Student Support Division to order the trash net. After received them, we are going to install them.

Records of Meeting on March 7th

posted Apr 12, 2012, 5:59 AM by Kota KAWAI

 

1.    新チュータ―紹介

2.    インターネット導入について

2つのユニットに1つルーターを設置する.

・インターネット使用代金は月1000

・違約金は個人が負担せず,NTT側が負担する.

・以上の条件でも導入して良いか,アンケートを取り,承認されたら導入する.

3.    ユニットチェック(2月分)

大和ハウスから注意されている回数の多いユニットがあった.そのユニットのチュータにメールで注意し,二度起こさないように気を付けてもらう.

4.    4welcome party

日程:4/15もしくは4/22予定(変更の可能性あり)

幹事を3月中に探す

 

1.    Welcoming new tutors to tutor association

2.    Introducing Internet

  Per 2 units, one router is installed.

  Monthly fee is 1000yen

  Residents don’t have to pay a penalty charge, the NTT corporation do.

  We will take a questionnaire about introducing internet. If many of residents agree with this system, internet will be introduced.

3.    Unit check (For Feb.)

 There were units which were warned to clean many times from DAIWA HOUSE. We will give advice to the tutor of the unit, they mind not to repeat it.

4.    Welcome party on April

 Date : 4/15 or 4/22(It may change)

 We look for the person in charge of the party during March

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