การใช้โปรแกรมสเปรดชีตแบบออนไลน์ด้วย Google Docs

โพสต์5 ก.ค. 2554 00:49โดยNipawadee Tangseng   [ อัปเดต 5 ก.ค. 2554 00:58 ]
                สวัสดีครับท่านผู้อ่านวารสารเภสัชกรรมชุมชนทุกท่าน ฉบับนี้ Mr.IT ยังคงนำเสนอเกี่ยวกับ Google Docs เช่นเคย นอกจากจะมีโปรแกรมสร้างแบบฟอร์มที่มีฟังก์ชั่นการทำงานเพื่ออำนวณความสะดวกแก่ผู้ใช้แล้ว Google Docs ยังมีโปรแกรมตารางทำงานหรือสเปรดชีตที่มีความสามารถไม่แพ้โปรแกรมที่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ ก่อนอื่น Mr.IT อยากจะอธิบายลักษณะของโปรแกรมตารางทำงานเพื่อให้ผู้อ่านพอจะเข้าใจลักษณะการทำงานของโปรแกรมประเภทนี้ ในที่นี้ขอเรียกว่า “สเปรดชีต” นะครับ                 โปรแกรมสเปรดชีตมีส่วนประกอบหลักคือตาราง 2 มิติสำหรับกรอกข้อมูล ในแต่ละช่องเรียกว่า “เซลล์” ในการอ้างอิงแต่ละเซลล์ต้องระบุด้วยชื่อคอลัมน์และตามด้วยชื่อแถว เช่น เซลล์ S15 หมายถึง ช่องกรอกข้อมูลคอลัมน์ที่ S แถวที่ 15 เป็นต้น ความสามารถของโปรแกรมสเปรดชีตก็คือ เป็นเครื่องมือช่วยเพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลข ที่อาจต้องมีการทำซ้ำหลายๆ ครั้ง ทำให้ผู้ใช้ลดเวลาในการคำนวณลงได้



หน้าจอโปรแกรมสเปรดชีตของ Google Docs

                หน้าจอทำงานของโปรแกรมประกอบด้วยรายการเมนูด้านบนสุด ถัดลงมาเป็นปุ่มเครื่องมือที่มักถูกเรียกใช้บ่อย ถัดลงมาเป็นช่องสำหรับกรอกสูตรคำนวณหรือข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการ และมีปุ่ม “แสดงสูตรทั้งหมด” สำหรับสลับการแสดงระหว่าง “ค่าที่ได้จากสูตรคำนวณ” และ “สูตรที่ใช้ในการคำนวณ” ของแต่ละเซลล์ ตรงกลางจะเป็นตาราง  2 มิติสำหรับป้อนข้อมูล หรือสูตรที่ใช้ในการคำนวณ รวมทั้งแสดงกราฟหรือรูปภาพต่างๆ ได้ ส่วนท้ายสุดของหน้าจอโปรแกรม จะแสดงจำนวนแผ่นงานที่มีในไฟล์ ปุ่มสำหรับเพิ่มแผ่นงาน และมีฟังก์ชั่นสำหรับเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน คัดลอกแผ่นงาน เป็นต้น

ฟังก์ชั่นของแต่ละรายการเมนู

ไฟล์ : มีฟังก์ชั่นสำหรับเปิดไฟล์ใหม่ เปิดไฟล์ที่เคยบันทึก บันทึก หรือสามารถบันทึกเป็นไฟล์ชนิดอื่น เช่น Excel, PDF, HTML เป็นต้น

แก้ไข  : มีฟังก์ชั่นสำหรับทำซ้ำหรือยกเลิกคำสั่งที่เพิ่งทำไป ลบค่าในเซลล์ ลบแถว ลบคอลัมน์ เป็นต้น

แสดง  : มีฟังก์ชั่นสำหรับตรึงคอลัมน์ ตรึงแถว ยกเลิกการตรึงคอลัมน์หรือแถว การตรึงคอลัมน์หรือแถวจะมีประโยชน์อย่างมาก
หากผู้ใช้ต้องการแสดงแถวหรือคอลัมน์นั้นตลอดเวลาแม้จะเลื่อนแถวหรือคอลัมน์ไปจนสุดหน้ากระดาษแต่แถวหรือคอลัมน์ที่ถูกตรึงไว้จะไม่ถูกบัง

แทรก : มีฟังก์ชั่นสำหรับแทรกแถวหรือคอลัมน์ สูตรคำนวณที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ กราฟ ภาพ เป็นต้น

รูปแบบ : มีฟังก์ชั่นสำหรับกำหนดรูแบบการแสดงข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อมูลวันที่ แบบอักษร ขนาดตัวอักษร
สามารถกำหนดสีของข้อความและพื้นหลังของเซลล์ตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ เป็นต้น



ข้อมูล : มีฟังก์ชั่นสำหรับการจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ จากมากไปน้อย หรือ จากน้อยไปมาก
และสามารถให้โปรแกรมจัดเรียงข้อมูลเฉพาะช่วงเซลล์ที่ต้องการได้ เป็นต้น

เครื่องมือ : มีฟังก์ชั่นสำหรับสร้างฟอร์มที่อ้างอิงจากไฟล์สเปรดชีตที่เปิดอยู่ ฟังก์ชั่นสำหรับอนุญาติการเปิดใช้แผ่นงาน เป็นต้น

ความช่วยเหลือ   : เป็นข้อมูลความช่วยเหลือที่ Google Docs เตรียมไว้ และอธิบายการใช้งานสูตรคำนวณต่างๆ ที่โปรแกรมเตรียมไว้ เป็นต้น


ขั้นตอนการสร้างกราฟจากข้อมูลตัวอย่าง

                1. ลากเมาส์เลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการนำไปสร้างกราฟ



                 2. คลิกที่ปุ่ม “แทรกแผนภูมิ” หรือเข้าไปที่เมนู แทรก --> แผนภูมิ


                   3. จะปรากฎหน้าต่างสำหรับเลือกรูปแบบของกราฟ และกำหนดค่าต่างที่จำเป็นเพื่อแสดงผล เมื่อกำหนดค่าตามที่ต้องการแล้วให้คลิกที่ปุ่ม “แทรก”               

คอลัมน์ไอทีน่ารู้ฉบับนี้พอจะทำให้ผู้อ่านสามารถใช้งานโปรแกรมสเปรดชีตที่มากความสามารถและฟรีในเบื้องต้น
และสามารถประยุกต์ใช้กับงานธุรกิจของท่านได้นะครับ พบกันใหม่ฉบับหน้าครับ

Comments