GENERALIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3.1  CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El Manual de Operación del SIGC es un documento controlado, por lo tanto la revisión, aprobación, modificación, actualización y distribución se ciñe a los parámetros establecidos en el procedimiento de control de documentos.

 

3.2  ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD

El Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de la Alcaldía de Castilla-Meta se aplica a sus procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación:

 

3.3  EXCLUSIONES

 

El presente Manual de Operación del SIGC no presenta exclusiones dado que todos los requisitos exigidos por las normas NTGP 1000:2004 y MECI son aplicables a los procesos que desarrolla la Alcaldía de Castilla-Meta.

 

3.4      COMPROMISO DEL NIVEL DIRECTIVO

 

El Alcalde, Secretarios de Despacho, Jefes de Oficina y Coordinadores mantienen su compromiso con la implementación y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual comunican  a los funcionarios la importancia de dar cumplimiento a la política y objetivos de la calidad, y gestionan los recursos necesarios.

 

La Alta Dirección es responsable porque todos los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Castilla-Meta  mantengan una actitud positiva y un compromiso permanente con el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

3.5      POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

 

La política de calidad y objetivos de calidad, así como su alineación con la PLATAFORMA ESTRATÉGICA de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA se describen a continuación:

 

3.5.1          POLÍTICA DE CALIDAD

 

La política constituye el puente entre el compromiso de la alta dirección y el resto del personal. En ella se expresa el compromiso y el nivel de calidad con el cual la organización va a satisfacer o a adelantarse a las

Necesidades de sus clientes.  Debe ser aprobada formalmente y darse a conocer a todos los miembros de la organización, los clientes y a otras partes interesadas que determine cada institución.

 

La política se despliega por medio de los objetivos y de los indicadores de control para cada uno de ellos: En forma expresa, la dirección incorpora el compromiso de cumplir con los requisitos técnicos que van a aplicar, como las normas NTC GP 1000:2004 y con los legales que le permiten y obliga prestar los servicios.

 

Conforme al capítulo 4º. de la NTC GP 1000:2004, el compromiso de la alta dirección se evidencia con la adopción de la Política de Calidad, que es la parte de la política general de la entidad que trata o afecta específicamente los aspectos de la calidad de los servicios de la entidad. La alta dirección debe establecer por escrito la política de la calidad que incluya:

  • Su compromiso de mejora continúa de los servicios y satisfacción de los usuarios.
  • Los principios fundamentales de actuación para su consecución.
  • Las líneas básicas del establecimiento de metas medibles, objetivos que permitan comprobar la eficacia del sistema, así como su revisión periódica.

 

POLÍTICA DE CALIDAD: La Alcaldía Municipal de Castilla La Nueva se compromete a garantizar la prestación de los servicios a la comunidad de manera oportuna y eficaz, contribuyendo al logro de los fines esenciales del Estado, aplicando la normatividad legal vigente, disponiendo de los recursos necesarios y mejorando continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad, para satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad

 

La política de calidad fue elaborada por el CONSEJO DE GOBIERNO, con la participación del Alcalde y los Secretarios de Despacho.

 

Dado que el cuerpo directivo de la Alcaldía de Castilla – Meta es consiente de la importancia de que la política de calidad haya sido difundida, completamente asimilada y comprendida por todos sus servidores públicos, se realizaron sesiones de divulgación al 100% de los funcionarios el día 02 de Julio y se aplicó encuesta de divulgación de la política de calidad.

 

Así mismo, esta información ha sido desplegada a través de la INTERNET y por medio de folletos informativos.

 

3.5.2          OBJETIVOS DE CALIDAD

Todo objetivo debe de contar con tres características para poder decir que el objetivo esta bien planteado.

1. Claro, el objetivo debe de ser muy claramente definido, para que sepa exactamente que es lo que quiero medir.

2-Medible, el objetivo debe de contener información numérica y en términos de tiempo para que pueda ser medible y determinar si al cierre del periodo alcanzo lograr lo que indiqué, en el ejemplo se indica las mediciones mensuales de las ventas

3-Alcanzable, el objetivo debe de ser alcanzable en el horizonte del PLAN DE DESARROLLO.

Para la buena implantación o seguimiento al sistema de calidad se deben de tener unos objetivos de calidad muy bien estructurados y claramente definidos.

Con el fin de analizar la alineación de esta política de calidad con los EJES DEL PLAN DESARROLLO, se planteo la correlación existente entre éstas  y las compromisos con la calidad, para este efecto se diseño una matriz de correlación en la cual se califico el

 

 

Aporte de cada una de las estrategias frente a los COMPROMISOS DE CALIDAD, en una escala de valoración de 1 a 3, así:

 

 

BAJO

MEDIO

ALTO

 

 

 

0 A 1

1 A 2

2 A 3

 

 

 

El anexo No.1 ALINEACIÓN ESTRATÉGICA (COMPROMISOS CON LA CALIDAD VS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO), evidencia que el PLAN DE DESARROLLO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA se orienta a satisfacer las necesidades de sus clientes, por tanto los OBJETIVOS DE CALIDAD serán ejes fundamentales del desarrollo local del PLAN DE DESARROLLO, “CALIDAD DE VIDA PARA TODOS”, los cuales son:

 

1.      Prestar los servicios a la comunidad de Castilla La Nueva de manera oportuna.

2.      Prestar eficazmente los servicios a la comunidad de Castilla La Nueva.

3.      Disponer de los recursos para la prestación de servicios a la comunidad, teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables.

4.      Mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad de la Alcaldía Municipal de Castilla La Nueva.

5.      Aumentar la satisfacción de la comunidad de Castilla La Nueva a través de la prestación de los servicios.

 

 

3.5  ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.

 

3.5.1          ACTOS DE REGULACIÓN

 

Los actos de conformación y reglamentación del COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD se describen a continuación:

DETALLE

NUMERO

FECHA

Comité  MECI - CALIDAD

Acta 001 comité de control interno

del 19 de mayo de 2006

Designación del Representante de la Dirección

            Resolución No 355 de, “por el cual se designa como representante del de la dirección y coordinador del grupo operativo MECI 1000: 2005 al director UEPCO.

 

septiembre 26 del 2008

 

3.5.2          REPRESENTANTE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA-META

 

Se designó como Representante de la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión (Calidad – MECI), al Director de la unidad de Contratación  quien además de las funciones a su cargo, tiene las siguientes:

 

*      Asegurarse de que se establecen, implementan y se mantienen los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión (Calidad- MECI).

*      Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado  de Gestión (Calidad  - MECI) y cualquier necesidad de mejora, y

*      Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

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