Referências de Células

Como já foi visto para identificarmos uma célula usamos as suas coordenadas. Igualmente nas fórmulas e funções usam-se as coordenadas das células. Isto tem vantagens, pois desta forma não é necessária a introdução de todas as fórmulas, uma a uma, mas copiar a primeira para as seguintes células.

Por exemplo, se tivermos a seguinte tabela:

 Queremos que na célula E4 apareça a soma das células B4, C4 e D4.

Podíamos escrever:

        =150+200+175

mas desta forma teríamos de escrever manualmente todas as outras fórmulas.

Se escrevêssemos:

        =B4+C4+D4

o Excel calcularia o total através do conteúdo das referidas células e não do valor absoluto contido nelas. Isto quer dizer que, se alterarmos o conteúdo das células, o resultado final seria automaticamente alterado.

Agora para copiar a fórmula para as outras células podemos utilizar os seguintes processos:

1º processo:

Copiar a célula da fórmula com o botão Copiar, indo ao Menu Editar -> Copiar ou através do CTRL + C.

Fica ao redor da célula um tracejado a piscar.

Depois é só necessário seleccionar as células de destino e clicar no botão Colar ou indo ao Menu Editar -> Colar ou através do CTRL + V.

Nota: Quando copiamos ou cortamos células no Excel e quando elas têm o contorno com o tracejado, se premirmos ENTER, o Excel fará automaticamente o Colar.

2º Processo:

Se olharmos para a célula activa, vemos que o contorno é mais espesso. No canto inferior direito dessa célula, vemos que existe um quadrado. Colocando o cursor do rato sobre esse quadrado, o cursor torna-se numa cruz (+).

Uma variante deste processo é dar um duplo clique sobre o quadrado que está no canto inferior direito da célula activa.

Este proceso irá preencher as células com a fórmula existente na primeira.

Esta variante tem uma pequena falha. O Excel apenas preencherá até à linha que estiver ocupada na coluna anterior. Assim, se a coluna anterior estiver preenchida até à Linha 20, será repetida a fórmula até à linha 20, se só estiver até à linha 5, só será repetida até essa linha.

Se visualizarmos o conteúdo das células veremos que, através de qualquer dos processos, o Excel adaptou as fórmulas para as linhas correspondentes.

Quando é feito o preenchimento pelos processos descritos acima, aparece uma caixa com uma seta ligeiramente abaixo das células preenchidas. Clicando na seta aparecem-nos opções que estão relacionadas com o preenchimento (copiar células), copiar só a formatação, não copiar a formatação).

Referências Relativas

No exemplo anterior foram utilizadas referências relativas. Estas identificam as células, mas quando copiadas passam a identificar as células correspondentes nas linhas ou colunas para onde foram copiadas.

Esta referência é bastante útil pois permite-nos utilizar uma mesma fórmula indefinidamente.

Copiando, preenchendo ou mesmo movendo o conteúdo da célula activa, o Excel irá adaptar as fórmulas nas células de destino.


Referências Absolutas

No caso das referências absolutas, as coordenadas são dadas de uma forma que o Excel não irá adaptar para as células de destino essas coordenadas.

No exemplo anterior vamos acrescentar as fórmulas da linha de total (linha 9), escrevendo na célula B9:

        =B4+B5+B6+B7+B8

Depois preenchemos as células da direita à fórmula por um dos processos já vistos anteriormente.

Acrescentamos uma nova coluna com o nome % do Total.

Para obtermos esta percentagem vamos dividir o total de cada país pela soma dos Totais dos Países. Na célula F4 escrevemos o seguinte:

        =E4/E9

Para a primeira fórmula não há problemas, mas se começarmos a preencher irão surgir alguns problemas (identificados pelo código de erro #DIV/0!). Aparece no canto superior esquerdo da célula um marcador verde para indicar que a célula tem um erro.

Este erro surge porque o Excel adaptou as fórmulas para as células de destino, ficando:

        =E5/E10

        =E6/E11

        etc...

Como as células estão vazias resultou este erro.

Aqui a solução passaria por fazer fórmula a fórmula. Ou então usar as referências absolutas.

Para usarmos as referências absolutas temos de acrescentar um cifrão ($) antes da letra da coluna e outro antes do número da linha. Isto irá fixar a célula, não sendo essa coordenada adaptada pelo Excel quando preenchemos a fórmula.

Assim se escrevermos na célula F4:

        =E4/$E$9

Apenas estamos a fixar a célula E9, a célula E4 continua uma referência relativa.

Após fazermos o preenchimento da fórmula, vemos que o erro desapareceu, isto porque o Excel apenas adaptou a célula E4 para as correspondentes para as outras células, mantendo sempre a célula E9 em todas as fórmulas.

Este tipo de referência é usado quando se quer utilizar uma célula comum a todas as fórmulas, colocam-se os cifrões antes dos elementos das coordenadas (letra e número) e essa célula fica fixa.

Referências Mistas

As referências mistas são utilizadas quando só queremos fixar a coluna ou a linha. Nestes casos coloca-se apenas o cifrão antes da letra (para fixar apenas a coluna) ou o número (para fixar apenas a linha).

Devemos fixar apenas o elemento que queremos utilizar nas fórmulas todas. Para exemplificar, podemos fazer a seguinte tabela:

Para vermos a relação entre os vário valores com as várias taxas, vamos multiplicar os valores pelas taxas. Inserindo na célula C3 a fórmula:

        =$B3*C$2

e depois de preenchermos as células primeiro para baixo e depois para a direita surgirá uma tabela semelhante à seguinte:

Se visualizarmos as fórmulas existentes nas células podemos ver que o Excel utilizou sempre as células dos valores (B3:B5) e as taxas (C2:E2), mesmo após as mudanças de células efectuadas através dos preenchimentos das células.

Simplesmente ajustou as referências conforme as necessidades, ou só as linhas, ou só as colunas. Estas últimas referências são bastante raras de utilizar, mas devemos sempre ponderar a sua utilização, pois podem simplificar bastante a construção das fórmulas.

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