Zlecenia wydań ZWZ zrealizowane

Zlecenia wydań ZWZ zrealizowane to dokumenty, które zostały w całości zrealizowane i automatycznie zamknięte przez użytkownika. Rejestr zleceń wydań ZWZ zrealizowanych zawiera informacje takie jak numer dokumentu, data, magazyn, kontrahent, ilość pozycji, dane o produktach i uwagi. Każde zlecenie wydań ZWZ zrealizowane jest identyfikowane unikalnym numerem dokumentu, co ułatwia jego śledzenie i zarządzanie.

Nie można natomiast edytować zapisanych zleceń, polecenie edycji możliwe jest tylko dla zleceń oczekujących, z poziomu rejestru zleceń wydań ZWZ oczekujące.

Jak efektywnie zarządzać zrealizowanymi zleceniami wydań w systemie WMS?

Zarządzanie procesami magazynowymi to skomplikowane zadanie, które wymaga precyzji na każdym etapie, od przyjęcia towaru aż po jego wydanie. Pełna kontrola nad cyklem życia zamówienia jest niezbędna dla utrzymania płynności operacyjnej i satysfakcji klienta. Nowoczesne systemy informatyczne, takie jak program magazynowy Studio WMS.net, oferują zaawansowane narzędzia do monitorowania tych procesów. Szczególnie istotnym elementem jest archiwizacja i analiza zakończonych operacji, ponieważ dostarcza ona cennych danych do optymalizacji przyszłych działań. Wgląd w historię zrealizowanych zleceń wydań (ZWZ) pozwala nie tylko na weryfikację poprawności wykonanych zadań, ale także na identyfikację trendów i usprawnienie całego łańcucha logistycznego.

Cykl życia Zlecenia Wydania Zewnętrznego (ZWZ) jest fundamentem operacji magazynowych

Aby w pełni zrozumieć znaczenie zrealizowanych dokumentów, należy najpierw prześledzić cały proces związany ze Zleceniem Wydania Zewnętrznego (ZWZ) w systemie WMS. Dokument ten stanowi początek każdej operacji wydania towaru z magazynu na zewnątrz. Jego utworzenie inicjuje szereg działań logistycznych, od przygotowania produktów po ich wysyłkę do kontrahenta. Program magazynowy Studio WMS.net oferuje elastyczność na tym początkowym etapie, umożliwiając zapisanie zlecenia w dwóch trybach: jako dokument w buforze lub jako zlecenie oczekujące na realizację. Zapisanie w buforze jest przydatne, gdy nie wszystkie szczegóły zamówienia są jeszcze znane i dokument może wymagać późniejszej edycji.​

Po ostatecznym zatwierdzeniu, zlecenie ZWZ trafia do rejestru dokumentów oczekujących i staje się podstawą do wygenerowania właściwego dokumentu wydania, czyli WZ (Wydanie Zewnętrzne). Dokument WZ jest potwierdzeniem fizycznego opuszczenia magazynu przez towar i to właśnie on powoduje aktualizację stanów magazynowych. Kiedy wszystkie pozycje ze zlecenia ZWZ zostaną w całości zrealizowane, system automatycznie zamyka taki dokument. W ten sposób trafia on do specjalnego rejestru zleceń zrealizowanych, który pełni funkcję kompletnego archiwum operacji wydania, stanowiąc niezastąpione źródło wiedzy dla menedżerów i analityków. Proces ten zapewnia pełną identyfikowalność i spójność danych w całym cyklu logistycznym.​​

Rejestr zrealizowanych ZWZ to centrum wiedzy o zakończonych operacjach

Rejestr zleceń wydań ZWZ zrealizowanych to znacznie więcej niż tylko cyfrowe archiwum. Stanowi on uporządkowane repozytorium wiedzy o wszystkich zakończonych operacjach wydania, do którego użytkownicy mogą wracać w celu analizy lub audytu. Każdy wpis w tym rejestrze zawiera szczegółowe informacje, takie jak unikalny numer dokumentu ZWZ, data jego wystawienia, magazyn, z którego towar został wydany, a także dane kontrahenta i odbiorcy. Co więcej, system precyzyjnie określa liczbę pozycji na dokumencie oraz całkowitą ilość wydanych towarów, dostarczając kompletny obraz każdej transakcji. Ten poziom szczegółowości jest nieoceniony przy weryfikacji historycznych działań i rozwiązywaniu ewentualnych nieścisłości.​

Fundamentalną cechą dokumentów w tym rejestrze jest ich niezmienność. Po całkowitej realizacji i automatycznym zamknięciu, zlecenia nie mogą być edytowane. Ta blokada gwarantuje integralność danych historycznych, co jest niezwykle ważne z perspektywy audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Mimo że edycja jest niemożliwa, program magazynowy od SoftwareStudio udostępnia szereg funkcji, które pozwalają efektywnie pracować z danymi archiwalnymi. Użytkownicy mogą w prosty sposób filtrować listę dokumentów według wartości w dowolnej komórce lub eksportować całe zestawienie do pliku Excel w celu dalszej, pogłębionej analizy. Dzięki temu historyczne dane stają się aktywnym narzędziem do podejmowania strategicznych decyzji.​

Funkcjonalności wspierają analizę i ponowne wykorzystanie danych

Chociaż zrealizowane zlecenia ZWZ są dokumentami zamkniętymi, system WMS.net wyposaża użytkowników w narzędzia, które pozwalają na ich aktywne wykorzystanie. Jedną z takich funkcji jest „Podgląd”, który umożliwia wizualną prezentację raportu w nowym oknie, bez konieczności jego drukowania. Podgląd jest generowany na podstawie szablonów Microsoft SQL Reporting Services, co zapewnia profesjonalny wygląd i czytelność. Użytkownik może skalować widok, a także eksportować go do popularnych formatów, takich jak PDF, Excel czy Word, co ułatwia udostępnianie informacji wewnątrz organizacji. To rozwiązanie pozwala na szybką weryfikację zawartości historycznego dokumentu bez zużywania papieru.​

Inną niezwykle praktyczną funkcją jest „Kopiuj”. Pozwala ona na stworzenie zupełnie nowego zlecenia wydania na podstawie istniejącego, zrealizowanego dokumentu. System automatycznie kopiuje wszystkie dane, takie jak kontrahent, lista pozycji czy uwagi, do nowego formularza w trybie buforowym. Dzięki temu użytkownik może szybko wprowadzić niezbędne modyfikacje i zapisać dokument jako nowe zlecenie, co znacznie oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. Ponadto, z poziomu rejestru zrealizowanych ZWZ, użytkownik ma również możliwość wydrukowania dokumentu bezpośrednio do formatu PDF oraz zainicjowania procesu tworzenia zupełnie nowego zlecenia za pomocą polecenia „Dopisz nowe zlecenia wydania”.

• Dopisz nowe zlecenia wydania - umożliwia dodanie nowego dokumentu zlecenia wydań ZWZ.

• Podgląd dokumentu ZWZ - umożliwia podgląd szczegółów dokumentu zlecenia wydań ZWZ.

• Kopiuj dokument - kopiuje dokument zlecenia wydań ZWZ do schowka.

• Wydruk dokumentu PDF - drukuje dokument zlecenia wydań ZWZ w formacie PDF.

Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.