Documentos electrónicos y Procesadores de textos

Documento electrónico

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica.

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.

La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.

Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos:

• Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.

• Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.

• Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.

• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,

• Retraso en firmas y autorizaciones,

• Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.

• Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.

Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos. Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisión.

 

• Elimina el extravío de documentos.

• Permite un rápido y fácil acceso a la información.

• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

• Firmas digitales.

• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

• Índices de búsqueda de la información.

• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

• Resguarda la documentación.

• Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.

• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

• Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

• Ordena de manera lógica los expedientes.

• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.

• Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

• Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
 
 
Procesador de Textos
 

DEFINICIÓN Y EVOLUCION DE LOS PROCESADORES DE TEXTO

Programas con capacidad para la creación de documentos incorporando texto con multitud de tipos y tamaños, gráficos, efectos artísticos y prácticamente todo lo que se hacía con los programas de imprenta tradicionales.

La definición de un procesador de textos, la podemos resumir como una súper máquina de escribir, introducida en nuestro ordenador. Ya que no sólo se limita a imprimir textos, sino que además puede editar, corregir, formatear, insertar dibujos, gráficos....etc. Todas estas opciones nos permitirán un manejo y versatilidad de nuestros documentos de una forma muy profesional, aparte de un ahorro de tiempo y esfuerzo incalculable.

 

Se trata de un tipo de aplicaciones que ponen a disposición del usuario el entorno y las comodidades necesarias para escribir cartas, redactar documentos, y, en general, teclear cualquier tipo de contenidos; además, a diferencia de los convencionales editores, permiten dar formato a los párrafos, para resaltar determinadas partes o facilitar su lectura, valiéndose de color, negritas, subrayados y cursivas. A pesar de su versatilidad, es necesario distinguirlos de las herramientas profesionales empleadas en el mundo de la maquetación que ofrecen posibilidades mucho más específicas.

 

 

HISTORIA DE LOS PROCESADORES DE TEXTOS

 

Los procesadores de textos han sido una de las primeras aplicaciones que se le dieron a los primeros ordenadores.

 

Los programadores tenían que comunicarse con las máquinas de una forma muy especial y al mismo tiempo complicada, por medio de tarjetas perforadas, códigos extraños....Con el paso del tiempo los mismos programadores diseñaron una aplicación que les permitiera programar de forma más inteligible, o sea escribiendo comandos (ordenes) en forma de texto, con lo cual la programación podía se "legible". Así nacen los primeros editores de textos. Estos van cobrando tal uso que empresas de software diseñan estos editores, cada vez de forma más parecida a una máquina de escribir, y que en poquísimo tiempo superan a éstas con creces.

 

 

CARACTERISTICAS Y TIPOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS

 

MICROSOFT WORD: De todos los procesadores de texto conocidos hasta el momento, el del paquete Microsoft Office se ha convertido en poco menos que un estándar de referencia casi obligada, dado el elevado porcentaje de usuarios que lo han instalado en su ordenador y lo utilizan.

LOTUS WORD PRO: Una de las alternativas más populares a Microsoft Word es este procesador de textos, incluido en el paquete de software de escritorio de Lotus. Para gustos se pintan colores, pero lo cierto es que los usuarios que se decanten por este producto no estarán haciendo una mala elección.

 

WORD PERFECT: No podía faltar el tercero en discordia, que en su día llegó a ser el más popular de su género entre los usuarios, hasta mediados de los noventa. El procesador de textos de la suite de Corel presenta un despliegue de innovadoras características que demuestran el interés por parte de sus promotores en volver a hacer de este programa un producto puntero capaz de competir en el mercado con Microsoft Word.

 

WORD PAD: Instalado por defecto en todas las versiones de los sistemas operativos de Windows, se le podría considerar el "hermano pequeño" de Microsoft Word. Es la opción ideal para aquellos usuarios que necesitan de forma esporádica un procesador con el que dar cierto estilo estético a sus escritos, sin buscar un acabado de apariencia profesional ni excesivas florituras ornamentales.

 

BLOCK DE NOTAS: También presente por defecto en todas las instalaciones del sistema de Windows, independientemente de la versión, este programa se muestra como la opción ideal para usuarios austeros. Al tratarse de una aplicación de posibilidades reducidas, no tendrán que familiarizarse con un complejo entorno lleno de funciones que nunca van a utilizar.

 

PARA MACINTOSH: Los promotores de procesadores de texto no han discriminado a los usuarios de Mac Os, ni mucho menos: la propia Microsoft se encarga de portar todas las versiones de Word a los ordenadores de la manzana.

 

TIPOS PROCESADOR DE TEXTOS

 

Con TeX o LaTeX, SuSE Linux ofrece un sistema de composición y formateo de textos  muy popular en los círculos científico y editorial. Si alguna vez  intentado crear un documento varios cientos de páginas con un procesador de textos convencional, ya sabe por qué necesita LaTeX.

TeX es un programa intérprete que funciona de modo similar al tipógrafo una imprenta. Ni siquiera un conjunto complicado de fórmulas matemáticas representa un problema para TeX. A diferencia de los procesadores de texto WYSIWYG (what you see is what you get) convencionales, en TeX el texto y las órdenes de formateo correspondientes se introducen en formato ASCII en un editor dc textos normal. A continuación, el archivo resultante se compile con el intérprete TeX.

Con el  TeX, SuSE Linux ofrece una amplia colección de programas y utilidades TeX. También encontrará utilidades para la creación de gráficos LaTeX ("xfig", "texcad"), procedimientos de sbell ("ts", "xtem") y convertidores ("detex, "LaTcX2HTML", "tex2btml"). Para facilitar al interesado los pri­meros pasos en TeX, SuSE Linux contiene también el programa LyX, un procesador dc textos WYSIWYG, basado en TeX/LaTcX. Por supuesto, Linux también ofrece soluciones paqueteofimáticas que permiten realizar todas estas tareas. SuSE ofrece Linux Office Suite 99 (incluye Applixware 4.4.2), StarOffice 5.1 y WordPerfect 8 por un precio muy asequible.

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abrahamlc1 .,
9/2/2012 10:45
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