Thư ký với cách tổ chức cuộc họp

       Là thư ký, chắc hẳn các cuộc họp đã không còn là điều gì lạ lẫm với bạn.      
   
   
Cuộc họp sẽ thành công nếu hội tụ 8 điểm sau đây:

1.    Chuẩn bị chu đáo
-    Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theo từng nội dung và thời gian cụ thể cho từng nội dung đó.
-    Tổng kết những thành phần sẽ đến dự cuộc họp để làm thư mời gửi đến từng bộ phận. Những bộ phận sẽ có báo cáo trong cuộc họp, bạn cần nhắc nhở lại một lần nữa trong lá thư mời họp.
-    Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành viên tham  gia. Thậm chí, bạn cần phải gọi điện lại một lần nữa để chắc chắn rằng tất cả mọi người đã có các tài liệu đó.
-    Chuẩn bị tốt khâu phục vụ cuộc họp như phòng họp, bàn ghế, giấy bút, nước uống…Những chi tiết nhỏ nhặt này thường dễ bị bỏ quên nên bạn cần kiểm tra kỹ lại cho chu đáo trước cuộc họp.



2.    Thảo luận trước về nội dung cuộc họp
Bạn cần trao đổi trước về nội dung với những người chủ trì cuộc họp ít nhất là một ngày trước khi diễn ra cuộc họp. Việc làm này sẽ khiến sếp của bạn nắm được phần nào tinh thần của buổi họp đồng thời cũng giúp chuẩn bị tốt hơn những gì sẽ nói, sẽ thảo luận. Cuộc họp cũng vì thế mà được tiến hành thuận lợi và diễn ra sôi nổi hơn.

3.    Nên họp đúng giờ
Trễ giờ họp cũng có nghĩa là bạn đang làm mất thời gian của người khác. Là một thư ký, bạn có thể mời mọi người trước thời gian họp tầm 15 phút để cuộc họp có thể tiến hành đúng dự định. Và nếu đã đến giờ mà có những nguời vẫn chưa đến thì cũng không nên vì một vài người mà khiến những người khác phải tiếp tục chờ đợi. Hãy bắt đầu cuộc họp như đã định.



4.    Nhất thiết cần có biên bản cuộc họp
Đó cũng là công việc chính của một người thư ký. Ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan trọng. Sau cuộc họp, bạn nên làm một bản báo cáo chi tiết sau đó in ra và phát cho mọi người. Cách làm khoa học này sẽ giúp bạn cũng như mọi người tham gia nắm được rõ ràng và chi tiết nội dung cuộc họp.

5.    Gợi ý mọi người thảo luận
Khi thấy không khí buổi họp có trùng xuống và thiếu sôi nổi, người thư ký cũng có thể trở thành người lĩnh xướng, đặt ra những câu hỏi, những tình huống và yêu cầu mọi người tham gia thảo luận. Bằng nhiều cách khác nhau, hay dẫn dắt để những người tham gia hào hứng thảo luận.



6.    Tập trung vào cuộc họp
Ở vai trò một người thư ký, lơ đãng trong cuộc họp là một điều cấm kỵ. Hơn ai hết, bạn phải là người tập trung hết mức vào cuộc họp. Không chỉ lắng nghe mọi người phát biểu mà còn cả lắng nghe và để ý thái độ của họ về cuộc họp, về vấn đề được đưa ra…có như vậy thì nếu có gặp những tình huống ngoài dự kiến, bạn vẫn có thể xử lý kịp thời.

7.    Bày tỏ ý kiến của mình
Thư ký không chỉ có việc ngồi một chỗ và ghi ghi chép chép, bạn cũng có vai trò như một nhân viên bình thường. Bởi thế bạn cũng cần có những ý kiến riêng của mình. Đó có thể là ý kiến trái chiều nhưng bạn hoàn toàn vẫn có thể nêu lên quan điểm của bạn và thuyết phục mọi người vào ý kiến của mình.

8.    Không để cuộc họp kéo dài quá lâu
Nếu cuộc họp kéo dài quá thời gian qui định sẽ khiến tâm lý người dự không thoải mái thậm chí còn gây cho họ sự khó chịu. Bởi vậy nếu đã đến giờ kết thúc mà vấn đề được nêu vẫn chưa có cách giải quyết, hãy nói nhỏ với người chủ trì cuộc họp để tiếp tục vấn đề trong một cuộc họp khác.

Là người thư ký, việc sắp xếp và tổ chức những cuộc họp là một công việc gần như diễn ra thường xuyên và bắt buộc, hãy chứng minh cho mọi người thấy rằng bạn là một thư ký chuyên nghiệp về vấn đề này, bạn nhé!


Comments

LKK