Cấu trúc thư tín thương mại

Home        Speaking        Listening        Reading        Writing        Links

1.       Vai trò của thư tín thương mại

-   Là phương tiện giữ liên lạc với khách hàng

-        Để trao đổi thông tin/hiểu yêu cầu của khách hàng

-          Tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng

........

2.       Các phần của thư

a.       Phần đầu thư/ địa chỉ người gửi

-          Ở giữa, trên cùng của tờ giấy viết thư in sẵn

-          Địa chỉ người gửi thường đặt trên cùng phía bên tay phải của tờ giấy

-          Phần đầu thư bao gồm tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email, trang web

b.      Dòng ngày tháng ghi bên dưới địa chỉ người gửi(không nên viết ngày tháng theo số để tránh nhầm lẫn)

Tiếng Anh Mỹ: 1/11/2010 có nghĩa là tháng 11

Tiếng Anh Anh: 1/11/2010 có nghĩa là tháng 1

c.       Tham chiếu đầu

-          Consist of the signer’s initials:

Our ref: NT/TH

Your ref: PQ/23

d.      Địa chỉ trong thư

-          Phía trên bên tay trái

-          Bao gồm:

o  Courtesy title+ name of receiver

o   Job title

o   Name of the company

o   Name of the house or building

o   Number of the house + street

o   Name of town/city, postcode

o   Name of country

e.g

Mr. Vu Duc Hoan

Sales manager

Eco-friendly Ltd.

1/194 Nguyen Trai Street

Thanh Xuan, Hanoi

Vietnam

e.      Attention line(not always require)

For the attention of the production manager

f.        The opening salutation

Dear Sir,

Dear Sirs

Dear Madam

Dear Sir/Madam

Dear Mr Smith

Dear Mrs Alison

Dear Miss Anna

Dear Ms Alison

g.       Subject line

Re: order No. 136

h.      Body of the letter: message is paragraphs

i.         The closing salutation:

Dear sir                         -->           Yours faithfully

Dear Mr. Smith               -->           Yours sincerely

j.        Signature

Hand written signature

The writer full name

Job title

+p.p(pre pro): for and on behalf of the manager

 e.g

Yours sincerely

Hoan

Vu Duc Hoan

Sales Manager

e.g:

Yours sincerely

Hai

Mr. Hai Nguyen

p.p Vu Duc Hoan

Sales Manager

k.       Enclose reminder

Enc./End

Enc. Catalogue and price list

Enc.              - Bill of Lading(2 coppies)

-  Invoice(1 copy)

-  Price list(2 copies)

-          Cc: carbon copy

-          Bcc: blind carbon copy

3.       Bố cục thư

-          Full blocked format: all parts of the letter begins at the left hand side

-          Blocked format: the same as full blocked format, except the date line, reference initials, the closing salutation, signature and the sender’s address identification are on the right.

-          ½ semi-blocked format: the same as blocked format: the beginning of each paragraph is indented 5 or 10 spaces

Comments