· Plan directeur de KC

créé par Pascal Colmaire et adopté à l'unanimité en assemblée générale
 
 
 
OBJECTIF :
Faire de Kyudo Chablais et du Kyudo, un club et une discipline connus et bien considérés par le public et les autorités de la commune, du canton et du département. Bref, développer une image et une réputation devant générer des pratiquants et des partenariats ; ce qui devrait aider au développement de notre club et art martial.
 
LES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS DU PLAN :
L'atteinte de l'objectif de ce plan passera par les améliorations suivantes de Kyudo Chablais :
    1. Du management : de la structure, de la gestion et du fonctionnement
    2. Des infrastructures, des installations et du matériel
    3. De l'encadrement
    4. De l'effectif
    5. De la visibilité au plan local, cantonal et départemental
    6. Des partenariats
 
Chacun de ces éléments du plan fait l'objet d'une analyse dans les paragraphes suivants.
 
 
1.    AMÉLIORATION DU MANAGEMENT : structure, gestion, fonctionnement
 
Cette amélioration était l'une des premières entreprises par Kyudo Chablais, et donc a déjà enregistré diverses évolutions ; ci-dessous se trouvent les principales.
 
1.1    Statuts/Constitution de l'association
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Cette amélioration est en constante évolution depuis les balbutiements du Kyudo dans le Chablais. Car Kyudo Chablais est né de l'intérêt que portaient deux archers de Ripaille (Messieurs René DELCLOS et Robert WILLET) à la forme de tir à l'arc que pratiquait un nouveau venu dans la région (le Kyudo par Pascal COLMAIRE). C'est le club de tir à l'arc de ce dernier (Les Archers du Gavot) qui a hébergé le vendredi 12 avril 2002, la première entité de Kyudo Chablais, sous la forme d'une branche des Archers du Gavot, qui étaient au début eux-mêmes une section du comité des fêtes de Bernex. Puis les Archers du Gavot ont constitué un club à part entière le 18 septembre 2004, indépendant du comité des fêtes et de toute autre organisation ; alors Kyudo Chablais est devenu une section de ce nouveau club.
Le 1er octobre 2007, Kyudo Chablais devenait un club à part entière, indépendant de toute autre organisation.
Le 2 juillet 2010, Kyudo Chablais s'associait au Foyer de Loisirs d'Amphion-Publier en devenant la section Kyudo du FLAP.
Ces divers changements constitutionnels ont été faits pour diverses raisons, mais toujours en pleine harmonie avec l'objectif de ce plan, à savoir : Amener Kyudo Chablais et le Kyudo à être bien connus et considérés par le public et les autorités de la commune, du canton et du département.
Kyudo Chablais a obtenu un agrément administratif au titre du sport le 3 novembre 2009 - Numéro : 74 S 09 09 - délivré par le Directeur Départemental de la Jeunesse et des Sports de Haute-Savoie.
 
La problématique concernant cet élément du plan:
Aucune identifiée.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Aucun identifié à ce jour.
 
1.2    Répartition des tâches de gestion/fonctionnement
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Depuis 2007, nous trouvons parmi les postes du bureau directeur de Kyudo Chablais, des responsables de tâches, de secteurs d'activités et de services destinés aux membres. Au fil du temps, certains de ces responsables deviennent de plus en plus actifs, et pour des projets et travaux spécifiques il y a toujours de nombreux volontaires.
 
La problématique concernant cet élément du plan:
Il y a très peu de réunions des élus de Kyudo Chablais.
Le fonctionnement de l'association n'est pas encore assuré par un réel conseil d'administration ; c'est surtout le président (*) qui initie, gère et coordonne les opérations du club. Il s'efforce de prendre les avis d'un maximum d'élus et de membres sur presque tous les projets.
Le club fonctionne sur des projets épisodiques qui ne font pas partie d'un plan, et sont donc peu fédérateurs/rassembleurs, ou ne le sont que d'une manière éphémère.
(*) Ceci est une vision générale et grossière, car une analyse plus pointue ferait apparaître une proactivité grandissante de la part de plusieurs membres du comité de direction.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
    -    Disposer d'un plan qui soit approuvé et supporté par un maximum de membres de Kyudo Chablais
          Echéance : En cours par le document présent ; son adoption est prévue lors de l'assemblée générale de septembre 2011
 
    -    Continuer de faire en sorte que les dirigeants de Kyudo Chablais assurent les tâches pour lesquelles ils ont été élus ; et coordonner leurs activités             par la tenue assez régulière de réunions de coordination de l'association
          Echéance : Dès la saison 2011-2012
 
1.3    Satisfaction et valorisation des membres de Kyudo Chablais, surtout des bénévoles
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
C'est le souci constant de Kyudo Chablais et le point d'orgue de ce plan. C'est aussi pour cela que parmi les postes du bureau directeur de Kyudo Chablais, il y a un responsable des activités sociales en charge de développer et d'entretenir l'esprit d'équipe. Mais la satisfaction de nos membres ne repose pas seulement sur l'intégration des membres à cette mini structure sociale que constitue Kyudo Chablais, elle englobe l'information, la valorisation des "acteurs" (élus, bénévoles, pratiquants) et la qualité de la pratique : l'encadrement et les conditions matérielles (les sites de pratique, le matériel mis à disposition).
Les réunions du bureau directeur ont été ouvertes à tous les membres, afin qu'ils puissent s'informer, questionner, exprimer leurs besoins... Elles sont toutefois assez rares.
Tous les membres sont toutefois consultés sur chaque projet, avant de l'entreprendre, l'amender ou l'abandonner.
 
La problématique concernant cet élément du plan:
Pas de réel problème, mais vu le point précédent "Répartition des tâches de gestion/fonctionnement", il est important de motiver les bonnes volontés.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
     -    Une sorte de sondage afin de quantifier le taux de satisfaction des membres et de surveiller son évolution.
           Echéance : fin de la saison 2010-2011
 
    -    Une officialisation/formalisation des récompenses remises aux bénévoles
          Echéance : AG 2011
 
1.4    Communication au sein de Kyudo Chablais
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Il y a une très fréquente communication du président envers tous les membres de Kyudo Chablais ; elle se fait essentiellement par courrier électronique.
Un site internet a été ouvert en février 2011, il est encore (et le sera probablement toujours) en développement.
En début de chaque séance, des informations sont données sur les activités du club.
 
La problématique concernant cet élément du plan:
C'est beaucoup de travail pour le président et le responsable du site.
Des membres ne consultent pas régulièrement leurs courriers électroniques, et encore moins le site internet du club, de la ligue et de la fédération.
Pas de notes prises, ni remises lors des informations données en début de séance.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Motiver les membres à consulter et prendre note des informations émises par le club.
Echéance : continue
 
Des réflexions à mener :
        Peut-être faut-il développer d'autres filières de communications ?
        Ne faudrait-il pas y avoir plusieurs personnes en charge chacune de certaines catégories d'informations ?
        Ne devrait-il pas y avoir des circuits différents ? L'un entre les dirigeants et l'autre entre les dirigeants et les membres ?
        Echéance : Assemblée Générale 2011
 
1.5    Communication et relations avec les partenaires de Kyudo Chablais
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Notre communication fonctionne très bien avec le FLAP qui est notre club multi-activités d'appartenance, ainsi qu'avec la Cité de l'Eau qui est le lieu de notre pratique. Au personnel de ces deux instances nous avons offert un petit cadeau d'étrennes en début d'année pour exprimer notre satisfaction de leur partenariat. L'élection de l'un de nos membres dans le bureau du FLAP est un plus indéniable. Notre participation à diverses activités du FLAP qui ne sont pas en relation avec le Kyudo (courriers lors de la campagne des licences, jury de concours photos...) fortifient notre partenariat.
Nos relations sont excellentes et de type amical avec ASAHI Archery, notre fournisseur de matériel, qui nous consent 20% de remise sur nos achats, et nous donne de temps à autre quelques articles.
Nous avons rapporté, sans qu'ils nous le demandent, l'utilisation de leur subvention à la mairie de Publier et au CNDS.
Aussitôt réalisé, nous avons montré à Lyon Archery le résultat du mur de ciblerie réalisé avec les matériaux achetés chez eux, pour lesquels ce distributeur nous a accordé un prix préférentiel (double remise).
 
La problématique concernant cet élément du plan:
C'est avec la commune que notre communication révèle quelques faiblesses :
    -    Elle ne nous informe pas de la campagne des demandes de subvention (des périodes, des dates).
    -    Elle n'a pas rapporté à la remise des récompenses aux acteurs du sport publiérien des résultats notoires de certains de nos membres : un 2ème Dan ANKF lors d'un passage européen de grades 2009, une participation à une coupe du monde en 2010...
Mais nos relations avec la municipalité sont correctes. Et mis à part cette regrettable zone d'ombre, nous pensons déjà bien faire concernant cet élément du plan.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Continuer à bien communiquer avec nos partenaires ; ça paiera un jour !
Améliorer la communication entre la municipalité et Kyudo Chablais.
Accroître le nombre de partenaires et tenter d'obtenir davantage de soutien de leur part.
Echéance : continue
 
Se faire mieux connaître et mieux faire connaître nos activités auprès de nos partenaires. L'organisation d'un grand événement du genre soirée des arts martiaux, pourrait aider cela.
Echéance : printemps 2012
 
1.6    Gestion financière de Kyudo Chablais
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
En 2008, nous avons obtenu l'élection à ce poste d'une personne compétente, qui assure depuis (nous sommes en août 2011) ses fonctions avec beaucoup de soin et de compétence, elle est aussi proactive. Toutes proportions gardées, la qualité de notre comptabilité est d'un niveau bien supérieur au volume d'argent que nous brassons annuellement (quelques centaines d'euros seulement) :
Il est à noter qu'en 2010, pour mener à bien le projet important d'acquisition de notre mur de ciblerie, les membres ont accepté une cotisation supplémentaire exceptionnelle proposée par notre trésorier.
 
La problématique concernant cet élément du plan:
C'est davantage le faible montant des fonds que leur gestion qui représente un problème.
La mairie nous prévient, nous invite, nous informe d'un tas de choses, mais pas du processus des subventions, qui sont d'un montant dérisoire (rien en 2008, 150 euros en 2009, rien en 2010).
Le CNDS requiert des pièces comptables de clubs professionnels, ce qui est totalement inapproprié pour une association comme la nôtre qui ne brasse que quelques centaines d'euros par an.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
En termes de gestion, la situation est tout à fait satisfaisante. Il nous faut toutefois travailler sur les rentrées financières afin de réaliser les objectifs de ce plan.
Echéance : continue
 
Nous devrions aussi pouvoir aider financièrement les membres qui représentent l'association dans des événements nationaux et/ou internationaux.
Echéance : dès l'été 2011 (aide au passage de grades à Paris)
 
 
2.    AMÉLIORATION DES INFRASTRUCTURES, des installations et du matériel
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Beaucoup!
Partis de rien (seulement le matériel personnel d'une personne), avec beaucoup de "bidouillage" et d'efforts personnels, puis tardivement quelques petites subventions, nous connaissons désormais (aoùt 2011) de bonnes, voire de très bonnes conditions matérielles de pratique.
 
 
                                                                    Avant                                                                            Maintenant
 
 
 
La problématique concernant cet élément du plan:
Le Kyudo offre un apprentissage long et conséquent (qualité de la prestation individuelle et coordination collective). Pour cela il est nécessaire de pratiquer plusieurs fois par semaine. Or les horaires de travail de certains de nos membres ne sont pas compatibles avec les deux créneaux de salle qui nous sont octroyés. Ils ne pratiquent donc qu'une fois par semaine, quand la salle n'est pas indisponible (réservée pour autre chose, fermée pendant des vacances ou jours fériés), qu'ils n'ont pas d'empêchement, etc... Ils ne pratiquent donc pas assez pour une progression intéressante et satisfaisante.
Le matériel du club qui n'est pas utilisé pour les séances hebdomadaires (donc hors ciblerie, porte-arcs, boîtes à flèches...) est surtout remisé chez le président. Ce dernier se déplaçant souvent professionnellement, se pose un problème de mise à disposition de certains articles appartenant au club (arcs, gants, flèches... notamment pour les débutants). La situation est le même pour le matériel collectif d'entretien du matériel (empenneuse, coupe-tube, pesons...).
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
    -    Obtenir l'accès quasi permanent à une salle disposant d'un haut plafond, mais de la surface d'une simple pièce d'habitation, pour y :
                -    pratiquer le tir à la Makiwara quasiment en tout temps,
                -    stocker le matériel du club (d'initiation, d'entretien...)
          Echéance : fin de la saison 2011-2012
 
    -    Elargir notre gamme d'arcs (en tension et hauteur) et de gants (taille)
          Echéance : quasi continuel. Il serait bon d'acquérir un arc une année, puis un gant une autre année
 
    -    Maintenir notre stock de matériel en état, notamment le mur de ciblerie en Ethafoam et les Makiwaras
          Echéance : continuel
 
    -    Disposer d'un Dojo traditionnel spécifique à la pratique du Kyudo
          Echéance : 2025
 
 
3.    AMÉLIORATION DE L'ENCADREMENT
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Kyudo Chablais a connu la chance que ses pionniers ne partaient pas de rien ; ils étaient archers tous les trois. L'un d'entre eux, celui qui pratiquait déjà le Kyudo, était un entraîneur national de tir à l'arc sportif, titulaire du Brevet d'Etat d'Educateur Sportif du 3ème degré (option tir à l'arc) et enseignant d'Education Physique et Sportive.
En Kyudo, c'est ce système des grades qui qualifie les enseignants. Sur les recommandations du président de la FKT de l'époque, afin de se mettre en conformité avec les us et coutumes du Kyudo français, celui de nos pionniers qui avait déjà plus de 13 années d'expérience en Kyudo, s'est engagé dans le système des grades ; il en est à ce jour à son 4ème Dan. L'un de ses deux autres compères dispose à ce jour (août 2011) du 2ème Dan. Cinq pratiquants qui ont rejoint Kyudo Chablais depuis sa création sont titulaires du 1er Dan depuis le 16 juillet 2011.
De nombreux stages de formation ont été suivis, dont certains à l'étranger, y compris au Japon, et toujours sur la base de l'autofinancement.
 
Les problématiques concernant cet élément du plan:
Le perfectionnement des cadres n'est pas organisé, il reste au libre choix des uns et des autres, et autofinancé. Cette manière de faire pourrait conduire à des divergences pédagogiques et des abandons/non-progressions d'enseignement pour manque de moyen.
 
L'enseignant en chef de Kyudo Chablais occupe des fonctions professionnelles qui le font souvent voyager. De ce fait, des membres du club ont dû suppléer à ses absences. A ce jour (août 2011), avec 6 autres gradés, l'encadrement des diverses séances ne devrait plus être un réel problème. Toutefois il reste à coordonner le contenu et les méthodes pédagogiques entre les intervenants.
 
Nous avons déjà rapporté plus haut les difficultés à stocker puis à transporter le matériel d'initiation à chaque séance. Si ce n'est pas un problème d'enseignant, ça reste un problème d'enseignement.
 
Lorsqu'une personne enseigne, elle pratique peu ou pas au cours de la séance dont elle est en charge, ce qui réduit ses possibilités de progression et donc d'accès au grade supérieur.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Mettre en place un plan de formation qui :
    -    contribue à une formation continue harmonieuse des différents cadres
    -    coordonne les interventions des enseignants, tant dans leur contenu que dans la forme
Echéance : fin de la saison 2011-2012
 
Un local de rangement qui servirait aussi de lieu de pratique permanent (à la Makiwara) est nécessaire pour résoudre les problèmes de stockage et d'accès au matériel d'initiation, ainsi que de la pratique des cadres (hors séance).
Echéance : fin de la saison 2011-2012.
 
 
4.    AMÉLIORATION DE L'EFFECTIF
 
La situation en août 2011 et ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
 
Provenance géographique :
 
 
L'évolution de l'effectif est très bonne compte tenu de la faible infrastructure matérielle que le club a connu pendant plusieurs années. Avec 16 membres, Kyudo Chablais est entré dans le top 10 des Kyudojos français en 2011 en terme d'effectif.
Avec un quart des membres résidant sur Publier (2) et Amphion (2), nous sommes proches du pourcentage des autres associations ; il serait toutefois bon d'augmenter le nombre de nos membres publiériens.
 
Répartition par tranche d'âge :
 
 
Une moyenne d'âge assez élevée, mais qui semble assez conforme à ce que connaissent les autres Kyudojos français.
 
Répartition par sexe :
 
 
Avec une parité parfaite de 8 dames pour 8 hommes, nous devons être une exception exemplaire !
 
Les gradés :
 
 
Plus de la moitié de notre effectif est sans grade. Seuls 12,5 % ont dépassé le stade du premier Dan ANKF. Ceci n'est pas en conformité avec la qualité de l'enseignement et du niveau de pratique de Kyudo Chablais. Ce dernier constat n'est toutefois pas alarmant du fait de la jeunesse du club.
 
Les dirigeants :
 
 
C'est une assez bonne répartition compte tenu du fait qu'une demoiselle n'est plus active et que deux dames résident très loin du club.
 
Les problématiques concernant cet élément du plan:
Peu ou pas de problème, mis à part :
    -    La quasi absence de jeunes éléments, et une moyenne d'âge assez élevée, même si elle ne semble pas hors norme pour le Kyudo français.
    -    Un effectif assez faible, même s'il est conséquent pour le Kyudo français. De ce fait, quelques séances se déroulent avec peu de participants ;
          parfois pas assez pour travailler en Sharei. Mais il est vrai que le club a longtemps été limité dans ses possibilités de recrutement à cause d'un manque de matériel, voire d'installations (par le passé).
    -    Le faible nombre de gradés. Toutefois, 2011 a connu une forte progression de ce nombre (+4).
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Continuer les efforts de :
    -    Promotion / recrutement - Voir les moyens d'action envisagés plus haut
          Echéance : continue
 
    -    Amélioration des conditions matérielles - Voir les moyens d'action envisagés plus haut
          Echéance : continue
 
    -    Gradation
          La plupart des moyens d'action envisagés ont également été évoqués préalablement : amélioration de l'encadrement, local de pratique permanent,
          défraiement partiel des candidats...
          Echéance : quasi continue - voir l'échéance précisée pour chaque moyen d'action plus haut
 
          Nous pouvons ajouter à ces moyens d'action préalablement décrits la participation et la tenue de stages.
          Echéance : planification annuelle
 
 
5.    DE LA VISIBILITÉ AU PLAN LOCAL, CANTONAL ET DÉPARTEMENTAL
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Bien des opportunités de démonstrations ont été envisagées, mais seules des actions au bord du lac (sur le territoire de la commune), ainsi que dans les Alpages, ont pu être mises en oeuvre.
Kyudo Chablais tient aussi régulièrement un stand lors du Forum des Associations de Publier, et a en 2011 participé à "Faites du Sport" toujours à Publier.
Un article sur les activités du club paraît dans tous les derniers numéros de "Léman Oeil" le bulletin municipal de Publier, et, lorsque des activités ou des événements le justifient, dans la presse locale.
L'ouverture d'un site Internet spécifique à Kyudo Chablais (6 février 2011) est également un outil de visibilité.
La tenue de nos séances du samedi matin dans la salle Athéna du complexe sportif de la Cité de l'Eau, qui dispose d'un passage du public en mezzanine, nous permet aussi d'être vu.
Enfin, nous rapportons directement aux autorités (DDCS, Mairie, CNDS, ...) certaines réalisations (par exemple : la réalisation du mur de ciblerie).
 
Les problématiques concernant cet élément du plan:
Il nous est difficile de trouver des opportunités de démonstration. Par exemple, nous avons proposé des démonstrations à tous les offices de tourisme de la région (à intégrer lors de certaines de leurs manifestations), aucune réponse ne nous est parvenue.
Nous sommes encore peu connus de la population locale et des environs, il en est de même pour nos activités.
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Nous avons un projet de soirée des arts martiaux, pour lequel le FLAP nous a demandé d'attendre quelques temps avant sa mise en oeuvre. Il nous faut le relancer.
Echéance :
    -    relance du projet d'une soirée des arts martiaux : automne 2011
    -    tenue de la soirée des arts martiaux : printemps 2012
 
A étudier : comment pouvoir conduire davantage de démonstrations publiques ?
Echéance : continue
 
 
6.    AMÉLIORATION DE NOS PARTENARIATS
 
Ce qui a déjà été fait sur cet élément du plan:
Dès la création de l'association, nous avons bénéficié de l'assistance des deux clubs d'archers du secteur (Thonon et Bernex).
Le groupe de Kyudo de Plan-les-Ouates (KKPLO) nous a épaulé quelques fois.
Asahi Archery nous a toujours accordé d'excellents prix. Lyon Archerie a fait de même pour l'achat de notre mur de ciblerie.
Nous avons ensuite recherché le partenariat d'entités publiques et administratives telles que la commune / Citée de l'Eau, la DDCS / CNDS, un club multi-activités : le FLAP.
Grace à Hubert HORGNIE, ancien président du FLAP, nous obtenons 25 T-shirts le 4 juin 2011 de la part de "Dépôt Sport".
La presse locale couvre presque toujours nos actions et rapporte nos réalisations.
Tout ceci est un bon début.
 
Les problématiques concernant cet élément du plan:
 Pas de véritable problème actuellement. Voir toutefois le point "1.4  Communication et relations avec les partenaires de Kyudo Chablais".
 Pour l'avenir, davantages de partenaires nous seront nécessaires, notamment pour nous aider à la mise en oeuvre de certains importants projets :
    -    Obtention et aménagement d'un local permanent de pratique (et rangement)
    -    Soirée des arts martiaux
    -    Construction d'un Kyudojo
    -    ...
 
Ce qui reste à faire sur cet élément du plan:
Pour espérer attirer de nouveaux partenaires, il nous faut d'abord passer quelques étapes, notamment :
    -    Optimisation de la gestion et du fonctionnement de notre club
    -    Amélioration de nos infrastructures, de nos installations et de notre matériel
    -    Perfectionnement de notre encadrement
    -    Augmentation de nos effectifs
    -    Accroissement du niveau de popularité du club, et donc de visibilité par les partenaires actuels et potentiels
 
Echéance : Ce point 6 du plan de développement de Kyudo Chablais constitue donc son étape ultime (mais pas finale!)