ระดับของสารสนเทศ


ระดับของสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน สามารถแบ่งตามจำนวนคนที่ใช้ข้อมูลและสารสนเทศร่วมกันได้ 3 ระดับดังนี้



ระดับสารสนเทศ ระดับบุคคล

          เป็นระบบสารสนเทศที่เสริมประสิทธิภาพในการทำงานและเพิ่มผลงานให้บุคลากรแต่ละคนในองค์กร ด้วยวิธีการต่างๆ ดังนี้

          1. จัดหาอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูงในการจัดการสารสนเทศของหน่วยงาน หรือองค์กรให้แก่บุคลากรได้ใช้งาน โดยเฉพาะอุปกรณ์ที่สามารถเก็บข้อมูลได้จำนวนมาก เรียกค้นข้อมูลมาใช้ได้สะดวก รวดเร็ว เช่น ฮาร์ดดิสก์ที่มีจุมากๆ ซีพียูที่มีประสิทธิภาพสูงในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงเป็นต้น
          2. จัดหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ๆ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมตารางทำงาน โปรแกรมช่วยทำจดหมายเวียน โปรแกรมช่วยจัดการฐานข้อมูล หรือพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์โปรแกรมเดิมให้มีประสิทธิภาพในการจัดการสารสนเทศมากขึ้น
          3. จัดระบบความปลอดภัยในการใช้คอมพิวเตอร์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยให้รหัสผ่าน (password) แก่ บุคลากรแต่ละคน เพื่อเข้าสู่การจัดการสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นความลับของหน่วยงาน หรือองค์กร และควรติดตั้งโปรแกรมกำจัดไวรัสคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจติดมาจากการดาว์นโหลดข้อมูลผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือมาจากการเปิดแผ่นบันทึก แผ่นซีดี แผ่นดีวีดีและหน่วยความจำแบบแฟลซ ไว้ในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง พร้อมกับปรับปรุงโปรแกรมกำจัดไวรัสคอมพิวเตอร์ให้ทันสมัยอยู่เสมอ
          4. ฝึกอบรมบุคลากรในหน่วยงานหรือองค์กรให้มีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถใช้อุปกรณ์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ๆ ได้อย่างถูกต้อง และฝึกอบรมเรื่องที่เกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศให้เป็นระเบียบ สะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้งาน



ระดับของสารสนเทศ ระดับกลุ่ม

          เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลให้ทำงานร่วมกันได้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้ทรัพยากรข้อมูล และอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน ด้วยวิธีการต่างๆ ดังนี้
          1. การนำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมต่อกันเป็นเครือเข่ายท้องถิ่นหรือเครือข่ายแลน (Local Area Network : LAN) เพื่อให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของเครื่องคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดดิสก์ และเครื่องพิมพ์ร่วมกัน ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในหน่วยงานจะบรรจุไว้ในคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกลางที่เรียกว่า เครื่องบริการแฟ้ม ถ้ามีคนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้ ผู้ใช้คนอื่นที่อยู่บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ก็จะไดรับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วทันที
          2. การเสนอขายสินค้าผ่านทางสื่อโทรศัพท์ และเว็บไซต์ในอินเทอร์เน็ต โดยบุคลากรในกลุ่มอาจมีอยู่หลายคน และใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลกลางของลูกค้าร่วมกัน กล่าวคือ มีข้อมูลลูกค้าที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงกันได้ ถ้าพนักงานในกลุ่มคนใดคนหนึ่งไม่มาทำงาน พนักงานคนอื่นๆ ก็สามารถติดต่อประสานงานและบริการลูกค้าหรือเสนอขายสินค้าแทนกันได้ ทำใหธุรกิจดำเนินต่อไปโดยไม่หยุดชะงัก ซึ่งมีส่วนช่วยในการยกระดับการบริการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ถือเป็นกลยุทธ์ทางด้านการขายอย่างหนึ่ง
          3. การสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล (E-mail) การประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ หรือประชุมผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต กล้องวีดิทัศน์ จอภาพ และเครื่องฉายที่เรียกว่า วีดีโอคอนเฟอเรนซ์ ซึ่งสามารถประชุมปรึกษากันได้ แม้อยู่ต่างสถานที่กัน จึงช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่องานได้



ระดับสารสนเทศ ระดับองค์กร

          เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม ซึ่งเป็นการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายหน่วยงาน หลายแผนก หลายฝ่าย ด้วยการส่งผ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องถึงกัน จากหน่วยงานหนึ่งข้ามไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง ด้วยคอมพิวเตอร์ของแต่ละหน่วยงาน
          ตัวอย่างระบบสารสนเทศที่พบเห็นในระดับองค์กร เช่น การประสานงานเพื่อสร้างรายได้ให้กับธุรกิจการค้า โดยมีฝ่ายต่างๆ ปฏิบัติงานร่วมกัน ได้แก่ ฝ่ายการขาย ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายพัสดุ และฝ่ายการเงิน ซึ่งแต่ละฝ่ายอาจมีระบบข้อมูลหรือระบบคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการปฏิบัติการของฝ่ายและมีระบบการสื่อสารหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างฝ่ายซึ่งส่งผลให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำธุรกิจ สร้างผลกำไร กระตุ้นยอดขายสินค้า และเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
          นอกจากนี้ หากมีจำนวนผู้ใช้ข้อมูลสารสนเทศและเครื่องใช้คอมพิวเตอร์จำนวนมาก ควรใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เช่น ไมโครซอฟต์แอกเชส (Microsoft Access) ซึ่งสามารถช่วยในการดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ