การจัดการสารสนเทศ

          การจัดการสารสนเทศ เป็นวิธีการที่องค์กรต่างๆ ใช้จัดการสารสนเทศอย่างมีขั้นตอน เพื่อให้สารสนเทศที่มีอยู่จำนวนมากเกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาและนำมาใช้


การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไปมีขั้นตอน ดังนี้

          1. การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
               1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการรวบรวมข้อมูลจากการสังเกต การสอบถาม การสืบค้นข้อมูลจากเว็บไซต์ หรือการใช้แบบสอบถาม แล้วนำข้อมูลมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์โดยใช้แผงอักขระ เครื่องอ่านรหัสแท่ง หรือเครื่องกราดตรวจ
               1.2 การตรวจสอบข้อมูล เป็นการพิจารณาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาได้ด้วยสายตามนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบ โดยข้อมูลที่จะเลือกใช้และเก็บเข้าไปในระบบมต้องมีความน่าเชื่อถือ หากพบข้อผิดพลาดต้องรีบแก้ไข
          2. การประมวลผลข้อมูล ทำได้ดังนี้
               2.1 การรวบรวมแฟ้มข้อมูล เป็นการแบ่งแยกข้อมูลทั้งหมดออกเป็นกลุ่ม เป็นเรื่อง เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปสะดวกรวดเร็วขึ้น
               2.2 การจัดเรียงข้อมูล เป็นการเรียงลำดับข้อมูลจากตัวเลขน้อยไปหามากหรือตัวเลขมากไปหาน้อย หรือเรียงตามลำดับตัวอักษร ก-ฮ หรือ A - Z เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและอ้างอิงในภายหลัง
               2.3 การคำนวณ เป็นการนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขมาบวก ลบ คูณ หาร ยกกำลัง หาค่าเฉลี่ย หรือหาผลรวม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ซึ่งสามารถนำมาอ้างอิงได้
               2.4 การทำรายงาน เป็นการนำข้อมูลจากการรวบรวม จัดเรียง และคำนวณมาสรุปเป็นรายงานรูปแบบต่างๆ เช่น รายงานเขียนด้วยรายมือ รายงานพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ รายงานเป็นเสียงบันทึกในแถบบันทึกเสียงเป็นต้น
          3. การดูแลรักษาข้อมูล ทำได้ดังนี้
               3.1 การจัดเก็บ เป็นการนำข้อมูลที่สรุปเป็นแบบรายงานแล้วมาจัดเก็บในรูปแบบต่างๆ เช่น เก็บในแฟ้มเอกสาร เก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทแผ่นบันทึก หน่วยความจำประเภทแฟลซ แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี เป็นต้น
               3.2 การทำสำเนา เป็นการนำข้อมูลที่จัดเก็บไว้มาคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นมาใหม่ ด้วยการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องอัดสำเนา หรือใช้คอมพิวเตอร์ทำสำเนาข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น แผ่นบันทึก แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี หรือหน่วยความจำประเภทแฟลช เป็นต้น


               3.3 การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล เป็นการนำข้อมูลที่สรุปเป็นรายงานหรือทำสำเนาแล้วจัดส่งไปให้ผู้ใช้อื่นใช้งาน ซึ่งทำได้หลายวิธี เช่น การแจกจ่ายเป็นแผ่นพับ ใบปลิว แผ่นบันทึก แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี ส่งจดหมายเวียนผ่านเครือข่ายอินทราเน็ต (Intranet) ภายในองค์กร ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

               3.4 การปรับปรุงข้อมูล เป็นการปรับปรุง แก้ไข หรือเพิ่มเติมข้อมูลให้ทันสมัย ทันต่อเหตุการณ์ หรือทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ซึ่งหากจัดเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถลบและแก้ไขข้อมูลได้ เช่น แผ่นบันทึก ซีดีอาร์ดับเบิลยู (CD-RW) ดีวีดีอาร์ดับเบิลยู (DVD-RW) หน่วยความจำประเภทเแฟลช ก็จะสามารถปรับปรุง และแก้ไขข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว