กระบวนการทำงาน(PDCA)

การทำโครงงาน สุขใจที่พอเพียง
 
ตอน จิตอาสาในครั้งนี้  โดยยึดหลักของ
 

      "PDCA"

               

เป็นที่ทราบกันอย่างกว้างขวางและแพร่หลายถึงวงจรคุณภาพ คือ วงจร P D C A  เป็นวงจรพัฒนาคุณภาพงาน โดยเป็นวงจรพัฒนาพื้นฐาน หลักของการพัฒนาคุณภาพทั้งระบบ (Total Qaulity Management : TQM) ผู้ที่คิดค้นกระบวนการหรือวงจรพัฒนาคุณภาพ PDCA คือ shewhart นักวิทยาศาสตร์ชาวอเมริกันแต่ Deming ได้นำไปเผยแพร่ที่ประเทศญี่ปุ่นจนประสบผลสำเร็จ จนผลักดันให้ญี่ปุ่นเป็นประเทศมหาอำนาจของโลก คนทั่วไปจึงรู้จักวงจร PDCA จากการเผยแพร่ของ Deming จึงเรียกว่า "วงจร Deming"  หรือ วงจร PDCA  ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนแบบอธิบายสั้นๆ ดังต่อไปนี้

 

 

 

  

 
การวางแผน  Plan = P

 

              การทำงานใดต้องมีขั้นการวางแผน เพราะทำให้มีความมั่นใจว่าทำงานได้สำเร็จ การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

 

 

การปฏิบัติ      DO = D

 

              เป็นการลงมือปฏิบัติงาน ตาม แผนที่เราวางไว้ การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างานรองรับ  มีวิธีการ ดำเนินการ  มีผู้รับผิดชอบงาน และ มีผลของการดำเนินการ

 

 

การตรวจสอบ  Check  = C

 

             เป็นขั้นตอนของการประเมินการทำงานว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หรือมีเรื่องอะไรปฏิบัติได้ตามแผน มีเรื่องอะไรไม่สามารถปฏิบัติได้ตามแผน หรือปฏิบัติแล้วไม่ได้ผล การตรวจสอบนี้จะทำให้การดำเนินการประสบความสำเร็จตามแผนที่วางไว้ การประเมินแผน อาจประกอบด้วย การประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้

 

 

การปรับปรุงแก้ไข  Action = A

          

              เมื่อเรา Check แล้ว พบว่า มีปัญหาหรือ ความบกพร่อง แล้วลงมือแก้ไข ซึ่งในขั้นนี้อาจพบว่าประสบความสำเร็จหรืออาจพบว่ามีข้อบกพร่องอีกด้วย ต้องตรวจสอบเนื้อของงาน เพื่อหาทางแก้ไข และประเมินวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควรแก้ไข ปรับปรุงอีก หรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก จึงเป็นการทำไปเรื่อยๆ ไม่มีการหยุด เป็นการพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ เป็นการพัฒนาอย่างยั่งยืน

 

 

 
เทคนิคของ PDCA แต่ละขั้นตอน ดังนี้

เทคนิคการวางแผน  การวางแผนที่ดีควรตอบคำถามต่อไปนี้ได้ เช่น

•  มีอะไรบ้างที่ต้องทำ
•  ใครทำ
•  มีอะไรต้องใช้บ้าง
•  ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นเท่าใด
•  ลำดับการทำงานเป็นอย่างไร ควรทำอะไรก่อน อะไรหลัง
•  เป้าหมายในการกระทำครั้งนี้คืออะไร

 
เป้าหมายที่ดีควรยึดหลัก SMARTER
 
•  S  (specific)      ชัดเจน เจาะจง
•  M (easurable)   วัดได้ ประเมินผลได้
•  (acceptable) ผู้ปฏิบัติยอมรับและเต็มใจทำ
•  R  (realistic)      อยู่บนพื้นฐานความจริง ไม่เพ้อฝัน
•  T  (time frame)  มีกรอบระยะเวลา
•  E  (extending)   เป็นเป้าหมายที่ท้าทายความสามารถ ไม่ใช่ว่าเคยทำได้ 10 ก ็ตั้งเป้าหมาย ไว้แค่ 8 หรือแค่ 10 แต่ควรตั้งไว้อย่างน้อยที่สุดก็
ไม่ควรต่ำกว่า 11
•  R  (rewarding)  คุ้มกับการปฏิบัติ หมายถึงเป้าหมายที่ทำไปแล้วเกิดประโยชน์ คุ้มค่ากับการลงแรงลงเวลาและ
ทรัพยากร


เทคนิคขั้นตอนการปฏิบัติ

•  ทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรก จะได้ไม่ต้องแก้ไข หรือรับผลเสียจากการกระทำที่ผิดพลาด
•  ตรวจสอบทุกขั้นตอน หากพบข้อบกพร่อง ให้รีบแก้ไขก่อนที่ความเสียหาย จะขยายเป็นวงกว้าง

เทคนิคขั้นตอนตรวจสอบ
 
•  ตรวจสอบวิธีการและระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติจริง ว่าทำได้ตามแผนหรือไม่
•  ตรวจสอบผล ที่ได้ว่าได้ตามเป้าหมายหรือไม่
 
 เทคนิคขั้นตอนการดำเนินการให้เหมาะสม
 
•  หลังจากตรวจสอบแล้ว ถ้าเราทำได้ตามเป้าหมาย ให้รักษาความดีนี้ไว้
•  หากตรวจสอบแล้ว พบว่ามีข้อผิดพลาดไม่ว่าในขั้นตอนใดๆ ก็ตาม ให้หาสาเหตุและแก้ไขสาเหตุ
• 
หาทางปรับปรุง เพื่อให้การปฏิบัติครั้งต่อไปดีขึ้นกว่าเดิม
Comments