IMPORTAR DATOS A EXCEL

IMPORTAR DATOS A EXCEL
Introducción

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y
pegarlos en una hoja de Excel.

Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamoente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del
formato del archivo a importar.

Cómo funciona el Portapapeles

Aquí te explicamos cómo funciona el portapapeles.

El portapapeles

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una
aplicación Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la
información que había por la nueva información.
Office tiene su propio portapapeles además del estándar de Windows, en el cual se pueden almacenar
hasta 24 elementos copias distintas.
uedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior
derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.
De este modo conseguimos ver el contenido del portapapeles en cualquier momento.
Los métodos para utilizar el portapapeles son muy sencillos:

Primero seleccionamos los datos que deseamos copiar o cortar.
Después copiamos  Ctrl + C o cortamos  Ctrl + X los datos selecionados.
Por último pegamos el contenido del portapapeles, si presionamos  Ctrl + V pegamos lo
último que hayamos puesto en el portapapeles.
Como el portapapeles de Office tiene una capacidad de 24 elementos tenemos la opción de pegar
varios elementos a la vez o de Pegar todo.

También existe la posibilidad de Borrar todo el contenido del portapapeles.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar
algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón que aparece en la parte inferior del panel del portapapeles.

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de
querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones
descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá

en la barra de tareas del sistema junto al reloj del sistema el icono del portapapeles .
Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte
inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados

.

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato
de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio
para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no
solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para
interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas,
qué formato estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden
surgir los siguientes fallos:

Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
El formato no se ajusta al original.
Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después
comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa
y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

Utilizar el asistente para importar texto

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los
conocidos como archivos de texto plano ASCII; los archivos de texto con formato como los de Word
.doc o los .rtf tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que
podemos encontrar en esta sección.
- O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los
archivos *.*.

A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes
al asistente para importar texto.
En la ventana del Asitente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde
empieza un campo y dónde acaba.

Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.
En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.
Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que lo que hay en
cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay signos de tabulación en el texto
por lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo.

Si hubieramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitaría los campos es decir que
nos aparecerían varias columnas var ios campos, en la primera estaría los números que empiezan cada
línea 13, 2, 28,..., en la segunda la primera palabra de cada línea fantasmas, policias, dias, dias,
segundos, en la siguiente otra palabra nada, rebeldes, despues, y, nada y así sucesi vamente.

Cuando utilizamos esta opción separar con espacios en blanco, es conveniente activar Considerar
separadores consecutivos como uno solo, esta opción hace que si por ejemplo se encuentran dos o más
caracteres separadores juntos, los considera como uno sólo. En el ejemplo anterior, vamos a suponer
que en la primera línea tenemos dos espacios en blanco entre 13 y FANTASMAS, si activamos
Espacio y dejamos desactivada la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo, Excel
colocará 13 en la primera columna y FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla

Considerar separadores consecutivos como uno solo, la palabra FANTASMAS se colocará en la
segunda columna, como podemos apreciar en la siguiente imagen.
Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.
En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos.
Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos
en ella, pero podemos cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado.

Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla aparece con fondo negro, y
seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección también nos sirve
si no queremos importar la columna en nuestra hoja No importar columna saltar.

En el botón Avanzadas podemos completar cietas características para los números como los
separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.

Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine
el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo, podemos
volver a las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás.

Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.
Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de la celda A1 o
bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

La sección Conexiones

Desde esta sección en la pestaña Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con archivos
externos de los cuales hayamos importado algún dato.

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos
propiedades muy útiles:

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos
insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro marcando la casilla Actualizar al abrir
archivo.

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en
nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la
consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo
cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar
los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del
archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando
tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de
esos ficheros.

En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de
consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si
desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos
porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con el
origen de la importación.

Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer
cuando actualiza los datos.

Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manulamente los datos
importados de un archivo externo.

Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si
escoges la opción Actualizar todo, todos los origenes de datos se actualizarán.

Importar datos de Word a Excel y viceversa

Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a
los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.
Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo
clic en el botón Copiar.

Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible
que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre
Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos
que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este
menú: .

Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos
queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si
realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.
Para realizar este proceso:
Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + Co desde la pestaña Inicio y haciendo clic
en el botón Copiar.

Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + Vo desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el
botón Pegar.

Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado donde podemos ver las
distintas opciones.

Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel.
Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo de tabla de
destino.

Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opción
Conservar formato de origen y vincular a Excel.

Importar datos de Access

También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas
de Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecerá el diálogo Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos
importar los datos, u una vez elegida la base, yna lista de tablas y consultas.
Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar.

En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que ya
conocemos, o si preferiomos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una nueva hoja
del libro.

Pulsando en Propiedades, podremos podremos mdificar las propiedades de la conexión, como la
Descripción o cuando se debe actualizar.

Importar de una página Web.

Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web.
Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las
tablas existentes en la página web.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la
tabla.

Ten en cuenta que aunque no se vean los bordes, la mayoría de las webs están estructuradas con tablas.
Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.

Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una
nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión.

Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla
con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si queremos que
haya actualización.

Importar de otros programas.

La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos seleccionar y copiar,
Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En algunos nos permitirá crear conexiones de
actualización y en otros no. Y otros programas nos permitirán exportar tablas directamente a Excel.
Por ejemplo, si navegamos con Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el menú
contextual encontraremos la opción Exportar a Excel, que volcará los datos de la tabla en una nueva
hoja de cálculo.
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