Paso 4: Desarrollamos un Plan Operativo de Involucramiento anual

¿Qué significa esta fase?

 

Diseñar e implementar el Plan Operativo de Involucramiento para el año correspondiente, como resultado de las fases de planeación previamente desarrolladas. Este plan está completamente alineado con:

  • Los propósitos definidos del involucramiento
  • La revisión y actualización (en caso de ser necesaria) del mapa de grupos de interés 
  • La focalización de acciones con grupos y subgrupos de interés de acuerdo con los propósitos y los criterios establecidos.

 

¿Por qué es importante?

 

Este plan es una hoja de ruta para la implementación del proceso, que permite:  

 

  • Planear y establecer instancias de involucramiento adecuadas para cada grupo y subgrupo de interés
  • Establecer asuntos y mensajes claves a tener en cuenta con cada grupo de interés
  • Destinar recursos físicos, humanos y financieros para el desarrollo de las actividades
  • Definir los responsables de implementar las actividades definidas en el plan y guiarlos sobre los resultados que se esperan de la implementación
  • Establecer plazos para la implementación de las actividades
  • Monitorear la implementación del Plan durante el año correspondiente

¿Cómo lo hacemos?

Con un entendimiento claro, sobre cuáles relaciones debemos enfocar para cumplir con nuestros propósitos de involucramiento y con nuestras necesidades de relacionamiento, nuestro Grupo de Trabajo desarrolla el Plan Operativo de Involucramiento que contiene:

  • Fichas de involucramiento que son entregadas a cada responsable de la actividad a desarrollar, y que contienen los resultados de las fases de planeación (pasos 1 al 3) que son fundamentales para el éxito de cada actividad
  • Panel de Control para el monitoreo de cada una de las actividades con cada grupo de interés

¿Con quiénes?

Campeones del involucramiento:

Grupo de trabajo- Diseño del Plan Operativo de Involucramiento

Grupo de trabajo con otras áreas de la FSC- Desarrollo de las actividades propuestas en el Plan

Grupo de validación- Aprobación del Plan y de la destinación de recursos para llevarlo a cabo.

¿Qué hicimos en 2011?

 

Con base en los resultados recopilados de los pasos anteriores, nuestro Plan Operativo de Involucramiento se enfocó en los siguientes grupos de interés:

 

  • Junta Directiva
  • Beneficiarios
  • Sector sin ánimo de lucro
  • Sector privado
  • Sector Público (autoridades locales y nacionales)

Para cada uno de estos, definimos la ficha de involucramiento para guiar a los responsables en el ejercicio, que incluye:

 

  • Propósito general y específicos que impacta cada Grupo de Interés
  • Subgrupos y representantes en cada grupo
  • Temas relevantes a tratar
  • Canales o instancias de involucramiento a desarrollar con mensajes claves (diálogos, encuestas virtuales, físicas, foros, reuniones uno a uno, etc)
  • Lugar (físico o virtual)
  • Plazo
  • Inversión
  • Responsable y competencias del staff recomendadas
  • Indicadores de monitoreo

 

Además de estas fichas desarrollamos las fichas de involucramiento para cada una de los grupos de interés, desarrollamos un panel de control que permite monitorear cada actividad planeada en el Plan.

 

Para conocer en detalle el Plan Operativo de Involcuramiento, favor consultar el documento adjunto “ POI FSC”

 

Resultados esperados

El Grupo de Trabajo debe entregarle al Grupo de Validación un resumen general del Plan Operativo de Involucramiento, para su revisión y aprobación. Una vez el Plan esté aprobado, deberá ser compartido con el equipo responsable de la implementación.

Es importante tener en cuenta que debido a la dimensión y transversalización de este proceso, la implementación del Plan no sólo dependerá del Grupo de Trabajo. Este grupo deberá contar con el apoyo de personal de las diferentes áreas.

¡Recordemos!

 El éxito en la implementación del Plan Operativo de Involucramiento depende de los siguientes factores: responsables comprometidos, recursos humanos, físicos y financieros y el cumplimiento de los plazos establecidos.

 Este paso es un momento importante para revisar nuevamente en detalle el presupuesto y la capacidad de la FSC (tiempo y competencias de los responsables de las actividades del involucramiento).

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