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Cocoafip

Aviso: el desarrollo de esta aplicación se encuentra suspendido. Para una implementación integral de la interfase AFIP ver FacturaLibre, de Sistemas Ágiles.


Cocoafip (Café del Conquistador - Afip) es el aplicativo de hexa662 para administrar uno o más puntos de venta, gestionar inventarios de productos, listas de clientes y facturación conforme al régimen R.E.C.E. de AFIP. El aplicativo es de acceso gratuito con un máximo admitido de puntos de venta y transacciones.

El mismo presidente de la compañia Café del Conquistador hubiera elegido este software si no se hubiese disparado a sí mismo de una manera tan perfecta. Más información.

Importante: El software se encuentra en etapa de homologación. El ambiente de producción no está disponible con el fin de depurar el funcionamiento de la aplicación hasta alcanzar un mínimo de casos de implementación satisfactoria. El objetivo del proyecto es la implementación completa para usuarios prestadores de servicios y venta de productos a nivel nacional (RA). El código del aplicativo es libre bajo la licencia de tipo AGPLv3 y puede modificarse para ser utilizado bajo otros sistemas fiscales.

Instalación del software:
Este programa no necesita instalación, solo se necesita una cuenta de Google(TM) para poder utilizarlo. El aplicativo se encuentra disponible en el entorno de Google App Engine (MR): Abrir Cocoafip. Para poder facturar es requisito estar habilitado por AFIP para emitir comprobantes electrónicos en el ambiente de homologación del servicio web para R.E.C.E., Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (Factura electrónica.). Se puede obtener información sobre el trámite en el sitio de AFIP . Para generar el certificado para conexión con el ambiente de homologación de AFIP se pueden ver las instrucciones en: PyAfipWs, el sitio oficial de PyRECE (interfase para generación de facturas electrónicas*)

* PyRECE es el software libre para generación de facturas electrónicas realizado por Sistemas Ágiles (MR)

Tutorial básico para el usuario de Café del Conquistador:

Para el correcto funcionamiento del aplicativo los pasos deben seguirse en el orden que se establece en este tutorial (primero spam, luego spam y por último más spam).

1) Crear una empresa:

Se asume que el usuario ha generado el certificado para su clave fiscal  y ha tramitado satisfactoriamente el certificado validado por el servicio WS de AFIP por correo electrónico.
Para el ABM de productos, clientes ,proveedores y remitos no se necesita especificar certificados. Si se necesita generar los certificados para emitir comprobantes autorizados (como por ejemplo facturas). Las instrucciones para generar y solicitar el par de claves de certificación están en Certificados-Afip

a) Ingreso a Cocoafip
b) Activar el sub-menú a la izquierda con el título "Empresa" y en el submenú activado la opción "Nueva empresa". Veremos del lado derecho de la interfase un formulario de creación de empresas
c) Para enviar el formulario es requisito aceptar las condiciones de uso del aplicativo que se muestran en la parte inferior de la página.

Para el campo clave privada copie y pegue (utilizando un editor de "texto plano", es decir, que no agregue caracteres extra al documento) el contenido del archivo que termina con ".key" obtenido con OpenSSL(MR). Si no se completan los campos de certificados no es posible autorizar los comprobantes para la empresa ingresada, pero el usuario sí tendrá acceso al ABM de clientes, productos, proveedores, puntos de venta y remitos.

Se puede ingresar al sistema como operador de otra empresa, requiriendo acceso a la empresa dada de alta en Cocoafip por por medio de un formulario . Ver el tema Alta de usuarios a empresas

En el caso del campo "certificado firmado" copie y pegue con un editor de texto la información contenida en el archivo de certificación enviado por el departamento de sistemas de AFIP ("nombre del archivo.crt")

d) Si el alta en la base de datos fue correcta y el usuario no posee otra empresa, el aplicativo actualiza la información de la empresa generada en el navegador y se habilita el alta, baja y modificación de comprobantes. Se admite una empresa por usuario debido a límites de almacenamiento en el sistema gratuito de Google App Engine (MR)

2) Solicitud y Alta de usuarios a empresas en Cocoafip.

El requisito indispensable es la existencia de un usuario propietario de una empresa. Las instrucciones para el alta de una empresa se definieron en el punto anterior.

Solicitud de alta:
El usuario que solicita el alta corresponde a la cuenta activa de Google con la que se ha ingresado a Cocoafip.
En el menú de la izquierda de la página inicial, ir a "Usuario". Se abre el submenú de usuarios. Activar el link "Opciones". Completar el campo "Solicitar alta de usuario.." con el CUIT de la empresa registrada en Cocoafip, y presionar el botón "Solicitar". Al ingresar la solicitud, la empresa recibe el correo electrónico del usuario a dar de alta. La información de solicitud de alta se actualizará luego de refrescar el navegador para usuarios que operan o administran la empresa.

Alta de usuario:
-Ingresar a Cocoafip con un usuario administrador de empresa.
-Seleccionar la empresa en el sub-menú "Empresa" con el formulario "Seleccionar"
-Ir al link "Lista de usuarios" en el sub-menú "Empresa" (Se muestra la lista con usuarios pendientes de alta).
-Abrir el formulario "Autorizar" e ingresar la dirección de correo electrónico del usuario nuevo, luego presionar "Aceptar".

3) Crear un Punto de venta

a) Activar el sub-menú a la izquierda con el título "Punto de venta" y en e sub-menú activado la opción "Nuevo punto de venta". El dato de mayor importancia es el número de punto de venta que debe ser un entero entre 1 y 999

Se admiten hasta dos puntos de venta por empresa. Para cambiar el punto de venta activo hay que seleccionarlo en el formulario ("Seleccionar") en el sub-menú "Punto de venta".

4)Alta de producto

a) Menú izquierdo: Productos. Se activa el formulario de productos nuevos en "Nuevo producto".
Es recomendable el uso de códigos de productos de pocos caracteres para poder ingresarlos en formularios por medio del campo código (Factura, Remito, Nota de débito)

Nota: El resultado de las operaciones de ABM en el aplicativo se visualiza en la parte superior del panel derecho, en color verde.

El aplicativo no actualiza la lista de productos hasta que se cargue nuevamente la página. para acutalizar el listado presione F5 ó el botón de refresco en el navegador.

5) Ingreso de productos a existencia.

Para poder realizar comprobantes es requisito ingresarlos al inventario del punto de venta:
a) Sub-menú Productos. Activar "Movimiento"
b) Se pueden realizar las modificaciones del inventario especificando el código del producto y la cantidad (positivos para ingreso y negativos para egreso)

Nota: Las operaciones que modifican el inventario son: Factura, Nota de crédito y Nota de débito

Para la actualización del inventario no es necesario refrescar la página.

6) Alta de Clientes

El alta de clientes es similar al alta de productos (Activar "Nuevo cliente" en el submenú "Cliente")
Los campos de mayor importancia para la generación de comprobantes son: tipo de documento, número de documento, razón social y tipo de responsable (condición I.V.A.)

7) Alta de proveedores

Son vendedores de productos y servicios para referencia en el ingreso de comprobantes de compra (registro de duplicados de comprobantes electrónicos, RG1361/02 AFIP)
El modo de alta del proveedor es similar al de clientes. Abrir el sub-menú Compras y Activar el formulario "Nuevo proveedor"

Alta de comprobantes (incompleto):

8) Factura

a) Ir al sub-menú "Facturación". Activar el acceso "Nueva factura". Se muestra el formulario en el lado derecho de la interfase.

b) Los formularios de comprobantes se subdividen en etiquetas o pestañas. En la etiqueta "Datos" seleccione el cliente utilizando el menú emergente de clientes (botón "..."). Al seleccionar con el ratón una fila de la lista se ingresan los datos del cliente en el formulario. Para continuar con la carga de productos cierre el menú emergente.

c) ingreso de productos:
En la etiqueta "Detalle" se ingresan los productos a facturar.
Para seleccionar un producto de la lista utilice el menú emergente de productos (botón "...")
Se puede ingresar un producto de modo "rápido" ingresando el código. Este campo permite el uso de lectores de código de barras y otros dispositivos de entrada.
Para modificar la cantidad facturada de un producto determinado, seleccionar con el ratón el producto en la sección de la lista que indica la cantidad facturada (por defecto los items se agregan con una cantidad igual a 1) y modificar la cantidad en el diálogo emergente.

d) Ingreso de pagos.
El ingreso de pagos no afecta al ABM de comprobantes, es un complemento para el control de pagos y para las facturas canceladas en el momento de la emisión ("al contado"). El alta de pagos modifica el estado del valor "Cuenta corriente" del cliente en la base de datos.

Lista de facturas, detalle, impresión y envío por correo electrónico.

Para enviar una factura, visualizarla o imprimirla hay que abrir la opción "Facturas" en el sub-menú "Facturación".
a) Especificar las fechas inicial y final para el listado en la etiqueta "Lista". Las solicitudes sin fecha devuelven el total de comprobantes emitidos (si no superan el límite del sistema para las consultas a la base de datos).
b) En la lista devuelta por la base de datos, seleccionar con el ratón la factura a visualizar. Al seleccionar el comprobante, se habilita en la etiqueta "Detalle" la información de la factura. El botón "Imprimir/Enviar" devuelve un documento html compatible con impresoras y envía a la dirección registrada en el alta del cliente una copia en formato PDF(MR) del comprobante.

RG1361/02

El almacenamiento de duplicados de comprobantes es obligatorio para los inscriptos en el sistema de facturación electrónica (RECE) de AFIP. La sección de código que genera los duplicados y envía las solicitudes de comprobantes no forma parte actualmente de la interfase de Café del Conquistador en Google App Engine (MR). Para obtener los archivos de duplicados generados en el ambiente de homologación por favor enviar una solicitud por mail indicandonos el cuit de la empresa y el período a registrar (usualmente el mes anterior al corriente).

Nota: El almacenamiento de duplicados no alcanza a los usuarios del ambiente de homologación (no es obligatorio), su fin es la prueba de funcionamiento bajo las características particulares del usuario registrado y la reglamentación oficial.

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