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Collaborer - 2017

  • Dans un groupe de travail ou dans un groupe informel.

Communiquer

  • Ponctuellement :
    • Le courrier électronique :
      • On a malheureusement tendance à en abuser : lui préférer autant que possible les outils spécialisés et plus puissants évoqués ci-dessous, à choisir en fonction de vos besoins.
      • Une adresse électronique doit être créée sur un serveur.
        • La gestion du courrier électronique peut être effectuée :
        • Localement, dans un client mail :
          • Les messages entrants sont téléchargés sur le terminal par le biais d'un protocole :
            • POP :
              • Selon le paramétrage choisi, les messages peuvent disparaitre du serveur et ne plus être accessibles à partir d'un autre terminal.
              • Les opérations réalisées sur les messages ne remontent pas au serveur : elles sont donc uniquement visibles sur le terminal utilisé.
            • IMAP :
              • Les messages présents dans le client mail sont synchronisés avec ceux présents sur le serveur : toute opération réalisée dans le client mail est répercutée sur le serveur et peut donc être poursuivie sur un autre terminal.
          • Les messages sortants sont envoyés par le biais du protocole SMTP au serveur, qui se charge de les acheminer au le serveur du destinataire.
          • On peut gérer autant d'adresses que l'on souhaite à partir du même client mail.
        • En ligne, dans un webmail :
          • Les messages sont lus et écrits directement sur le serveur, à partir du terminal de son choix.
          • L'utilisateur-trice peut changer de terminal à tout moment et poursuivre ses opérations là où elle les avaient arrêtées.
          • Selon le webmail, les messages peuvent parfois également être téléchargés pour un traitement hors ligne : la synchronisation avec le serveur, l'envoi et la réception des nouveaux messages s'effectuent alors dès que la connexion avec le serveur est rétablie.
          • Pour traiter plusieurs adresses à partir d'un webmail, il faut procéder à des opérations de centralisation :
            • La centralisation des messages entrants peut se faire par :
              • Redirection/transfert :
                • Il s'agit d'un filtre appliqué aux messages entrants d'une adresse, ayant pour effet de les transférer immédiatement vers l'autre adresse.
                • Facile à mettre en place.
              • Interrogation par le biais du protocole POP ou IMAP :
                • Un peu plus compliqué mais nécessaire si la redirection est impossible.
            • La centralisation des messages sortants nécessite l'acquisition d'identité :
              • Il suffit pour cela de donner le droit à une de vos adresses d'écrire en tant qu'une autre.
              • L'envoi des messages peut se faire :
                • Directement par le biais du serveur de votre adresse de centralisation : c'est simple à paramétrer mais pas totalement transparent pour vos destinataires qui pourront éventuellement accéder à votre adresse de centralisation.
                • Par le biais du serveur de l'adresse qui vous identifie dans le message : c'est un peu plus compliqué à paramétrer mais totalement transparent pour vos destinataires qui ne pourront pas savoir que vous avez centralisé votre courrier sur une autre adresse.
        • Les destinataires d'un message électronique :
        • To/A : destinataires principaux, pour action.
        • CC (copie carbone) : destinataires pour information.
        • BCC/CCI :
          • Destinataires invisibles entre eux et aux autres.
          • Utile en particulier pour éviter de divulguer les adresses mels et/ou les identités des uns aux autres, dans le cas d'un message envoyé à des personnes qui ne se connaissent pas.
        • La saisie des destinataires est facilité par l'utilisation d'un carnet d'adresse.
        • Celui-ci rassemble des informations sur les contacts, leurs coordonnées physiques et numériques, en particulier leurs adresses élecroniques.
        • Il est généralement proposé par les webmails et les clients mail.
        • La saisie des contacts peut être :
          • Manuelle.
          • Automatique.
        • Exportation et importation possibles lors d'un changement de service.
        • Le stockage peut être :
          • Local.
          • Dans le cloud.
          • Hybride :
            • Une synchronisation doit alors être réalisée.
            • Cette synchronisation peut être :
              • Automatique.
              • Manuelle.
        • Il est possible de créer des groupes de contacts, qui peuvent alors être saisis rapidement comme destinataires d'un message.
        • L'écriture d'un message peut être :
        • Manuelle :
          • Deux options se présentent pour répondre à un message :
            • Répondre à : ne récupère que les adresses des destinataires principaux.
            • Répondre à tous : récupère les adresses des destinataires principaux mais aussi celles de ceux qui sont en CC.
          • Il est également possible de transférer un message à un nouveau destinataire pour le porter à sa connaissance.
        • Semi-automatique :
          • Insertion d'une signature prédéfinie.
          • Insertion d'une réponse prédéfinie.
        • Automatique :
          • Création de filtres traitant automatiquement les messages reçus.
          • Un filtre peut :
            • Ranger automatiquement un message reçu dans un dossier ou lui affecter un libellé.
            • Répondre automatiquement à un message reçu.
            • Transférer automatiquement un message reçu.
            • Ranger automatiquement le spam dans un dossier dédié.
      • Un message peut être accompagné de fichiers, appelés pièces jointes, à concurrence d'un certain poids total (environ 15 Mo), au delà duquel il faut recourir à un service de partage de fichiers et insérer dans le message les URL des fichiers fournies par ce dernier.
      • Outil suggéré : Gmail
        • Réponses standardisées.
        • Répondeur automatique.
        • Filtres.
        • Libellés et superstars.
        • Utilisation sur plusieurs terminaux.
        • Redirection, interrogation à distance.
        • Gestion de plusieurs identités.
        • Google contacts :
          • Fusion des doublons.
          • Groupes.
          • Synchronisation entre terminaux.
    • SMS (nécessite un abonnement spécifique), MoIP :
      • Outil suggéré : iMessage (iOS).
    • Messages privés sur les réseaux sociaux :
      • Outils suggérés : messages Facebook, DM Twitter...
    • Messagerie instantanée (chat) :
      • Outil suggéré : chat Facebook...
    • Téléphonie (nécessite un abonnement spécifique), VoIP.
      • Outil suggéré : Viber...
    • Visioconférence, partage d'écran :
      • Outil suggéré : Google+ Hangout...
  • De façon suivie (sur une certaine période, avec un groupe d'interlocuteurs-trices) : forums, groupes.
    • Chaque collaborateur-trice a un rôle :
      • Administrateur-trice : paramètre, crée des discussions (appelées fils de discussion), participe aux discussions, lit.
      • Modérateur-trice : organise les discussion (déplacement, suppression, clôture), crée des discussions, participe aux discussions, lit.
      • Contributeur-trice : crée des discussions, participe aux discussions, lit.
    • Les administrateurs-trices définissent :
      • La visibilité du forum/groupe : public, privé, secret...
      • L'accessibilité du forum/groupe : ouvert, sur invitation...
    • Outil suggéré : groupe Facebook, groupe Linkedin...
  • Cas particuliers :
    • Sonder
      • Outils suggérés : Doodle, Foodle (sur l'ENT de l'UBS), l'outil Form de Google Drive...
  • Remarque : compte tenu de l'augmentation de la réactivité des services et du développement des systèmes de notification, la distinction entre moyen de communication synchrone (téléphone, chat...) et asynchrone (courrier électronique, forum...) devient de moins en moins pertinente.

Partager

  • Des informations :
    • Listes de diffusion.
      • On a malheureusement tendance à en abuser.
      • Lui préférer autant que possible les outils spécialisés et plus puissants évoqués ci-dessous.
    • Sites, blogs, réseaux sociaux.
      • Chaque collaborateur-trice a un rôle :
        • Administrateur-trice : paramètre, écrit commente, lit.
        • Contributeur-trice : écrit, commente, lit.
        • Lecteur-trice : commente, lit.
        • Visiteur-se (le cas échéant) : lit.
      • Contrairement aux listes de diffusion, ils facilitent les échanges.
      • Outils suggérés :
  • Des coordonnées : annuaire partagé.
    • Malheureusement, à ma connaissance, il n'existe pas de service simple et gratuit d'annuaire partagé.
    • A défaut, vous pouvez utiliser un tableau collaboratif (créé par exemple avec Google Drive) pour partager des contacts.
  • Des documents :
    • Espace de stockage partagé.
    • Outil suggéré : Google Drive.
  • Des évènements, déléguer :
    • Agenda partagé.
    • Outil suggéré : Google Calendar...
  • Des tâches, déléguer :
    • Gestionnaire de projet.
    • Outils suggérés : Todoist...

Produire

  • On peut créer un document collaborativement :
    • A l'aide d'une application en ligne :
      • Toute application collaborative convient, en particulier :
        • Une suite bureautique en ligne.
          • Outil suggéré : Google Drive...
          • Les divers rôles des collaborateur-trices, classés dans l'ordre croissant des droits :
            • Lecteur-trice : peut lire le document.
            • Contributeur-trice : peut s'exprimer sur le document.
              • Commentateur-trice : peut commenter le document.
              • Rédacteur-trice : peut modifier le document.
            • Administrateur-trice ou propriétaire : peut modifier les droits des autres collaborateur-trices, supprimer le document.
        • Un site collaboratif : wiki.
          • Outils suggérés : Wikipédia, Google Sites...
      • Généralement (sauf sur les wikis), plusieurs collaborateurs-trices peuvent travailler simultanément, mais il faut éviter de travailler simultanément sur un même passage pour éviter les conflits : c'est aisé car chaque collaborateur-trice visualise les curseurs des autres.
    • A l'aide d'une application locale :
      • Les collaborateur-trices ne doivent pas travailler simultanément car cela pourrait entrainer des conflits.
      • Les versions successives du documents peuvent être échangées :
        • Par courrier électronique.
        • Sur un espace de stockage partagé : dans ce cas, les accès concurrents peuvent parfois être bloqués automatiquement afin d'éviter les conflits.
  • Dans tous les cas :
    • Chaque collaborateur-trice peut modifier et/ou ajouter des commentaires au document.
    • Les modifications et commentaires effectuées par chaque collaborateur-trice apparait dans une couleur qui lui est propre.

Divers

  • Certaines plateformes remplissent plusieurs fonctions :
    • Les plateforme collaboratives :
      • Elles intègrent à peu près tout ce qui précède.
      • Outils suggérés : l'ENT, Google Apps...
    • Les réseaux sociaux, blogs et forums :
      • Ils permettent de :
        • Partager des informations et des documents : statuts, rediffusion...
        • Voter : sondages, like...
        • Discuter : commentaires.
        • Indexer les informations : tags...
      • Ils peuvent être :
        • Généralistes :
          • Outils suggérés :
            • Facebook, Twitter (microblogage), Google+...
            • Profils, pages, groupes...
        • Professionnels :
          • Outils suggérés : Linkedin, Viadeo...
        • Spécialisés :
          • Vidéos :
            • Outils suggérés : YouTube, Dailymotion...
          • PDF :
            • Outils suggérés : Issuu, Scribd, Calaméo...
          • Images :
            • Outils suggérés : Flickr, DeviantArt...
          • Liens (social bookmarking) :
            • Outil suggéré : Diigo...