Google Calendar vous laisse le choix dans la date - 2012


Si vous n'avez pas de compte Gmail, je vous invite à en créer un.

Activez au besoin le service Google Calendar.

Activités individuelles

Généralités

Configuration

  • Dans les paramètres de Google Calendar :
    •  choisissez :
      • votre langue d'affichage de l'interface : dans cette activité, les indications sont données pour la langue English US,
      • votre pays,
      • votre ou vos fuseaux horaires ; si vous voyagez souvent, je vous invite à indiquer vos fuseaux horaires les plus fréquents afin de :
        • préciser ultérieurement plus aisément le fuseau horaire dans lequel se produisent vos évènements : si un de vos évènements (un vol par exemple) débute et se termine dans deux fuseaux horaires différents, vous pourrez préciser le fuseau horaire du début de l'évènement (aéroport de départ, dans le cas d'un vol) et celui de la fin de l'évènement (aéroport d'arrivée, dans le cas vol),
        • lire votre agenda dans le fuseau horaire correspondant à votre localisation,
      • votre format d'affichage des dates (le format habituel est jour/mois/année, en France),
      • votre format d'affichage des heures (le format habituel est heures:minutes, en France),
      • le 1er jour de la semaine (le lundi, en France),
      • d'afficher ou pas les weekends : je vous conseille de les afficher, sauf si vous utilisez Calendar uniquement à titre professionnel et qu'à ce titre vous n'avez aucun évènement le weekend,
      • votre vue personnelle : pour ma part, j'ai opté pour les quatre prochaines semaines, qui me permet d'avoir une vision globale des semaines à venir,
      • votre ville, pour que Calendar puisse afficher les prévisions météorologiques sur vos calendriers,
      • une unité de température, si vous souhaitez que Calendar affiche les prévisions météorologiques sur vos calendriers - sous réserve que vous ayez choisi une ville à l'étape ci-dessus - l'unité officielle en France est le °C :  je vous le conseille car l'affichage est discret et bien intégré et les informations météorologiques peuvent être utile au moment de planifier un évènements à l'extérieur,
      • d'afficher ou pas un calendrier supplémentaire qui s'ajoutera au calendrier par défaut (il s'agit du calendrier grégorien qui est actuellement en usage en France), en fonction de vos activités et de vos déplacements,
      • d'activer ou pas les raccourcis clavier, qui sont une alternative à la souris pour effectuer des opérations dans Calendar, ainsi que dans la plupart des applications informatique :
        • les raccourcis clavier sont probablement la façon la plus efficace d'utiliser Calendar - et un ordinateur, de façon générale,
        • le problème c'est qu'ils nécessitent un effort d'apprentissage pour pouvoir être utilisés... ce qui fait que le grand public (dont je fais partie) leur préfère d'autres solutions (souris, écran tactile...) dont la maitrise est plus rapide.
    • activez, si vous le souhaitez :
      • la notification par SMS vous rappelant gratuitement vos prochains évènements (quand vous le souhaitez), sous réserve que votre opérateur soit compatible avec ce service, ce que je vous invite à vérifier en suivant ce lien,
      • le Labs Next meeting, qui affiche en haut à droite de votre calendrier la durée vous séparant de votre prochain évènement,
    • abonnez-vous aux calendriers qui vous sont utiles (vous pourrez vous désabonner quand vous le souhaiterez), afin d'enrichir automatiquement votre calendrier d'informations pertinentes, par exemple :
      • Holidays > French Holidays, qui ajoute les jours fériés français à votre calendrier (vous y êtes peut-être abonné-e par défaut),
      • More > Week Numbers, si les numéros de semaines vous sont utiles dans vos activités (vous y êtes peut-être abonné-e par défaut),
      • Sports > Football > Soccer > French Ligue 1 > Lorient, si vous êtes supporter-trice des merlus, mais il y a aussi toutes les autres villes, beaucoup d'autres sports, les championnats et les coupes (par exemple Sports > Football > Soccer > French Cup > Lorient, toujours si vous êtes supporter-trice des merlus) : j'ai remarqué que ces calendriers avaient la particularité d'afficher les scores des matchs en temps réel...

Affichage

  • Trouvez les commandes vous permettant de :
    • changer le mode d'affichage de vos calendrier : jour, semaine, mois, agenda... : optez pour le mode semaine,
    • afficher et de masquer chacun de vos calendriers : optez pour l'affichage de tous vos calendriers.
    • afficher votre planning de la semaine :
      • suivante,
      • précédente,
      • en cours.

Impression

  • Trouvez le bouton vous permettant d'imprimer votre calendrier.
  • Cliquez sur ce bouton.
  • Constatez que vous pouvez choisir :
    • la taille de la police utilisée : si les titres de vos évènements sont longs, vous aurez intérêt à choisir une petite taille de caractère (sinon vous ne verrez que le début des titres sur la page imprimée),
    • l'orientation de votre calendrier sur la page,
    • entre une impression physique (sur du papier) et une impression numérique (au format PDF) : trouvez les commandes correspondantes.

Gérer ses calendriers

Créer un calendrier

  • Calendar vous a créé automatiquement un premier calendrier, mais vous pouvez créer autant de calendriers supplémentaires que vous le souhaitez.
  • Trouvez la commande vous permettant de créer un nouveau calendrier.

Paramétrer un calendrier

  • Rendez-vous dans la fenêtre de paramétrage d'un de vos calendriers.
  • Constatez que vous pouvez :
    • modifier le nom de votre calendrier ,
    • ajouter éventuellement des informations concernant votre calendrier dans la zone de description,
    • préciser éventuellement le lieu approximatif des évènements qui figureront dans ce calendrier,
    • choisir le fuseau horaire par défaut des évènements de ce calendrier, ce que je vous invite à faire,
    • définir des rappels qui s'appliqueront par défaut à tous vos nouveaux évènements :
      • si vous ajoutez le ou les mêmes rappels à la majeure partie de vos évènements, je vous conseille de les définir ici par défaut afin de vous épargner une tâche répétitive : il vous suffira ensuite de modifier ou supprimer ces rappels par défaut sur les rares évènements pour lesquels vous souhaitez un type de rappel spécifique ou bien pas de rappel du tout,
      • il peut s'agir de rappels par :
        • mel : pratique si vous consultez (ou êtes notifié-e de l'arrivée de) vos nouveaux mels très régulièrement,
        • pop-up dans votre navigateur : pratique si vous êtes sûr-e d'être en train d'utiliser votre navigateur au moment du rappel...
        • SMS sur votre mobile : probablement la solution la plus sûre mais aussi la plus intrusive,
      • vous pouvez choisir le moment de ces rappels : quelques minutes, quelques heures, quelques jours ou bien quelques semaines avant l'évènement,

Supprimer un calendrier

  • Trouver la commande vous permettant de supprimer un de vos calendriers personnels.

Se désabonner d'un calendrier

  • Trouver la commande vous permettant de vous désabonner d'un calendrier auquel vous vous êtes abonné-e.

Gérer ses évènements

Créer un évènement

  • Créez un évènement se déroulant dans une journée sans heure précise.
    • il peut par exemple s'agir d'une tâche que vous devez réaliser dans la journée, d'un anniversaire, d'un évènement dont vous ne connaissez pas encore l'horaire précis (vous pourrez préciser son horaire ultérieurement, dès que vous en aurez connaissance)...
  • Créez un évènement se déroulant sur un créneau horaire précis en choisissant sa durée en faisant glisser la souris au moment de sa création.
  • Constatez que pour chaque évènement, une fenêtre de paramétrage vous permet de :
    • choisir à la minute près  l'heure de début et l'heure de fin de votre évènement,
    • indiquer au besoin les fuseaux horaires correspondants,
    • créer une série d'évènements périodiques ; constatez que vous pouvez :
      • opter pour une répétition :
        • quotidienne,
        • hebdomadaire, en choisissant précisément le ou les jours où l'évènement doit avoir lieu chaque semaine,
        • mensuelle, en fixant le quantième du mois ou bien le jour de la semaine auquel a lieu l'évènement,
        • annuelle (pour un anniversaire par exemple),
      • choisir une périodicité dans le cas d'un évènement quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel : tous les jours/semaines/mois/années, tous les deux jours/semaines/mois/années... jusqu'à tous les 30 jours/semaines/mois/années (par exemple pour le contrôle technique ou pour le rappel d'un vaccin...),
      • arrêter la série d'évènement :
        • à une certaine date,
        • après un certain nombre de répétitions,
    • préciser le lieu où se déroule l'évènement,
    • préciser le calendrier auquel appartient l'évènement si vous avez plusieurs calendriers,
    • ajouter des informations sur l'évènement dans la zone de description,
    • créer des rappels pour éviter d'oublier votre évènements ; constatez que :
      • il peut s'agir de rappels par :
        • mel : pratique si vous consultez votre mel très régulièrement,
        • pop-up dans votre navigateur : pratique si vous êtes sûr-e d'utiliser votre navigateur au moment du rappel...
        • SMS sur votre mobile : probablement la solution la plus sûre mais aussi la plus intrusive,
      • vous pouvez choisir le moment de ces rappels : quelques minutes, quelques heures, quelques jours ou bien quelques semaines avant l'évènement,

Modifier un évènement

  • Constatez que vous pouvez :
    • déplacer un évènement par glisser-déposer,
    • changer la durée d'un évènement en saisissant la poignée se trouvant sur le côté inférieur de ce dernier,
  • Trouvez la manipulation vous permettant de modifier :
    • uniquement le titre d'un évènement,
    • tous les détails d'un évènement.
  • Si l'évènement fait partie d'une série, constatez qu'il vous est demandé de préciser si vous souhaitez que les modifications que vous avez apportées s'appliquent :
    • à tous les évènement de la série,
    • uniquement aux évènements postérieurs,
    • uniquement à l'évènement sur lequel vous avez effectué les modifications.

Supprimer un évènement

  • Trouvez la manipulation vous permettant de supprimer un évènement.
  • Observez ce qui se passe si l'évènement fait partie d'une série.

Mise en pratique de ces fonctionnalités

  • Créez sur un de vos calendriers les évènements correspondants à votre emploi du temps des prochaines semaines, en utilisant à bon escient les séries d'évènements périodiques et en supprimant les évènements périodiques qui auraient été ajoutés sur une période de vacances.

Collaboration

Attention, cette partie de l'activité nécessite que vous ayez au moins un-e collaborateur-trice : je vous invite donc à proposer à une personne de collaborer avec vous (par exemple une personne se trouvant sur un poste voisin du vôtre).
  • Google Calendar vous permet de collaborer :
    • en échangeant des invitations avec vos collaborateurs-trices par le biais (trouvez comment modifier la façon dont Google Calendar traitera les invitations que vous recevrez : soit il les ajoutera automatiquement avec ou sans rappel - tout en vous laissant la possibilité de décliner - soit il attendra que vous les acceptiez pour les ajouter)  :
      • de votre calendrier principal (celui que Google Calendar crée par défaut lorsque l'on active le service), qui est destiné à gérer votre emploi du temps personnel :
        • trouvez comment choisir la façon dont vous souhaitez être prévenue des sollicitations de vos collaborateurs :
          • par mel et/ou SMS,
          • lors de l'ajout, de la modification et/ou de l'annulation d'une invitation, voire de la réponse d'un autre invité.
        • demandez à votre collaborateur-trice de vous inviter à un évènement,
        • constatez que vous avez bien reçu les notifications souhaitées et que ce nouvel évènement apparait sur votre calendrier principal,
        • répondez à cette invitation,
        • demandez à votre collaborateur-trice de constater qu'il à bien reçu votre réponse,
        • invitez à votre tour votre collaborateur-trice à un évènement ; constatez que vous pouvez :
          • préciser si sa présence est requise (analogue à un message "pour action") ou facultative (analogue à un message "pour information" ou en CC),
          • l'autoriser ou pas à :
            • modifier votre évènement : ça peut être utile si vous souhaitez l'associer à l'organisation de cet évènement (choix de l'intitulé, de la date, de l'heure),
            • inviter d'autres personnes : ça peut être utile si vous souhaitez que votre évènement ait une audience maximale,
            • consulter la liste des invités,
      • de vos calendriers secondaires, qui vous permettent par exemple de gérer les réservation d'une salle ou d'un matériel, les disponibilités de vos collègues, le planning de votre entreprise, d'un club, d'une association...
        • créez un nouveau calendrier qui vous servira à réaliser les tests suivants,
        • trouvez comment :
          • choisir le mode de traitement des invitations que vos collaborateurs enverront à ce calendrier :
            • Do not show invitations : je vous déconseille cette option car elle peut vous conduire à oublier les sollicitations de vos collaborateurs,
            • Auto-accept invitations that do not conflict : cette option est adaptée si votre calendrier sert à réserver une salle ou un matériel ; ainsi, vos collaborateurs pourront effectuer leur réservation sans que vous ayez à intervenir, à condition qu'ils choisissent un créneau n'empiètant pas sur une réservation déjà effectuée,
            • Automatically add all invitations to this calendar : cette option est adaptée à l'enregistrement de disponibilités (par exemple celles de vos collaborateurs) ; ainsi, vos collaborateurs pourront s'inscrire sans votre intervention sur votre calendrier pour y indiquer leurs disponibilités, ces disponibilités pouvant empiéter sur les disponibilités que d'autres personnes ont déjà enregistrées,
          • choisir la façon dont vous souhaitez être prévenue des modifications apportées par vos collaborateurs à ce calendrier :
            • par mel et/ou SMS,
            • lors de l'ajout, de la modification et/ou de l'annulation d'un évènement, voire de la réponse d'un autre invité.
        • trouvez l'ID de votre calendrier (il a la forme d'une adresse mel),
        • communiquez cet ID à votre collaborateur-trice,
        • demandez à votre collaborateur-trice de :
          • ajouter l'ID de votre calendrier à ses contacts Gmail,
          • inviter votre calendrier à un évènement : vérifiez que cet évènement apparait bien dans votre fenêtre Google Calendar, sous réserve que vous n'ayez pas opté pour Do not show invitations et que cet évènement n'empiète pas sur un autre évènement, si vous avez opté pour Auto-accept invitations that do not conflict,
        • inversement, demandez à votre collaborateur-trice de vous communiquer l'ID d'un de ses calendrier et effectuez à votre tour les manipulations précédentes,
    • en permettant éventuellement à vos collaborateurs-trices de consulter vos calendrier :
      • constatez que vous pouvez personnaliser les droits que vous accordez à chaque collaborateur-trice :
        • Hide details :
          • la personne ne verra que les créneaux occupés du calendrier, mais pas leur titre,
          • cela permet par exemple à vos collaborateurs-trices de trouver plus rapidement un créneau :
            • satisfaisant tous les invités, pour organiser une réunion,
            • sur lequel le matériel associé au calendrier est disponible,
        • See all event details :
          • la personne verra en plus les titres et tous les détails des évènements,
          • cela peut vous aider à coordonner vos actions avec vos collaborateurs-trices qui sauront par exemple à tout moment :
            • où vous vous trouvez et ce que vous faites, s'il s'agit d'un calendrier personnel
            • si un matériel est disponible, s'il s'agit d'un calendrier associé à un matériel,
          • pour préserver une certaine confidentialité, vous pourrez bien entendu masquer le détails de certains évènements, quand vous le souhaiterez,
      • partagez un calendrier avec votre collaborateur-trice,
      • trouvez comment :
        • préciser le niveau de disponibilité associé à chacun de vos évènements :
          • occupé-e :
            • aucun autre évènement ne peut empiéter sur l'évènement concerné,
            • ce niveau est adapté par exemple s'il s'agit :
              • d'une réunion ou votre présence est obligatoire,
              • de la réservation d'un appareil,
          • disponible :
            • un autre évènement peut éventuellement empiéter sur l'évènement concerné,
            • ce niveau est adapté par exemple s'il s'agit :
              • d'un travail que vous pouvez interrompre pour répondre à une sollicitation,
              • d'une permanence qui peut être assurée par plusieurs personnes simultanément,
            • l'évènement n'apparaitra pas à vos collaborateurs-trices si vous avez choisi le mode Hide details,
        • choisir le niveau de confidentialité de chacun de vos évènements :
          • default : cette option est sans objet tant que votre calendrier est privé (ou collaboratif) ; nous en reparlerons donc dans le paragraphe suivant, lorsque nous étudierons les possibilités offertes par Google Calendar dans le domaine de la communication publique,
          • public : les personnes ayant accès à votre calendrier pourront voir le détail de cet évènement (même si vous avez choisi ci-dessus l'option Hide details),
          • private : les personnes ayant accès à votre calendrier ne pourront voir le détail de cet évènement que si vous les avez autorisé à voir le détail des évènements,
      • demandez à votre collaborateur-trice de trouver comment :
        • faire apparaitre votre calendrier dans sa fenêtre Google Calendar,
        • placer, en tenant compte de vos disponibilités communes, un évènement auquel il vous invite,
        • inversement, demandez à votre collaborateur-trice de vous autoriser à accéder à un de ses calendrier et effectuez à votre tour les manipulations précédentes,
    • en permettant éventuellement à vos collaborateurs-trices de modifier directement vos calendriers :
      • constatez que vous pouvez personnaliser les droits que vous accordez à chaque collaborateur-trice :
        • Make changes to events :
          • la personne pourra modifier et ajouter des évènements,
          • cela peut vous être utile si vous travaillez avec un-e assistant-e,
        • Make changes and manage sharing :
          • la personne pourra en plus modifier les droits d'accès du calendrier,
          • cela peut vous être utile si vous travaillez avec plusieurs assistant-es,
      • partagez un calendrier avec votre collaborateur-trice,
      • demandez à votre collaborateur-trice de trouver comment :
        • faire apparaitre votre calendrier dans sa fenêtre Google Calendar,
        • ajouter un évènement à votre calendrier,
        • modifier un évènement de votre calendrier,
      • inversement, demandez à votre collaborateur-trice de vous autoriser à modifier un de ses calendrier et effectuez à votre tour les manipulations précédentes.

Communication publique

  • Trouvez comment :
    • rendre public un de vos calendriers :
      • en publiant également le détail des ses évènements : utile pour le calendrier d'une association, d'un club, d'une entreprise (présence à des salons...)...
      • sans publier le détail des évènements : utile pour un calendrier privé, sa publication permettant alors à vos interlocuteurs de voir uniquement vos disponibilités, afin de pouvoir vous contacter, vous proposer un rendez-vous... ; trouvez comment :
        • définir votre disponibilité pendant un évènement :
          • remarquez que les évènements journaliers vous définissent par défaut comme disponible (cela évite que vous apparaissiez comme occupé une journée complète alors que votre évènement journalier ne contient en fait qu'une tâche à réaliser au cours de la journée) tandis que les évènements attachés à un créneau horaire vous définissent pas défaut comme occupé,
          • constatez que les évènements pour lesquels vous vous définissez comme disponible n'apparaissent pas à vos interlocuteurs (ces derniers ne voient que les évènements pour lesquels vous vous êtes défini comme occupé),
          • cette manipulation vous permet donc de choisir quels évènements sont visibles par vos interlocuteurs,
        • rendre ponctuellement les détails d'un évènement visibles par vos interlocuteurs :
          • par défaut les détails d'un évènement sont invisibles de vos interlocuteurs si vous avez choisi de publier votre calendrier sans les détails des évènements,
          • néanmoins, vous pouvez choisir de rendre certains évènements publics afin que vos interlocuteurs en soient informés, sachent où vous trouver...
    • obtenir :
      • l'URL de votre calendrier : elle vous permet de créer des liens vers votre calendrier sur le web, les envoyer par mel... afin que vos interlocuteurs puissent y accéder,
      • le code html de votre calendrier et personnaliser ce code : il vous permet d'intégrer votre calendrier sur vos pages web, ce que je vous invite à faire sur un de vos sites et sur un de vos blogs (une fois que vous avez réussi, vous pouvez bien entendu supprimer le calendrier de vos pages),