Gmail, pour rester au dessus de la mêlée - 2012

Activités individuelles

Paramétrer Gmail

  • Choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez utiliser Gmail (la version originale de Gmail est en English US, elle est en général plus fiable et plus complète que les versions traduites : c'est pourquoi les indications que je donne dans cet article correspondent à la version English US).
  • Activez les Labs suivants :
    • Authentification icon for verified senders, qui vous permettra de vous prémunir contre certaines tentatives de phishing,
    • Canned responses, qui vous permettra d'automatiser totalement ou en partie l'envoi de certains mels, comme nous le verrons ultérieurement,
    • Custom date formats, qui vous permettra de choisir le format d'affichage de l'heure et de la date que vous préfèrez, comme nous le verrons ultérieurement,
    • Default 'Reply to all', qui demande à Gmail d'envoyer par défaut vos réponses à tous vos correspondants (y compris ceux figurant en CC), ce qui me semble être le cas le plus fréquent ; si ponctuellement, vous ne souhaitez répondre qu'à certains de vos correspondants, il vous faudra au moment de rédiger votre réponse :
      • soit choisir la commande Reply, proposée dans le menu situé à côté de la commande Reply to all,
      • soit cliquer sur la commande Reply to all, qui vous est proposée par défaut, puis supprimer les correspondants que vous ne souhaitez pas voir figurer parmi les destinataires de votre réponse,
    • Flickr previews in mail, qui vous permettra de visualiser directement à l'intérieur de votre mel un aperçu des albums Flickr dont on vous aura envoyé l'adresse,
    • Google Calendar Gadget, qui vous permettra de visualiser vos prochaines activités à partir de Gmail,
    • Google Docs previews in mail, qui vous permettra de visualiser directement à l'intérieur de votre mel un aperçu des documents Google Docs dont on vous aura envoyé l'adresse,
    • Google Maps previews in mail, qui vous permettra de visualiser directement à l'intérieur de votre mel un aperçu des cartes Google Maps dont on vous aura envoyé l'adresse,
    • Inbox preview, qui vous permet d'avoir un aperçu de votre boîte de réception pendant l'ouverture de Gmail (qui ne dure que quelques secondes, mais pourquoi perdre ces secondes alors qu'on peut commencer à prendre connaissance de nos nouveaux mels),
    • Inserting images, qui ajoutera un bouton vous permettant d'insérer des images dans vos mels,
    • Mark as read button, qui ajoutera un bouton vous permettant de marquer comme lus un ou plusieurs mels en un clic,
    • Message translation, qui ajoutera un bouton vous permettant de lancer facilement la traduction des mels que vous recevrez,
    • Move Icon Column, qui positionne de façon plus pratique (à mon sens) diverses icônes,
    • Navbar drag and drop, qui vous permet de déplacer les modules apparaissant dans le volet latérale de Gmail, afin de mettre en évidence ceux que vous utilisez le plus souvent,
    • Picasa previews in mail, qui vous permettra de visualiser directement à l'intérieur de votre mel un aperçu des albums Picasa dont on vous aura envoyé l'adresse.
    • Pictures in chat, qui ajoute la photo de profil de vos contacts dans les chats,
    • Preview Pane, qui vous permet de lire chacun de vos mels tout en gardant visible la liste de vos mels,
    • Quick Links, que nous étudierons plus bas,
    • Undo Send, qui vous accorde un délai de quelques secondes pour interrompre l'envoi d'un mel, après avoir cliqué sur le bouton d'envoi. Cela vous sera utile si vous vous rendez compte que vous avez une modification à apporter à votre mel juste après avoir déclenché son envoi. A titre personnel, je trouve cette fonctionnalité particulièrement pratique,
    • Unread message icon, qui ajoute le nombre de mels non lus au titre de l'onglet Gmail de votre navigateur, ce qui vous permet de savoir à tout moment si vous avez reçu de nouveaux mels,
    • Video chat enhancements, qui améliore la qualité des images de vos chats vidéos.
  • Forcez Gmail à utiliser une connexion sécurisée (salvateur en particulier si vous utilisez des wifis publics : http://descary.com/mefiez-vous-points-acces-wifi-non-securises).
  • Vérifiez que le mode conversation est bien activé et activez-le au besoin : ce mode d'affichage regroupe les mels qui appartiennent à la même conversation, ce qui permet de connaitre leur contexte et facilite donc leur compréhension.
  • Activez la fonctionnalité d'annulation d'envoi et choisissez la durée pendant laquelle vous souhaitez pouvoir annuler un envoi (personnellement j'ai opté pour la durée la plus longue) : cette fonctionnalité vous donne pendant un certain temps la possibilité d'annuler un envoi, si vous vous rendez compte que votre mel n'est pas correct (oubli de PJ, de destinataire, faute de français...) juste après avoir cliqué sur le bouton d'envoi.
  • Demandez à Gmail de marquer vos mels comme lu immédiatement après leur ouverture : cela vous évitera que certains mels apparaissent non-lus par erreur.
  • Positionnez les Superstars dans l'ordre suivant, de gauche à droite : green-check, purple-question, red-bang, yellow-star (les autres Superstars ne servant pas dans le cadre de cette activité, je vous invite à les placer sur la ligne suivante ce qui aura pour effet de les désactiver ; vous pourrez les réactiver ultérieurement, simplement en les plaçant sur la ligne du dessus).
  • Choisissez vos format d'affichage d'heure et de date favoris.
  • Vérifiez que l'ajout automatique aux contacts de vos nouveaux interlocuteurs est bien activé et activez-le au besoin : cette fonctionnalité vous évitera d'avoir à saisir manuellement vos nouveaux contacts.
  • Constatez que vous sont proposés une signature et un répondeur automatique :
    • de mon point de vue, ils ont le défaut de ne pas s'adapter à vos correspondants, ce qui me semble rédhibitoire si vous traitez à la fois vos messages personnels et professionnels dans Gmail,
    • c'est pourquoi, je vous conseille de les décactiver,
    • nous verrons plus bas comment créer des signatures et des répondeurs automatiques et personnalisés en fonction de vos correspondants.
  • Choisissez de masquer (ce que je vous conseille) ou d'afficher les Personal level indicators : ils vous indiquent par des icônes les mels dont vous êtes l'unique destinataire, ceux dont vous êtes un des destinataires et ceux que vous avez reçus par le biais d'une liste de diffusion à laquelle vous êtes abonné ; cette fonctionnalité ne me semble pas très utile.
  • Activez les fonctionnalités avancées d'ajout de pièces jointes : elles vous permettront en particulier de joindre plusieurs fichiers simultanément.
  • Constatez que vous pouvez paramétrer précisément le contenu visible dans la colonne de gauche de la fenêtre Gmail ; vous pouvez choisir de tout voir en permanence, mais personnellement je préfère masquer toutes les informations inutiles :
    • pour les libellés, je choisis "Show if unread", ou à défaut "Hide",
    • pour les cercles (de G+), je choisis "Hide",
  • Désactivez l'insertion d'un bandeau de publicité (appelé "Web Clips") dans la partie supérieure de la fenêtre Gmail, à moins que vous n'appréciez ces messages.
  • Choisissez de masquer (ce que je vous conseille) ou d'afficher les Importance markers : si vous choisissez de les afficher, Gmail évaluera (en tenant compte de divers critères) l'importance de chacun de vos mels et ajoutera des icônes mettant en évidence les mels qui lui semblent les plus importants ; cette fonctionnalité ne me semble pas très utile.
  • Activez si vous le souhaitez le mode hors-connexion de Gmail :
    • cela nécessite que vous utilisiez le navigateur Chrome,
    • ce mode vous permet de consulter vos mels et d'y répondre sans être connecté à Internet ; bien entendu :
      • seuls les mels téléchargés lors de votre dernière connexion peuvent être lus,
      • vos réponses ne seront envoyées que lorsque vous serez à nouveau connecté-e à Internet,
    • il vous suffit d'installer l'application suivante : https://chrome.google.com/webstore/detail/ejidjjhkpiempkbhmpbfngldlkglhimk
  • Choisissez le thème qui décorera votre page Gmail :
    • si vous hésitez, le thème Random choisira pour vous et changera automatiquement votre thème régulièrement (tous les jours je crois),
    • certains thèmes changent en fonction de l'heure qu'il est : il vous sera donc demander de préciser votre fuseau horaire (ou bien votre localité).
  • A partir de la fenêtre principale :
    • redimensionnez à votre convenance le module de libellés :
      • n'hésitez pas à réduire sa hauteur : constatez qu'en le survolant avec le pointeur il reprend instantanément sa hauteur maximale pour que vous puissiez voir tout son contenu quand vous en avez besoin,
      • personnellement je lui donne donc une hauteur minimale par défaut,
    • ordonnez les modules à votre convenance dans la colonne de gauche : personnellement je positionne "Quick Links" au dessus de "Google Calendar", lui-même au dessus de "Invite a friend" (qui ne m'est pas utile),
    • scindez le volet principal en deux, afin de faire apparaitre la liste de vos mels à gauche et un volet de visualisation à droite,
    • choisissez la densité d'affichage la mieux adaptée à :
      • votre écran : une densité plus élevée permet d'optimiser l'utilisation de l'espace sur un écran de taille modeste,
      • votre vue : une densité plus faible vous permettra de mieux distinguer les divers éléments de votre boîte mel et fatiguera donc moins votre vue,
      • vos goûts...

Centraliser toutes ses boites mels dans Gmail

  • Les opérations suivantes :
    • sont réversibles, c'est à dire que vous pourrez à tout moment les annuler et revenir à votre configuration actuelle,
    • ne font intervenir que des entreprises bénéficiant d'une forte notoriété (en l'occurrence Google) et qui sont quasiment unanimement considérés comme dignes de confiance : sinon je ne vous les aurais pas présentées.
  • Il me semble donc que vous pouvez réaliser ces manipulations en toute confiance.
    • Néanmoins, si vous ne souhaitez pas faire intervenir vos données personnelles (mels, contacts) pour réaliser cette activité, je vous invite à vous créer une ou plusieurs boites mel "poubelle" qui vous permettront d'effectuer les manipulations suivantes sans utiliser vos comptes personnels.
  • Je vous invite à réaliser les opérations suivantes pour chacune de vos boîtes mel, personnelles et/ou professionnelles : ainsi, les opérations suivantes sont à réaliser plusieurs fois.
    • Transfert de vos mels dans Gmail
      • Trouvez comment activer le transfert vers Gmail de votre autre boîte mel (cette opération s'effectue à partir de la fenêtre de paramétrage de votre autre boîte mel) et réalisez cette opération .
      • Vérifiez que la récupération de votre boite mel dans Gmail est bien effective (attention, les serveurs mettent parfois quelques heures avant d'activer la récupération de vos mels ; je vous recommande d'attendre un peu avant d'effectuer la vérification ci-dessous) :
        • envoyez à partir de Gmail un mel à l'adresse correspondant à la boite mel que vous avez récupérée,
        • vérifiez que vous recevez bien ce mel dans votre boite de réception Gmail.
    • Récupération de vos contacts dans Gmail
      • Trouvez comment importez dans Gmail les contacts de votre autre boîte mel (cette opération s'effectue à partir de la fenêtre de paramétrage de Gmail) et réalisez cette opération.
      • Constatez que les contacts que vous venez d'importer dans Gmail apparaissent désormais dans vos contacts .
    • Acquisition de vos autres adresses mel par Gmail
      • Trouvez comment faire en sorte que vous puissiez répondre à vos mels à partir de Gmail en utilisant l'adresse à laquelle ils vous ont été envoyés (cette opération s'effectue à partir de la fenêtre de paramétrage de Gmail) et réalisez cette opération.
      • Choisissez celle de vos adresses qui sera utilisée par défaut lorsque vous écrirez un nouveau mel :
        • je vous invite à opter pour l'adresse que vous utilisez le plus souvent.
        • en particulier, si vous choisissez d'utiliser dorénavant Gmail, il serait pertinent de choisir votre adresse Gmail, à moins que vous n'utilisiez plus souvent une autre adresse professionnelle ou personnelle.

Séparer ses boîtes mels centralisées dans Gmail

  • Je vous propose de vous montrer comment séparer vos mels professionnel et personnels.
  • Créez :
    • un filtre appliquant le libellé Professionnel (ou un autre nom de votre choix) à tous les messages adressés à votre adresse professionnelle : si vous avez plusieurs adresses professionnelles, saisissez les toutes et séparez les par l'opérateur OR (en majuscule, en laissant un espace avant et après l'opérateur) :
      • par exemple, si vous êtes étudiant-e à l'UBS, vous avez au moins deux adresses professionnelles de la forme eXXXXXXX@etud.univ-ubs.fr et votrenom.eXXXXXXX@etud.univ-ubs.fr,
      • paramétrer le filtre afin qu'il applique également ce libellé aux mels que vous avez déjà reçus,
    • un filtre appliquant le libellé Personnel (ou un autre nom de votre choix) à tous les messages adressés à vos adresses personnelles (en utilisant la même syntaxe que ci-dessus) :
      • n'oubliez pas en particulier votre adresse Gmail,
      • paramétrer le filtre afin qu'il applique également ce libellé aux mels que vous avez déjà reçus,
  • Vous pouvez personnaliser la couleur de ces libellés en cliquant sur le petit carré situé à leur gauche, dans la colonne de gauche.
  • Activez le labs Multiple Inboxes.
  • Ouvrez l'onglet Multiple Inboxes des Settings :
    • dans le panneau 0, saisissez "label:Professionnel AND in:inbox" dans la 1ère case et "Professionnel" dans la seconde,
    • dans le panneau 1, saisissez "label: Personnel AND in: inbox" dans la 1ère case et "Personnel" dans la seconde,
    • laissez les panneau 2, 3 et 4 vierges, nous ne les utiliserons pas dans le cadre de cette activité,
    • demandez à Gmail d'afficher 99 conversations par panneau,
    • demandez à Gmail d'afficher ces panneaux au-dessus de votre Inbox,
  • Désormais :
    • les panneaux correspondant à votre courrier professionnel et à votre courrier personnel apparaissent en haut de votre fenêtre Gmail ,
    • votre Inbox, rassemblant votre courrier personnel et professionnel, apparait en dessous.
  • Personnellement, je n'utilise pas cette méthode car à l'usage, j'ai trouvé que je traitais mon mel plus rapidement en gardant toutes mes boîtes mel dans la même zone : si vous êtes comme moi et que vous souhaitez regrouper tous vos mels dans la même zone, il vous suffit de désactiver le labs Multiple Inboxes (si vous souhaitez le réactiver ultérieurement, vous n'aurez pas à le reparamétrer : il mémorise vos paramétrages).

Créer des liens pour retrouver ses mels en cours de traitement

  • Ajoutez un quicklink renvoyant les résultats de la requête "has:purple-question" et nommez-le : En attente.
  • Ajoutez un quicklink renvoyant les résultats de la requête "has:green-check" et nommez-le : A garder sous la main.
  • Nous verrons ultérieurement comment utiliser ces Quick Links.

Gérer ses contacts

  • Je vous conseille de centraliser les coordonnées de vos contacts dans Gmail (vous pourrez de toute façon les récupérer sous la forme d'un tableau, si vous souhaitez par la suite utiliser un autre système de gestion) : adresse mel, adresse physique, numéros de téléphone, numéro de fax...
  • En effet, cela vous :
    • permettra d'y accéder à partir de n'importe quel terminal connecté à Internet : smartphone, tablette, portable, poste fixe...
    • évitera de perdre les coordonnées de vos contacts si vous perdez un de vos terminaux, car vous disposerez d'une sauvegarde dans le Cloud.
  • Contacts :
    • Créer un contact :
      • création automatique :
        • lorsque vous échangez des mels avec une personne, cette dernière est automatiquement ajoutée à "other contacts",
        • trouvez comment la faire passer dans vos contacts,
      • création manuelle : trouvez comment ajouter manuellement un interlocuteur à vos contacts,
    • Modifier un contact :
      • modification automatique : trouvez comment regrouper les doublons, si vous constatez que certaines personnes apparaissent plusieurs fois dans votre liste de contacts,
      • modification manuelle : trouvez comment modifier manuellement un contact, si vous constatez une erreur ou souhaitez ajouter une information,
    • Supprimer un contact : trouvez comment supprimer un contact,
    • Retrouver un contact
      • constatez que lorsque vous saisissez des lettres dans le champ de recherche, Gmail vous suggère les contacts correspondants,
  • Groupes :
    • Trouvez comment :
      • créer un groupe de contacts, ce que je vous invite à faire,
      • ajouter :
        • un contact à un groupe, à partir de la fiche de ce contact,
        • simultanément plusieurs contacts à un groupe,
      • supprimer un contact d'un groupe,
      • supprimer un groupe.
      • envoyer un mel à un groupe :
        • constatez que Gmail ajoute automatiquement les adresses mel de tous les membres du groupes à la zone destinataires,
        • pour un contact ayant plusieurs adresses mel (par exemple une adresse mel personnelle et une adresse mel professionnelle), trouvez comment définir l'adresse mel à utiliser lorsque vous écrivez à un groupe auquel il appartient.

Activités collaboratives

Ne pas abuser du mel

  • Le mel est un moyen de communication très efficace à condition qu'il soit utilisé à bon escient :
    • le mel est probablement le meilleur moyen pour envoyer à un petit nombre de personnes des messages textuels appelant une réponse,
    • par contre, pour des raisons pratiques, économiques et écologiques, il me semble que le mel ne devrait pas être utilisé :
      • pour envoyer un document à ses interlocuteurs (bureautique, multimédia : image, vidéo, son) : pour cela il est préférable de partager son document sur le web (cf. Google Documents, Picasa, Youtube, etc.) plutôt que d'en envoyer une ou plusieurs copies par en pièce jointe (voire des milliers de copies lorsqu'il s'agit d'une liste de diffusion : je vous laisse imaginer le coût en énergie et en infrastructure engendré par le transport de ces documents sur les réseaux et le stockage de milliers de copies sur les serveurs ou sur les postes des destinataires),
      • pour vous adresser régulièrement à un grand nombre de personnes sans attendre de réponse (communication du type "newsletter") ; il me semble préférable dans ce cas de créer des flux d'information (cf. Twitter, page publique Facebook, blogger...) auquel vos interlocuteurs pourront s'abonner ou bien qu'ils pourront consulter en ligne, et de réserver la newsletter à vos interlocuteurs les plus rétifs aux nouveaux moyens de communication,
      • pour tenir une conversation ; pour cela il est préférable d'utiliser un forum (cf. Facebook, etc.) qui est beaucoup plus adapté car il permet à tous les participants (anciens et nouveaux) de prendre connaissance aisément de l'évolution des débat et de contribuer à la réflexion collective,
      • etc.

Ecrire des mels

  • Réalisez les manipulations suivantes (si vous êtes sûr de la façon dont il faut procéder, vous pouvez vous contenter de localiser les commandes permettant de réaliser ces opérations) :
    • envoyez-vous un mel à vous même avec une pièce jointe de votre choix (un document bureautique ou multimédia), en mettant une autre de vos adresses mel en Carbon Copy,
      • lorsque vous mettez une personne en :
        • Carbon Copy, cela signifie que le mel lui est envoyé uniquement pour information et que vous n'attendez donc pas de réponse de cette personne,
        • Blind Carbon Copy, cela implique que les autres destinataires ignoreront que la personne en BCC figure parmi les destinataires du message : cela peut vous être utile par exemple lorsque vous envoyez un mel à plusieurs personnes qui ne se connaissent pas et que - par soucis de confidentialité - vous ne souhaitez pas divulguer leurs adresses mel aux autres destinataires,
      • lorsque vous envoyez une pièce jointe, tenez compte du fait que la plupart des webmails n'acceptent pas les pièces dont le poids total excède une dizaine de Mo environ,
    • répondez à ce mel en envoyant votre réponse :
      • à tous les destinataires initiaux, y compris ceux en CC, afin que tout le monde ait connaissance de votre réponse,
      • uniquement à l'expéditeur, afin que les destinataires en CC n'aient pas connaissance de votre réponse,
    • transférez-vous :
      • le mel que vous vous êtes envoyé précédemment :
        • avec sa pièce jointe originale,
        • sans sa pièce jointe originale,
      • la totalité de la conversation précédente (c'est à dire le mel que vous vous êtes envoyé et la réponse que vous vous êtes faite) : utile lorsque l'on souhaite porter une conversation complète à la connaissance d'une tierce personne qui ne figurait pas initialement parmi les destinataires,
    • sauvegardez un mel sans l'envoyer pour pouvoir continuer de le rédiger plus tard ; pour cela, procédez de la façon suivante :
      • commencez à écrire un mel,
      • cliquez sur Save now, afin de sauvegarder votre travail sans l'envoyer,
      • cliquez sur Inbox,
      • constatez qu'un chiffre est apparu à la droite de Drafts, dans la colonne de gauche,
      • cliquez sur Drafts,
      • constatez que votre mel figure dans Drafts,
      • cliquez sur votre mel,
      • constatez que vous pouvez :
        • continuer à le rédiger,
        • l'envoyer ou bien le sauvegarder à nouveau pour finir de le rédiger plus tard,
  • Automatisation de l'écriture des mel, grâce au bouton Canned responses
    • Signatures automatiques
      • Créez une signature, par exemple celle que vous utiliserez dans votre communication professionnelle (n'oubliez pas de sauter deux lignes au dessus pour vous laisser la place de rédiger vos futurs mels).
      • Créez un nouveau mel.
      • Ajoutez-lui votre signature puis rédigez-le et envoyez-le.
      • Modifiez votre signature (pour vérifier que vous savez le faire).
    • Répondeurs automatiques
      • Créez un accusé de réception automatique, par exemple celui que vous activerez sur votre mel professionnel pendant vos vacances.
      • Lorsque vous souhaiterez activer le répondeur, il vous suffira (je vous invite à vérifier que vous savez le faire) de modifier le filtre que vous avez créé au début de l'activité (celui qui ajoute le libellé Professionnel à vos mels professionnels), en cochant :
        • Skip the inbox,
        • Send canned response, et en sélectionnant l'accusé de réception automatique que vous avez créé,
      • Ainsi :
        • pendant vos vacances, vous ne serez plus importuné par l'arrivée de messages professionnels,
        • à l'issue de vos vacances, vous retrouverez sans peine vos nouveaux messages professionnels dans le panneau Professionnel non prioritaire, de votre Inbox.
      • De la même façon, vous pouvez également créer des répondeurs automatiques en filtrant vos messages entrant par expéditeur, objet... ce qui vous vous permet par exemple de transférer automatiquement les messages de certaines personnes vers le nouveau gestionnaire de leur dossier et d'informer ces personnes de ce changement par le biais d'une Canned response : je vous invite à vérifier que vous savez le faire.
    • Réponses prédéfinies
      • Créez une réponse prédéfinie correspondant à une question qui vous est fréquemment posée par vos interlocuteurs : par exemple une question concernant vos horaires ou la localisation de votre entreprise.
      • Répondez à un des mels que vous vous êtes envoyés précédemment en utilisant cette réponse prédéfinie.

Lire ses mels

  • Gmail regroupe les mels qui se répondent les uns aux autres, afin que vous puissiez suivre plus facilement le déroulement de vos conversations :
    • ainsi, si vous répondez à un mel, votre réponse apparaitra sur la même ligne que le mel auquel il répond,
    • de même, si un de vos contact répond à un mel que vous lui avez envoyé, sa réponse apparaitra sur la même ligne que le mel auquel il répond.
  • Un ensemble de mels qui se répondent les uns aux autres est appelé une conversation.
  • Sur chaque ligne de la fenêtre Inbox figure une conversation : le nombre de mels constituant chaque conversation est affiché entre parenthèse (sauf si la conversation ne contient qu'un seul mel).
  • Cliquez sur une conversation composé d'au moins deux mels pour faire apparaitre l'ensemble des mels constituant cette conversation : ils sont alors affichés dans l'ordre chronologique,
  • Cliquez sur le bouton permettant de développement, pour voir le contenu de tous les mels constituant la conversation.
  • Constatez que dans chacun des mels de la conversation, les citations des mels précédents sont automatiquement reconnues et masquées par Gmail pour simplifier la lecture de la conversation : si vous souhaitez visualiser une citation masquée, il vous suffit de cliquer sur le bouton prévu à cet effet (que je vous invite à trouver).
  • Cliquez sur le bouton de réduction, pour faire apparaitre le dernier mel de la conversation et réduire tous les autres.
  • Cliquez sur l'entête de l'un des mels réduits pour faire apparaitre son contenu.
  • Ouvrez maintenant un mel accompagné d'une pièce jointe, qu'il s'agisse d'un document bureautique ou multimédia.
  • Remarquez que :
    • dans la plupart des cas, vous pouvez consulter cette pièce jointe sans avoir besoin de la télécharger en particulier s'il s'agit :
      • d'un document de bureautique (hors pdf), vous pouvez la lire au format html (cela modifiera un peu sa présentation mais ça a l'avantage d'être instantané),
      • d'un pdf, vous pouvez le voir dans le lecteur de pdf de Google,
      • d'une image, vous pouvez l'afficher dans votre navigateur,
    • s'il s'agit d'un document de bureautique (hors pdf), vous pouvez, si vous le souhaitez, le transférer dans Google Docs afin de pouvoir le modifier, sans quitter votre navigateur (cela pourra modifier un peu sa présentation).

Traiter ses mels

  • Cliquez sur Inbox dans la colonne de gauche.
  • Lorsque vous recevez un nouveau mel :
    • il apparait en gras dans votre l'onglet Inbox,
    • s'il s'agit d'un mel non désiré, je vous invite à le signaler à Gmail en utilisant le bouton Report spam (je vous invite à réaliser cette manipulation avec un de vos mels reçus : cela n'entrainera pas sa perte) :
      • cela aura pour effet de déplacer ce mel dans le dossier Spam, accessible en cliquant sur le bouton Spam, dans la colonne de gauche,
      • Gmail analysera ce mel afin d'améliorer les performances de son anti-spam,
      • à l'avenir il est donc fort probable que si vous recevez un mel analogue à celui que vous venez de signaler, Gmail le placera automatiquement dans le dossier Spam, afin que vous ne soyez pas dérangé,
      • si vous signalez à chaque fois le spam que vous recevez à Gmail, au bout de quelques semaine l'anti-spam de Gmail vous débarrassera automatiquement de la quasi-totalité du spam qui vous est envoyé,
      • néanmoins, l'anti-spam de Gmail n'est plus infaillible : il peut également lui arriver de classer en spam un mel qui n'en est pas ; d'après mon expérience, c'est extrêmement rare (ça doit m'arriver environ une fois par an...),
      • je vous invite donc à vérifier régulièrement qu'aucun mel important n'est passé en spam par erreur, au minimum deux fois par mois (car au-delà de 30 jours Gmail détruit automatiquement tout le spam que vous avez reçu) ; pour cela :
        • cliquez sur Spam, dans la colonne de gauche,
        • vérifiez que les mels se trouvant dans le dossier Spam sont bien des indésirables,
        • si un mel a été classé en spam par erreur alors utilisez le bouton Not spam, pour le signaler à Gmail et faire sortir ce mel du Spam : vous retrouverez alors le mel en question dans Inbox (je vous invite à réaliser cette opération avec le mel que vous avez précédemment classé dans le Spam),
        • une fois la vérification terminée, cliquez sur Delete all spam messages now, afin de faire place nette pour faciliter votre prochaine vérification du spam,
    • s'il s'agit d'un mel qui n'appelle pas de réponse :
      • et qui ne vous sera plus utile :
        • archivez-le (je vous invite à réaliser cette opération sur un des mels que vous avez reçus : nous l'annulerons ensuite),
        • cela aura pour effet de le faire disparaitre de la fenêtre Inbox : au besoin, vous pourrez au besoin retrouver ce mel en cliquant sur All mail, dans la colonne de gauche (profitez-en pour annuler l'opération précédente à l'aide du bouton Move to inbox),
      • mais qui vous sera utile prochainement et que vous voulez donc pouvoir retrouver facilement :
        • étoilez-le avec un green-check (je vous invite à réaliser cette opérations sur un des mels que vous avez reçus, puis à l'annuler à la fin du test),
        • archivez-le,
        • cela aura pour effet de faire disparaitre ce mel de la fenêtre Inbox mais vous pourrez le retrouvez très facilement (ainsi que tous les autres mels que vous souhaitez garder sous la main) en cliquant sur le Quick Link : A garder sous la main, dans la colonne de gauche (profitez-en pour annuler l'opération précédente en "désétoilant" votre mel),
    • s'il s'agit d'un mel qui appelle une réponse :
      • si cette réponse est urgente mais que vous ne pouvez pas la rédiger immédiatement, vous pouvez étoiler le mel avec une étoile jaune pour vous rappeler que ce mel est à traiter en urgence,
      • sinon :
        • envoyez votre réponse,
        • si votre réponse appelle elle-même une réponse, étoilez-la avec une purple-question (je vous invite à réaliser cette opérations sur un des mels que vous avez reçus, puis à l'annuler à la fin du test),
        • archivez-votre mel,
        • cela aura pour effet de faire disparaitre ce mel de la fenêtre Inbox mais :
          • vous pourrez au besoin retrouver ce mel en cliquant sur All mail, dans la colonne de gauche,
          • si vous l'avez étoilé parce que vous attendez une réponse, vous pourrez le retrouvez très facilement (ainsi que tous les autres mels en attente de réponse) en cliquant sur le Quick Link En attente de réponse, dans la colonne de gauche

Retrouver un ancien mel

  • cliquez sur :
    • All Mail, pour voir tous vos mels (envoyés, reçus et les brouillons) et votre chat,
    • Sent mail, pour voir tous les mels que vous avez envoyés,
    • Drafts pour voir les mels que vous avez écrits mais pas envoyés,
    • Chats, pour voir vos chats,
    • Starred, pour voir tous les mels que vous avez étoilés,
    • Professionnel/Personnel, pour voir tous vos mels professionnels/personnel,
    • Spam, pour voir tous les mels considérés comme indésirables,
    • Trash, pour voir tous les mels que vous avez supprimés dans les 30 jours précédents (au bout de 30 jours, les mels supprimés sont automatiquement définitivement détruits par Gmail),
    • En attente, pour voir tous vos mels professionnels/personnels en attente de réponse,
    • A garder sous la main, pour voir tous les mels qui vous seront utiles prochainement,
  • Gmail met également à votre disposition un champ de recherche vous permettant de retrouver des mels en effectuant une recherche par mots clé ; vous pouvez par exemple saisir :
    • le mot stage, si vous cherchez un mel en rapport avec votre stage (je vous invite à faire une recherche de ce type),
    • l'adresse d'un de vos contacts, pour retrouver les mels que vous avez échangés avec lui (je vous invite à faire une recherche de ce type).