Activités récentes sur le site

Déposer des actes

 

Charger des actes au format NIMEGUE

Pré-requis

  • Avoir un fichier par type d'actes/commune au format Nimègue
Attention si vous "fabriquez" vous même votre fichier au format Nimègue dans un tableur (format csv et extension .txt) il ne doit pas avoir de ligne de titre
  •  Avoir créé dans la table des utilisateurs la personne qui doit figurer comme "déposant"

Deux types de connexions possible

 Pour charger des actes Nimègue vous pouvez vous connecter :
  • soit comme administrateur et affecter les actes à un utilisateur enregistré 
  • soit comme utilisateur (avec accès niveau 5 minimum)
Connectez-vous dans l'une des configuration ci-dessus

Chargement

Dans le menu Administration cliquez sur Gérer les actes puis sur Charger des actes NIMEGUE



Sélectionnez sur votre disque dur le fichier à charger       

Cochez le bon type d'acte

C'est juste un contrôle de cohérence car le type d'acte est mentionné sur chaque ligne du fichier Nimègue. Si vous ne cochez pas le bon type le chargement sera interrompu

Choisissez un type de dédoublonnage

                   


Attention :

  • Pour les mariages ExpoActes est plus sévère que Nimègue et si vous avez un père est son fils portant le même prénom qui se marient le même jour l'un des deux sera rejeté   
  • Si vous avez plusieurs personnes qui travaillent sur la même commune il ne faut pas activer les dédoublonnages sur le n° ID de NIMEGUE car les actes chargés risquant d'avoir les mêmes n° ID et vous allez écraser ou ne pas charger des actes
 
Appliquez un ou des filtre suivant besoin
 
 
 
Choisissez la restitution que vous souhaitez voir à l'écran
 
 
La configuration ci-dessus me semble la plus judicieuse pour ne voir que les problèmes
si vous cochez "Actes chargés" les problèmes risquent d'être noyés dans la masse des actes chargés
 
Si vous est connecté en administrateur selectionnez le nom du déposant dans la liste
 
 
 
Cliquez sur Charger
 
 
 

Résultat

 <à compléter>
 

 Variante pour créer un numéro ID unique

  •  Lorsque vous recevez un fichier format Nimègue d'un correspondant celui-ci comporte les numéros ID de la base de votre correspondant.
  • Afin de créer un numéro ID unique, il vous faut importer le (ou les fichiers) reçus dans votre base Nimègue, au passage vous éliminerez les doublons, ceux-ci ne se chargent pas, mais créent un fichier "Trace" qui vous permet de compléter si nécessaire certains actes.
  •  Ceci a l'avantage de vous créer sur Nimègue une sauvegarde de votre base Expoactes.
  • Faites un Export de la période concernée par l'import précédent
  •  Charger votre base Expoactes avec le fichier ainsi créé en utilisant les paramétrages ci-dessous

Attention : Si vous avez supprimé des actes dans votre base Nimègue, supprimez la période correspondante dans votre base Expoactes avant le chargement (faites de même si vous avez un doute).


Charger des actes au format CSV

Cette option permet de charger des actes encodés dans MS-Excel ou dans OpenOffice (Classeur) en s'adaptant de façon très souple à la structure de votre fichier.

En général, les tableaux de dépouillements comportent en première ligne les noms des colonnes précisant le type d' information qui peut y être rangée. Par exemple, Nom, Prénom, Sexe, Nom du père, Nom de la mère, .... Ensuite dans les lignes suivantes se trouvent les informations dépouillées, un acte par ligne.

Il convient de commencer par enregistrer la feuille au format CSV en prenant soin de choisir le point-virgule ou la tabulation pour séparer les champs. Autant que possible, il vaut mieux faire encadrer les champs par des guillemets. Ce n'est pas obligatoire sauf si les textes encodés comportent eux-mêmes des points-virgules.

Il n'y a par contre pas de contrainte sur le nombre ou l'ordre des colonnes.

Exemple de fichier à charger

Exemple de fichier à charger

Dans le premier écran de chargement sélectionner le fichier CSV à charger et préciser le nom de la commune ou de la paroisse ainsi que celui du département ou de la province.

En cliquant sur le bouton " >> CHARGER >> " le fichier est téléchargé sur le serveur et y est stocké en vue de son exploitation ultérieure.

L'écran présente alors un grand tableau permettant de décrire la façon d'associer les colonnes du fichier CSV (colonne de gauche du tableau) avec les zones de la base de données (colonne du milieu) en appliquant le cas échéant un "traitement" préalable (colonne de droite).

Exemple d'écran d'affectation de zones

Exemple d'écran d'affectation de zones

Dans la première colonne, chaque boîte de sélection contient la liste de toutes les colonnes du fichier CSV (présentes sur la première ligne du fichier). Lorsque cette ligne contient les descriptions des colonnes ce sont elles qui sont affichées (seulement les 13 premiers caractères si cette description est plus longue que 15 caractères). Si la première ligne contient déjà des données, ce sont ces dernières qui sont affichées.

Pour chaque ligne, il suffit de sélectionner la colonne appropriée à la zone de la base de données ou de laisser le symbole tiret ( - ) si rien ne doit être chargé. Il est tout à fait possible d'associer une même colonne avec plusieurs zones destination. Dans ce cas, un traitement approprié permettra de décomposer le contenu de cette colonne de façon adéquate.

Lorsque chaque colonne est associée avec la zone voulue, il est possible de prévisualiser le résultat en cliquant que le bouton " VOIR un exemple ".

Affichage de la fiche exemple

Affichage de la fiche exemple (seconde ligne du fichier présenté plus haut)

Chaque pression sur le bouton " VOIR un exemple " permet de prévisualiser la fiche suivante.

Le tableau d'affectation des zones étant toujours affiché, il est possible de corriger ce qui est éventuellement nécessaire, puis de vérifier en affichant la fiche suivante.

Lorsque les affectations sont correctes, il ne reste qu'à charger effectivement le fichier en pressant le bouton " CHARGER maintenant ". Le système passe le nombre de lignes annoncé en haut du tableau. Ordinairement, il faut passer une ligne pour ne pas charger les intitulés des colonnes.

Si le fichier est très grand et/ou que le serveur est fort occupé, il se peut que le chargement ne puisse se terminer pendant le temps limite fixé par l'hébergeur. Dans ce cas, 3 secondes avant la fin du temps limite, le programme stoppe le chargement et affiche un écran permettant de continuer le travail sur la suite du fichier. De cette façon, il est possible de charger un gros fichier en plusieurs "passes" en cliquant simplement plusieurs fois sur le bouton "Charger maintenant".

Les associations entre colonnes et zones ainsi que les traitements sélectionnés sont mémorisés dans un cookie. De cette façon, lorsque l'on charge souvent des fichiers de même structure, l'association est immédiate.

Le bouton " Remise à blanc " annule toutes les associations. Cette option est pratique lorsque le fichier à charger a un format très différent du précédent.

Utilisation d'un filtre

Dans certains cas, il peut être nécessaire de traiter un fichier en plusieurs passages car les lignes ne sont pas toutes codées de la même manière. Pour cela il convient de ne traiter que les lignes qui satisfont à une condition qui peut être exprimée avec le filtre.

Exemple de filtre pemettant de sélectionner les actes avec année révolutionnaire

Exemple de filtre permettant de sélectionner les actes avec année révolutionnaire.

Pour qu'un filtre soit utilisé, il faut donc sélectionner la colonne sur laquelle porte la condition. Choisir ensuite le mode de comparaison et enfin indiquer le texte auquel il faut comparer sauf pour les condition "n'est pas vide" et "est vide" qui teste seulement si a colonne contient ou non des informations.

Notons que la prévisualisation de fiche utilise également le filtre pour rechercher l'acte à afficher.

Liste des "traitements" possibles

Quatre catégories de "traitements" ont été définies selon la nature de la zone destination. De façon générale, chaque traitement permet de modifier le contenu de la colonne source en en extrayant une partie ou en regroupant son contenu avec celui d'une ou plusieurs colonnes suivantes.

Chaque traitement est identifié dans la boite de sélection par un titre qui résume son action. Le symbole "=" signifie qu'aucun traitement n'est exécuté : le contenu de la colonne est affecté tel quel à la zone.

Traitement applicables aux zones contenant du texte (Nom, prénom, profession, origine, ...)

"N" si vide
Ajoute le code "N" dans la zone si la colonne est vide. Ceci permet d'éviter d'avoir une zone vide pour le nom d'une personne.
en Majuscules
Transforme tout le texte de la colonne en majuscules. Utile pour les patronymes.
1er mot seulement
Ne garde que le premier mot (avant le premier espace)
Sauf 1er mot
Ne garde que ce qui suit le premier espace rencontré
Dernier mot seulement
Ne garde que ce qui suit le dernier espace blanc (ou tout le contenu s'il n'y a qu'un mot)
Sauf dernier mot
Début du texte jusqu'au dernier espace blanc (ou rien s'il n'y a qu'un mot)
Début en majuscule
Premiers mots écrits complètement en majuscules. Si les premiers mots ne sont pas en majuscules, il sont inclus également de façon à absorber les particules des patronymes.
Exemples : "DELARUE André Marcel" retourne "DELARUE"; "de la RUE André" retourne "de la RUE"; "DE VILLERS DE DION Emile" retourne "DE VILLERS DE DION" mais "de VILLERS de DION Emile" retournera "de VILLERS" puisque le mot suivant n'est pas complètement en minuscule.
Fin en minuscule
Complémentaire au précédent, retourne la partie qui suit le "début en majuscule".
Contenu parenthèses
Recherche une parenthèse ouvrante et retourne le contenu jusqu'à la parenthèse fermante ou jusqu'à la fin s'il n'y en a pas. Les parenthèses ne sont pas conservées.
Exemple : "Albert (Oncle)" retourne "Oncle".
Sauf parenthèses
Complémentaire au précédent, retourne ce qui est en dehors de la parenthèse, c'est-à-dire avant la première parenthèse ouvrante et après la 1ère parenthèse fermante.
Avant la virgule
Retourne le texte précédant la DERNIERE virgule de la chaîne.
Exemple : "Albert, Emile, de Houdremont" retourne "Albert, Emile".
Après la virgule
Retourne le texte qui suit la DERNIERE virgule de la chaîne.
Exemple : "Albert, Emile, de Houdremont" retourne "de Houdremont".
Patronyme si pas vide
Examine la colonne spécifiée et lorsque celle-ci contient bien un texte, retourne le patronyme de la première personne identifiée (typiquement le NOM du nouveau-né ou du défunt). Ce traitement permet de reconstituer le nom du père en recopiant celui du fils ou de la fille lorsque ce nom n'a pas été encodé.
"+" si pas vide
Ce traitement produit une croix, abréviation usuelle de "décédé" lorsque la colonne contient un code quelconque. Cela permet de par exemple de transformer une colonne "Décédé" dans laquelle on a indiqué des "X".
+ (x) col. suivante(s)
Retourne le contenu complet de la colonne spécifiée suivi par le contenu des x colonnes suivantes. Les contenu des différentes colonnes sont séparés par des virgules. Ce traitement permet typiquement de regrouper plusieurs compléments d'informations dans une seule zone commentaire.

Traitements spécifiques pour les zones "SEXE" (sexe du nouveau-né, du défunt ou des intervenant d'un acte divers)

Toujours Masculin
Toujours Féminin
Inconnu
Retourne selon le cas les valeurs constantes "M" , "F" ou "?"
Selon 1er prénom
Détecte le sexe (probable) en se basant sur le premier prénom (il faut indiquer la colonne contenant le prénom à examiner). Le système se base sur une liste de près de 200 prénoms féminins usuels (anciens) pour décider si le prénom est celui d'une homme ou d'une femme.

Traitements spécifiques pour les zones "AGE" (âge d'un défunt ou des conjoints d'un mariage)

Chiffres seulement
Ne garde que les chiffres, points et virgules du texte présenté.
Abrégé a m j
Abrège le texte en remplaçant "ans" par "a", "mois" par "m", "semaines" par "s" et "jours" par "j". Les blancs et virgules sont également supprimés.
Exemple : "3 ans, 10 mois" est remplacé par "3a10m".

Traitements spécifiques pour les zones "DATE" (date de l'acte et dates de naissance des intervenants)

Le format "naturel" des dates est le format numérique formé par le numéro du jour, suivi du numéro du mois puis de celui de l'année. Ces numéros peuvent être séparés par un point, un tiret, un "slash" (/) ou encore un blanc. Exemple : 22.04.1619 ou 22-04-1619 ou 22/4/1619 ou encore 22 4 1619.
Si la date n'est pas dans ce format dans la colonne du fichier CSV, il convient de lui appliquer l'une des traitements suivants :

AAAA-MM-JJ
C'est le format inversé en plaçant l'année d'abord, avant le mois puis le jour. En fait les séparateurs peuvent aussi être le point, le tiret, le slash ou le blanc et les numéros de jours ou de mois inférieurs à 10 peuvent ne compter qu'un seul chiffre.
Exemple : 1619-04-22 ou encore 1619/4/22
JJMMAAAA
Forme compacte de la date, il n'y a pas d'espace ou de signe séparateur. Les numéros de jours ou de mois inférieurs à 10 doivent être précédés d'un 0.
Exemple : 22041619.
AAAAMMJJ
Version inversée du format compact précédant.
Exemple : 16190422.
JJMMMAAAA
Dans cette forme compacte, le numéro du mois est remplacé par son abréviation française ou anglaise.
Exemple : 22AVR1619 ou 22APR1619.
AAAAMMMJJ
Version inversée du format précédant.
Exemple : 1619AVR22.
3 col. JJ MM AAAA
La date est ici éclatée en trois colonnes qui doivent être contiguës, la première indique le jour, la seconde le mois et la troisième l'année. Les numéros inférieurs à 10 peuvent comporter un seul chiffre ou être précédés du zéro. Dans le tableau d'affectation des zones, c'est toujours la première colonne qu'il faut indiquer.
Exemple : colonne 4 = "22", colonne 5 = "4", colonne 6 = "1619", pointer vers la colonne 4.
3 col. AAAA MM JJ
Version inversée du format précédant.
Dt. répub. 1 col.
Date républicaine présentée dans une seule colonne. Le traitement retourne la date grégorienne correspondante. Le format de la date républicaine doit être formé par trois parties : d'abord le numéro du jour (de 1 à 30), ensuite le nom du mois (VENDémiaire, BRUmaire, ... FRUctidore et jours COMplémentaires), enfin l'année qui peut être précédée du mot "an" et être exprimée en chiffres arabes ou romains.
Les éléments doivent être séparés par des blancs, des tirets, des points ou des slashs.
Exemples : 3 fructdore an 7, 04 VEND XI, 3 COMP 6.
Dt. répub. 3 col.
Analogue au précédent mais avec les trois parties de la date dans trois colonnes consécutives.
 

Cette large batterie de fonctions de (pré-)traitement de l'information devrait faciliter la conversion de nombreuses données sans nécessité aucune manipulation des le tableur (Excel ou Open Office).

Parfois, un simple "Rechercher - Remplacer" permettra d'adapter légèrement le format du fichier pour qu'il puisse utiliser l'un des traitements prédéfinis ici.

Exemple : Si la colonne prénom contient le lieu d'origine précédé du mot "de" (Albert de Montdru), il suffit de faire remplacer un remplacement automatique limité à la colonne concernée de " de " (précédé et suivi d'un blanc) par " , ".

 

Préparer les données avant chargement

<à compléter>
 
 
 
 
 
 

Mettre à jour des actes

<à compléter>
 

Recharger des actes complétés ou vérifiés

<à compléter>
 

Modifier ponctuellement un acte

Chaque acte est associé avec le code de la personne qui a chargé cet acte dans la base de données (le déposant). La navigation dans les actes en mode administration permet d'afficher le nom du déposant de l'acte. De plus, lorsque ce sont des actes que vous avez déposé, le système ajoute des icônes permettant de modifier ou de supprimer l'acte :
  • Dans le cas des actes de mariage ou des promesses de mariage,  l'icône Permuter  permet d'échanger les données de l'époux avec celles de l'épouse. Cette option est surtout utile lorsque les actes ont été chargés via un fichier CSV qui ne distingue pas clairement époux et épouse;
  • L'icône Modifier permet de corriger les données d'un acte;
  • L'icône Supprimer permet de supprimer définitivement un acte (le système demande confirmation mais ensuite, il n'existe pas de moyen de retrouver l'acte).
L'accès à ces fonctions d'édition et de suppression d'acte est également disponible via un menu en bas de l'acte lorsqu'il est visualisé en mode "administration".

L'édition d'un acte permet de modifier toutes les zones descriptives de cet acte.  Il faut toutefois noter que ExpoActes, contrairement à NIMEGUE, ne comprend pratiquement AUCUN mécanisme de validation des données introduites. En effet, l'intérêt est essentiellement de pouvoir réaliser une correction ponctuelle d'une date ou d'une information et en aucun cas de fournir une interface de saisie d'actes.  Pour ce travail il est beaucoup plus pratique d'utiliser le logiciel NIMEGUE qui est conçu pour cela. Au besoin, le menu "Réexporation d'actes" permet de générer un fichier qui peut être facilement importé par NIMEGUE. 
 
 

Trucs et Astuces

 Plusieurs déposants

Si vous devez déposer des actes au nom de plusieurs déposants vous devez créer un utilisateur par déposant avec des droits 5 ou 6
Ensuite vous pourrez
-  soit vous connecter avec le nom de ce déposant (c'est plus simple si vous avez 3 ou 4 types d'actes à charger à la suite)
- soit choisir son nom dans la liste déroulante

Administateur ET déposant

 Si vous êtes administateur ET déposant il est conseillé de créer un utilisateur pour chacune de ces fonctions ce qui vous permettra de supprimer vos actes sans risquer de toucher ceux des autres (surtout si vous travaillez à plusieurs sur une même commune)

 

 
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