IT Knowledge‎ > ‎

การรับ-ส่งแฟกซ์ ด้วยคอมพิวเตอร์

          ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งแฟกซ์โมเด็มเอาไว้  ไม่ว่าจะเป็นแบบติดตั้งภายใน หรือแบบติดตั้งภายนอก  นอกจากเราจะใช้ เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (แบบ Dial-up) แล้ว  เรายังสามารถใช้โมเด็มดังกล่าว เพื่อการรับ-ส่งแฟกซ์ ได้เช่นเดียวกับเครื่องแฟกซ์ทั่วๆ ไป ไม่ว่าจะเป็นการส่งแฟกซ์ไปยังเครื่องรับแฟกซ์ธรรมดา หรือการส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่มีการติดตั้งแฟกซ์โมเด็มไว้ก็ทำได้ ทั้งยังมีคุณภาพดีกว่าเครื่องแฟกซ์ธรรมดาเสียอีก นอกจากนี้ เรายังสามารถบริหารจัดการเกี่ยวกับการรับ-ส่งแฟกซ์ได้ ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จะเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเกิดจากขั้นตอนการรับหรือการส่งก็ตาม



Fax Modem แบบ Build-in ในคอมพิวเตอร์ Notebook

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างโมเด็มแบบต่างๆ ทั้งติดตั้งภายนอก และแบบติดตั้งภายใน




1. การรับ-ส่งแฟกซ์ด้วยคอมพิวเตอร์และแฟกซ์โมเด็ม

          การ รับ-ส่งแฟกซ์ ด้วยคอมพิวเตอร์และแฟกซ์โมเด็มนั้น มีมานานแล้ว ตั้งแต่ในยุคของ DOS และวินโดว์ 3.11 เป็นต้นมา ในอดีต..เวลาที่เราซื้อแฟกซ์โมเด็มมา มักจะมีแผ่นไดรว์เวอร์แถมมาให้ พร้อมกับซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรับส่งแฟกซ์ โปรแกรมตัวแรกที่ผมรู้จัก ในการรับส่งแฟกซ์ผ่านคอมพิวเตอร์ก็คือ BitWare for Windows ซึ่งตอนนั้นทำงานบน Windows 3.11 for Workgroup คิดดูล่ะกันว่านานแค่ไหนแล้ว

          เมื่อหมดยุคของ DOS และ Windows 3.11 แล้ว ในระบบปฏิบัติการวินโดวส์ทุกรุ่น นับแต่วินโดวส์ 95 เรื่อยมา จะมีคุณสมบัติในการรับส่งแฟกซ์ติดตั้งมาด้วย (ถึงแม้จะไม่เก่งเท่ากับซอฟต์แวร์ที่ใช้รับส่งแฟกซ์โดยเฉพาะบางตัว เช่น WinFax Pro ก็ตาม แต่ก็ถือว่า มีความสามารถในการใช้งานได้ในระดับหนึ่ง)  และเมื่อมาถึงในยุคของวินโดวส์ เอ็กซ์พี  ความสามารถในเรื่องการรับส่งแฟกซ์นี้ก็ยังมีอยู่  โดยไม่ต้องไปหาซอฟต์แวร์อื่นมาเพิ่มเติม

          ก่อนอื่น เรามาตรวจดูกันก่อนว่า คอมพิวเตอร์เราสามารถรับ-ส่งแฟกซ์ ได้หรือไม่ อันดับแรกก็ตรวจดูว่า เครื่องเรามีช่องเสียบสายโทรศัพท์หรือไม่ ถ้าไม่มีก็ต้องหาซื้อ Fax Modem อย่างใดอย่างหนึ่งดังในรูปที่ 1 มาติดตั้งก่อน จากนั้นก็เข้าไปที่ Printers and Faxes ถ้าเห็นมีไอคอนรูปแฟกซ์ปรากฏอยู่ ก็แสดงว่ามีการติดตั้งโปรแกรมไว้แล้ว แต่ถ้าไม่มี เราต้องทำการติดตั้งเพิ่มเติมเสียก่อน โดยเข้าไปที่ Control Panel > Add or Remove Programs เลือก Add/Remove Windows Components แล้วเลือก Fax Service กดปุ่ม Next ไปตามลำดับ (ในกรณีที่ต้องติดตั้งคุณสมบัติเพิ่มเติมนี้ จำเป็นต้องมีแผ่นซีดีวินโดวส์ด้วยนะครับ)


รูปที่ 2 แสดงการตรวจสอบเบื้องต้นว่าเครื่องคอมสามารถจะรับ-ส่งแฟกซ์ได้หรือไม่



2. การตั้งค่าก่อนเริ่มใช้คุณสมบัติ รับ-ส่งแฟกซ์

          2.1  คลิกขวาที่ไอคอนรูปเครื่องแฟกซ์ แล้วเลือก Properties เมื่อปรากฏหน้าต่างของ Fax Properties ขึ้นมาแล้ว ให้คลิกที่แท็ป Devices จะเห็นรายชื่อแฟกซ์โมเด็มปรากฏอยู่ หากมีมากกว่า 1 ตัว ก็ให้เลือกว่า จะใช้โมเด็มตัวใดในการรับ-ส่งแฟกซ์ แล้วกดปุ่ม Properties…

รูปที่ 3 เลือกโมเด็มที่จะกำหนดค่าเบื้องต้น



           2.2  การตั้งค่า การส่ง (Send) ให้ทำเครื่องหมายถูกในช่อง Enable device to send เพื่อกำหนดให้สามารถส่งแฟกซ์ผ่านโมเด็มตัวนี้ได้ เราสามารถตั้งจำนวนครั้ง ที่จะให้โปรแกรมทำการส่งซ้ำได้ ในกรณีที่ส่งครั้งแรกไม่ผ่าน
รูปที่ 4 แสดงการตั้งค่าสำหรับการส่ง (Send)



          2.3  การตั้งค่า การรับ (Receive) ก็ให้ทำเครื่องหมายถูกในช่อง Enable device to receive เพื่อกำหนดให้รับแฟกซ์ได้ จากนั้นให้เลือกรูปแบบการรับแฟกซ์ ในหัวข้อ Answer mode: ซึ่งมี 2 ตัวเลือกคือ ถ้าเราเลือกเป็น Manual หมายถึง เราจะตอบรับสัญญาณแฟกซ์เองเมื่อมีสายเรียกเข้า แต่ถ้าเราเลือกเป็น Automatic after จะเป็นการตั้งให้คอมพิวเตอร์ ตอบรับสัญญาณแฟกซ์โดยอัตโนมัติ แล้วก็ตั้งค่าว่า จะให้เสียงโทรศัพท์ดังกี่ครั้งจึงจะตอบรับ ส่วนในช่องอื่นๆ ก็ไม่จำเป็นต้องเซ็ตอะไรเพิ่มเติม

รูปที่ 4 แสดงการตั้งค่าสำหรับการรับ (Receive)




3. วิธีการส่งแฟกซ์

          หลังจากที่ตั้งค่าต่างๆ เสร็จ ตอนนี้เราก็พร้อมที่จะส่งแฟกซ์ออกทางโมเด็มแล้ว ซึ่งการส่งแฟกซ์นั้น สามารถส่งแฟกซ์จากโปรแกรมที่เรากำลังใช้งานอยู่ได้ทันที เช่น จากโปรแกรม Word หรือ Excel โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์เป็นกระดาษ
ออกมาทางเครื่องพิมพ์ก่อน แล้วจึงค่อยนำไปส่งแฟกซ์เช่นในอดีต ช่วยให้ลดการใช้กระดาษได้

          ส่วนวิธีการส่งนั้น ก็เหมือนกับการสั่งพิมพ์งานทั่วไป เพียงเลือกเมนู File > Print แล้วเลือกชื่อเครื่องพิมพ์เป็น Fax จากนั้นใส่ชื่อผู้รับ เบอร์แฟกซ์ของผู้รับ แล้วทำไปตามขั้นตอนของโปรแกรม ก็สามารถส่งแฟกซ์ได้แล้ว

รูปที่ 5 แสดงรายชื่อ Fax Printer



          ขั้นตอนการส่งแฟกซ์

          3.1  เมื่อเราสั่งพิมพ์ออกทางแฟกซ์ จะปรากฏตัวช่วยในการส่งแฟกซ์ (Fax Wizard) ขึ้นมา ให้คลิก Next เพื่อข้ามไปขั้นตอนต่อไป


รูปที่ 6 แสดงตัวช่วยในการส่งแฟกซ์ (Send Fax Wizard)


          3.2  ให้ใส่ชื่อผู้รับในช่อง To และใส่หมายเลขแฟกซ์ในช่อง Fax number กรณีสายภายในซึ่งต้องตัดสายนอกก่อน เช่น 9 เราต้องใส่ 9, แล้วตามด้วยเบอร์แฟกซ์ของผู้รับ หรือหากเบอร์แฟกซ์ของผู้รับ ต้องมีการกดเบอร์ต่อภายในอีก ก็ให้ใส่เบอร์ต่อภายในนั้นลงไปด้วย เช่น 025179222,513 ดังนั้น กรณีต้องตัดสายนอกก่อนและต้องมีเบอร์ต่อด้วย ก็ต้องใส่หมายเลขดังนี้ 9,025179222,513


          3.3  เราสามารถส่งแฟกซ์นี้ ไปยังผู้รับหลายๆ คนได้ (เข้าคิวส่ง) โดยขณะที่เมื่อเราใส่ชื่อและหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับแต่ละคน ให้เรากดปุ่ม Add เพิ่มเข้าไปเรื่อยๆ จนครบตามจำนวนที่ต้องการ เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next (เสียค่าใช้จ่ายเป็นรายครั้ง และจะเรียงคิวกันส่ง คือส่งให้คนแรกเสร็จ ก็มาส่งให้คนถัดไป ไม่ใช่เป็นการส่งครั้งเดียวเหมือนกับอีเมล์)


รูปที่ 7 แสดงตัวช่วยในการส่งแฟกซ์ (Send Fax Wizard)


          3.4  ในหัวข้อ Cover page template ให้เลือกรูปแบบใบปะหน้า (ถ้าไม่ต้องการ ก็ข้ามไปได้) เราสามารถแก้ไขข้อมูลใบปะหน้าได้ โดยการคลิ้กปุ่ม Sender Information ในช่อง Subject Line : ให้ใส่หัวข้อเรื่อง หรือใจความสำคัญของเนื้อหาที่จะส่งแฟกซ์ และใส่รายละเอียดของเนื้อความเพิ่มเติมในช่อง Note แล้วจึงคลิกปุ่ม Next

          3.5  เลือกหัวข้อ Now ในรายการ When do you want to send this fax? เพื่อส่งแฟกซ์เดี๋ยวนี้ และเลือกหัวข้อ Normal ในรายการ what is the fax priority แล้วคลิกปุ่ม Next


รูปที่ 8 แสดงตัวช่วยในการส่งแฟกซ์ (Send Fax Wizard)


          3.6  ถึงขั้นตอนนี้ หากคลิกปุ่ม Finish แฟกซ์ก็จะถูกส่งออกไปทันที แต่ถ้าเราต้องการจะดูหน้าแฟกซ์ ก่อนที่จะถูกส่งออกไป ให้คลิกปุ่ม Preview Fax

          3.7  เมื่อแฟกซ์กำลังถูกส่งออกไป จะมีสถานะของการส่งแสดงให้เห็น ถ้าการส่งแฟกซ์ออกไปเป็นผลสำเร็จ ก็จะมีรูปเครื่องหมายถูกสีเขียว แสดงขึ้นมา


รูปที่ 9 แสดงสถานะขณะกำลังส่งแฟกซ์ และเมื่อส่งแฟกซ์สำเร็จ


          3.8  และถ้าเราเปิดโปรแกรม Fax Console ขึ้นมา จะพบโฟลเดอร์ต่างๆ ดังรูป ซึ่งได้แก่
     Incoming หมายถึง แฟกซ์ที่กำลังอยู่ในขั้นตอนการรับ (รวมทั้งแฟกซ์ที่รับไม่ผ่านด้วย),
     Inbox หมายถึง แฟกซ์ที่รับเข้ามาเรียบร้อยแล้ว,
     Outbox
หมายถึง แฟกซ์ที่กำลังอยู่ในระหว่างการส่ง (รวมทั้งแฟกซ์ที่ส่งไม่ผ่านด้วย)
     และโฟลเดอร์ Sent Items หมายถึง แฟกซ์ที่ส่งผ่านเรียบร้อยแล้ว


รูปที่ 10 แสดงรายชื่อโฟลเดอร์ในโปรแกรม Fax Conso



4. วิธีการรับแฟกซ์

การรับแฟกซ์นี้ทำได้ง่ายมาก ซึ่งถ้าเราได้ปรับตั้งให้โปรแกรม Fax Console ให้เป็นแบบรับแฟกซ์อัตโนมัติ โดยตั้งให้รับแฟกซ์หลังเสียงสัญญาณโทรศัพท์ดัง 2 ครั้ง ก็จะมีหน้าต่างแจ้งให้เราทราบว่า มีสัญญาณแฟกซ์เข้ามา พอเสียงโทรศัพท์ดังเกิน 2 ครั้ง โปรแกรม Fax Monitor จะทำงานและเริ่มการรับแฟกซ์ทันที โดยมีสถานะของการรับแฟกซ์ขึ้นมาแสดงให้ดู เมื่อรับแฟกซ์เสร็จแล้วจะเห็นเครื่องหมายถูกสีเขียว โดยมีข้อความบอกให้ทราบว่า ขณะนี้ได้รับแฟกซ์เสร็จแล้ว และมีเวลาบอกด้วย

แต่ถ้าเราตั้งค่าการรับแฟกซ์เป็นแบบ Manual เมื่อมีเสียงสัญญาณโทรศัพท์ดังขึ้น จะมีหน้าต่างแจ้งให้เราทราบว่ามีสัญญาณแฟกซ์เข้ามา ให้เราคลิกที่หน้าต่างดังกล่าว ก็จะเข้าสู่สถานะการรับแฟกซ์

แฟกซ์ ที่รับเข้ามาจะปรากฏอยู่ในโฟลเดอร์ Inbox ของโปรแกรม Fax Console เราสามารถดูข้อความในแฟกซ์ได้ โดยดับเบิลคลิ้กรายการแฟกซ์ในโฟลเดอร์ Inbox ได้ทันที เนื้อหาของแฟกซ์นั้นแสดงเป็นไฟล์รูปภาพขาว-ดำ ทั้งการส่ง และการรับ (แม้ว่าต้นฉบับจะเป็นภาพสีก็ตาม) ถ้าเราต้องการสั่งพิมพ์รายการแฟกซ์นั้นออกมาเป็นกระดาษ ก็สั่งพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ปกติได้

การรับส่งแฟกซ์ด้วยแฟกซ์โมเด็มนี้ ช่วยให้เราได้ใช้อุปกรณ์ที่มีอยู่อย่างคุ้มค่า และปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบเดิมๆ มาเป็นการเน้นไอทีมากขึ้น ซึ่งเหมาะกับยุคปัจจุบัน ที่ทุกคนมุ่งเน้นไปในเรื่องของเทคโนโลยี ทั้งยังเป็นการแสดงให้เห็นทักษะในการใช้ไอทีของเราอีกด้วย



5. โปรแกรมอื่นๆ ที่ใช้รับ-ส่งแฟกซ์

นอกจากคุณสมบัติในการรับ-ส่งแฟกซ์ของวินโดวส์แล้ว ยังมีโปรแกรมอื่นๆ ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่องานรับ-ส่งแฟกซ์โดยเฉพาะ ซึ่งแน่นอนว่า มีความสามารถมากกว่าโปรแกรมที่แถมมากับวินโดวส์ ซึ่งตัวที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากคือ WinFax Pro ท่านใดสนใจก็ลองไปหาซื้อมาใช้ดูล่ะกัน นอกจากนี้ ยังมีโปรแกรมอีกหลายตัว ทั้งแบบของฟรีและแบบต้องจ่ายตังค์ ซึ่งสามารถค้นหาได้จากในอินเทอร์เน็ตครับ



6. ค่าใช้จ่ายในการรับ-ส่งแฟกซ์

เนื่องจากการรับ-ส่งแฟกซ์นี้ ใช้สัญญาณโทรศัพท์แบบปกติ ดังนั้น ค่าใช้จ่ายจึงเหมือนกับการใช้โทรศัพท์ปกติ กล่าวคือ การรับแฟกซ์นั้น ผู้รับไม่เสียเงิน ส่วนการส่งแฟกซ์ ถ้าเป็นในเขตเดียวกัน ก็ครั้งละ 3 บาท แต่ถ้าเป็นหมายเลขทางไกล ก็เสียในอัตราค่าโทรทางไกลครับ ไม่ว่าจะในประเทศ หรือต่างประเทศ ส่วนการส่งแฟกซ์ผ่านโทรศัพท์มือถือ (ในรุ่นที่สามารถใช้ได้) ค่าใช้จ่ายก็เหมือนกับการโทรออก ซึ่งขึ้นอยู่กับแต่ละโปรโมชั่นที่เราเลือกใช้ครับ



7. การต่อสายโทรศัพท์เข้ากับแฟกซ์โมเด็ม

แบบที่ 1 ไม่ได้ใช้คู่สายแบบ Hi-Speed
ในกรณีที่เรามีโทรศัพท์บ้านอยู่แล้ว เราก็เอาสายโทรศัพท์เสียบเข้ากับโมเด็ม 56K ได้เลย ซึ่งโมเด็มทั้งแบบการ์ด หรือแบบต่อภายนอก โดยทั่วไปมักจะมีช่องให้เสียบสายโทรศัพท์ 2 ช่อง โดยช่องหนึ่งเสียบสายที่ต่อมาจากภายนอก ส่วนอีกช่องก็เอาเครื่องโทรศัพท์มาต่อพ่วงเข้าไป แต่ถ้าเป็นโมเด็มแบบ On-Board มักจะมีช่องให้เสียบแจ๊คโทรศัพท์ได้แค่ช่องเดียว ซึ่งแน่นอนว่าคุณต้องเสียบสายที่เข้ามาจากภายนอก แต่ถ้าต้องการเสียบเครื่องโทรศัพท์ด้วย ก็ต้องไปหาซื้อหัวต่อ แบบเข้า 1 ออก 2 มาใช้ (ราคาประมาณ 20 บาท)

แบบที่ 2 ใช้คู่สายแบบ Hi-Speed
สำหรับ คนที่ใช้คู่สายที่เป็น ADSL Hi-Speed Internet เขาจะมีตลับแยกสัญญาณมาให้ด้วย ซึ่งจากตลับแยกสัญญาณนั้น ช่องหนึ่งจะไปเข้า ADSL Modem หรือ Router ส่วนอีกช่องสำหรับต่อเข้าเครื่องโทรศัพท์ เราก็เอาปลายสายที่เข้าเครื่องโทรศัพท์นี่แหละ มาเสียบเข้าโมเด็ม 56K ในเครื่องคอมพ์ แล้วเอาเครื่องโทรศัพท์เสียบเข้าอีกช่องหนึ่งของโมเด็ม 56K เหมือนกับแบบที่ 1 ก็เท่านั้นเอง

แต่..แบบที่ 2 จะมีข้อดีกว่า ตรงที่ เราสามารถ รับ-ส่งแฟกซ์ได้ พร้อมๆ กับการเล่นอินเทอร์เน็ต เนื่องจากสัญญาณมันแยกกัน ซึ่งแบบแรกนั้น คนที่ใช้เน็ตแบบ Dial-up หากจะใช้โมเด็มเพื่อรับ-ส่งแฟกซ์ คุณก็ต้องหยุดเล่นเน็ตก่อน หรือในทำนองเดียวกัน ในขณะที่เรากำลังต่อเน็ต (แบบ Dial-up) หากมีใครจะส่งแฟกซ์เข้ามาจะทำไม่ได้ เพราะสัญญาณโทรศัพท์จะไม่ว่างนั่นเอง

           ขอย้ำอีกทีว่า โมเด็มที่จะใช้รับ-ส่งแฟกซ์นี้ จะต้องเป็นโมเด็ม 56K นะครับ (รวมถึงรุ่นโบราณที่สปีดต่ำกว่า 56K ด้วย) ส่วนใหญ่เครื่องคอมปัจจุบัน จะมีติดตั้งมาแทบทุกเครื่อง แต่ถ้าไม่มีก็ต้องไปหาซื้อมาติดตั้งเองครับ ราคาประมาณ 100 - 300 บาท ยังมีหลายคนเข้าใจผิด และสอบถามกันมาบ่อยๆ ว่า มีโมเด็ม ADSL อยู่แล้ว ทำไมถึงใช้รับ-ส่งแฟกซ์ไม่ได้ คำตอบคือ มันคนละระบบกันน่ะครับ

 

Create Date : 04 พฤศจิกายน 2550
Comments