Documentos Formales

La instancia

A través de este tipo de documento podremos realizar una solicitud ante un Organismo Público o ante una persona física que sea representativa de éste último. Las partes en las que se divide son las siguientes:

  1. Encabezamiento. En él deberán figurar los datos de la persona que firmará el documento, éstos son: nombre y apellidos, dirección, DNI o NIF; pero además de éstos, también deberá constar el número o la referencia del expediente administrativo al que se hace mención en el documento.
  2. Cuerpo del documento. En él se expondrán los motivos (se inicia con la frase “expone que”) por el cual se realiza la solicitud correspondiente (se indica con la frase “solicita”). Se deberán detallar los hechos de forma breve y precisa redactando los mismos en tercera persona.
  3. Pie. Final del documento, se indicará una frase de cortesía, la fecha de expedición del documento, la firma y el pie de firma.

Instancia


El oficio

El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera comunicar.

Como cualquier documento, deberá contener un encabezado con los datos del Organismo Oficial que emite el documento, un cuerpo donde se detalla y se expone el comunicado y un pie en la que suele constar la despedida, normalmente utilizando la fórmula: “lo que comunico” y la firma autógrafa de la persona remitente.

Oficio documento

    Memorándum.

    En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

            La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

            Los elementos de memorándum son los siguientes:

    Membrete
    La palabra memorándum centrada
    Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
    Fecha
    Dirección
    Texto
    Despedida
    Antefirma
    Firma
    Referencias finales.

    EJEMPLO DEL MEMORANDUM

     

    CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO
    Industrial y de servicios No. 107


    MEMORANDUM

    Marzo  25 /96.

    AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARA
    C O N T R O L A D O R.

    Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. 00

    A t e n t a m e n t e,

    Ing. Felipe Pérez
    Director.v





    Circular.

    La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.

    La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.

    Los elementos que componen a la circular son:

    Membrete
    La palabra circular centrada en la parte superior del papel
    Número o clasificación ; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.
    Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
    Fecha
    Dirección; nombre o designación de los destinatarios.
    Texto
    Despedida
    Antefirma
    Firma
    Referencias finales

    La circular puede ser interna y externa.

    Sírvase observar el modelo No. 3 del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de una circular.


    LA COSTEÑA S.A.

    CIRCULAR NUM. 28

                                                            
    ASUNTO: Horas extraordinarias de            trabajo.
                                                    
                                                    20 de marzo de 1997.


    Al personal de este departamento:

            Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de los corrientes, se implante un sistema de trabajo extraordinario  para que, en un plazo improrrogable de treinta días, se despachen todos los asuntos que están pendientes en las secciones del departamento.

            Por lo tanto, sírvanse ustedes tomar nota, firmando e la relación adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollará todos los días hábiles, de lunes a viernes, de las 18:30 a las 22:00 horas.


                                                    ATENTAMENTE
                                                    EL JEFE DEL DEPARTAMENTO

                                                            Manuel Ruiz Flores


    c.c.p. C. Oficial Mayor, Edificio

    MFL/ eg



    Minuta.

    La  minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.

            El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. Con esta misma denominación en forma extensiva se llama también al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e información escrita que tiene destino externo), así como a la correspondencia interna, cartas, memorados, memopartes y otros, cuyas copias se ordenan cronológicamente y en orden progresivo de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentación escrita en un determinado periodo  y se puedan hacer consultas en función de la fecha de expedición.

            La referencia es una palabra que antecede a un número secuencia para contar con información que permita identificar la documentación escrita.

            El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo:

    Minuta de la sesión de trabajo.
    Lugar de la reunión (despacho del director x).
    Fecha de la sesión (día, mes y año).
    Relación de asistentes (nombre y puesto de los participantes).

    Objetivo de la reunión: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la operación de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se numeran las intervenciones, señalando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando).

    Sírvase observar el modelo No. 5 del anexo de este trabajo para un ejemplo de la minuta.


    MINUTA DE ACUERDO CELEBRADO ENTRE:


    Junta de Accionistas y Departamento de Compras.
    Lugar: Edificio de la Empresa.


    08      05      96                                                                              
    día     mes     año             referencia              tipo de asunto          num. de hoja

     


    Asunto                                                  Acuerdo

    Autorización de compra de                               Se resuelve conceder un presupuesto
    material especializado para                             por 50,000.00 iniciales para apartado
    el departamento.                                        del material, así como la aceptación de
                                                            los pagarés que sean firmados por el 
                                                            jefe del departamento.

     


                                                                                                    

    Jefe de Accionistas                                             Gerente de Departamento




    Acta.

    El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados.  En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.

            Contiene, entre otros, los datos siguientes, básicos:  ciudad, hora, fecha (día, mes y año), lugar (calle, número y colonia), nombre del organismo, relación de asistentes, objeto de la reunión, orden del día y narración breve, sintética y objetiva de lo acontecido, señalando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a tratar, así como la forma en que lo exponen; relación secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente, señalamiento de la hora en que termina la reunión.

            Se da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesión, y del secretario que lo asiste o en caso de no haberse hecho éstas asignaciones, las firmas de los asistentes).

            Cuando el acta es privada y no se levanta por un funcionario que tenga fe pública, es necesario de testigos de asistencia, que den fe bajo su firma.

            Por disposición de algunas leyes, determinadas actas deben constar en libros especiales autorizadas para el efecto.

            El siguiente ejemplo muestra un modelo usual que comúnmente es utilizado para las actas:

    En la ciudad de _______, siendo las _____ horas del día _____ del mes ________ del año _____, y en el local que ocupan las oficinas de _________, ubicado en________ del edificio número ______ de la calle __________; colonia _________, se reunieron los señores: ___________________, con el carácter, respectivamente, de ______________, previa cita (o convocatoria) que se expidió __________, para el tratamiento del asunto siguiente: _______________.  En uso de la palabra, el señor _________ manifestó _______________ (relación de hechos).

     

    Registro de la intervención sucesiva de otras personas.

    Determinación que se adopta, en su caso.

    Para finalizar, el señor __________, que actúa como secretaria, dio lectura al acta, misma que fue aprobada en sus términos por los comparecientes, que firman al margen y alcance de este instrumento para constancia de su conformidad.








    Curriculum Vitae.

    El curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado. El curriculum vitae habrá de incluir:

    Los datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc.
    La mención de los logros, realizaciones y actividades más importantes de su historia personal, siempre seleccionados en razón de su significación para un propósito determinado.

    Se hará un recuento de todos los hechos más significativos y valiosos para persuadir a los destinatarios del curriculum vitae de que su pretensión o deseo están sólidamente fundados. Toda la información anterior puede agruparse en los apartados que a continuación se mencionan:

    Datos Personales de Identificación. Son los datos y características que identifican a una persona y le sitúan en un entorno cronológico, geográfico y cívico. La lista subsiguiente enumera los principales datos identificativos:

    Nombre y apellidos.
    Fecha de nacimiento.
    Sexo.
    Nombre del padre y de la madre
    Profesión o actividad principal.
    Estado civil.
    Número de hijos
    Domicilio habitual
    Domicilio accidenta.
    Teléfono.
    Altura, peso y otras señales corporales.

EJEMPLOS CURRICULUMS .