Pokyny

1. Adresa odosielateľa

2. Ako bol list odoslaný? - doporučene

3. Adresa prijmateľa

4. Odvolacie údaje - sú vyplnené len v tom prípade, ak odpovedáme na došlí list. Ak písomnosť posielame mi prví, ostávajú prázdne ( okrem dátumu miesta)

5. Heslo veci napríklad Ponuka tovaru, Objednávka tovaru,

6. Text - úvod , jadro, záver S pozdravom

7. Pečiatka, Podpis, Funkcia - pod seba

8. Kontaktné údaje - do päty listu

9. Nabudúcu stredu písomka

10. Vytlačiť si vzor čo je na edupage

Dodací list je doklad, ktorý potvrdzuje dodanie tovaru alebo služby odberateľovi. Slúži ako potvrdenie o odovzdaní a prijatí tovaru v stanovenom množstve, druhu či kvalite. Niektoré spoločnosti ho odberateľom vystavujú spolu s faktúrou. Zákon povinnosť vystaviť dodací list neupravuje, preto nie je ani legislatívne stanovený jeho obsah. Dodací list však môžeme považovať za účtovný doklad, pokiaľ spĺňa náležitosti stanovené zákonom o účtovníctve. Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:

a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu – Označenie „Dodací list“,

b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov – poradové číslo listu, číslo faktúry, ku ktorej sa vystavuje, označenie dodávateľa a odberateľa ich identifikačnými údajmi, opis produktov, ich výrobné čísla,

c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva – ak je podnik platcom DPH aj sadzby a hodnoty DPH,

d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia – dátum uskutočnenia dodávky,

f) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Ak váš odberateľ vyslovene dodací list nevyžaduje, nemusíte ho vyhotovovať a jeho účel splní faktúra, v ktorej uvediete všetky potrebné informácie o tovare.

Registratúrny plán, ukladanie a vyraďovanie záznamov

Ukladanie spisov nasleduje po ich vybavení.

Má byť organizované tak, aby bolo možné bezproblémové, časovo nenáročné vyhľadanie spisov.

Spisy sa ukladajú podľa ročníkov v samostatných obaloch pre každú registračnú značku.

V obale sú podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

Označujú sa štítkom s identifikačnými údajmi : názov organizácie,

názov druhu agendy,

registratúrna značka,

znak hodnoty,

lehota uloženia,

ročník spisu,

číslo spisu

Názov organizácie

Vec

Registračná značka : Znak hodnoty a lehota uloženia:

Ročník spisov: Čísla spisov:

Vybavené spisy sa uložia v príručnej registratúre, kde sú uložené jeden rok po roku vybavenia.

Po roku úschovy sa odovzdajú na základe zoznamu registratúrnemu stredisku.

Stredisko zabezpečuje preberanie spisov, evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.

Písomný styk je jednou z foriem získavania a odovzdávania informácií. Je sprostredkovateľom v obchodnej a úradnej praxi. V súčastnosti sa označuje ako písomná komunikácia.

Email je rýchla elekt., komunikácia s formou komunikovania v obchodnom a úradnom styku.

Elektronická komunikácia je v dnešnej dobe všade a nahradzuje papierové dokumenty. Otvára nové možnosti úspory času, peňazí a prostriedkov. Prináša viac komfortu do komunikácie. Email je dôležitým informačným médiom, ktoré sprostredkúva citlivé informácie.

Písomná komunikácia forma tradičných poštových a komunikačných služieb. V súčasnosti sa najviac využíva na prenos elektronická pošta.

Osobné rokovanie má významné postavenie v obchodnej praxi. Je tam osobný kontakt pri ktorom uzatvárajú dohody, reagujú na ponuky a pod. Nedostatok ústnej komunikácie. Informácie možno reprodukovať alebo zabudnúť preto je potrebné mať písomný záznam. Prednosťou je komunikačno- dokumentárna hodnota, pretože spresňuje, skvalitňuje a dokumentuje výmenu informácií.

Výhody e-mailovej komunikácie:

môže sa realizovať po skončení času

vedie k otvorenejšej komunikácii

informácie a kópie práce z minulosti sa da okamžite rýchlo poslať viacerým

prispieva k prekonávaniu časového a miestneho obmedzenia

pri nízkych nákladoch vie informovať veľa ľudí

aj pri veľkých vzdialenostiach poskytuje možnosť spolupráce s textom a pod.

Nevýhody e-mailovej komunikácie:

nárast informácií

narastá tlak na rýchle odoslanie a spracovanie odpovede

menej osobných rozhovorov

umožňuje sprostredkovanie predčasných názorov

rastie zodpovednosť

znižovanie spisovného jazyka

žerie voľný čas

preplnený email

Praktické odporúčania na písanie obchodných e-mailov:

pozor na vírusy v prílohách

najskôr odpovedať na správy

pozor na gramatiku

vyvarujeme sa zbytočnému formátovaniu

70 znakov a pasáže veľkými písmenami sa ťažko čítajú

treba dostatok času

subjekt ma mať 40 znakovú výstižnú správu

zákaz humor a irónia

oslovenie

V e-maily je potrebné zabezpečiť:

dokázateľné doručenie

diskrétny prenos

časová pečiatka ktorá sa nedá sfalšovať

identifikáciu príjemcu

neporušenie celistvosti správy

Aby príjemca obchodného e-mailu nemal pochybnosti o autentickosti správy, obsah správy a odosielateľa, je možné elek. poštu zabezpečiť zakódovaním a elek. podpisom.

Časové pečiatky sú na potvrdenie času poslania

Využitie elek. podpisu v elek. komunikácii:

vedie k ochrane integrity podpísaného dokumentu - umožňuje dokumentovať každú zmenu.

na využitie v obchodnom a úradnom styku je potrebné vydanie záručného elektronického podpisu (ZEP)

1. Adresa odosielateľa obsahuje názov firmy, typ obchodnej spoločnosti, ulicu, PSČ a mesto tam čiarka nieje a je tam iba jedna medzera

2. Slovo doporučene píšeme s krátkym e, Ako bol list poslaný - doporučene

3. Adresa príjmateľa - názov firmy,

   • typ spoločnosti

   • PSČ dve medzery mesto

4. Cvičenie 1