טיפים לניהול זמן

נשלח 10 באוק׳ 2013, 2:20 על ידי Einat Berger

קצת דברים שלמדתי על "איך להושיב את עצמך לעבוד?"

מתוך:הבלוג של איילת עוז

אחד האתגרים שהתמודדתי איתם הרבה מאוד במהלך שנות הדוקטורט, ושמהיכרותי עם תלמידי מחקר אחרים, נראה שהרבה מאוד אנשים מתמודדים איתו, הוא הקושי ביצירת שגרת עבודה פרודוקטיבית כמעט בלי מערכת לחצים חיצונית, ובלי דדליינים תכופים וקשיחים (זה נכון בעיקר למדעי הרוח והחברה, ולפי מה שאני מבינה, לא ממש נכון למדעים הניסויים, שבהם העבודה בדרך-כלל סובבת סביב חיי המעבדה). הפיתוי לגלוש ברשת ולבזבז זמן הוא גדול, ולצידו גם רגשות האשמה האינסופיים על כך ש"לא עבדתי מספיק".

הלקח הראשון שלי בהקשר הזה, גם מנסיוני וגם מהיכרות עם אנשים אחרים, הוא שאין מתכון אחד שמתאים לכולם. זה לא מקרה של one size fits all. בניגוד למה שכתוב בספרי הדרכה שונים, אין סט קבוע של כללים "נכונים" שיאפשרו לכל אחד להיות פרודוקטיבי ולהגשים את מטרותיו ב-12 שלבים פשוטים. מצד שני, אני חושבת שהשקעת זמן ומחשבה בשאלה הזו היא השקעת זמן כדאית ומשתלמת. אני השקעתי לא מעט בניסיון לחשוב מחדש בצורה ביקורתית על דרכי העבודה שלי, ועל מה שעובד ומה שלא. זה דרש לא מעט ניסוי וטעייה, אבל בסופו של דבר כן הצלחתי לגבש כמה כללים שמאוד שיפרו את הפרודוקטיביות שלי, גם מבחינה אובייקטיבית – ההספקים שלי גדלו באופן משמעותי, וגם מבחינה סובייקטיבית – למדתי להרגיש טוב יותר עם ההספקים שלי, ולא להרגיש שאני כל הזמן עושה פחות מכפי שאני צריכה.

למשל, הלקח הראשון שלמדתי הוא שהגישה של לנסות לקבוע דדליינים שרירותיים לא עובדת בשבילי. או שהייתי קובעת דדליינים לחוצים מדי, לא עומדת בהם, וכועסת על עצמי, או שהם היו "אווריריים" מדי, ולא הגשימו את מטרתם. בנוסף, מכיוון שלא היה שום דבר "אמיתי" מאחורי הדדליינים, הם גם לא היוו גורם מדרבן.

אז למרות שכל אחד צריך למצוא את הכללים שלו, החלטתי לחלוק כמה דברים שעבדו אצלי:

1. לעבוד בצוותא: כמה שאפשר, לנסות לעבוד עם אנשים אחרים לצידי. גיליתי שאווירת "חדר העבודה" מאוד מדרבנת אותי לעבוד במרץ. לא משנה על מה האנשים האחרים עובדים, האווירה החברתית עוזרת לי להתמקד. בשלבים שונים בדוקטורט, אפילו סתם לצאת לעבוד מחוץ לבית בבתי קפה היה עושה לא רע את העבודה.

2. להיות טקסית: גם אם אני בבית, לעשות "טקס תחילת עבודה" קטן, שמסמן שהפסקתי לגלוש\לעשות כביסה\לעשות סידורים, והתחלתי לעבוד על הדוקטורט. היו לי כל מיני טקסים שהשתנו עם הזמן, אבל הרעיון הוא שזה היה משהו קבוע שסימן לי את ההתחלה בצורה ברורה ולא נתן לי להתמרח. למשל, בין היתר, היו "טקס הכנת הקפה", עדכון השורה "מה אני רוצה להשיג היום" בקובץ המטלות שהכנתי לצורך כך, או הצהרה בקבוצת פייסבוק שהקימה חברה שלי שנועדה לתמיכה בנושא הזה. כאמור, זה לא משנה ממה מה זה, כל עוד זה טקס שלקחתי ברצינות.

3. פומודורו (שעליו כבר כתבתי כאן): כשאני מזהה שאני על סיפו של יום מתמרח, או שיש מטלה מסוג אלה שאני יודעת שאני יכולה לדחות אותה שעות, ובסופו של דבר לגמור אותה ב-15 דקות אם אתיישב עליה, אני מפעילה פומודורו (שעון-עצר של 25 דקות, שבמהלכו חייבים לעבוד ואסור לעשות שום דבר אחר. גם כאן, הרעיון דומה – לעשות משהו טקסי שחותך באופן חד בין לעבוד ללא-לעבוד.

4. להגדיר מטלות קטנות וברורות, כדי לא להיתקע במצב שבו אני לא יודעת מה לעשות בזמן שיש לי. לא לנסות לחשוב בגדול ("לגמור את הפרק") אלא בצורה כמה שיותר קונקרטית וצנועה ("לכתוב פסקה על איקס"). החלוקה למטלות קטנות גם עזרה לי להעריך טוב יותר כמה זמן ייארך לי לבצע את המטלות הגדולות יותר. מכיוון שקל לי יותר להעריך כמה זמן ייקח לי לעשות מטלה קטנה, אז אם חילקתי את המטלה הגדולה למטלות קטנות, הערכתי אותן, ואז חיברתי אותן שוב, הצלחתי להעריך בצורה יותר מדויקת כמה זמן באמת ייקח לי להשלים פרק או דברים בסדר גודל דומה.

5. גאדג'טים: גיליתי, שבתור חובבת גאדג'טים, אני הרבה יותר נהנית לעבוד כשיש לי תוכנות ייעודיות שונות לכל מיני מטלות (ממערכת לניהול פידיאפים, עד תוכנות כתיבה, ועד האחרונה – תוכנה ליצירת גראפי גאנטט). אז אני מפרגנת לעצמי להוריד גרסאות דמו (ואם מתאים, ולא נורא יקר, לקנות) של תוכנת-חרשנות שבא לי. הכיף בלחקור את הפיצ'רים של התוכנות מעודד אותי לעשות בהן שימוש ולקדם את העבודה (ולפעמים הן גם באמת יותר נוחות למילוי המשימה…)

6. למצוא שותפים-לדרך: אחת הנטיות של תלמידי מחקר היא לעבוד לבד. כמעט תמיד, אין אף אדם אחר שמבין במה את מתעסקת, והתחושה היא שלהסביר ייקח יותר זמן מאשר יחסוך. אבל עבורי, לחלוק את מה שכתבתי עם עוד אנשים – חברים, לא המנחה שלי – התגלה ככלי עזר חשוב. למשל, הקמתי עם עוד חברה "קבוצת עבודה", שכל המשמעות שלה היתה שיש לנו שיחת-טלפון קבועה פעם בשבוע, שלפניה אנחנו שולחות זו לזו את מה שכתבנו באותו שבוע. זה גם יוצר דדליין קטן לעבודה (כי צריך לשלוח משהו כתוב ביום x), וגם מונע את ההתחפרות בתוך הטקסט שאופיינית כל כך לדוקטורנטים. כפי שגיליתי, בכל הכבוד למורכבות העבודה שלי, בתוך כמה פגישות, החברה שלי הבינה טוב מאוד על מה אני כותבת, ואני גם למדתי להבין על מה היא כותבת, למרות שאלו נושאים לא קשורים. והרבה פעמים, ההערות של קורא אמפתטי, שיכול להעיר על משפטים לא ברורים או על טיעון חלש, בלי כל המשקל של הערות מהמנחה, עוזרת לשפר את הטקסט בזמן שהוא נכתב בצורה קלה ופשוטה יחסית.

Comments