6. Statuts

(Dernières modifications adoptées par l'AG du 28-01-2017)

I. DÉNOMINATION ET FINALITÉ SOCIALE.

L’association sans but lucratif dénommée : « Eagle Archery Country Club (EACC) » a pour but de promouvoir la noble pratique du tir à l’arc traditionnel sur parcours « NATURE », utilisant en particulier des arcs fabriqués essentiellement en bois, comme le longbow, flatbow ou instinctive hunting bow et ceci dans un esprit de franche camaraderie.


II. SITUATION DU SIÈGE SOCIAL DE L’ASSOCIATION.

Le siège social se trouve obligatoirement dans le Brabant Wallon ou dans l’Arrondissement Administratif de Bruxelles Capitale. Les transferts éventuels du siège sont décidés par le Conseil d’Administration et publiés au Moniteur Belge dans le mois qui suit.


III. EXERCICE SOCIAL.

L’exercice social commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de chaque année.


IV. PERCEPTION DES COTISATIONS.

Le montant maximum des cotisations est fixé à 200 €.

Le montant exact en fonction des situations spécifiques, la période et les modalités de la perception des cotisations annuelles sont déterminées par le Règlement d’Ordre Intérieur (R.O.I.). Le Conseil d’Administration envoie un rappel par courriel aux membres au moins un mois avant la date limite du paiement.


V. MEMBRES.

V.1. Les membres sociétaires, adhérents et sympathisants.

V.1.a. Est reconnu membre sociétaire ou adhérent, celui qui a payé le montant de la cotisation annuelle et dont l’inscription n’a pas été refusée par le Conseil d’Administration après une période de stage d'un durée déterminée par le R.O.I. de maximum 12 mois après son adhésion.

Pour être reconnu membre sociétaire il faut être affilié à la Ligue Francophone Belge de Tir à l’Arc (LFBTA) sous le sigle du club.

Un membre inscrit à la LFBTA ou à la HANDBOOGLIGA sous le sigle d'un autre club sera considéré membre adhérent.

Est reconnu membre sympathisant non-tirant, celui qui appartient à la famille conjugale élémentaire (conjoint et enfants non mariés) d'un membre effectif ou sociétaire et qui a payé la cotisation annuelle pour membres sympathisants comme déterminé par le R.O.I.

Par le paiement de la cotisation on déclare se conformer aux STATUTS et au RÈGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR (R.O.I.) du club et le cas échéant de la LFBTA.

V.1.b. Les membres sociétaires et adhérents ont le droit d’utiliser les infrastructures sportives de l’association, en l’occurrence les parcours « 2D et 3D », accessibles en permanence, à condition de ne pas perturber les activités organisées par, ou avec le soutien du CONSEIL D’ADMINISTRATION et de se comporter en bon père de famille ; de participer aux activités organisées par le club ; d’assister à l’AG avec une voix consultative ; de recevoir le courrier électronique destiné aux membres ; de recevoir une licence fédérale comportant une assurance contre les risques et accidents pouvant survenir dans les lieux des réunions et pendant la pratique du tir à l’arc.

Les membres sympathisants ont les mêmes droits et devoirs que les membres adhérents à l'exception du droit de tirer et de recevoir une licence de tir.

V.2. Les MEMBRES EFFECTIFS.

V.2.a. Une candidature pour devenir MEMBRE EFFECTIF peut être introduite pour les membres sociétaires qui ont atteint les 18 ans et qui souscrivent à la mission du club et ses valeurs reprises dans le Règlement d’Ordre Intérieur.

La candidature doit être présentée par courriel au Conseil d’Administration au moins sept jours avant la date de la réunion de l’AG ordinaire annuelle, par deux MEMBRES EFFECTIFS ne vivant pas sous le même toit et n’ayant aucune parenté en ligne directe, ni entre-eux, ni avec le candidat.

V.2.b. Les candidats dont l’AG juge qu’ils participent activement à la vie associative et, par leurs actions, concourent directement à la réalisation des objectifs de l’association, sont reconnus MEMBRES EFFECTIFS.

Dans ce cadre, le Règlement d’Ordre Intérieur peut, à titre indicatif, spécifier les attentes auxquelles les membres devraient répondre pour être reconnus en tant que MEMBRE EFFECTIF.

V.2.c. L’Assemblée Générale ordinaire, au scrutin secret, évalue annuellement si les MEMBRES EFFECTIFS et candidats répondent aux critères repris ci-dessus.

Un candidat MEMBRE EFFECTIF est reconnu MEMBRE EFFECTIF dès qu'il obtient minimum 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés.

Le statut d'un MEMBRE EFFECTIF est confirmé dès qu'il obtient minimum 1/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, dans le cas contraire la statut de MEMBRE EFFECTIF lui est retiré.

La qualité de MEMBRE EFFECTIF est d’office retiré aux membres qui ne sont pas présents ou représentés par procuration lors de l’AG ordinaire annuelle.

Les membres dont la qualité de MEMBRE EFFECTIF a été retirée, restent membre du club et gardent la qualité de membre sociétaire.

V.2.d. Les MEMBRES EFFECTIFS ont les mêmes droits et obligations que les membres sociétaires. De plus ils ont un droit de vote à l’ASSEMBLEE GENERALE (AG).

Ils peuvent s’y faire représenter par procuration. Un MEMBRE EFFECTIF ne peut cependant déposer que deux procurations.

Le R.O.I. peut attribuer des prérogatives complémentaires aux MEMBRES EFFECTIFS.

V.2.e. Les MEMBRES EFFECTIFS sont au minimum au nombre de TROIS et au maximum un nombre correspondant à 20%, arrondi au supérieur, du nombre total de membre (sociétaires + effectifs).

V.3. Sortie des membres.

V.3.a. Le Conseil d'Administration a le droit d’annuler l'inscription d'un membre stagiaire, sans avoir à donner de justification. Dans ce cas, le montant de la cotisation payé est remboursé après déduction d'éventuels frais et dommages.

V.3.b. La sortie des membres a lieu par démission, décès, exclusion ou en cas de non paiement de la cotisation avant la date limite fixé par le R.O.I.

Le membre sortant n’a aucun droit sur le fonds social, ni sur le remboursement des cotisations versées. Les membres qui font leur demande de réadmission après plus de six mois ne peuvent faire valoir leur titre d’ancienneté en tant que MEMBRE EFFECTIF. Selon la décision du CA, ils prennent rang sur la liste des membres en tant que membre sociétaire, adhérent ou stagiaire.


VI. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE (AG).

VI.1. Attributions de l’AG.

Une délibération en AG est requise pour :

La transformation de l’association en société, la modification de sa finalité sociale ou sa dissolution.

(ne peut être adopté qu’à la majorité des 4/5 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions et si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS sont présents ou représentés)

La modification des STATUTS.

(à la majorité des 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions et si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS sont présents ou représentés)

La révocation d’un administrateur ou l’exclusion d’un membre.

(à la majorité des 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions - au scrutin secret)

L’approbation des budgets et des comptes.

(à la majorité des 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents ou représentés, compte non tenu des abstentions)

La décharge à attribuer aux administrateurs.

(à la majorité absolue / 50% des voix + 1 des MEMBRES EFFECTIFS présents ou représentés, compte non tenu des abstentions)

La nomination des administrateurs et du président.

(au scrutin secret, selon la procédure prévue par les présents STATUTS)

L’approbation des modifications au RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR (R.O.I.).

(à la majorité absolue)

L’admission des MEMBRES EFFECTIFS.

(au scrutin secret, selon la procédure prévue par les présents STATUTS)

Les autres points mis à l’ordre du jour introduits en bonne et due forme.

(à la majorité simple)

Sauf dans les cas particuliers prévus par la loi ou par ces STATUTS, les décisions sont prises à la majorité simple des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions. En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

VI.2. Mode de convocation et fonctionnement de l’AG.

Une AG ordinaire annuelle se tient chaque année au cours du mois de janvier.

Des AG extraordinaires sont organisées dans les cas prévus par la loi, sur décision du CA ou lorsqu’un cinquième au moins des MEMBRES EFFECTIFS en fait la demande.

Le président, ou par défaut son remplaçant, convoque les membres au moins deux semaines à l’avance par courrier électronique.

Toute proposition introduite avant sept jours de la date de l’AG par un administrateur ou un nombre de MEMBRES EFFECTIFS au moins égal au vingtième des MEMBRES EFFECTIFS est mise à l’ordre du jour.

L’ordre du jour définitif est porté à la connaissance des membres par courrier électronique au moins trois jours avant la date de l’AG.

Des résolutions ne peuvent être prises en dehors de l’ordre du jour que si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS sont présents ou représentés.

Les résolutions de l’AG sont communiquées aux membres par courrier électronique dans les 30 jours après la date de l’AG.

A l'exception des cas où un scrutin secret est requis, des résolutions peuvent être prises suite à un vote par courriel si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS participent aux votes.


VII. CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA).

VII.1. Composition du CA.

Le Conseil d’Administration se compose de 3 administrateurs.

VII.2. Nomination et révocation des administrateurs.

VII.2.a. Les candidatures pour les fonctions au CA sont adressées au président à l’AG ordinaire annuelle.

VII.2.b. Pour être éligible, un MEMBRE EFFECTIF doit avoir 21 ans accompli et être MEMBRE EFFECTIF depuis au moins un an.

VII.2.c. Les Administrateurs sont élus par l’AG ordinaire annuelle au scrutin secret parmi les MEMBRES EFFECTIFS éligibles qui ont émis leur candidature.

VII.2.d. Les MEMBRE EFFECTIFS présents et représentés à l’AG votent pour un ou plusieurs candidats.

VII.2.e. Les opérations de votes sont contrôlées par deux scrutateurs nommés par l’AG.

VII.2.f. Pour être élus les candidats doivent être classés en ordre utile en fonction des voix émis par les MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés. En cas de parité des voix, l’ancienneté dans l’association en tant que MEMBRE EFFECTIF est prépondérante.

Dans le cas où le nombre de candidats est inférieur à 3, il est demandé parmi les MEMBRES EFFECTIFS présents qui serait volontaire d’assumer une fonction d’administrateur. Les volontaires les plus anciens en tant que MEMBRES EFFECTIFS sont alors nommés administrateurs pour combler le nombre d’administrateurs manquants.

Faute de volontaires, les MEMBRES EFFECTIFS les plus anciens sont nommés administrateurs pour combler le nombre d’administrateurs manquants. En cas de refus de la nomination d'administrateur, l'AG vote sur la pertinence de maintenir le membre en tant que MEMBRE EFFECTIF, tenant compte de la motivation du refus.

VII.2.g. Les administrateurs sont mandatés jusqu’à la prochaine réunion ordinaire annuelle de l’AG, les mandats étant renouvelables.

VII.2.h. Les administrateurs prennent l’engagement moral et formel de stimuler la vie associative et de participer de façon active et constructive aux séances du CA ou de se faire représenter en cas d’empêchement, afin que celui-ci puisse fonctionner valablement. Pour assurer la continuité, ils s'engagent également à se tenir à disposition du CA pendant un an après la fin de leur mandat.

VII.2.i. Les administrateurs ont pour obligation d’assurer la sauvegarde du patrimoine de l’association et ne peuvent en aucun cas, aliéner celui-ci ni en disposer pour leur propre compte.

VII.3. Election et attributions du président.

VII.3.a. Le Président est élu lors de l’AG ordinaire annuelle au scrutin secret parmi les administrateurs qui émettent leur candidature pour la présidence.

VII.3.b. Les MEMBRES EFFECTIFS votent pour un seul candidat. Le Président est élu à la majorité simple des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions.

En cas de parité des voix, le candidat avec le plus d’ancienneté dans l’association en tant que MEMBRE EFFECTIF, est nommé président.

Dans le cas où aucun administrateur ne se porte volontaire, l’administrateur le plus ancien en tant que MEMBRE EFFECTIF est désigné et nommé.

VII.3.c. Les opérations des votes sont contrôlées par deux scrutateurs nommés par l’AG.

VII.3.d. Le président est mandaté jusqu’à la prochaine AG ordinaire annuelle, le mandat étant renouvelable.

VII.3.e. Le président assure la coordination et la répartition des tâches au sein du Conseil d’Administration.

VII.3.f. Le président préside les réunions des AG et du CA.

VII.4. Attributions et fonctionnement du CA.

VII.4.a. Tous les actes, qui ne sont pas réservés par la Loi ou les présents STATUTS à l’AG, relèvent de la compétence du CA.

VII.4.b. Le CA, agissant collégialement, fonctionne sous les directives de l’AG traduites dans un REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR (R.O.I.).

VII.4.c. Le CA ne peut valablement délibérer que si tous les administrateurs ont été convoqués et participent aux délibérations ou sont représentés par procuration écrite.

Les décisions sont prises à la majorité simple. Les délibérations peuvent se faire par courriel.

VII.4.d. Chaque administrateur agit individuellement dans le cadre de sa fonction sur base des décisions prises collégialement au sein du CA, veille à ce que la continuité de la gestion journalière de l'association soit assurée et que les informations et les moyens pour le faire soient à la disposition de ses confrères.

VII.4.e. Le CA élabore un projet de REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR et prépare les propositions de modification éventuelles. Ceux-ci sont soumis à l’AG pour approbation.

Le R.O.I. règle entre autres les matières suivantes :

  • Les valeurs importantes pour la réalisation de la mission du club.

  • La procédure d’adhésion et de transfert des membres.

  • Les cotisations en fonction des situations spécifiques et les modalités de paiement.

  • Les traditions et activités du club.

  • La procédure disciplinaire.

  • Les tâches au sein du CA.

VII.4.f. Le Conseil d’Administration veille au respect de la Loi, des STATUTS de l’association et du REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR.

Le CA prend les mesures et sanctions disciplinaires nécessaires, qui peuvent aller jusqu’à suspendre un membre pour une période de 60 jours en vue d’une décision d’exclusion par l’AG, qui devra être convoquée et statuer dans le même délais.

VII.4.g. Tous les administrateurs sont habilités à représenter l'association et de l'engager vis-à-vis des tiers à condition que les actes qui l'engagent soient signés par deux administrateurs.

Toute opération financière non budgétisée doit être approuvée par le trésorier.

Les opérations financières non budgétisées supérieures à 250 € doivent être approuvées par le CONSEIL D’ADMINISTRATION.

Les opérations financières non budgétisées supérieures à 500 € doivent être approuvées par l'ASSEMBLEE GENERALE.

VII.4.h. Le CA tient une comptabilité simplifiée portant sur les disponibilités en comptes, et veille à ce que les opérations en espèces soient répercutées sur les comptes en banque dans les 30 jours, tout en gardant de l'argent en espèces en caisse, dont le montant est déterminé dans les budgets approuvés par l'AG. Chaque année le CA soumet les comptes annuels de l’exercice social écoulé ainsi que les budgets pour l’année suivante à l’AG ordinaire annuelle pour approbation.

VII.4.i. Le CA constitue les registres du club, contenant : les textes coordonnés des STATUTS (signés par tous les participants aux votes pour les dernières modifications), les textes coordonnés du Règlement d’Ordre Intérieur (signés par tous les participants aux votes pour les dernières modifications), les copies des notules des réunions de l’AG et du CA de l’exercice en cours et du précédent (signés par le président ou son remplaçant et un autre administrateur), le plan de gestion, le registre des membres (avec les membres du CA, les autres MEMBRES EFFECTIFS, les membres sociétaires, sympathisants et adhérents et les membres–stagiaires ; reprenant au minimum les éléments suivants : le nom et le(s) prénom(s) du membre, date de naissance, l’adresse de son domicile, le(s) numéro(s) de téléphone/GSM, adresse électronique, une photo digitale et son numéro de ligue), les règlements de tir et les autres documents importants concernant le club.

Il garde également une version informatisée de tous les documents importants en vue de leur adaptation et mis à jour éventuelle.

Il tient cette documentation au siège de l’association, à disposition des membres, qui peuvent la consulter sur simple demande, après avoir pris un rendez-vous.

L’ensemble des registres est remis au nouveau président lors de sa nomination à l’Assemblée Générale.

VII.4.j. Le CA se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association le nécessite à l’initiative du Président, son remplaçant ou quand deux administrateurs le demandent par écrit ou par courrier électronique en précisant les points qu’ils entendent soumettre au conseil. En ce dernier cas, la réunion aura lieu dans les quinze jours de la réception de la demande.

Le président, ou par défaut son remplaçant, convoque les administrateurs au moins 7 jours à l’avance via la messagerie électronique privée de chaque administrateur.


VIII. DURÉE DE L’ASSOCIATION – DISSOLUTION.

L’association est constituée pour une durée indéterminée.

L’AG qui décide de la dissolution nomme un collège de deux liquidateurs et détermine leurs compétences.

S’il subsiste un actif net en cas de dissolution, celui-ci sera attribué de plein droit à une association sans but lucratif à désigner par l’AG.




Comments