5. Réglement d'ordre intérieur


(Dernières modifications adoptées par l'AG le 28-01-2017)

Le présent règlement est un complément aux STATUTS de l’association EACC.

Son contenu et la modification de ses articles sont votées à la majorité absolue

des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés à l’Assemblée Générale (AG),

compte non tenu des abstentions. En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.


I. La mission et les valeurs du club


La mission de notre club est de promouvoir la noble pratique du tir à l’arc traditionnel sur parcours « NATURE », utilisant en particulier des arcs fabriqués essentiellement en bois, comme le longbow, flatbow ou instinctive hunting bow et ceci dans un esprit de franche camaraderie.

Pour accomplir cela nous estimons qu'il est important de :

  1. priser les valeurs d’entente, de cordialité et de confraternité et de mettre l’accent sur l’engagement personnel, l'entraide, le partage et une communication conviviale et efficace au sein du club ;

  2. de garantir un accueil personnalisé des nouveaux membres ;

  3. d’assurer l’accessibilité de nos activités aux plus jeunes d’entre nous ;

  4. de contribuer aux préparations et à l’organisation des activités du club et d'y participer ;

  5. de garder un équilibre entre l’aspect récréatif ou ludique et l’aspect compétitif de nos activités ;

  6. de créer des circonstances qui favorisent le progrès de nos archers, qui contribuent au développement physique, mental et social et qui permettent de retrouver une ambiance propice pour se ressourcer ;

  7. d’améliorer la qualité du parcours avec les moyens disponibles en respectant l'environnement ;

  8. d’assurer la pérennité du club et de ses traditions ;

  9. de porter les couleurs et distinctions du club lors de ces activités et représentations ;

  10. de veiller sur le respect de notre Règlement d'Ordre Intérieur et de nos Statuts.


II. Découverte / Pré-inscription / Adhésion


II.1. Découverte

Tous les membres effectifs, sociétaires adultes et adhérents émérites (>18 ans) peuvent inviter et accompagner des intéressés pour visiter le parcours et leur donner une initiation au tir à l’arc.
Les intéressés ou le membre qui les invite doivent communiquer les renseignements suivants minimum 3 jours avant leur première visite :

  • Nom

  • Prénom

  • Homme ou Femme

  • Date de naissance

  • Adresse

  • Nationalité

  • Le type d’arc : Longbow, instinctive Hunting bow ou Barebow,
    (Nous souhaitons éviter les viseurs et les poulies)

  • Numéro de téléphone et/ou GSM

  • Adresse courriel

  • Date d’arrivée au club (première visite avec initiation)

  • Une photo digitale (pour notre registre des membres)

  • Numéro de ligue (pour les intéressés qui sont déjà membre d’un autre club)

Les intéressés doivent attendre la confirmation du CA disant que leurs données ont été communiquées à la Ligue Francophone Belge de Tir à l’Arc (LFBTA) pour l’assurance, avant de pouvoir accéder au parcours. Les membres accompagnants sont tenus de se renseigner au sujet de cette confirmation.

Une première visite (en dehors des activités organisées, qui sont payantes) étant gratuite,

lors d'une première visite, du matériel d'initiation peut être mis à disposition gratuitement sous réserve de casse ou perte de matériel.


II.2. Pré-inscription

Les intéressés qui le souhaitent peuvent s’inscrire pour une période d’essais de 3 mois avant de demander leur adhésion pour le restant de la saison d’archerie en cours (1er octobre au 30 septembre).

Avant la deuxième visite, les intéressés sont tenus de :

  • nous avoir communiqué les renseignements demandés pour la “découverte”

  • confirmer avoir pris connaissance du Règlement d'Ordre Intérieur (R.O.I.) du club (disponibles sur le site du club) et des statuts et R.O.I. de la LFBTA (disponibles sur le site www.lfbta.be)

  • payer une cotisation partielle de 30€ pour une pré-inscription, correspondant à une cotisation de 3 mois (sans la cotisation de la LFBTA) [à payer par virement sur le compte du club : BE78 0682 1449 2386 - communication : pré-inscription NOM - prénom]


Leurs données et photo seront reprises dans le registre des membres et ils seront repris dans le groupe courriel [eacc-membres].

Un MENTOR leur sera attribué, par le CA, qui devra les accompagner pendant leur stage pour accéder au parcours en dehors des activités organisées.

Le rôle du MENTOR est multiple :

  • initier le nouveau membre au tir à l'arc et lui donner les conseils techniques de base,

  • le familiariser avec le parcours,

  • le sensibiliser à l'aspect de la sécurité,

  • l'informer des us, coutumes et activités organisées, (R.O.I.)

  • faciliter son intégration au sein du club,

  • le motiver à participer aux activités organisées.

Pour le mentoring, le CA fait un appel aux volontaires parmi les membres effectifs et sociétaires majeurs. Priorité est donné aux MEMBRES EFFECTIFS ayant obtenu une distinction au FIELD ROVING CHALLENGE. Un MEMBRE STAGIAIRE ou ADHERENT ne peut pas être désigné comme MENTOR (les membres ADHERENTS EMERITES peuvent devenir mentors).

Cet appel aux volontaires se fait par courriel, adressé à tous les membres, sous forme d’un message de bienvenue avec le registre des membres mis à jour en annexe, reprenant les coordonnées et la photo du nouveau membre.


Après la mise à jour et diffusion du registre des membres par le CA, les membres pré-inscrits pourront accéder au parcours pendant une période de 3 mois non renouvelable (90 jours à compter à partir de leur première visite) à condition d'être accompagné d'un mentor ou membre effectif.

Les membres désignés comme MENTOR contacteront les nouveaux membres pour fixer un premier rendez-vous. Par la suite, c’est aux MEMBRES STAGIAIRES de contacter leur(s) MENTOR(S).

Un arc d'initiation, 6 flèches et un carquois peuvent être loués pendant une période de maximum 3 mois. (15€ par mois / caution de 100€ / 7€ par flèche cassée ou perdue).


Les montants payés pour les pré-inscriptions seront, en fonction de la date de la première visite, entièrement ou partiellement déduits de la cotisation. Le calcul se base sur le principe d’une cotisation hors assurance de 10€/mois. Un mois entamé est payé dans son intégralité. La déduction de la cotisation annuelle porte uniquement sur les mois de pré-inscription qui seront couverts par la cotisation.


II.3. Adhésion

Pour pouvoir accéder au parcours après la période de pré-inscription les intéressés doivent confirmer leur inscription au club et introduire une demande d'adhésion par courriel (eacc-conseil@googlegroups.com) comportant les éléments suivants :

  • les renseignements demandés pour la “découverte” et la “pré-inscription”.

  • La confirmation d’avoir pris connaissance du R.O.I. du club et les Statuts et le R.O.I. de la LFBTA.

  • S’ils autorisent, en cas d'urgence, l'encadrement à prendre toutes les dispositions utiles en vue de la mise en œuvre des traitements médicaux et chirurgicaux jugés nécessaires par le corps médical, oui ou non ?
    Dans l’absence d’une réponse négative à cette question nous partons du principe que nos membres donnent leur accord tacite.

  • S’ils marquent leur accord pour que les photos de leur personne prises lors des manifestations EACC et LFBTA soient publiées sur le site EACC et/ou LFBTA et dans la revue "L'Archer" oui ou non ?
    Dans l’absence d’une réponse négative à cette question nous partons du principe que nos membres donnent leur accord tacite.

  • En annexe, comme pièce jointe, le certificat médical prévu pour la LFBTA dûment complété.
    Nous conseillons à nos membres de garder l’original de ce certificat (à renouveler annuellement lors de la réinscription) dans leur carnet de licence que nous devons avoir sur nous lors des compétitions.


Les intéressés qui sont déjà inscrits à la LFBTA ou à la HBL et qui ne souhaitent pas demander leur transfert, doivent communiquer leur numéro de ligue. Les transferts doivent se faire durant le mois de septembre.


Le CA communiquera le montant de la cotisation à payer en fonction de leur situation personnelle.


Les MEMBRES STAGIAIRES doivent attendre la confirmation de leur inscription, par le CA, avant de pouvoir accéder au parcours après la période de leur pré-inscription (90 jours à compter à partir de leur première visite). Un MENTOR ou un MEMBRE EFFECTIF devra toujours les accompagner pendant leur stage pour accéder au parcours en dehors des activités organisées.

Le stage se termine, en l’absence d’un éventuel avis négatif de son (ses) mentor(s), par décision du CA notifiée par courriel à condition que le MEMBRE STAGIAIRE ait tiré minimum 10 tickets pour le FIELD ROVING CHALLENGE et confirmé son adhésion.
Le Conseil d'Administration a le droit de refuser l'inscription d'un candidat, sans avoir à donner de justification.


Le stage des nouveaux membres n’ayant pas la possibilité de participer au CHALLENGE peut exceptionnellement être clôturé après minimum 6 mois, sur décision de l’AG (vote par courriel) sur base d’une motivation circonstancielle introduite par un MENTOR.


Après avoir terminé leur stage les membres inscrits à la LFBTA sous le sigle du club deviennent MEMBRES SOCIETAIRES, les membres inscrits sous le sigle d'un autre club deviennent MEMBRES ADHERENTS.


III. Initiations collectives


III.1. Initiations collectives sur notre terrain.

En fonction des disponibilités des membres, le CA peut organiser des initiations collectives sur notre terrain pour un nombre de minimum 5 et maximum 16 participants. Pour cette activité nous demandons 5€ par participant par demie journée (+/- 3 heures). Nous mettons du matériel d’initiation à disposition à 5€ par personne et prévoyons en principe un moniteur par groupe de 5 participants.


III.2. Initiations collectives sur déplacement pour “le public” (pour un nombre de participants indéterminé).
En fonction des disponibilités des membres, le CA peut organiser des initiations collectives sur déplacement sur un terrain approprié fourni par un représentant des participants (par exemple à l’occasion de journées sportives, teambuilding, foires ou fêtes de village, ...).

Nous mettons des arcs, flèches et carquois sur trépied à disposition et prévoyons en principe un moniteur par cible.

Nous demandons un forfait pour une demie journée (3 heures de tir) :

  • 80€ pour la première cible (2 lignes de tir).

  • 50€ par cible complémentaire. (maximum 3 cibles)

  • 0,30€ par km aller et retour par moniteur à partir d’Ottenburg (en principe 1 par cible) (calculé via Google Maps)

Pour une journée (2 x 3 heures de tir) nous demandons :

  • 120€ pour la première cible (2 lignes de tir).

  • 75€ par cible complémentaire. (maximum 3 cibles)

  • 0,30€ par km aller et retour par moniteur à partir d’Ottenburg (en principe 1 par cible) (calculé via Google Maps)

Des frais spécifiques peuvent être ajoutés en fonction des demandes particulières.


III.3. Initiations collectives sur déplacement pour un nombre de participants déterminé.

En fonction des disponibilités des membres, le CA peut organiser des initiations collectives sur un terrain approprié (de préférence vallonné, varié et en grande partie boisé, de minimum deux hectares par groupe de 5 participants et qui permet le tir à l'arc en toute sécurité) fourni par un représentant des participants pour un nombre de minimum 5 et maximum 16 participants. Pour cette activité nous demandons 7,5€ par participant par demie journée (+/- 3 heures). Nous mettons du matériel d’initiation à disposition à 4,5€ par personne et prévoyons en principe un moniteur par groupe de 5 participants.
Nous demandons également 0,30€ par km aller et retour par moniteur à partir d’Ottenburg (calculé via Google Maps).
Des frais spécifiques peuvent être ajoutés en fonction des demandes particulières.
Cette activité est organisé selon le principe de notre FIELD ROVING avec deux cibles cube ou petit 3D par groupe de 3 à 5 participants et débute en principe par une initiation statique de 1h et demie.


III.4. Invitations à la journée pour des membres affiliés dans un autre club

Via inscription par email au préalable (3 jours à l'avance), et encadrement par un ou des membres effectifs, des membres affiliés auprès d’un autre club peuvent venir tirer à la journée pour une participation aux frais de 20€.

III.5. Invitations lors des activités promotionnelles dites “ouvertes au public”

Moyennant la participation aux frais prévue et annonce nominative des participants au préalable par mail via le groupe courriel des membres ou du conseil d’administration, les activités suivantes peuvent, avec l’accord du CA, être considérées comme activités promotionnelles “ouvertes au public“ :

  • les initiations collectives organisées par le club (minimum 5 participants).

  • les manches pour le Field Roving Challenge

  • le tir Ostara

  • le Flu-Flu-Fun-Day

  • le tir Halloween

  • le Bivouac

Les enfants des invités et les mineurs apparentés à un membre jusqu'au troisième degré (arrières petits-enfants, neveux et nièces), âgés de moins de 16 ans, participent gratuitement à ces activités.

Pour les invitations individuelles occasionnelles en dehors de ces activités il y a obligation de suivre la procédure "Découverte / Pré-inscription / Adhésion".



IV. Cotisations


IV.1. Les cotisations annuelles, pour la période du 1er octobre au 30 septembre, sont perçues pendant la première quinzaine du mois de septembre, la date limite pour le paiement étant le 15 septembre.

Les cotisations sont payables uniquement par virement sur le compte du club. (Communication ; « COTISATIONS – NOM – première lettre du/des prénom(s) »)

Le montant de la cotisation varie en fonction des situations comme suit :


Situation

Pré-inscription pour 3 mois (90 jours) et

Inscription pour le reste de l’année sportive (jusqu’au 30 septembre)
La date de la première visite détermine le montant à payer pour l’inscription.
Le montant payé pour une pré-inscription est déduit du montant à payer pour une inscription pour le reste de l’année sportive.

Le club se charge du paiement des cotisations à la LFBTA (*).

Adulte (non-étudiant),
inscrit à la LFBTA par le biais de notre club.
(Membre sociétaire ou membre sociétaire-stagiaire)

Pré-inscription : 30€

Inscription/reconduction pendant le mois de :

Oct, Nov, Déc : 150€

Jan, Fév, Mar : 125€

Avril, Mai, Juin : 100€

Juillet, Août, Sep : uniquement pré-inscriptions

Adulte (non-étudiant), inscrit à la LFBTA ou à la HBL par le biais d’un autre club.
(Membre adhérent ou membre adhérent-stagiaire)

Pré-inscription : 30€

Inscription/reconduction pendant le mois de :

Oct, Nov, Déc : 120€

Jan, Fév, Mar : 100€

Avril, Mai, Juin : 80€

Juillet, Août, Sep : uniquement pré-inscriptions

Conjoint d’un membre
ou
étudiant > 16 ans (**)
ou
enfant < 16 ans (**) dont les parents ne sont pas membre du club.


Pré-inscription : 30€

Inscription/reconduction pendant le mois de :

Oct, Nov, Déc : 100€

Jan, Fév, Mar : 90€

Avril, Mai, Juin : 80€

Juillet, Août, Sep : uniquement pré-inscriptions

Conjoint d’un membre
ou
étudiant > 16 ans (**)

(Membre adhérent ou membre adhérent-stagiaire)

Pré-inscription : 30€

Inscription/reconduction pendant le mois de :

Oct, Nov, Déc : 60€

Jan, Fév, Mar : 50€

Avril, Mai, Juin : 40€

Juillet, Août, Sep : uniquement pré-inscriptions

Enfant < 16 ans (**) dont un des parents est membre du club.

Pré-inscription : 30€ ou 15€ (voir ci-dessous)

Inscription/reconduction pendant le mois de :

Oct, Nov, Déc : 30€

Jan, Fév, Mar : 30€

Avril, Mai, Juin : 15€

Juillet, Août, Sep : uniquement pré-inscriptions


Membre effectif
(reconnu par l’AG)

Reconduction pour l’année sportive suivante : 120€

Membre adhérent émérite
(reconnu par l’AG)

Reconduction pour l’année sportive suivante : 90€

Membre sympathisant
(non tirant)

5€


NB: Les réductions sont non cumulables, seul le tableau fait foi.


(*) Actuellement la cotisation de la LFBTA s'élève à 30(elle est majorée à 36€ pour un renouvellement tardif et s'élève à 15€ pour une première adhésion entre le 1er avril et le 15 septembre). Le club se charge du paiement de ces cotisations à la LFBTA.
Pour couvrir la majoration des cotisations imposée par la LFBTA nous majorons nos cotisations pour les renouvellements tardifs de 10€.

(**) au premier janvier de la saison visée.


IV.2. Aucune réduction n’est octroyée aux membres réadmis et ceci pendant 12 mois après leur sortie.


IV.3. Les membres adhérents sont tenus d’être en possession de leur licence de ligue pour accéder aux terrains de tir et activités du club.


IV.4. Par le paiement de la cotisation les membres déclarent se conformer aux STATUTS et REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR du club.


IV.5. Le CA envoie une demande de paiement des cotisations au groupe courriel des membres un mois avant la date limite et un rappel deux semaines avant la date limite.


IV.6. Les vignettes et carnets de la LFBTA sont distribués lors de l’Assemblée Générale ordinaire aux membres effectifs et sociétaires qui en font la demande.


V. Traditions et activités


V.1. Tir OSTARA

V.1.a. Avec l'arrivé du printemps notre club organise un tir OSTARA. La déesse celtique OSTARA, déesse de la lumière, l'aube et l'amour, était honorée aux alentours de l'équinoxe du printemps, pour accueillir les beaux jours et pour fêter l'éclosion des plantes. Lors de cette fête, qui a été remplacée par la fête de Pâques avec la christianisation, des oeufs décorés et le lièvre symbolisaient la fertilité et la force de la vie.
Nous organisons notre tir OSTARA le dernier samedi du mois de mars.

V.1.b. La participation aux frais s’élève à 5€ pour les membres et 10€ pour les invités.


V.2. ENTRETIEN du PARCOURS et du terrain

V.2.a. Selon le planning établi par le gestionnaire du parcours, le club prévoit des entretiens du parcours et du terrain dans le but de maintenir un certain niveau de qualité et de faire varier la composition du parcours d’année en année.

V.2.b. La qualité du parcours ne dépend cependant pas seulement d'une bonne gestion de la part du CA, mais surtout de la participation des membres à l’entretien. Les membres âgés de plus de 16 ans sont dès lors priés de participer au minimum une fois par an à l’entretien.
Il y a lieu de prendre quelques outils, sacs poubelle, et son arc pour un moment de détente après le travail.


V.3. FIELD ROVING CHALLENGE (FRC)

V.3.a. Généralités

Notre activité principale, le FIELD ROVING, est une méthode d'entraînement au tir nature développée au sein de notre club. Sur un parcours existant ou avec seulement 2 cibles portables (petit 3D ou “cube”) par peloton de 3 à 5 archers, les participants choisissent, chacun à leur tour, le pas de tir et/ou l’emplacement de la prochaine cible à tirer. De cette façon on crée à chaque fois un nouveau parcours avec d’autres distances, angles de tir et difficultés techniques.
Utilisant un système d’évaluation relative, développé par le professeur Arpad Elo (“Elo rating”), nous pouvons établir un classement des participants, malgré qu’ils n’ont jamais tiré dans les mêmes conditions.

V.3.b. Planning des tournois

Le FIELD ROVING CHALLENGE est ouvert toute l’année, une remise de prix étant prévue lors de l'Assemblée Générale ordinaire annuelle basée sur les tickets des deux années civiles précédentes.

Le planning des tournois est repris dans l’agenda sur le site web du club.

Les tournois sont planifiés en principe le premier samedi et troisième dimanche du mois, à l’exception, des dimanches où une manche pour le championnat de Belgique tir nature 3D ou blasons a lieu. Les rassemblements se font en règle générale à 14:00 h au GALI, pour débuter le tir vers 14:30 h.

Des tournois peuvent être annulés ou ajouté au planning, entre autres en fonction des prévisions météorologiques.

Le Planning des tournois n'est définitif que 48 heures avant le début du tournoi.

Des tournois FIELD ROVING ont également lieu lors du Bivouac.

V.3.c. Participation aux frais

La participation au FIELD ROVING CHALLENGE est gratuite pour les membres.
La participation aux frais s’élève à 5€ par demi journée (en principe 2 tickets) pour les invités. (Gratuit pour les enfants des membres et des invités, âgés de moins de 16 ans)

V.3.d. Encadrement d'un tournoi

Les tournois pour le FIELD ROVING CHALLENGE sont encadrés par un ou plusieurs animateurs (des MEMBRES EFFECTIFS ou des MEMBRES ADHERENTS EMERITES qui s’engagent à régulièrement organiser des tournois pour le FIELD ROVING CHALLENGE).

Le planning initial est établi lors de l’AG annuelle ordinaire en fonction des disponibilités des animateurs et repris dans l'agenda du site, mentionnant les noms des animateurs encadrants. En dehors du planning, en fonction des prévisions météorologiques, les animateurs peuvent prendre l’initiative d’organiser des tournois complémentaires. Dans ce cas, les animateurs doivent annoncer les tournois par le biais du groupe courriel du club au minimum 48 heures à l’avance, pour que les résultats soient pris en compte. Le CA pourra alors les ajouter à l'agenda du site Web. Les animateurs peuvent, également en fonction des prévisions météorologiques, annuler des tournois planifiés jusqu'à 48 heures à l'avance par l'envoi d'un mail au groupe courriel du club. En cas d'empêchement ils sont priés de chercher un remplaçant.

Une clé de la remorque du club est mise à disposition des animateurs pour avoir accès aux cibles de type 3D et/ou cubes prévues pour le FIELD ROVING, ainsi qu’à une boîte avec les tickets de marque. Ces cibles ne pourront évidemment être utilisées que pour le FIELD ROVING CHALLENGE.

A la fin d'un tournoi un animateur rassemble les tickets remplis et les remet dans la boîte prévue à cet effet dans la remorque du club, pour que l’organisateur du FIELD ROVING CHALLENGE puisse les récupérer pour faire le classement.

Les tournois peuvent avoir lieu sur le site principal du club ou sur des sites secondaires.

Les animateurs qui organisent un tir sur un site secondaire doivent être en possession d’une copie de la convention relative au site concerné, si une telle convention a été établie entre le club et le propriétaire, et s’engagent à respecter les conditions techniques et clauses particulières énoncées dans cette convention et dans ses annexes.

V.3.e. Déroulement d'un tournoi

Après avoir désigné les chefs de peloton et avoir composé des pelotons de 3 à 5 archers, par un tirage au sort, les animateurs remplissent les tickets des participants.

Pour des raisons de sécurité, une zone d’évolution peut être attribuée à chaque peloton, qui ne pourra sortir des limites de celle-ci pendant le « duel ».

L’ordre dans lequel on tire est déterminé de commun accord ou par le tir au sort.

Il suffit de disposer de deux cibles par peloton : une cible X et une cible Y. (de n'importe quel type, par exemple des « cubes » pour la version « ordinaire » ou des cible « 3D » pour la version « 3D » et « chasse »), mais le FIELD ROVING peut bien évidemment aussi être pratiqué sur un parcours existant.

Le FIELD ROVING se déroule en quelque sorte sous forme de « duels »

Voici le déroulement d’un « duel » pour l’exemple d’un peloton de 4 archers (A-B-C-D) et deux cibles :

1. L’archer B choisit le premier emplacement de la cible Y et rejoint le groupe. Ensuite l'archer, C choisit le premier emplacement de la cible X et le tir peut commencer.
2. Dans l’ordre suivant : A-B-C-D, les tireurs tirent chacun une, deux ou trois flèches (en fonction de la version) à partir de l’emplacement de la cible X vers la cible Y.
Immédiatement après avoir tiré ses flèches et tenant compte des règles de sécurité, l'archer A, pendant que les autres archers tirent leur flèches, déplace la cible X à un endroit de son choix et rejoint le groupe. Après que le tireur D ait tiré ses flèches et que le tireur A soit revenu, le groupe se déplace vers la cible Y pour marquer les points et récupérer les flèches.
3. Dans l’ordre suivant : D-A-B-C, les tireurs tirent chacun une, deux ou trois flèches à partir de l’emplacement de la cible Y vers la cible X.
Immédiatement après avoir tiré ses flèches, le tireur D déplace la cible Y et rejoint le groupe. Après que le tireur C ait tiré ses flèches et que le tireur D soit revenu, le groupe se déplace vers la cible X pour marquer les points et récupérer les flèches.
4. Dans l’ordre suivant : C-D-A-B, les tireurs tirent chacun une, deux ou trois flèches à partir de l’emplacement de la cible X vers la cible Y.
Immédiatement après avoir tiré ses flèches, le tireur C déplace la cible X. Après que le tireur B ait tiré ses flèches et que le tireur C soit revenu, le groupe se déplace vers la cible Y pour marquer les points et récupérer les flèches.
5. Dans l’ordre suivant : B-C-D-A, les tireurs tirent chacun une, deux ou trois flèches à partir de l’emplacement de la cible Y vers la cible X.
Immédiatement après avoir tiré ses flèches, le tireur B déplace la cible Y. Après que le tireur A ait tiré ses flèches et que le tireur B soit revenu, le groupe se déplace vers la cible X pour marquer les points et récupérer les flèches.
6. … et ainsi de suite (voir point 2.) jusqu’à ce que chacun ait tiré le nombre de volées prévues.

En bref, le premier archer ayant tiré sur une cible doit déplacer l'autre cible. L'archer ayant tiré en dernier sur une cible sera le premier à tirer sur la prochaine cible. Ainsi, chaque archer dans le peloton à son tour, pourra choisir l'emplacement d'une cible.

Sur un parcours existant par contre, c'est tout simplement le dernier archer ayant tiré qui choisit la prochaine cible à tirer ainsi que le pas de tir, puisque c'est lui qui va tirer en premier.

Un tournoi se compose d’une série de duels (tickets). Un peloton peut tirer deux tickets de suite. Après deux duels (tickets) les archers retournent au point de départ où des nouveaux pelotons peuvent être constitués.

Les tickets qui ne sont pas dûment remplis ne seront pas pris en compte, car pour faire le classement il est entre autre primordial de savoir qui a tiré dans le même peloton et à quel moment. D'où l'importance de marquer la date et l'heure de début du duel et les initiales du marqueur et de ne pas enlever les agrafes qui tiennent les tickets du peloton ensemble.

V.3.f. Comptabilisation des points

On tire toujours 10 volées par duel (ticket).

Dans tous les cas le maximum de points qu'on peut tirer sur un ticket est 50 (5 points par volée).

  • Pour la version « Cube / Billebaude » (sur un cube ou cible quelconque) :

    • on tire deux flèches par volée. (première flèche marquée d’un trait – deuxième marquée de deux traits)

    • on marque 3 points si la première flèche touche la zone à atteindre comme indiqué par l’archer qui a déposé ou choisi la cible,

    • on marque 2 points si la deuxième flèche touche la zone à atteindre et

    • on marque 0 points pour une flèche qui n’a pas touché la zone à atteindre.

  • Pour la version « Blason » :

    • on tire deux flèches par volée. (première flèche marquée d’un trait – deuxième marquée de deux traits)

    • on marque 3 points si la première flèche touche la zone « vitale »,

    • 2 points si elle touche zone « blessé »,

    • 2 points si la deuxième flèche touche la zone « vitale »,

    • 1 point si elle touche zone « blessé » et

    • 0 point pour une flèche qui n’a pas touché les zones à atteindre.

  • Pour la version « 3D ordinaire » :

    • on tire une flèche par volée

    • on marque 5 points si la flèche touche le (grand) cercle dans la zone « vitale »,

    • 4 points si elle touche la zone « vitale »,

    • 2 points si elle touche la zone « blessé » et

    • 0 point si elle ne touche pas la cible.

  • Pour la version « 3D scandinave », :

    • on peut tirer jusqu'à 3 flèches, mais uniquement la première flèche dans la cible est prise en compte et on arrête donc de tirer dès qu'on a tiré une flèche dans la cible

    • si la première flèche tirée est la première fleche en cible, on marque 5 points si elle touche la zone « vitale » ; 3 points si elle touche la zone « blessé ».

    • si la deuxième flèche tirée est la première fleche en cible, on marque 3 points si elle touche la zone « vitale » ; 2 points si elle touche la zone « blessé ».

    • si la troisième flèche tirée est la première fleche en cible, on marque 2 points si elle touche la zone « vitale » ; 1 point si elle touche la zone « blessé »

    • si aucune des trois flèches tirées est en cible, on marque 0 point.

  • Pour la version « chasse »

    • on peut tirer une flèche par volée, mais on n’est pas obligé de tirer, sauf l’archer qui a choisi ou déposé la cible qui est obligé de tirer.

    • on marque 5 points si sa flèche a atteint le (grand) cercle dans la zone vitale ;

    • 4 points si elle a atteint la zone vitale ;

    • 2 points si on a décidé de ne pas tirer ;

    • 0 point si une flèche a été tirée sans toucher l’animal et

    • [- 3] points si elle a "blessé" l’animal.

Toutes les versions peuvent être mélangées, tant que les archers dans un peloton tirent la même version sur la même cible et que la comptabilisation des points se fasse de la même façon dans le peloton.

Les versions sont à choisir de commun accord dans le peloton, par un des animateurs ou par le chef de peloton.

V.3.g. Harmonisation des scores

Pour l'harmonisation des scores du FIELD ROVING CHALLENGE nous utilisons les CATEGORIES et FACTEURS suivants :

Facteurs d’harmonisation - Catégories d’arc (voir règlement Championnat de Belgique 3D en vigueur):

  • L - 1,51 – Longbow
    (Résumé : quand l’arc est bandé, la corde ne touche pas les lattes et les lattes ne présentent pas de double courbure – arc nu – prise de corde fixe avec l’index touchant l’encoche (2mm) – point d’ancrage fixe - flèches en bois.)

  • H - 1,38 - (Instinctive) Hunting bow
    (Résumé : “poignée” de l’arc essentiellement en produits naturels (bois, bambou, corne, résine, ...) – arc nu – repose–flèche non articulé et non-règlable – prise de corde fixe avec l’index touchant l’encoche (2mm) – point d’ancrage fixe – pointe dévissable de >125 grains pour les hommes, >100 grains pour les dames ou flèche > 30 g pour les hommes, voir > 20 g pour les dames)

  • B - 1,25 - Barebow
    (Résumé : autres arc sans poulies, sans stabilisateur et sans viseur – doit passer dans un anneau de 12,2 cm (débandé) – “stringwalking” et “facewalking” sont autorisés)

  • P - 1,07 - Poulie (arc à poulies sans viseur)

  • R - 1,03 - Recurve (arc sans poulies avec viseur et/ou stabilisateur)

  • C - 1,00 - Compound (arc à poulies avec viseur)

  • D - ////// - Découverte (hors classement - indépendant de l'arc utilisé)

Facteur d’harmonisation - Catégories d’âge Hommes :

(L'âge au premier janvier de la saison en cours est pris en compte pour déterminer la catégorie de l'archer.)

  • [P] - 1,15 - Pupille (< 12 ans au premier janvier de la saison (plein air) en cours)

  • [B] - 1,15 - Benjamin (> 12 et < 14 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [C] - 1,15 - Cadet (> 14 et < 17 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [J] - 1,10 - Junior (> 17 et < 20 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [S] - 1,00 - Senior (> 20 et < 49 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [M] - 1,08 - Master (> 49 ans au premier janvier de la saison en cours)

Facteur d’harmonisation - Catégories d’âge Dames :

  • [P] – 1,30 - Pupille (< 12 ans au premier janvier de la saison (plein air) en cours)

  • [B] - 1,30 - Benjamin (> 12 et < 14 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [C] - 1,30 - Cadet (> 14 et < 17 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [J] - 1,20 - Junior (> 17 et < 20 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [S] - 1,12 - Senior (> 20 et < 49 ans au premier janvier de la saison en cours)

  • [M] - 1,21 - Master (> 49 ans au premier janvier de la saison en cours)

V.3.h. Distances de tir dans des pelotons hétérogènes

[P] <12 ans 2 / 4

[B]12, 13 et 14 ans 3 / 4

sans viseur [C][J][S]et[M] 4 / 4

avec viseur [C][J][S]et[M] 5 / 4

Les Pupilles ([P]) tirent à 1/2 de la distance des archers [M][S][J]et[C] sans viseur.

Les Benjamins ([B]) tirent à 3/4 de la distance des archers [M][S][J]et[C] sans viseur ;

Les archers [M][S][J]et[C] avec viseur tirent à 5/4 de la distance des archers [M][S][J]et[C] sans viseur.

Les archers [D] (Découverte - hors classement) tirent à la distance qui leur convient.

Le cas échéant l’archer le plus âgé dans le peloton indique l’endroit d’où les jeunes archers doivent tirer.

V.3.i. Calcul des cotes et établissement du classement pour le Challenge.

La multiplication des deux facteurs d’harmonisation, correspondant à sa catégorie d’âge (dame ou homme) et à sa catégorie d’arc, donne le facteur F.
L’addition des points tirés par l’archer étant X, le score harmonisé de l’archer sera S et calculé comme suit :

S = X + (F-1)*(Max -X)*X/Max (“Max” est le maximum de points pour un ticket (50))

Les archers ayant tiré un score supérieur à la moyenne des scores dans le peloton sont considérés gagnants.

Pour faire le classement des participants, nous utilisons une formule d’évaluation de niveau relative, basé sur le système Elo (établi par le professeur Arpad Elo) , qui est également utilisé pour d’autres disciplines sportives et jeux, comme pour le jeu d’échec par exemple. L’idée du classement Elo est de convertir à l’aide d’une fonction Δ (p) la probabilité p de gain d’un joueur contre un autre, en une mesure qui exprime l'écart de niveau entre les joueurs et de pouvoir ainsi classer ensemble des compétiteurs qui ne se sont jamais rencontrés directement. (Pour que les cotes soient significatives il faut qu’un nombre de parties ou duels suffisant se soient disputés.)

En résumé : Chacun tire en fait en duel contre les autres archers de son peloton. La cote d’un archer monte quand il tire un score plus élevé que la moyenne des autres archers dans son peloton et vice versa.

La cote d’un archer avec une cote relativement élevé motera peu s’il gagne et dimunuera beaucoup s’il perd ; Par contre, la cote d’un archer avec une cote relativement basse motera beaucoup s’il gagne et diminuera peu s’il perd.

Voici la formule que nous utilisons : Cn = Ca + [ K * abs ( S - Sm) / Sm ] * ( W – P )


Cn = nouvelle cote de l’archer ("Elo Rating") après le ticket/duel.

Ca = ancienne cote de l’archer avant le ticket/duel.

K = 100 jusqu’au 10ème duel et 100 à partir du 11ème duel. (On ne fait donc pas de différence à l’heure actuelle))

S = Score de l’archer, harmonisé en fonction de sa catégorie

Sm = Moyennes des scores des autres archers dans le peloton.

W = 1 si l’archer est gagnant ; W = 0 si l’archer est perdant
(perdre = avoir un score en dessous de la moyenne du peloton).

P = probabilité de gagner le duel en % en fonction de son niveau (sà cote) par rapport au niveau (cotes) des autres archers dans le peloton = en fonction de “D” (voir tableau)

D = (Ca – Cm) = la différence entre la cote de l’archer (Ca) et la moyenne des cotes des autres archers dans le peloton (Cm).

(Si la cote de l’archer est inférieur à la moyenne des cotes des autres archers de son peloton, il faut soustraire le pourcentage indiqué de 100% pour obtenir cette probabilité.)


D=>P% D=>P% D=>P% D=>P% D=>P%

226=>99% 117=>89% 77=>79% 47=>69% 22=>59%

196=>98% 112=>88% 73=>78% 44=>68% 19=>58%

179=>97% 107=>87% 70=>77% 42=>67% 17=>57%

167=>96% 103=>86% 67=>76% 39=>66% 14=>56%

157=>95% 99=>85% 64=>75% 37=>65% 12=>55%

148=>94% 95=>84% 61=>74% 34=>64% 10=>54%

141=>93% 91=>83% 58=>73% 32=>63% 7=>53%

134=>92% 87=>82% 55=>72% 29=>62% 5=>52%

128=>91% 84=>81% 53=>71% 27=>61% 2=>51%

122=>90% 80=>80% 49=>70% 24=>60% 0=>50%


Les tickets ("duels") de la saison (année) en cours et de la saison précédente sont pris en compte.

Pour le premier duel de cette période la cote d'un archer est mis à Ca = 500

Sa cote restera provisionnelle tant qu’il n’a pas tiré au minimum 10 duels.

Pour faire le classement, les cotes provisionnelles sont divisées par le nombre (10) de tickets à tirés pour avoir une cote confirmée et multiplié par le nombre de tickets déjà tirés par l’archer concerné.

Le classement est établi et diffusé minimum une fois par mois par le responsable FIELD ROVING.

V.3.j. Remise des prix.

Lors de la remise des prix, à l'Assemblée Générale, des écussons du club avec une distinction, symbolisées par une pointe de flèche en OR, ARGENT ou BRONZE, sont attribuées aux archers, membres du club EACC, qui ont une cote confirmée (10 tickets ou plus) supérieur à :

  • 500 => BRONZE

  • 500 + 1/3 de la différence entre 500 et la cote la plus élevée => ARGENT

  • 500 + 2/3 de la différence entre 500 et la cote la plus élevée => OR

Un écusson sans distinction est offert aux participants, membres du club EACC, ayant tiré le nombre de tickets prévu pour avoir une cote confirmée (10).

Un trophée du FIELD ROVING CHALLENGE est octroyée au premier archer classé, s'il y a moins que 5 participants classés ; au premier et deuxième s'il y a 5 à 10 participants classés ; au premier, deuxième et troisième classé, s'il y a plus que 10 participants classés, toutes catégories et divisions confondues, membres du club ou pas.


V.4. FLU-FLU FUN DAY (FFFD)

V.4.a. Annuellement, le dernier samedi du mois de juin, date anniversaire de fondation du club, le club organise une rencontre d’archers non compétitive, axée sur des jeux d’archerie avec des pointes "blunts" et plumes "flu-flu".

V.4.b. La participation aux frais s’élève à 5€ pour les membres et 10€ pour les invités.


V.5 BIVOUAC

V.a. La troisième et/ou quatrième semaine du mois d'août, le club organise optionnellement un bivouac sur un terrain extérieur au club, avec des duels FIELD ROVING et des activités improvisées.

V.b. La participation aux frais s'élève à 20€ pour les membres adultes et 40€ pour les invités, quel que soit le nombre de jours de participation.

Les enfants des membres et les enfants des invités, âgés de moins de 16 ans, participent gratuitement au bivouac.

V.c. Informations pratiques :

Inscription par e-mail (eacc-conseil@googlegroups.com) le plus rapidement possible.

Maximum 25 participants par nuit.

Paiement sur le compte du club : après confirmation d'inscription et au plus tard avant le 01 août.

Matériel à apporter : Tente + couchage + repas + réchaud ou BBQ + arc traditionnel (longbow, flatbow ou instinctive hunting bow) & flèches (bois ou alu uniquement - n'oubliez pas les flu-flus avec blunts) + ...


V.6. CHAMPIONNAT DE BELGIQUE TIR NATURE

Annuellement, de préférence le deuxième dimanche du mois de septembre (la date étant fixée en concertation avec la Commission/Province Tir Nature de la LFBTA), le club organise une manche dans le cadre du championnat de Belgique en Tir Nature sur blasons ou 3D.


V.7. TIR HALLOWEEN

V.7.a. Le dernier samedi du mois d’octobre le club organise un tir de nuit aux flambeaux.

V.7.b. La participation aux frais s’élève à 5€ pour les membres et 10€ pour les invités.


V.8. ASSEMBLEE GENERALE

Le dernier samedi du mois de janvier à 14:00h, tous les membres sont invités à participer à l'Assemblée Générale annuelle pour donner leur avis sur les points mis à l'ordre du jour et de participer aux réflexions sur l'avenir de notre club. Seuls les membres effectifs ont droit de vote.

L’ordre du jour de l'AG prévoit, entre autres, l’approbation des comptes de l’année passé et le budget de l’année à venir, l'attribution des distinctions “émérite” et la nomination des membres effectifs, des administrateurs et du président, la remise des prix pour le Field Roving Challenge et la distribution des carnets et vignettes de la LFBTA.

Pour présenter les candidats membres effectifs et proposer les distinctions de mérite, les critères suivants sont pris en compte :

  • être inscrit à la LFBTA sous le sigle du club (EAC257), (*),

  • avoir minimum 18 ans,

  • avoir fait preuve de respect pour les valeurs du club en général,

  • être classé pour le FRC (10 tickets sur 2 ans),

  • avoir participé régulièrement et de façon significative aux préparations et/ou à l’organisation des activités du club.

  • avoir proposé sa candidature pour le mentoring au moins deux fois sur l’année, (*)

  • avoir accepté sa candidature.

(*) : pas d’application pour les membres adhérents et sympathisants


VI. Les couleurs et distinctions du club


VI.1. Il est souhaitable que les membres, en particulier les MEMBRES EFFECTIFS, portent les couleurs (logo) et distinctions de notre club lors des activités organisées, lors des concours en Tir Nature et autres représentations du club.


VI.2. Tous les membres peuvent acheter les bodywarmers, polos, chemises, casquettes et écussons avec notre logo, dont les prix sont fixés par le CA. Le bodywarmer du club est offert, voir remboursé, aux membres effectifs qui s'engagent à le porter lors des activités organisées par le club.


VI.3. Sur l'écusson de notre club les distinctions suivantes peuvent être portées :

  • une pointe de flèche BRONZE, ARGENT ou OR, octroyée pour le FIELD ROVING CHALLENGE pendant les trois dernières saisons (années).
    Les MEMBRES EFFECTIFS ayant obtenu une fois une distinction OR pendant les trois dernières saisons (années), portent le titre de Maître Archer, qui sera mentionné dans le registre des membres.

  • Un point et des barrettes d’or, octroyés aux MEMBRES EFFECTIFS en tant que reconnaissance formelle des efforts déployés pour réaliser les objectifs de notre club (voir mission et valeurs du club).
    La première année un point d’or est octroyé et une barrette d’or est ajoutée par 5 années d’ancienneté en tant que MEMBRE EFFECTIF et ce jusqu’à 20 ans d’ancienneté.

  • Un point et des barrettes d’argent octroyés aux membres adhérents et sympathisants par décision de l'AG, suivant la même procédure que pour devenir MEMBRE EFFECTIF. (évaluation de l’investissement personnel pour la réalisation de la mission du club et du respect de ses valeurs.) Ils auront le statut de membre adhérent émérite ou membre sympathisant émérite.

Les points et barrettes d’or et d'argent seront mentionnées dans le registre des membres et peuvent être portées sur l’écusson, tant que la dernière AG ait confirmé cette appréciation.


VII. Discipline


VII.1. Pour des raisons évidentes de sécurité, les archers :

  • se déplacent AU PAS, les flèches rangées dans un carquois ;

  • s’assurent avant chaque tir et avant d'encocher une flèche qu’il n’y ait ni personne, ni animal dans une zone de sécurité de 45° de part et d’autre de l’axe de la cible ;

  • veillent à armer l’arc dans la direction de la cible visée et à ne pas adopter une technique qui pourrait, en cas de relâchement accidentel ou involontaire, faire passer la flèche au-delà de la zone de sécurité visible ;

  • ne visent pas une cible qui se trouve sur une crête ;

  • lorsqu’ils retirent les flèches de la cible, s’assurent qu’il n’y ait personne derrière les flèches pour éviter de causer de blessures avec les encoches ;

  • avant de chercher une flèche derrière une cible, déposent leur arc contre celle-ci, pour indiquer leur présence aux autres tireurs éventuellement présents sur le terrain et pour éviter que l’on tire vers cette cible.


VII.2. L’ordonnance du terrain et du parcours est réglée par le CA. Aucune modification ne peut y être apporté sans le consentement d’un membre du Conseil ou les personnes désignées pour gérer le parcours.
Les membres doivent utiliser les infrastructures en se comportant en bon père de famille.
Dans un souci de longévité de vie des cibles 3D disposées sur le parcours, il est demandé de ne pas tirer plus que trois flèches par volée dans les cibles 3D et de retirer les flèches en maintenant la cible avec la main ou en positionnant la hanche ou le genou contre la cible en guise d’appui.


VII.3. Il est interdit d’utiliser des pointes de chasse pour l’entraînement au tir en dehors du « cimetière des cibles » qui peut être mis à disposition à cette fin.
(Il y a lieu de préciser que l’assurance de la Ligue ne couvre pas les accidents survenus lors de l’utilisation de pointes de flèches de chasse ou utilisation d’arbalètes.)


VII.4. Chaque membre est tenu de respecter le matériel des autres tireurs et ne pourra y toucher qu’avec l’accord du propriétaire.
Les flèches trouvées sur le terrain sont ramassées et rapportées dans le tube dédié à cet effet au “practice” pour qu’elles ne restent pas traîner sur le terrain et que les propriétaires puissent les récupérer.


VII.5. L’utilisation et le port d’armes de tir autres que les arcs (par exemple : armes à feu, armes à air comprimé, catapultes, arbalètes, …) ne sont pas admises sur le parcours du club.


VII.6. Les membres et invités âgés de moins de 16 ans doivent être accompagnés sur le parcours par un membre majeur d’âge ou un de leurs parents.


VII.7. Quiconque provoque du désordre ou indispose les autres personnes présentes par son comportement sur le terrain ou lors des réunions ou activités organisées par l’association, sera prié par le président, un administrateur ou un MEMBRE EFFECTIF, de quitter sur le champ les lieux de la réunion ou de l’activité, sans pouvoir y revenir le même jour.


VII.8. Pour des raisons d’assurance les membres n’ont plus accès au terrain après le 30 septembre jusqu’à ce que leur réinscription à la Ligue soit confirmée par le CA.


VII.9. Les membres contrevenants aux règles du R.O.I. ou des STATUTS sont tenus de répondre de leurs actes devant le CA qui se prononce sur les sanctions éventuelles. Si nécessaire dans un souci d’objectivité, le CA convoque les témoins et recueille leurs avis avant de rendre sa décision.
Les mesures disciplinaires réservées à la compétence du CA sont :

  • l’avertissement, (envoyé officiellement et uniquement au membre concerné),

  • le blâme, (publique - envoyé par courriel à tous les membres),

  • la suspension jusqu’à 60 jours (publique - envoyé par courriel à tous les membres).

Les mesures de suspension sont notifiées par lettre recommandée aux membres mis en cause. Dans le cas ou le CA estime qu’une sanction d’exclusion doit être envisagée, une AG extraordinaire sera convoquée dans les 60 jours.


VIII. Responsabilités attribuables aux Membres Effectifs

Lors de l’AG annuelle ordinaire, un appel aux volontaires est fait aux MEMBRES EFFECTIFS et CANDIDATS MEMBRES EFFECTIFS pour prendre une ou plusieurs des responsabilités suivantes :


VIII.1. Gestionnaire PARCOURS 3D

  • Conception et gestion du parcours permanent 3D et organisation de l’entretien du terrain du club à Ottenburg (cibles 3D déclassées pour les compétitions).

  • Communication des noms des membres qui ont aidé lors des entretiens au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF).

  • Achat de nouvelles cibles 3D, signalisation, […] en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).


VIII.2. Gestionnaire PARCOURS BLASONS & Practice

  • Conception et gestion du parcours permanent BLASONS et organisation de l’entretien de la zone d’échauffement sur le terrain d’Ottenburg

  • Organisation du collage des blasons sur carton.

  • Achat de nouveaux cibles 2D, blasons, carton pour les blasons, colle et vernis en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget) et organisateur(s) concours 3D.


VIII.3. Organisateur tir OSTARA

  • Organisation du Tir OSTARA + appel aux volontaires pour les préparations.

  • Diffusion des invitations pour le Tir OSTARA en concertation avec le CA.

  • Achat du matériel pour le Tir OSTARA en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).

  • Réception des droits de participation et virement sur le compte du club dans les 30 jours.


VIII.4. Organisateur FIELD ROVING CHALLENGE

  • Promotion et organisation du FIELD ROVING CHALLENGE.

  • Achat de cibles « cubes » et petites cibles 3D et tickets en concertation avec l'organisateur de la manche 3D et le Trésorier (voir plan financier – budget).

  • Mise à disposition des tickets et cibles dans la remorque du club.

  • Mise à disposition d'une clé de la remorque aux animateurs, pour qu'ils aient accès aux cibles et tickets FIELD ROVING.

  • Etablissement et diffusion mensuelle du classement du le FIELD ROVING CHALLENGE.


VIII.5. Animateurs FIELD ROVING CHALLENGE (en principe tous les MEMBRES EFFECTIFS)

  • Connaître les bases du règlement pour le FIELD ROVING CHALLENGE.

  • Encadrer les manches planifiées pour le FIELD ROVING CHALLENGE. (voir agenda sur le site)

  • Apporter deux cibles mises à disposition, ainsi que les tickets lors de chaque manche pour le FIELD ROVING CHALLENGE.

  • En cas d’empêchement, chercher un remplaçant et prévenir le CA par mail dès que possible.


VIII.6. Organisateur FLU-FLU-FUN-DAY

  • Organisation du Tir FFF-DAY+ appel aux volontaires pour les préparations

  • Diffusion des invitations pour le FFF-DAY en concertation avec le CA

  • Achat du matériel pour le Tir FFF-DAY en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).

  • Réception des participations aux frais et virement sur le compte du club dans les 30 jours.


VIII.7. Organisateur BIVOUAC

  • Organisation du BIVOUAC + appel aux volontaires pour les préparations

  • Réservation du terrain et devoirs administratives prescrites par les autorités

  • Diffusion des invitations pour le BIVOUAC en concertation avec le CA

  • Achat du matériel pour le BIVOUAC en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).


VIII.8. Organisateur(s) MANCHE 3D

VIII.8.a. Gestionnaire parcours 3D

  • Gestion du stock des cibles 3D et de la remorque du club (=> Les cibles qui ne conviennent plus pour un concours officiel seront mis à disposition au gestionnaire du PARCOURS PERMANENT.) et de l’entrepôt pour la manche CB 3D (piquets (tubes en PVC peint en couleur) pour les pas de tir et autres piquets, numéros "STOP", ... .)

  • Appels d’offres pour les cibles 3D à acheter + mettre les offres de prix à disposition du trésorier (demande de subsides éventuels) faisant attention de commander assez de cibles qui conviennent pour le FIELD ROVING (qui ne nécessitent pas de piquets)

  • Achat des cibles 3D pour garder un parcours officiel complet (+ réserve) et cibles pour le FIELD ROVING, en concertation avec le trésorier et l'organisateur FIELD ROVING (voir plan financier – budget) :

    • 2 (+1) Grand gibier

    • 7 (+1) Moyen gibier

    • 7 (+1) Petit gibier

    • 8 (+2) Birdies

  • Conception du parcours 3D pour la manche du CB 3D (voir Règlement belge Tir Nature (TN) 3D)

  • Faire les photos des cibles et les mettre à disposition au greffe.

  • Faire la liste des distances à soumettre aux arbitres (voir Règlement belge TN 3D) et faire le tour du parcours avec les arbitres avant la manche.

  • Faire appel aux volontaires et coordination pour la mise en place du parcours, le flèchage vers le site et l’encadrement de l’événement (greffe, parking, restauration, …,).

      VIII.8.b. Greffier ou secrétaire concours 3D

  • Achat des trophées en concertation avec le trésorier et l'organisateur FIELD ROVING (voir plan financier – budget).

  • Envoie des dossier « homologation » pour des nouvelles cibles 3D si nécessaire (voir Règlement belge TN 3D)

  • Diffusion des invitations pour la manche CB 3D en concertation avec le CA et le gestionnaire de parcours 3D

  • Achat des prix et trophées en concertation avec le trésorier pour la manche du Championnat de Belgique 3D et le FIELD ROVING CHALLENGE.

  • Mise à disposition au greffe des fiches de marque et contre-marque

  • Mise à disposition au greffe du fichier pour faire le classement.

  • Envoie des résultats au président de la commission Tir nature.


VIII.9. Organisateur TIR HALLOWEEN

  • Organisation du Tir HALLOWEEN

  • Diffusion des invitations pour le Tir HALLOWEEN en concertation avec le CA

  • Achat de matériel pour le Tir HALLOWEEN en concertation avec le trésorier

  • Gestion du stock matériel Tir HALLOWEEN

  • Réception des participations aux frais et virement sur le compte du club dans les 30 jours.


VIII.10. Gestionnaire TERRAINS SECONDAIRES

  • Recherche des terrains secondaires et négociation des conventions avec les propriétaires de ces terrains en concertation avec le CA.


VIII.11. Organisateur INITIATIONS COLLECTIVES & STAGES

  • Organisation d’initiations collectives et stages.

  • Gestion du kit de matériel d’initiation dans la remorque du club.

  • Achat de matériel d’initiation en concertation avec le Trésorier (voir plan financier – budget) et l'organisateur Manche 3D.


VIII.12. PHOTOGRAPHE(S)

  • Reportages photographiques (digitales) des activités.

  • Diaporama des reportages photographiques des activités lors des repas.

  • Envoie des photos au responsable SITE WEB pour les mettre sur le site et au responsable RELATIONS PUBLIQUES pour les articles dans « l’archer ».


VIII.13. Gestionnaire TENUE EACC

  • Conception de la tenue du club et des écussons en concertation avec le CA.

  • Achat des tenues du club et des écussons en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).

  • En concertation avec le Trésorier établir un registre « VENTE TENUE EACC».


VIII.14. Gestionnaire RELATIONS PUBLIQUES

  • Conception d’affiches « promotionnelles » du club, d’autocollants, cartes de visite ou flyers du club.en concertation avec le CA.

  • Achat des affiches, autocollants et cartes de visite en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).

  • Invitation des TV locales lors des activités importantes en concertation avec le CA.

  • Etablissement et mise en œuvre d’une stratégie de recrutement de nouveaux membres en concertation avec le CA.

  • Ecrire des reportages pour la revue « l’Archer » en concertation avec le CA


IX. Fonctions au sein du Conseil d’Administration

Pour pouvoir assumer leur fonction il est primordial que les membres du CA disposent d'un mandat sur le compte bancaire du club et d'un compte gmail.

Il est souhaitable qu'ils disposent également d'un browser google chrome.

Le Conseil d'Administration agissant collégialement, peut répartir les tâches de la façon suivante :


IX.1. TRESORIER

  • Gestion des comptes en banque, caisses et paiements par virement ;

  • Suivi du plan financier et mise à jour des comptes (Google docs spreadsheet) ;

  • Gestion des mandats sur les comptes (avec possibilité de paiements en ligne et/ou par carte bancaire) pour les autres administrateurs ;

  • Paiement du bail pour le terrain (au mois de juin) ;

  • Remboursement aux MEMBRES EFFECTIFS d'une partie des cotisations payé comme prévu par ce R.O.I. (février) ;

  • Suivi des opérations financières et des transferts de l’argent sur le compte dans les 30 jours pour:

    • les paiements pour les invitations, stages et locations de matériel d’initiation

    • la vente des tenues et écussons du club

    • les participation aux frais pour les activités organisées par le club.

  • Etablissement des dossiers « demande de subsides »

  • Perception annuelle des cotisations (date limite = 15/09 => rappel par mail le 15 août et 1 septembre) et en informer les autres administrateurs par mail.

  • Paiement annuel des cotisations à la LFBTA ;

  • Perception et paiement à la LFBTA des cotisations des nouveaux membres (27€ avant le 1er avril / 13,5€ après le 1er avril) et en informer les autres administrateurs par mail.

  • Élaboration d’un projet de plan financier pour l’exercice suivant à approuver par l’AG.


IX.2. GREFFIER (Gestionnaire du REGISTRE DES MEMBRES)

  • Inscription et pré-inscription des nouveaux membres après vérification du paiement des cotisations :

  • Mise à jour du registre des membres ;

  • Appel aux volontaires pour le « mentoring » (Message par courriel, avec le registre des membres mis à jour en annexe.) ;

  • Inscription des nouveaux membres au groupe de communication courriel [eacc-membres] ;

  • Inscription et pré-inscription à la LFBTA des nouveaux membres ;

  • Réception des attestations médicales et envoi de ceux-ci à la LFBTA.

  • Réception et distribution des vignettes & carnets LFBTA aux membres qui en font la demande (en principe à l'AG);

  • Commande des carnets LFBTA en fonction des besoins ;

  • Mise à jour du registre des membres

  • Réinscription par mail à la LFBTA des membres avant le 30 septembre après vérification du paiement des cotisations ;

  • Supprimer les membres sortants du groupe de communication courriel [eacc-membres].(après le tir HALLOWEEN)


IX.3. SECRETAIRE - SITE MANAGER

  • Mise à jour de l’ensemble des registres du club (sur papier et support informatique (google drive), à l'exception du registre des membres ;

  • Suivi (indexations à communiquer au trésorier) et renouvellement du bail pour le terrain du club.

  • Rédaction et diffusion des notules des réunions ;

  • Dépôts annuels des registres (PV des réunions de l’AG et comptes) au greffe du Tribunal de Commerce ;

  • Déclaration fiscale ;

  • Publications au Moniteur Belge (Modifications des Statuts et CA) ;

  • Mise à jour des valves au GALI ;

  • Constitution des dossiers « ELITES » ;

  • Conception et gestion du site Internet, en particulier de l’agenda (Toutes les activités du club prévues dans ce R.O.I. + Manches Tir Nature 2D & 3D) et des groupes de communication [eacc-conseil] et [eacc-membres].

  • Constituer un siège administratif à son domicile.


IX.4. PRÉSIDENT

  • Préparation des ordres du jour, convocation et présidence des réunions du Conseil d’Administration et Assemblées Générales ;

  • Préparation des modifications aux STATUTS et R.O.I. ;

  • Mise au point du plan de gestion et coordination des activités au sein du Conseil d’Administration ;

  • Représentation externe du club ;

  • Distributions des prix / trophée & distinctions ;

  • Seconder les autres administrateurs et les remplacer en cas d’empêchement.

  • Cette fonction est à cumuler avec une des 3 premières fonctions.


IX.5. VICE PRESIDENT

  • Remplacement du président en cas d’empêchement ;

  • Seconder les autres administrateurs et les remplacer en cas d’empêchement.

  • Cette fonction est à cumuler avec une des 3 premières fonctions.