Dokumenty elektroniczne w księgowości

Dokumentacja elektroniczna w księgowości jest tematem rozważanym przez coraz więcej firm. Aby pomóc podjąć decyzję, przygotowaliśmy osobną stronę, która zawiera porady niezbędne do podjęcia decyzji o przejściu na archiwum elektroniczne w księgowości.
Strona bazuje na programie mKsiegowa.pl, który posiada pełną funkcjonalność pozwalającą na korzystanie z ułatwień wprowadzanych przez polski system prawny.

Kiedy mówimy o zarządzaniu dokumentacją elektroniczną mamy najczęściej na myśli skanowanie i przechowywanie dokumentów. Dodajmy do tego jeszcze przesyłanie dokumentów (przede wszystkim faktur) w postaci elektronicznej. Większość firm i organizacji w jakiś zakresie przechowuje część swoich dokumentów w wersji cyfrowej. Czy dotyczy to też księgowości?

Zagadnienie przechowywania dokumentów elektronicznych w księgowości jest szerokie i obejmuje następujące zagadnienia, które poruszamy na tych stronach:

  • Jakie są podstawy prawne w Polsce dopuszczające przechowywanie dokumentów księgowych w postaci elektronicznej?

  • Jak zorganizować wdrożenie elektronicznego archiwum dla działu księgowego?

  • Jak zapewnić bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji?

  • Kiedy wdrożenie dokumentacji elektronicznej w księgowości się opłaca?

Dokumenty mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, elektronicznej, jak i w obydwu formach jednocześnie.

Bez wprowadzenia właściwej organizacji archiwum można zginąć w nawale ilości dokumentów. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której faktury zakupu są w formie papierowej. Zamówienie do faktury jest w jakimś systemie w formie elektronicznej. Mamy jeszcze gdzieś umowę z dostawcą, itd. Musimy jakoś połączyć te dokumenty w jedną logiczną całość.

Najczęściej odbywa się to przez przechowywanie dokumentów w formie papierowej w segregatorach. Dokumenty elektroniczne są drukowane i dołączane do segregatorów.

Zupełnie innym podejściem jest logiczne połączenie dokumentów przychodzących w firmie elektronicznej, a także zeskanowanie związanych z nimi dokumentów papierowych. Korzyści z takiego rozwiązania są oczywiste, lecz zorganizowanie takiego elektronicznego archiwum w księgowości jest jeszcze wyzwaniem logistycznym i technologicznym.

Na niniejszych stronach staramy się zebrać najlepsze praktyki w tym zakresie, jakie pozyskaliśmy podczas wdrożeń programu mKsiegowa.pl.

Zapraszamy do obserwowania nas na portalach społecznościowych:

program ksiegowy mKsiegowa.pl @ google+ program ksiegowy mKsiegowa.pl @ facebook program ksiegowy mKsiegowa.pl @ twitter program ksiegowy mKsiegowa.pl @ YouTube

Comments