Excellent
Chúng ta không phủ nhận các chương trình được viết bằng các phần mềm chuyên dụng giúp người dùng dễ dàng sử dụng hơn xài bằng Excel nhiều, tuy nhiên việc này gặp một số trở ngại sau:
· Phần lớn nhà quản lý/quản trị hay kế toán đều là những người không thể
tự viết chương trình cho chính mình dùng được vì kỹ thuật lập trình không đơn giản. Nó khó hơn rất nhiều so với học làm bằng Excel.
· Vậy các chương trình ứng dụng này phải mua, lúc này có các vấn đề sau:
- Mua phần mềm đại trà: giá rẻ nhưng thừa thiếu đủ kiểu theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Nếu cần thay đổi doanh nghiệp không tự làm được, còn liên hệ người bán chương trình thì phải tốn phí, có khi không liên hệ được vì họ đã biến mất với nhiều lý do.
- Đặt hàng từ những công ty phần mềm có tên tuổi: giá rất cao đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng khi có nhu cầu cần thay đổi so với ban đầu thì phải tốn tiền. Hết thời hạn bảo trì thì hàng năm vẫn phải tốn thêm phí duy trì và hổ trợ khi có nhu cầu.
· Các chương trình được mua chỉ phục vụ có giới hạn một số nhu cầu quản lý nào đó, khi một nhu cầu quản lý khác phát sinh thì lại phải đặt mua.
· Nhu cầu về quản lý/quản trị là vô hạn, nó tùy thuộc vào thời gian, không gian và cả bản thân của từng nhà quản lý/quản trị, do đó không thể có một chương trình nào hoàn hảo để có thể thỏa mãn được hết.
· Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn đến đâu cũng không có đủ tất cả các loại chương trình cho nhu cầu quản lý/quản trị nên Excel vẫn là ứng dụng không thể thiếu.
Excel là một ứng dụng trong bộ Office của Microsoft và được phổ cập rộng rãi, gần như học sinh nào tốt nghiệp PTTH cũng biết, doanh nghiệp nào cũng có sử dụng. Việc cập nhật, nâng cấp thêm về kiến thức sử dụng Excel sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Excel gần như là một thùng dụng cụ đa năng, vấn đề là chúng ta dùng những dụng cụ này để làm cái gì. Tiếc rằng đa phần người dùng chỉ sử dụng Excel rất sơ cấp mà không biết điểm mạnh của Excel là tổ chức, quản lý và truy vấn cơ sở dữ liệu. Không riêng gì lĩnh vực kế toán, Excel cực kỳ năng động và hữu dụng trong tất cả các lĩnh vực có liên quan đến CSDL như: kinh doanh, nhà hàng, nhân sự, xuất nhập khẩu, quản lý học viên…
Một Sheet của Excel ngày nay có thể chứa được 16.384 cột và 1.048.576 dòng, điều này cho thấy nó có thể xử lý được một CSDL đủ lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thậm chí cả doanh nghiệp lớn, ví dụ đối với lĩnh vực quản lý nhân sự Excel có thể quản lý đến cả vài trăm ngàn nhân viên trong một doanh nghiệp.
Excel cung cấp cho chúng ta rất nhiều công cụ để có thể từ CSDL đã được tổ chức, xử lý và truy xuất ra các loại báo cáo theo yêu cầu. Tuy nhiên theo kinh nghiệm bản thân, tác giả thấy khi cần ra báo cáo chúng ta không nên quá lạm dụng về sử dụng hàm (functions) trong Excel vì nhìn công thức dài quá sẽ rắc rối, khó nhớ và tốc độ xử lý cũng bị chậm đi đáng kể còn để giảng dạy thì sinh viên chỉ còn cách học thuộc lòng.
Cách hay nhất là kết hợp giữa việc sử dụng hàm (functions) và các công cụ (tools) sẵn có của Excel, việc kết hợp này là một nghệ thuật làm cho Excel dễ sử dụng và hoàn hảo hơn. Hàm và các công cụ sẽ được trình bày ở các trang tiếp theo, chúng ta thấy việc đặt tên (defined name) là tối cần thiết, nó giúp cho công thức vừa rõ ràng vừa ngắn gọn nhưng lưu ý đừng để đặt trùng tên.