1. Formálny mail zásadne posielame z adresy, v ktorej je zrejmé, že mail posielame práve my a nie niekto iný.
2. Uvedieme správnu mailovú adresu, komu má naša správa ísť,
prípadne adresu komu pôjde kópia mailu, či utajená (skrytá) kópia mailu.
3. Uvedieme predmet, teda jednoduchý popis, o čo v maile ide, napr. DÚ 34/2 - riešenie zadania č. 15
4. Telo mailu obsahuje pozdrav, prípadne oslovenie.
5. Stručne, jasne a bez gramatických chýb zdôvodníme kontaktovanie danej osoby.
6. Nezabudneme na oficiálnu rozlúčku.
7. Veľmi dôležité je uviesť meno odosielateľa, teda naše meno.
8. Ak je to potrebné, pripojíme k mailu prílohu.
9. Pred odoslaním skontrolujeme bezchybnosť textu našej správy a taktiež, či príloha je skutočne pripojená k nášmu mailu,
teda či počas jej nahrávania nenastala nepredvídaná technická chyba.
10. Po prijatí odpovede od adresáta, aj keď sa jedná iba o jednoslovnú odpoveď poďakujeme dotyčnej osobe
odpoveďou na ten istý mail, ale už bez oslovenia, (dokonca nie je potrebný ani náš podpis),
to sa týka reakcie na (spravidla prvý) prijatý mail od kohokoľvek, s výnimkou spamu
(nechcené reklamy, podvodné maily a žiadosti o zaslanie našich osobných údajov - na tie vôbec NEREAGUJEME
a označíme ich v priečinku doručenej pošty ako "Spam" = neželaná, alebo nevyžiadaná pošta).
nechať jeden voľný riadok
nechať jeden voľný riadok
Podrobnejšie o mailovej etikete a spôsoboch písania mailu sa dočítate na adresách:
http://www.akopisat.sk/nezaradene/ako-spravne-napisat-formalny-e-mail
https://www.cvmango.com/blog/viete-ako-spravne-pisat-e-maily
https://www.lexika.sk/blog/6-rad-ako-pisat-formalne-emaily/
https://visibility.sk/blog/ako-spravne-pisat-emaily/
https://www.ecommercebridge.sk/ako-pisat-formalne-emaily-profesionalne/