中國科大 office 365 簡易教學 - 行政人員

圖資中心已整合導入微軟office 365,學校教職員生均可以使用office 365的各項功能,這是微軟提供給有購買office校園授權的大專校院免費使用。

有三個主要原因,讓我們使用office 365:
1. 跨平台使用:家裡電腦、手機都可以安裝 office 365 (不用擔心office軟體授權。註:一個帳號有限定安裝數量。)
2. 資料檔案掛上雲端,走到哪裡用到哪裡,備份或還原都交給微軟雲端。(onedrive) 
3. 協同作業:可以多人同時共同編輯文件檔案(office online) 、共同視訊會議 (skype for business是skype的進階版本)

如果想要瞭解365的詳細功能,可以參考官方網站說明



office 365 有很多軟體功能,我們先把焦點放在資料雲端儲存,這部份主要是減少目前【勒索軟體】對企業資料檔案造成的危害。

微軟365的雲端儲存以onedrive命名。簡單的說,不管你在什麼地方,能用瀏覽器取得檔案,這個檔案就是儲存在雲端上。
我們每一個帳號在onedrive雲端空間裡,都有1TB的儲存空間,所以onedrive雲端不是無限儲存,但是空間也是足夠使用的。



我們就簡單的來操作一下onedrive的使用

1. 登入中國科大365帳號:
      進入中國科大365入口網站 >>>> http://365.cute.edu.tw
      我們已經把帳號和單一入口的密碼對應整合了,所以大家的365帳號都是 [帳號]@365.cute.edu.tw
     

2. 登入後,會發現有許多軟體圖示,我們的重點是OneDrive 請點選   【OneDrive】
我們重點是onedrive,請選它!!

2. 安裝OneDrive軟體:   這個主要功能是【本機端】的檔案才能【同步】傳送到 【onedrive雲端】

2-1. 在點選OneDrive後,請點選 【同步處理】,因為一開始【本機端】沒有安裝OneDrive,所以請選擇 【取得適合我的商務用OneDrive App】
會跳轉到到OneDrive的下載網頁......
                                          ::    :: 
找到下載點,下載 商務用32位元版比較通用....點選並執行它!!!

等它在背景中安裝結束後,我們的【本機端】就安裝好【OneDrive】的軟體了,PC的右下角也會出現OneDrive的圖示。
                                                 或

2-2. 要讓檔案總管出現OneDrive資料夾,我們就是直接點選操作檔案,才符合使用習慣,所以OneDrive要進來到檔案總管內!!!

請回到 瀏覽器 >>>OneDrive  剛才的視窗畫面......
這次選 【立即同步處理】,這個動作主要是設定【本機端】的檔案總管和您的 365雲端帳號綁定在一起。

2-3. 綁定365的帳號....需要登入帳號密碼...


這樣第一次【同步處理】之後,檔案總管內就會出現這個 【商務用OneDrive】的資料夾了!!! 

3. OneDrive注意事項
3-1. 在【本機端】的檔案總管內的檔案,會透過本機常駐的【OneDrive軟體】,將檔案【同步】到【OneDrive雲端】。
所有檔案在操作概念上要知道有【本機版本】和【雲端版本】的不同,【OneDrive軟體】做的是將兩端資料進行【同步】的作業。

3-2. 因為有執行效率的考量,本機端【OneDrive軟體】它不會一直和【OneDrive雲端】進行同步工作,這裡有教學展示的需要,所以在做完本機端的檔案編輯後,為了立刻看到雲端資料夾呈現效果,會強制【OneDrive軟體】立即進行同步處理。 (電腦右下角選擇OneDrive小圖示,按右鍵點選同步處理)

4. 檔案的分享模式
4-1. 檔案分享在OneDrive使用上區分兩種:(a)我分享給其他人使用、(b)其他人分享給我使用

(a). 我們的OneDrive檔案或資料夾可以分享給其他365帳號的人,但請先設定邀請人員加入,並設定權限。
 

(b). 其他人分享我的,稱為【與我共用】
4-2. 別人分享給我的資料夾,第一時間在瀏覽器內【OneDrive-與我共用】就會看到,但是第一次我們要能在【本機端】的檔案總管內顯示,這樣日後才方便使用。
請進到【與我共用】的資料夾內,再點選一次【同步處理】    (請參考 2-2的圖)  ,這表示把【雲端】同步到【本機端】,在第一次執行時,PC會把環境建立起來。然後檔案總管就會看到 【SharePoint】-【商務用OneDrive】的資料夾了
這裡兩個使用上的概念,在檔案總管裡面,
【商務用OneDrive】--- 表示我的365帳號放上雲端的檔案。
【SharePoint】---------- 表示別人分享給我的資料夾或檔案內容。    請注意【商務用OneDrive】建議依帳號修改名稱,才有識別效果。



5. 檔案編輯模式
5-1. 在OneDrive上的檔案有兩種編輯模式,一種是使用本機端的Office軟體編輯,一種是使用瀏覽器的office Online模擬器編輯。
5-2. 使用 Word online , Excel online 因為是在瀏覽器內模擬office操作,我們建議使用IE瀏覽器會有比較好的效果。
5-3.  Office OnLine 主要應用在   (a). 跨平台使用 (例如linux或Mac平台)     (b).多人同時間共同編輯相同檔案時使用。
5-4.  Office OnLine是一個文件共享編輯的協作平台,最好是一開始就能決定這個檔案的使用方式 (多人同時共享) 或是單純資料夾檔案分享 (使用本機office軟體) ,以後大家才會對這檔案有相對應的使用習慣。
5-5. Online的模擬器版本有軟體功能限制,本機office軟體版本功能較強大,速度快,除非特殊編輯需求 (多人同時共用/跨平台) ,否則還是以本機軟體使用為佳。

6-6. Online的模擬器功能強大在於多人同時編輯文件,編輯時可以即時看出輸入者及文字變化情況。


6. 防範勒索軟體
把資料丟上雲端,由微軟營運管控,以微軟商譽來保證,這樣看起來不錯。
1TB可以儲存多數的檔案,每個檔案的編輯版本/記錄都一直會存在的。
可使用瀏覽器的365版本,再選擇【版本歷程記錄】
看出所有異動的歷程記錄,選出時間的版本進行檢視或還原即可。