Google docs
 

Google Docs es un sencillo pero potente y gratuito procesador de texto, de presentaciones y hojas de cálculo, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red.

Las principales ventajas de Google Docs son:
  • Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.
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  • La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, PDF, documentos de texto... guardarlos, compartirlos y/o enviarlos con el mismo formato u otros distintos

Con este vídeo lo vamos a entender muy bien:

Podemos acceder a Google Docs:

  • si tenemos nuestra cuenta en Google/Gmail abierta, desde la opción "Documentos" (arriba a la izquierda), o
  • desde esta página que nos pedirá identificarnos con nuestra dirección de Gmail y contraseña. DEspués hacemos clic sobre el botón "Acceder". Aunque la opción de recordar contraseña puede resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas desde un equipo compartido, es aconsejable que la desmarques.

Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de inicio. Se accede a todos los documentos y se gestionan desde esta pantalla, así que vamos a describirla.

Comprobarás que al pulsar en “Nuevo” puedes elegir entre crear una presentación, un documento de texto, una hoja de cálculo y una carpeta. Si pulsas en “Subir” podrás cargar varios tipos de archivos ya creados en tu ordenador, con límite de capacidad dependiendo del tipo de archivo. Incluso se ofrece una dirección para que puedas enviar por correo electrónico a este espacio los archivos que desees.
Observarás que las opciones de creación y edición del documento son muy similares a los programas de ofimática que utilizamos habitualmente. La diferencia está en la pestaña que hallamos en la parte lateral derecha de cada documento: “Compartir” que permite invitar a colaborar a otros usuarios en la creación del documento y hacerlo público a través de internet, sea en tiempo síncrono o asíncrono; enviar por correo electrónico como archivo adjunto, con la posibilidad de elegir entre diferentes formatos; publicar como página web, etc.

Hay una serie de parámetros, como el idioma o la zona horaria, que podemos cambiar accediendo a la pantalla de configuración de Google Docs. A esta pantalla se accede pulsando el vínculo Configuraciónsituado en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio.

Esta pantalla se divide en dos pestañas. En cualquiera de ellas, el vínculo "Volver a Google Docs" y el botón Guardar salvan los cambios realizados y regresando a la pantalla de inicio, mientras que el botón Cerrar lo hace sin guardar los cambios.
En la lista desplegable: Idioma podemos escoger el idioma en que se nos muestra Google Docs. Por defecto, tomará automáticamente el oficial del país desde el que nos conectamos si está disponible. Si no, se mostrará en inglés. Pero podemos cambiarlo por cualquiera de los disponibles.

Tu zona horaria actual: aquí encontramos una amplia lista de ciudades y su correspondencia horaria GTM, debiendo seleccionar la que más se aproxime a la nuestra. Es conveniente revisar este valor, porque podría ser incorrecto.

De derecha a izquierda muestra los controles adaptados a la escritura árabe y hebrea, en el que el texto se escribe de derecha a izquierda.

La otra pestaña se refiere al uso Feeds RSS. El uso de Feeds consiste básicamente en un programa (normalmente nuestro propio navegador), que se encarga de revisar aquellos sitios que hayamos añadido como fuentes, y avisarnos cuando se produzcan cambios. Podemos ver feeds sobre nuestros documentos activos, sobre documentos individuales (desde colaborar), o ver los feeds de cada una de nuestras etiquetas.

En los feeds públicos, solo se mostrarán nuestros documentos publicados, mostrando el resto como Restringidos.

Si ya tenemos configurado nuestro Google Docs, podemos ponernos manos a la obra.

En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitirá listarlos. Por ejemplo, pulsando en Creado por mí mostrará sólo los documentos creados por nosotros mismos, pulsando en alguna carpeta, se mostrarán sólo los que contenga esa carpeta, y pulsando en Todos los elementos, se mostrarán todos.
Los documentos aparecerán listados en el recuadro de la derecha, del más nuevo al más antiguo. En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento. En la columna Carpetas/ Uso compartido, aparece en verde el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento. En Fecha se muestra la fecha de la última modificación.
Las acciones que se realizan sin tener que abrir el documento, requieren que primero lo seleccionemos.

Un documento seleccionado es aquel que está marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que ejecutemos después, hasta que lo deseleccionemos.
Distinguiremos cuando un documento está seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecerá marcada, y el título del documento aparecerá sobre fondo azul.

Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en la casilla de la izquierda del nombre. Volviendo a hacer clic, quitamos la selección. Si por ejemplo, hay 23 documentos, en la parte inferior derecha de la pantalla aparece:

Pulsando en los 23, seleccionamos todos los documentos listados, y pulsando en Ninguno, los deseleccionamos.

Para acceder a la pantalla de edición, accedemos al hacer clic sobre un documento existente o pulsar en Documento, dentro del menú Nuevo.

Google Docs guardar nuestros documentos en diferentes formatos

También nos permite insertar imágenes, tablas, enlaces y otros elementos en nuestro documento.

La forma de insertar estos elementos es desde la barra de Inserción, a la que se accede desde la pantalla de edición, pulsando el la pestaña Insertar.

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Hay tres tipos de participantes a la hora de compartir:

1. Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

2. Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.

3. Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo.

Para compartir un documento accedemos a la pantalla Compartir este documento, pulsando la pestaña Compartir, desde la pantalla de edición, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando Compartir en el menú Mas acciones.

La pantalla Compartir este documento está dividida verticalmente en dos secciones:

  • A la izquierda de la línea vertical, tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores, permitiéndonos modificar sus permisos.
  • En la mitad derecha de la pantalla nos aparece información sobre los colaboradores y lectores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos.

Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas.


Podemos acceder a la pantalla de revisiones, desde la pantalla de inicio, haciendo clic en el menú del documento.Otra forma de acceso es desde la pantalla de edición, pulsando la pestaña Revisiones.

Cuando accedemos a las revisiones, lo hacemos al Historial de revisiones que nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento, con una breve vista del texto añadido en cada revisión. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.




En Última modificación se detalla el tiempo que ha transcurrido desde que se creó esa revisión, y el autor.

En Cambios se muestra una parte del texto añadido en cada revisión. Algunas revisiones pueden aparecer agrupadas, mostrando el intervalo a la derecha. Pulsando sobre él, se muestran estas revisiones. Pulsando sobre el número de la revisión la visualizaremos.

Seleccionando dos revisiones, de la misma manera que seleccionamos dos documentos, y pulsando el botón Comparar selección, veremos las diferencias entre ambas revisiones.

Tenemos también la opción de descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas, para lo que primero debemos elegir cómo guardarlo. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo.

Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:

Microsoft Word (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.

OpenOffice (.odt) - Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo.

PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.

RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.

Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con forrmato.

HTML (.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.

Zip (HTML comprimido) - Es un formato comprimido para ocupar menos espacio.

En la pantalla de edición, pulsando sobre el botón Compartir, aparece el enlace Correo electrónico que nos permite acceder a las opciones correo electrónico que posee nuestro documento, dependiendo de si está compartido o publicado. Para enviar el propio documento, pulsamos el vínculo Enviar por correo electrónico como archivo adjunto y accederemos a la pantalla Documento de correo electrónico.

En el campo Para: escribimos la dirección del destinatario. Podemos pulsar en Elegir de contactos para seleccionar el destinatario de nuestra lista de contactos Gmail.

Ahora podemos elegir una de estas dos opciones:

  • Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico: el documento formará parte del cuerpo del propio correo, como si lo hubiésemos redactado desde GMail, pero sin perder ningún formato o elemento.
  • Adjuntar el documento como: nos permite enviar el documento como adjunto al mensaje. Si elegimos esta opción, deberemos elegir en el desplegable el formato en que queremos enviar el documento, entre los soportados por Google Docs.

En Asunto escribimos el asunto del correo. Por defecto aparece el nombre del documento. En Mensaje podemos incluir un texto que acompañe al documento. La opción Incluirme como CC marcada enviará una copia del correo a nuestra dirección. Pulsamos el botón Enviar para enviar el correo o Cancelar para volver a la pantalla de edición.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro de dos formas:

  • Desde la pantalla de inicio:Seleccionamos el documento y pulsamos el botón Más Acciones. Hacemos clic en Guardar como seguido del tipo de archivo que nos interese.
  • Desde la pantalla edición:pulsamos el botón Archivo. Del desplegable, escogemos Guardar como seguido del tipo de archivo que nos interese.

Un ejemplo de uso de Google Docs en el aula: Seres imaginarios

Creación de hojas de cálculo

Google Docs también ofrece la posibilidad de editar online hojas de cálculo. Abre directamente archivos de Excel o Calc, y guarda igualmente en ese formato, al tiempo que se pueden recuperar documentos guardados en el espacio web y compartirlos de forma colaborativa como hemos visto con los documentos de texto. Podemos empezar la sesión abriendo un archivo guardado o con un archivo nuevo.

Como podemos observar con un archivo ya elaborado o nuevo, es similar a cualquier otro programa de hojas de cálculo, presentando fichas para definir el formato, el orden de los listados en líneas de celdas consecutivas y las fórmulas a utilizar en el documento.

En la parte inferior de la pantalla tendremos la opción de crear varias hojas en el documento, o desplazarnos por las distintas hojas que contenga, y de igual forma tendremos siempre el reflejo del texto según se presenta en la celda que tengamos señalada.

Podemos crear gráficos de diferentes tipos (columnas, barras, tartas, líneas, etc.) que podemos personalizar. Además, podemos insertar gadgets, comentarios de texto, simplemente con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda.

Si te interesa profundizar sobre la edición de hojas de cálculo, entra aquí.


Creación de una presentación

1.- Desde nuestra cuenta de Google-Gmail podemos crear on-line una presentación de una manera muy fácil, sin necesidad de instalar ningún programa en nuestro ordenador. Aníbal de la Torre nos lo explica en su magnífico blog.

2.- Ponemos el entorno en castellano y la podremos mostrar a quien queramos:

3.- Ejecuciones síncronas de la presentación.
Esta utilidad nos permite ofrecer la URL de la presentación a quien nos apetezca y si la visitan a la hora establecida, podemos saber quien está presente visualizándola, podemos tomar el control sobre el desarrollo de la presentación y se puede establecer un chat entre los participantes en uno de los márgenes. Seguramente se os ocurren un montón de aplicaciones para educación.

4.- También, de manera fácil, podemos incrustar una presentación en nuestro blog o página web al estilo de Slideshare. Un ejemplo de presentaciones realizadas por alumnos de 2º de ESO y de 1º de Bachilletaro del IES Averroes y la peli de cómo hacerlo:

¿Cómo montar un cuestionario con Google Docs?

Puedes crear un formulario desde la lista de documentos o desde cualquier hoja de cálculo.

  • Desde la lista de documentos:

  1. Haz clic en Nuevo > Formulario.
  2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y opciones que desees.
  3. Una vez que hayas acabado de añadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por correo electrónico.
  4. Añade las direcciones de correo electrónico de los destinatarios que desees.
  5. Haz clic en Enviar.
  • Cómo crear un formulario desde una hoja de cálculo:
  1. Haz clic en la pestaña Formulario y, a continuación, en Crear un formulario.
  2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y opciones que desees.
  3. Una vez que hayas acabado de añadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por correo electrónico.
  4. Añade las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a que desees.
  5. Haz clic en Enviar.

Si queremos montar una encuesta como ésta para que cualquiera pueda cumplimentarla on line sin disponer de un espacio Web o un blog y además disponer de los resultados de la misma directamente en una hoja de cálculo para su más fácil tratamiento, no tenemos más que seguir los pasos siguientes

1.- Crea una hoja de cálculo en Google Docs.
Para ello, accedes a tu cuenta de Google-Gmail y enlazas sobre Documentos para crear una hoja de cálculo nueva; en principio puede parecer que no tiene mucho que ver la creación de una Hoja de Cálculo con la generación de una encuesta o formulario. Lo que ocurre es que en esa hoja es donde se recogerán las respuestas.Una vez más es
Aníbal de la Torre quien nos lo explica muy bien en estos vídeos:


2.- Creación del formulario.
El siguiente paso sería la creación de las preguntas que formarán parte del formulario o encuesta. Podemos elegir entre preguntas de tipo texto, o de tipo test (una sola respuesta), o de opción múltiple (varias respuestas) o desplegables.

3.- Publicación del mismo.
Puedes remitir el formulario de manera automática vía mail, incorporándose el mismo en el cuerpo del mensaje y enviándose de manera automática las respuestas a nuestra hoja de cálculo. También conocerás la URL donde se encuentra la encuesta para que puedas darla a conocer a tanta gente como necesites.