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Commissions : missions et organisation

Un accueil de loisirs à gestion parentale

La spécificité de Croc Vacances est de proposer une structure d'accueil de loisirs dans laquelle les parents peuvent s'impliquer. Les membres du conseil d'administration ont souhaité que les familles ne viennent pas seulement consommer un service, mais participent à un projet associatif ouvert sur le quartier et la ville.

 

Les modalités de la participation parentale sont fonction des possibilités et des envies des familles. L'idée était de ne pas imposer une implication uniforme dans la structure.

Accompagnement de sortie, mise à disposition de matériel, aide à la gestion informatique... toutes les bonnes volontés sont les bienvenues !


Les parents peuvent contribuer à la vie de l'association en intégrant une des commissions : recrutement, inscription, pédagogie, communication et vie associative (voir description ci-dessous). Ils peuvent s'engager pour l'année ou de manière ponctuelle sur certains chantiers menés par la commission. Par exemple, réviser la grille de critères pour la sélection des enfants accueillis au centre, créer une nouvelle plaquette de présentation de l'association, organiser le vide grenier, répondre à un appel d'offre...Les représentants des commissions sont présents lors des réunions d'inscription ou lors de l'assemblée générale pour apporter une information complémentaire et faire part des chantiers en cours et de besoins de renforts.


Les parents peuvent aussi apporter une aide dans  le cadre du déroulement des périodes d'accueil (pour en savoir plus).


COMMISSION PEDAGOGIQUE

Cette commission est en charge de définir les thématiques des vacances et d'élaborer en lien avec l'équipe d'animation les activités phares qui seront proposées (sorties, intervenants spécialisés...)

  • Réviser périodiquement le projet éducatif de l'association
  • Récolter les propositions des parents et proposer de thématiques pour les semaines de vacances
  • Récolter les propositions des parents et proposer des activités et sorties
  • Evaluer et développer les partenariats possibles pour développer les projets avec le centre (Théâtre, MLIS, Rize, ….)
  • Rencontrer le directeur pour transmettre les thématiques et activités souhaitées
  • Revoir et faire un retour au directeur sur le projet pédagogique et planning d’activités proposées
  • Evaluer et aider si nécessaires à la mise à disposition de matériel pédagogique


COMMISSION INSCRIPTION

Cette commission est en charge d'organiser les inscriptions à chaque période d'accueil.

  • Elaborer le calendrier annuel des périodes de pré-inscription et des réunions d'inscription
  • Réviser annuellement le modèle du document d'inscription
  • Réaliser le formulaire de pré-inscription pour chaque période d'accueil
  • Sélectionner les enfants qui seront accueillis selon la grille de critère défini par le CA
  • Organiser la réunion d'inscription
  • Déclarer les effectifs d'enfants fréquentant le centre  CAF à chaque période d'accueil


COMMISSION RECRUTEMENT

Cette commission est en charge de constituer l’équipe pédagogique de la cession de vacances et d'assurer son suivi administratif.

  • Diffuser les offres d'emploi
  • Participer avec la directrice à la présélection des candidats avant entretiens
  • Faire passer des entretiens de Recrutement
  • Gestion administrative des contrats et DPAE (ursaff)
  • Liens  par mails et plus si besoin: avec le directeur, les membres de la commission recrutement et avec la société de comptabilité.


COMMISSION REPAS

Cette commission est en charge d'élaborer les menus et de commander les repas pour la période d'accueil. Ce choix se fait en fonction de l'offre du prestataire et de la recherche d'un bon équilibre alimentaire quotidien et hebdomadaire. Des repas différents peuvent être prévus pour les enfants/animateurs présentant des régimes alimentaires particuliers. 


COMMISSION COMMUNICATION ET VIE ASSOCIATIVE

Cette commission coordonne la communication de l'association, suit les aides apporter par les parents organise des actions et évènements visant à mettre en relation des parents et à développer un esprit "Croc Vacances".
  • Communiquer aux villeurbannais l’existence de Croc Vacances afin de renouveler le pool de familles et permettre à chacun de connaître l’existence de Croc Vacances et de pouvoir s’y investir : site Internet, Affiches, participation au forum de Villeurbanne.
  • Motiver et inciter les parents à s’investir dans l’association afin d’assurer sa pérennité de l’association (organisation d’évènements conviviaux de rencontre, exemple journée de bonne année, pots d’accueil en début ou fin de séjour…)
  • Enregistrer et quantifier la participation bénévole des parents afin de la valoriser dans les budgets et auprès des partenaires
  • Développer et promouvoir le concept de la gestion parentale en constituant un réseau avec d’autres structures à gestion parentale
  • Trouver et chercher des subventions ou ressources pour développer les projets, de l’association…(vide grenier...)


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