Transacciones comerciales



Las transacciones comerciales son aquellas que buscan suministrarnos la información necesaria para llevar un control más ordenado de las operaciones realizadas en una empresa o negocio.

La forma común de expresar estas transacciones es a través de las denominadas cuentas “T, las cuales se hacen de forma separada y luego son llevadas al Diario General.

Primeramente recordemos qué es importante a la hora de realizar una transacción comercial, como ya se analizó en el tema del Movimiento de las Cuentas:

1.       Determinar  una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarán por lo menos dos cuentas: una por el débito y otra por el crédito, las cuales al sumarse deben tener la misma cantidad.

2.       Clasificar la cuenta según su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)

3.       Determinar si la cuenta aumenta o disminuye y anotar en el lado correcto de la cuenta.

A continuación verás una explicación de los movimientos de algunas cuentas, las principales. El propósito de esto es saber cuándo hay que registrar una cuenta por el lado débito o por el lado crédito, según sea el caso. Puedes buscar los tipos de cuentas en esta tabla de contenido:



Activos.

- Caja: en esta cuenta se registran todas las entradas que tenga la empresa, ya sea en efectivo o en cheque.

Se debita por:

1.       Ventas al contado.

2.       Inversión adicional del dueño del negocio en efectivo.

3.       Abonos de clientes.

4.       Cancelaciones de las facturas por parte de los clientes.

Se acredita por:

1.       Depósitos al banco de los fondos que se tiene en caja.

2.       Pagos en efectivo.

3.       Retiro de efectivo por parte del dueño.

 

-Banco: se registran los depósitos y contra los que se van a girar cheques para hacer pagos relacionados con las operaciones del negocio.

Se debita por:

1.       Todos los depósitos que se realicen.

Se acredita por:

1.       Cheques girados por pagos efectuados.

 

-Cuentas por Cobrar: se registran los cargos por las ventas al crédito que se realicen a los clientes.

Se debita por:

1.       Ventas al crédito.

Se acredita por:

1.       Abono de los clientes.

2.       Cancelación de la deuda o factura.

3.       Devoluciones.

-Documentos por Cobrar: se registran las ventas al crédito por medio de letras o pagarés.

Se debita por:

1.       Ventas al crédito por medio de letras o pagarés.

Se acredita por:

1.       Abono a las letras o pagarés.

2.       Cancelación de las letras o pagarés.

3.       Devoluciones.

 

-Seguros Pre-pagados: se registra el monto de todas las pólizas de seguro que cubra cualquier riesgo de los activos de la empresa.

Se debita por:

1.       Compra de póliza.

2.       Renovar o aumentar la póliza.

Se acredita por:

1.       Amortizar la póliza.

2.       Disminuir o cancelar la póliza.

 

-Materiales de Oficina:

Se debita por:

1.       Compra de lápices, papel, engrapadoras, sobres, perforadoras, etc.

2.       Inversión adicional del dueño.

Se acredita por:

1.       Devoluciones.

2.       Retiros por parte del dueño.

3.       Ajustes.

 

-Equipo de Oficina:

Se debita por:

1.       Compra de computadoras, sumadoras, impresoras, etc.

2.       Inversión adicional del dueño.

Se acredita por:

1.       Venta del equipo.

2.       Retiro por parte del dueño.

3.       Devoluciones.

 

-Terreno:

Se debita por:

1.       Compra de lote o finca.

Se acredita por:

1.       Venta del lote.


-Edificio:

Se debita por:

1.       Compra del edificio (lugar en donde la empresa llevará a cabo sus operaciones).

Se acredita por:

1.       Venta del edificio.

 

-Mobiliario de Oficina:

Se debita por:

1.       Compra de escritorios, sillas, archivadores, estanterías, etc.

Se acredita por:

1.       Venta del mobiliario.

2.       Retiro por parte del dueño.

3.       Ajustes

 

-Equipo Rodante:

Se debita por:

1.       Adquisición de autos, camiones de carga, etc.

Se acredita por:

1.       Venta del equipo rodante.

2.       Retiro por parte del dueño.

3.       Ajustes.

 

Hasta este punto hemos visto los diversos movimientos que pueden tener algunos activos. Es importante saber a qué nos referimos al decir “Se debita” o “Se acredita” porque en las cuentas “T” encontrarás dos lados, uno débito y otro crédito, en los cuales tendrás que registrar las cantidades según corresponda. Es decir, si una cuenta resultó que se acredita entonces tendrás que ponerla por lado crédito; si por el contrario se debita, la pondrás por el débito.


 Pasivos.

-Cuentas por Pagar: Son las obligaciones de las empresas con los proveedores por compras al crédito.

Se debita por:

1.       Pago de abonos a deudas.

2.       Cancelación de deudas.

 

Se acredita por:

1.       Compras de mercancías al crédito.

2.       Compra de activos al crédito.

 

 -Tesoro Nacional, ITBMS:

Se debita por:

1.       Compra de mercancías o activos que paguen ITBMS, al igual que la adquisición de servicios y las importaciones gravadas con este impuesto.

2.       Pago de gastos y devoluciones en ventas.

Se acredita por:

1.       Ventas de mercancías, activos o servicios que paguen ITBMS.

2.       Retiro de bienes o mercancías por parte del dueño del negocio.

3.       Devoluciones en compras.

 

-Documentos por Pagar: se registran obligaciones de la empresa por medio de las cuales se firme un pagaré, letras u otros documentos negociables.

Se debita por:

1.       Abono al documento.

2.       Cancelación del documento.

 

Se acredita por:

1.       Compras al crédito con la firma  de algún documento.

 

-Préstamos por pagar:

Se debita por:

1.       Abonos o cancelación a préstamos.

Se acredita por:

1.       Registro del préstamo.

 

-Hipoteca por Pagar:

Se debita por:

1.       Adquisición de alguna posesión para la empresa con un bien inmueble como garantía.

Se acredita por:

1.       Cancelación de la hipoteca.


Capital.

-Capital de…:

Se debita por:

1.       Ajuste y cierre.

Se acredita por:

1.       Aporte inicial del dueño del negocio.

2.       Inversión adicional del dueño del negocio.

 

-Personal de…:

 Se debita por:

1.       Retiro de capital (efectivo) por parte del dueño.

2.       Retiro de bienes o valores por parte dueño del negocio.

Se acredita por:

1.       Ajustes y cierre.


Ingresos.

-Ventas:

Se debita por:

1.       Cierre de la cuenta (estos cierres se realizan al final del periodo contable).

Se acredita por:

1.       Ventas de mercancías al crédito o al contado.


Costos.

-Compras:

Se debita por:

1.       Compras de mercancías al crédito o al contado.

Se acredita por:

1.       Cierre de la cuenta.

2.       Retiro de mercancías por parte del dueño del negocio.


Gastos

-Todas los gastos llevan el siguiente patrón:

Se debitan por:

1.       Pagos o desembolsos en general (luz, agua, teléfono, salarios, publicidad, misceláneos...)

Se acreditan por:

1.       Ajuste y cierre.

 

Estos son los diversos movimientos que tienen las cuentas más utilizadas. Es necesario que puedas identificar las cuentas a la hora de realizar las transacciones, por lo que tendrás que tener presentes estos movimientos todo el tiempo y saber cómo aplicarlos debidamente, porque en ocasiones te encontrarás con transacciones que afectarán hasta unas cinco o seis cuentas y recuerda que siempre al sumar los lados débito y crédito deben ser iguales.