6. Implantación

1. Introducción‎ > ‎

Tipos de sistemas

Se han clasificado los sistemas de información en cuatro niveles: Sistemas a nivel operativo (Sistemas de procesamiento y de Transacciones), Sistemas a nivel del conocimiento (Sistema de trabajo de conocimiento y Sistemas de oficina), Sistemas a nivel administrativo (Sistemas de apoyo a la toma de decisiones y Sistemas de información gerencial) y Sistemas a nivel estratégico (Sistemas de apoyo a ejecutivos). 

Los directores y administradores de los centros educativos se ubican en los  Sistemas de Nivel Administrativo y De conocimiento. En este curso destacaremos los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones y los Sistemas de trabajo de la Información y del Conocimiento.


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Resaltaremos sólo 4 tipos de sistemas:

1. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

En las organizaciones es necesario tomar decisiones diariamente sobre distintos asuntos. Unas son más frecuentes, de menos impacto para la organización y tienen procedimientos bien definidos. En cada fase del ciclo de vida de un sistema hay que tomar decisiones: decisiones en la planificación, decisiones en el análisis de datos y de sistema a elegir, decisiones en el disño, en la implantación y en la evaluación.

Suelen clasificarse los tipos de decisiones en estructurada y semiestructurada. Y éstas a su vez en estratégicas, tácticas y operativas.


Proceso toma decisiones

El  procedimiento a seguir en la toma de decisiones es el siguiente:
 

2-3. Sistemas de trabajo de la información: SIG y Sistemas de Oficina

El trabajo de la información consiste en la creación o procesamiento de la información. Lo realizan los trabajadores de la información quienes se pueden dividir en dos subcategorías: trabajadores de datos, cuya principal actividaad es procesar y difundir la información (secretarias, personal de ventas, tenedores de libros, dibujantes...), y trabajadores del conocimiento, que sobre todo crean conocimiento e información (maestros, estudiantes. investigadores, diseñadores, bibliotecarios,escritores, etc.).

a. Sistemas de Información Gerencial (SIG o MIS)

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denominaSistema de Información Gerencial (SIG). La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración
En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.

Actividades Principales de los SIG
  1. Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.
  2. Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados
  3. Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

b. Sistemas de oficina y administración de documentos

La mayor parte del trabajo de  datos se efectúa en oficinas, incluyendo la mayor parte del trabajo realizado por los gerentes. La oficina juega un rol importante en la coordinación del flujo de la información por toda la organización. Sus actividades:
  • Procesamiento de datos.
  • Digitalización de documentos.
  • Administrar y coordinar el trabajo de datos y a los trabajadores del conocimiento
  • Conectar las actividades de los trabajadores locales de la información en todos los niveles y funciones de la organización.
  • Conectar a la organización con el mundo externo, incluyendo a clientes, padres de estudiantes, proveedores, reguladores gubernamentales y auditores externos.
  • Administrar documentos, incluyendo su creación, almacenamiento, recuperación y difusión.
  • Comunicar, es decir, recibir y administrar las comunicaciones de voz, digitales y basadas en documentos pra individuos y grupos.
  • Administrar datos sobre empleados, clientes y proveedores.
  • Calendario electrónico.
4. Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS)

El conocimiento se convierte en un activo central productivo y estratégico, el éxito organizacional depende cada vez más de la capacidad de la empresa de producir, obtener,  almacenar y difundir conocimiento.

Hemos pasado de una Sociedad de Información a otra de Conocimiento. Si se quiere obtener ventajas del  del conocimiento en un centro educativo será necesario administrarlo. 

Creación del conocimiento

Uno de los escenarios donde más conocimiento se produce es en el educativo, pero sin embargo es donde menos se utiliza para beneficio de los componentes del sistema. EL conocimiento del personal administrativo, clerical, facultad y estudiantil está por la libre y a la deriva. No hay quien lo administre.

El trabajo del conocimiento es esa porción del trabajo de la información que crea nuevo conocimiento e información. Los trabajadores del conocimiento crean nuevos productos o encuentran nuevas formas de mejorar los ya existentes. Sus roles:
  • Mantener actualizado el conocimiento de la organización (Stándares de contenido, Prontuarios...) conforme éssedesarrolla en el mundo externo -en la tecnología, la ciencia, el pensamiento social y global.
  • Fungir como consultores internos en las áreas de su conocimiento, en relación con los cambios y las oportunidades que estén gestando.
  • Actuar como agentes de cambio, creando, evaluando, iniciando y promoviendo proyectos de cambio (nuevos contenidos, nuevas tecnologías...).
Los sitemas de trabajo del conocimiento están diseñados para promover la creación de conocimiento y garantizar que el nuevo conocimiento y la experiencia técnica se integren adecuadamente en la empres-escuela.


Administración del conocimento

La dministración del conocimiento se refiere al conjunto de proceso desarrollado en una organización para crear,  obtener, almacenar, transferir y aplicar el conocimiento. Las TIC juegan un papel importante en la administración del conocimiento apoyando estos procesos de negocio para crear,  identificar y utilizar el conocimiento a través de la organización. 

El desarrollo de procedimientos y rutinas  -procesos de negocios- para optimizar la creación, flujo, aprendizaje, protección y compartición del conocimiento en la empresa (escuela)  es actualmente una responsabilidad sustancial para la administración.

Echa un vistazo a Cómo gestionar el conocimiento en las escuelas y empresas

Compartición del conocimiento: Sistemas de colaboración en grupo y entornos de conocimiento empresarial y educativo

El conocimiento es para ser compartido. El conocimiento que no se comparte, no sirve. El compartir es un deber universal. 

 Hecha un vistazo Entre cuatro paredes y sin visita y comenta en el artículo El Deber de compartir.

Existen múltiples medios y herramientas web para la colaboración y compartición en grupo.
  • Email
  • Webmeeting
  • WebConference
  • Groupware: Chat, Foros, Redes sociales
  • Herramientas web coloborativas y distributivas
Los entornos de conocimiento empresariales y educativos no son otra cosa que portales de información y de conocimiento de la empresa y de la escuela. Estos entornos es donde fluye la información y el conocimiento que genera la escuela o empresa. Ver el capítulo "Diseño de un portal educativo".

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