Charte du Club

1. Identification

1.1 Nom

Club Cycliste Les2HP Sorel-Tracy

1.2 Siège Social

#7801 des Pinsons Sorel-Tracy, J3R 5M1 Sorel-Tracy, Québec

Le comité organisateur pourra changer l’adresse selon le cas.

1.3 Logo

Le logo du Club est celui qui apparaît sur les présents règlements et le comité organisateur a les pleins pouvoirs pour changer le logo. Il faut l’autorisation du comité organisateur pour utiliser le logo du club.

2. Membres

2.1 Conditions d’admission

2.1.1 Avoir remplis le formulaire de dégagement de responsabilité 2012

2.1.2 Toute personne âgée de 16 ans et plus peut être membre

(Les personnes âgées de moins de 16 ans peuvent être membres

mais doivent être accompagnées par un adulte lors des randonnées.)

2.2 Droits des membres

Les membres participants ont droit de parole et de vote à l’assemblée général

2.3 Suspension et expulsion

Le comité organisateur peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements généraux du Club ou dont la conduite est jugée préjudiciable au Club

3. Cotisation annuel et frais

3.1 Membres

Le conseil d’administration peut, par résolution, fixer le montant des cotisations annuelles à être versées au Club par les membres ainsi que le moment de leur exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas de radiation, suspension ou du retrait d’un membre.

3.2 Achat de vêtement du club

Le Club a développé une ligne de vêtements avec ces commanditaires disponible pour les membres seulement vendu au prix défini par le comité organisateur.

3.3 Frais sortie extérieur

Un système de covoiturage a été mis en place par le club pour le quel il y a des frais variables selon la sortie. (consulter le document Covoiturage Les2HP)

4. Assemblée des membres

4.1 Assemblée Général Annuelle. (AGA)

L’Assemblée annuelle des membres a lieu à la date que le comité organisateur fixe chaque année; cette date devra être située autant que possible dans les trente (30) jours qui suivent la fin du calendrier des sorties. L’assemblée annuelle est tenue à l’endroit fixée par le comité organisateur. L’invitation est communiquée par courriel deux (2) semaines avant la tenue de l’assemblée.

4.2 Assemblée Général spécial. (AGS)

Il appartient au président ou à la majorité du comité organisateur de convoquer les assemblées spéciales lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires du club. Un groupe représentant au moins 10 % des membres peut réclamer par écrit au comité organisateur la tenue d’une assemblée spéciale à condition de spécifier le but et le projet d’ordre du jour. Le comité organisateur est alors tenu de convoquer dans les dix (10) jours suivants la réception d’une telle demande écrite une assemblée spéciale. A défaut par le comité organisateur de convoquer telle assemblée dans les délais stipulés, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. Les assemblées spéciales sont tenues à l’endroit fixé par les parties qui les convoquent.

4.3 Quorum de l’assemblé général annuel

Le quorum est le nombre minimum de membres en règle qui doivent être présents pour que l’assemblée puisse délibérer. Le nombre est établi à dix (10) membres.

4.4 Vote

A une assemblée des membres, les membres en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est permis. En cas d’égalité des voix, le président a voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que cinq (5) membres présents ne réclament le scrutin secret. Le président de l’assemblée nomme alors deux (2) scrutateurs avec pour fonction de distribuer, de recueillir les bulletins de vote et de compiler les résultats. Les résultats seront tranchés à majorité simple de (50% + 1 %) des voix validement données.

5 Comité organisateur

5.1. Désignation

Le club est dirigé par un comité organisateur formé des membres dûment inscrit sur l’organigramme du comité organisateur. Chacun à droit de parole et de vote lors des assemblées du C.O.

5.2. Mise en candidature

La formule de demande pour la mise en candidature doit être signée par au moins deux (2) membres en règle et remise au Secrétaire avant l’AGA. Les nominations sont aussi acceptées lors de l'AGA.

5.3. Élection au comité organisateur

Peut être élu au comité organisateur, tout membre en règle âgé d’au moins 18 ans. Tout membre voulant poser sa candidature à un poste d’administrateur doit l’indiquer au moment ou avant l’assemblée générale annuelle. Si pour quelque motif que ce soit au moment de l’élection à un poste au comité organisateur, aucun membre n’est désigné ou élu, le comité organisateur pourra pourvoir ce poste par un membre de son choix et au moment qu’il le juge opportun.

5.4. Réunions du comité organisateur

Les réunions du comité organisateur ont lieu normalement une fois par mois. Le Président décide des dates et avise tous les membres du comité organisateur une 7 jours avant la date de la réunion. D'autres réunions peuvent être convoquées par le Président ou par trois (3) autres membres du comité organisateur Le Président préside aux réunions, et en son absence, le vice-président le remplace. Toute résolution signée par les membres du comité organisateur est considérée valable et est mise en pratique tout comme si elle avait été adoptée aux réunions du comité organisateur.

5.5. Quorum du comité organisateur

Cinq (5) membres du comité organisateur de cinq (5) membres représentent un quorum. (Ce nombre peut changer selon le nombre de membres sur le C.O.: si le nombre de membres baisse à cinq (5), alors le quorum est de trois (3).)

5.6. Vote

Le vote sur quelque sujet que ce soit est un vote à main levée à moins qu’un membre en règle appelle un scrutin secret. Le Président de l’AGA devra s’abstenir de voter à moins que les votes s’annulent. Dans un tel cas, il aura le votre décisif. Seuls les membres en règle ont droit de vote durant les réunions du comité organisateur. Lors d’un vote la majorité l’emporte (50%+1)

5.7. Durée de période et changements de poste

Les administrateurs sortants de charge sont rééligibles. Les postes suivant sont élus pour un mandat de 2 ans : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Les élections du président et du secrétaire se feront les années paires (année de l’élection) et le vice-président et trésorier les années impaires (année de l’élection). Les directeurs sont élus pour un mandat d’un an, venant en élection à chaque assemblée annuelle

5.8. Responsabilité

Aucun administrateur du Club ne sera tenu responsable des actes, négligence ou omissions d’aucun autre administrateur ou employé, ou pour avoir participé à des actes occasionnant une perte, des dommages ou des dépenses subies par le Club de quelque façon que ce soit, à moins qu’ils résultent de la mauvaise foi tel administrateur.

5.9 Rémunération

Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Chaque administrateur bénéficie de ne pas payer sa cotisation annuelle pour l’année en poste.

5.10. Observateurs

Tout membre peut assister à une réunion du comité organisateur mais ne peut prendre part aux débats que s’il en est préalablement autorisé par le président et en aucun cas n’a droit de vote.

5.11. Rôle des administrateurs

5.11.1 Le Président:

A- Il préside les assemblées du comité organisateur et les assemblées générales du Club. Lors des assemblées générales, il peut demander l’élection d’un président d’assemblée;

B- Il décide de tous les points d’ordre et est chargé de faire observer le protocole des assemblées délibérantes (consulter document Code Morin);

C- Il voit à l’application de tous les règlements du Club;

D- Il veille à ce que les autres administrateurs responsables de comité remplissent leurs devoirs exécutifs;

E- Il signe, avec le trésorier, les chèques, et avec le secrétaire, les procès-verbaux qu’il préside;

F- Il ne peut faire de propositions à moins qu’il ne quitte son siège de Président, mais il lui est loisible de faire des suggestions et de donner son avis sur tout objet en délibération;

G- Il a droit de vote comme tout autre membre. En cas d’égalité des voix, il a un vote prépondérant;

H- Il fait partie de tous les comités particuliers et assiste à toutes leurs réunions, s’il le désire. Il doit donc en être avisé.

5.11.2 Le Vice-président:

A- Il aide le Président dans toutes les affaires du Club;

B- En cas d’absence prolongée ou de démission du Président, le Vice-président assume ses fonctions jusqu’à la nomination du nouveau Président par le comité organisateur.

5.11.3 Le Secrétaire:

A- Il dresse les procès-verbaux des assemblées du Club. Il signe les procès-verbaux avec le Président;

B- Il conserve la liste de tous les membres en règle;

C- Il a la garde de tous les documents et archives du Club;

D- Il fait les convocations et prépare, de concert avec le Président, les ordres du jour.

5.11.4 Le Trésorier:

A- Il voit à la tenue des livres de comptabilité du Club;

B- Il signe, concurremment avec le Président ou la troisième personne désignée, tous les chèques tirés sur la banque ou la caisse populaire où les fonds du Club sont déposés, pour payer toutes les sommes autorisées;

C- Il a la responsabilité du compte de banque;

D- À chaque assemblée, il fait part des dépenses et recettes encourues depuis la dernière assemblée;

E- À la fin de l’exercice financier, il dresse un rapport pour l’assemblée générale annuelle;

F- Il a la responsabilité des cartes de membre.

5.11.5 Les administrateurs:

Ils remplissent les fonctions qui leur sont confiées par la loi ou les présents règlements et exécutent les tâches qui leur sont confiées par le comité organisateur.

6. Trésorerie

6.1 Disposition financière

L’année financière, exercice financier du Club est du 1 novembre au 31 octobre.

6.2 Effet bancaires

Les chèques, les lettres de change, tous autres effets négociables, les billets à ordre ou autres reconnaissances de dette émis, acceptés ou endossés au nom du Club sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le comité organisateur.

6.3 Contrat

Tous les effets de commerce, les actes, transferts, contrats, engagements, obligations et autres documents qui requièrent la signature du Club devront être signés d’une part par le président ou le vice-président et d’autre part par le secrétaire ou le trésorier. Le comité organisateur peut en tout temps, par résolution, autoriser d’autres personnes à signer au nom du Club. Cette autorisation peut être générale ou se limiter à un cas particulier. Sauf tel que susdit et sauf toute disposition contraire dans les règlements du Club, aucun officier, représentant ou employé n’a pas le pouvoir ni l’autorisation de lier le Club par contrat ou autrement ni d’engager son crédit.

7. Amendements aux règlements

Tout amendement aux présents règlements entre en vigueur lorsqu’il est proposé par un membre et adopté par une majorité simple des voix lors d’une assemblée annuelle ou spéciale.

Adoptés lors de l'assemblée générale

du 14 novembre 2012