Fortalezas(Diagrama de Gantt)

Uso del Diagrama de Gantt. Aplicaciones

En la administración de proyectos y programas, se puede aplicar la técnica del Diagrama de Gantt para:

·         Exhibir una descripción grafica de las actividades del proyecto

·         Planificar las actividades del proyecto

·         Determinar la trayectoria o ruta critica

·         Dar una base para programar cuando se deben realizar las distintas tareas

·         Asignar los recursos

·         Comunicar las actividades del proyecto

·         Coordinar y manejar las actividades del proyecto

·         Supervisar el progreso de las actividades del proyecto

 

Pasos para crear un diagrama de Gantt. Proceso

 

1.       Determine y enumere las actividades / tareas requeridas. Por ejemplo, usando el método de tormentas de ideas o de mapas mentales.

2.       Cree un bosquejo en borrador del Diagrama de Gantt. Puede haber restricción de recursos escasos para realizar todas las actividades al mismo tiempo. Además de esto, ciertas actividades pueden requerir que otras actividades estén acabadas antes de poder iniciarse.

3.       Determine las dependencias y programe las actividades. Compare con: Diagrama Causa-Efecto.

o   Esto Asegura que cuando el Planteamiento tenga que ser cambiado, las actividades continúen siendo realizadas en el orden correcto.

o   Asegúrese de que las actividades dependientes no comiencen hasta que las actividades de las que dependen se hayan terminado.

o   Intente evitar aumentar la trayectoria o ruta crítica: la secuencia temporal de tareas criticas desde el comienzo al final que toma el lapso mas largo para terminarla. Es también el tiempo mas corto posible en que el proyecto se puede acabar. Observe que la trayectoria crítica puede cambiar de vez en cuando mientras que las actividades se pueden terminar antes o después de lo programado. Compare con: teoría Restrictiva.

o   No sobre comprometa recursos y permita alguna flexibilidad en el plazo para los acontecimientos imprevistos. Pero las tareas criticas no pueden tener ninguna holgura son parte de la trayectoria critica.

Fortaleza del diagrama de Gantt. Beneficios

o   Buena descripción grafica. Técnica común. Fácil de entender.

o   Proyectos de pequeño y mediano tamaño sin mas de aproximadamente 30 actividades.

o   Puede ser apoyado por un software especializado en el planeamiento de proyectos para facilitar cálculos complejos y las distintas y complejas dependencias y para realizar análisis.

Diagrama de Gantt Versus PERT

A diferencia del diagrama de Gantt, el programa de evaluación y técnica de Revisión (PERT por sus sig

las en ingles) no tiene ningún calendario, así que no puede considerar exactamente cuando deben ser realizadas las actividades. Por otra parte, las dependencias entre las actividades en el PERT es el generalmente preferible. EL PERT en realidad utiliza las estimulaciones múltiples de tiempo para cada actividad para permitir la variación en los tiempos de ejecución de cada actividad. Se asumen los tiempos de actividad para ser al azar, con la distribución asumida de la probabilidad. Estos tiempos son representados por líneas flechadas entre nodos o círculos.

 

Limitaciones del Diagrama de Gantt. Desventajas

o   Los proyectos son a menudo considerables más complejos como para poder ser expresados con eficacia a través de un diagrama de Gantt.

o   Los diagramas de Gantt representan solo la parte de apremios triples (tiempo, costo y alcance) de los proyectos, porque se centran sobre todo en la gerencia del cronograma establecido (tiempo). Compare con: Análisis de costes y beneficios.

o   Software. Aunque el software de administración de proyectos puede mostrar dependencias de los cronogramas como líneas entre las distintas actividades, exhibir una gran cantidad de dependencias pueden dar lugar a un diagrama confuso o ilegible. Evite usar rejillas (pesadas) en el software de Gantt pues distraen la intención.

 Mapas Mentales:

Son una popular herramienta de generación de ideas y una técnica de aprendizaje de ordenamiento de ideas y sus interconexiones. Puede ser utilizado para ordenar gráficamente los conceptos articulados a un tema central, o para tratar con otros conceptos o temas. Los diagramas tienen forma de arboles de fácil recordación. Permite que usted cree, que capture, que organice, y que comunique las representaciones  visuales fácilmente entendibles y altamente interactivas de ideas, de información y de datos complejos.

Los mapas mentales salen siempre de cierto problema o tema que se coloquen en el centro. Contiene típicamente las palabras, las frases cortar y los cuadros, que son conectados en el tema central con líneas.

Orientan a la mayoría de la gente de manera visual. Usando la estructura, las palabras, colores, imágenes y los hipervínculos para trae conceptos a la vida, Los mapas mentales ligan un concepto o un tema central con conceptos o a temas relacionados.

 

Los mapas Mentales se pueden utilizar para ampliar una gama grande de actividades, que incluye:

o   Tomar notas e informes, Recordar

o   Tormenta de ideas. Mejorar la creatividad, capturar ideas (Compare Diagrama Causa – Efecto)

o   Clasificar pensamientos. Resumir. Tener una rápida descripción. Ver asuntos en su contexto.

Presentación

·         Presentación

·         Planeación

·         Analizar y solucionar problemas complejos

·         Confirmación de equipos

·         Disgregar o ampliar asuntos para ver mas o para ver menos detalles (a través de software)

·         Dar soporte a procesos de la comunicación de grupos (a través de software)

 

Software para mapas mentales. Programas

Usted puede dibujar mapas mentales a mano, durante una reunión, pero el proceso se puede también realizar con un software especializado para mapas mentales, dando por resultados ventajas adicionales y nuevas e interesantes áreas de aplicación. El software de los mapas mentales se puede utilizar en varios niveles:

·         Uso individual. Para aumentar eficacia personal (elaboración de ideas y planes, control sobre información compleja, gestión de tiempo y proyectos)

·         Uso en equipos. Para aumentar la creatividad y el trabajo del equipo, reuniones de personal, reuniones de proyecto, gestión de proyecto, gestión de conocimiento.

·         Uso en eventos. Para aumentar la interacción y la comunicación con los stakeholders, visualizar discusiones y permitir los mecanismos de divulgación fáciles en la carta memoria de acontecimientos tales como conferencias, cursos y seminarios.

·         De uso corporativo. Para crear una cultura abierta y de colaboración y para estandarizar y soportar procesos del trabajo (gestión de proyectos, abastecimiento, RR.HH., ventas y comercialización, investigación y Desarrollo)

 

Consejos para el uso de mapas mentales. Proceso

Algunos consejos genéricos para crear un buen mapa mental:

1.       Coloque la idea principal en el centro.

2.       Utilice las porciones de espacio, permitiendo que pueda agregar cosas mas adelante.

3.       Utilice colores y mayúsculas cuando sea útil. Personalice el mapa.

4.       Busque las relaciones.

5.       Cree los centros secundarios para los temas secundarios.

 

Fortalezas de los mapas mentales. Beneficios

·         Simplicidad. Facilidad de empleo.

·         Sociable. Cualquier idea tiene probablemente muchos eslabones

·         Visual. Fácil de recordar.

·         Radial. Permite que usted trabaje en todas las direcciones.

·         Descripción. Ayudas para ver el cuadro y general y las relaciones entre los temas.

 

Fortalezas del Software de los mapas mentales. Beneficios

·         En un nivel técnico

o   Un mapa mental puede ser derrumbada o ampliado para un rápido aumento o disminución del nivel de detalle

o   Un mapa mental se puede filtrar (las prioridades, las palabras claves, los colores) para producir versiones modificadas para requisitos particulares del modelo mental madre.

o   Los mapas mentales se pueden enriquecer con: textos, gráficos, conexiones con archivos, Web site y RSS-fuente.

o   Pueden ser ligados para producir multi-mapas

o   Varios modos de colaboración pueden ser soportados (por ejemplo: tormentas de ideas, presentaciones, gestión de proyectos, investigación)

o   Los mapas mentales pueden ser convertidos a casi todas las formas tradicionales de comunicación (viceversa).

 

·         En un nivel funcional.

o   Mecanismo que capturan y filtro de ideas

o   Varios modos de presentación (mapas mentales, Web site)

o   Divulgación (mapas mentales, Word, Outlook, Visio, etc.)

o   Implementación – gestión de proyectos.

 

·         En un nivel de gestión del conocimiento y de la información.

o   El software puede conectar a la gente de una manera directa y eficaz con la información

o   Los procesos del conocimiento y de la información se integra mejor en el trabajo de la gente

o   La información se maneja mejor y se evita duplicación innecesaria de información mientras que la información del mapa mental se puede transformar y sincronizar muy fácilmente.


Comments