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Secretaria

Secretária: Maria Zuleide Ribeiro

Auxiliar de Secretaria: Ana Rita Nogueira Gomes

Datilógrafo: Gilmar Carlos da Silva

Secretaria Escolar

A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania.

Como o papel do secretário de escola confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários(as). Como um administrador, o/a Secretário/a deve estar capacitado para:

organizar racionalmente o trabalho;

aproveitar os talentos e motivações de sua equipe;

simplificar processos e métodos de trabalho;

aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades;

trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios;

planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com a Diretoria da escola.

O Secretário é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário credenciado.

Requisitos Legais

O secretário de escola credenciado deve ser portador do registro de secretário, instituído pela Portaria Ministerial nº 1.960, de 20 de novembro de 1954. Já nessa época, foram estabelecidas condições para a obtenção desse registro, entre elas a de preparação em curso específico, supervisionado pela antiga Diretoria do Ensino Secundário.

Atualmente, compete aos Estados, através dos Conselhos Estaduais de Educação, fixar normas específicas a esse respeito, através de Resoluções. Estas, em geral, determinam que a função de Secretário de estabelecimento de ensino fundamental e médio deve ser exercida por pessoa habilitada em curso específico de formação de secretariado e portadora de registro profissional em órgão próprio do MEC.

Prevê-se exceções a essas normas, em locais onde haja carência de pessoal habilitado. Nestes casos, a função de Secretário pode ser exercida por professor primário que preencha as seguintes condições: (1) tenha título de professor expedido por estabelecimento credenciado; (2) tenha curso de treinamento ou aperfeiçoamento de secretário e (3) seja aprovado em exame de suficiência. Preenchidas essas condições, é fornecido ao candidato à função uma autorização a título precário, após prova de conhecimentos específicos.

Atribuições da Secretária Escolar

Sendo peça chave da administração escolar, o Secretário coordena uma equipe que colabora com a Diretoria da escola. Uma síntese das atribuições do Secretário seria:

  • Responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria;
  • Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
  • Manter em dia a escrituração, arquivos, fichários, correspondência escolar e o resultado das avaliações dos alunos;
  • Manter atualizados o arquivo de Legislação e os documentos da escola, inclusive dos ex-alunos;
  • Compatibilizar Histórico Escolar (Adaptação);
  • Manter as Estatísticas da escola em dia.

A Secretaria e suas interações

a) COM A DIREÇÃO          

  • Assessoria,
  • Execução,
  • Coordenação;
  • Supervisão das atividades administrativas sob sua responsabilidade.
  • Harmonia de propósitos e de princípios.

b) COM A INSPEÇÃO OU SUPERVISÃO         

  • Colaboração
  • Apresentação de situações para ratificação ou retificação.

c) COM O CORPO DISCENTE     

  • Atendimento direto, sem intermediários.
  • Busca de soluções

d) COM O CORPO DOCENTE     

  • Elemento de ligação entre atividades pedagógicas e administrativa
  • Respeito à competência e aos métodos do professor.
  • Postura ética.

e) COM OS SUBORDINADOS     

  • Orientação e supervisão das rotinas de trabalho estabelecidas
  • Respeito às aptidões e habilidades de cada um.

f) COM OS PAIS E COMUNIDADE EM GERAL          

  • Presteza de informações.
  • Busca de soluções
  • Respeito ao sigilo profissional

g) COM ÓRGÃOS COLEGIADOS           

  • Subsidiar com informações
  • Formar o apoio ao bom andamento das reuniões

Secretário Escolar    

O secretário é um profissional legalmente habilitado, a quem a direção delega poderes e tarefas. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um Secretário Escolar. Além de exercer cargo de confiança, o secretário deve dominar conhecimentos específicos para bem desenvolver as suas atividades, além de possuir atributos tais como: responsabilidade, organicidade, competência técnica, dignidade, solidariedade, honestidade e pontualidade, essenciais ao desempenho de suas funções.( Ver Regimento art. 65).                  

A secretaria é setor da administração escolar que congrega uma equipe que colabora com a direção da escola numa ação centralizadora e abrangente, por seu relacionamento com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e da vida escolar. 

1 - Atribuições básicas de uma secretaria de escola

As atividades da secretaria envolvem também as três áreas de responsabilidade do quadro a seguir:

2 - Arquivo Escolar                   

O Arquivo Escolar é o conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informações que comprovem, inequivocamente, a identidade e os fatos relativos à escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da escola que evidenciem ao mesmo tempo os aspectos de organização e ação da unidade de ensino referente ao processo de educação e ensino vivenciado pelos alunos, ao longo de todo o período de funcionamento da instituição. Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Para isso, deverá estar em ordem alfabética por curso e turma. 

2.1    Cuidados que devemos ter com o arquivo:                    

O arquivo permanente deverá estar em lugar adequado que possua um aparelho de ar, de acordo com a dimensão da sala, para garantir a umidificação, desumidificação, filtragem e temperatura necessária, além da medição regular da qualidade do ar, pois a poluição traz a degradação dos documentos. A limpeza da sala deverá ser com pano úmido, com produto neutro e inodoro. Já para limpar documentos, devemos utilizar escova e aspiração manual com equipamento adequado. Necessitamos ter a preocupação de zelar sempre pela organização do arquivo, após a consulta, a unidade documental deve regressar ao local onde se encontrava.

Obs: Deliberação 239/99  Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido. 

2.2    Tipos de arquivo:                     

O arquivo escolar deve estar permanentemente em condições de fácil acesso e pronta consulta pela própria administração escolar e pelos agentes de inspeção do Poder Público. Observam-se duas formas de organização do Arquivo Escolar:

- Arquivo de Movimento ou Arquivo Ativo – de utilização corrente e passível de assentamentos, referente aos alunos com escolarização em processo. Nele ficam os documentos que possuem atualidade e funcionalidade. 

- Arquivo Permanente ou Arquivo Inativo – referente aos alunos que concluíram curso e àqueles que foram transferidos ou saíram da instituição. São documentos de valor perene, mas não necessários para uso imediato e insuscetíveis de escrituração. 

2.3   Formas de Arquivamento      

Nas escolas estaduais o arquivamento de documentos referentes à vida escolar de alunos deve ser feito mediante uma das seguintes formas:

- Arquivamento do próprio documento, sendo no original se emitido pela escola ou cópia, se emitido por terceiros;

- Arquivamento informatizado, em disquete, CD- ROM ou outra forma obtida por meio eletrônico, ópticos e ou magnéticos. 

2.4  Arquivamento Informatizado      

Os Pen-drive, CD-ROM e outras formas eletrônicas de arquivamento devem ser armazenadas em duas vias de idêntico teor, sendo uma para uso corrente da instituição e a outra guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a critério da escola e sob sua responsabilidade, ressalvando-se que faz necessário atualização permanente das vias.Nesse caso, os papéis eliminados pela informatização do arquivo poderão ser inutilizados, sob sua exclusiva responsabilidade. 

3. Documentos da secretaria:                   

A secretaria deve ter:

- Pasta individual do aluno, com a documentação completa  (Ver Lei 5069/07);

- Diários de classe ou pauta de presença;

- Livro de Ata de resultados finais;

- Livro de Ata dos conselhos de classe;

- Livro de Registro de Certificados / Diplomas;

- Arquivo Digital de Matrícula;

- Certificados, Históricos Escolares, Requerimentos, Boletins (Todos com protocolo de entrega);

- Modelos de formulários e declarações diversos;

- Arquivo de Legislação;

- Arquivo de Publicação em Diário Oficial dos alunos concluintes

- Pasta de Termos de visita da Supervisão Educacional Externa;

- Livro de Protocolo para Documentos Emitidos;

- Regimento Escolar (cópia atualizada);

- Projeto Político-Pedagógico (cópia atualizada);

- Arquivo de documentos expedidos e recebidos;

- Livro Ata de Reuniões;

- Livro de Ocorrências Diárias;

- Editais de Ingresso. 

3.1  Organização da secretaria:         

Relação de documentos necessários ao arquivo, pasta individual do aluno: 

- Ficha de matrícula

- Certidão de Nascimento /Casamento

- Carteira de Identidade;

- CPF- Cadastro de Pessoa Física ou Protocolo de solicitação do documento;

- Título de Eleitor com comprovante de quitação eleitoral, maiores de 18 anos;

- Certificado de Reservista maiores de 18 anos;

- Comprovante de residência;

- Laudo médico atestando a espécie da Deficiência (com CID ou CIF) quando for o caso;

- Retratos;

- Histórico Escolar do Ensino Médio;

- Histórico Escolar do Ensino Fundamental;

- Certificado do Ensino Médio;

- Ficha Individual;

- Cópia da  folha do D.O. com dia de publicação do curso concluído;

OBSERVAÇÃO:

1. Os documentos acima relacionados devem ser apresentados pelo aluno na forma original e o funcionário da secretaria receberá autenticando com o carimbo ou anotar a expressão: “Confere com original” Data, assinatura e matrícula. 

3.2    Ficha Individual do Aluno      

A Ficha Individual é o documento que retrata o desempenho escolar do aluno por componente curricular, em cada bimestre e ao final do ano letivo. Ressalvando-se que ao final do curso a ficha individual é o documento base para elaboração do histórico escolar e nela deve constar:

·         Cabeçalho principal;

·         Nome completo;

·         Filiação;

·         Endereço completo;

·         Telefone de contato;

·         Curso;                              

·         Ano Frequentado;

·         Ano de conclusão e escola do Ensino Fundamental ou equivalente;

·         Estrutura Curricular conforme matriz aprovada;

·         Resultados das avaliações bimestrais e finais por componente curricular;

·         Frequência por bimestre e final;

·         Assinatura do funcionário responsável pela elaboração da ficha;

·         Espaço destinado à situação do aluno.              

Deve ser preenchida ao final de cada Conselho de Classe e encerrada ao término do ano letivo com a consignação de APROVADO ou REPROVADO, conforme o caso, e assinada pela Secretaria Escolar. 

OBS: A U.E. organizará a ficha individual, de acordo com os dados acima  e  os cursos oferecidos na Unidade.    

3.3. Diário de Classe             

O Diário de Classe é o documento de registro da vida escolar diária do aluno e por isso mesmo, deverá estar sempre atualizado, tanto no lançamento da frequência e notas, como na descrição das avaliações e no registro discriminado dos conteúdos desenvolvidos.        

Ao final de cada bimestre, os Diários de Classe devem ser preenchidos nas colunas correspondentes às Aulas dadas e Aulas previstas, e rubricado pelo professor e Direção ou Coordenação Pedagógica/ Supervisão Educacional. 

O Diário de Classe não pode sair da Unidade em hipótese alguma.Art.208 Regimento Escolar

        3.3.1.  Instruções para o preenchimento             

O preenchimento do Diário de Classe seguirá as seguintes orientações: 

- Usar tinta azul ou preta, evitando rasuras; quando inevitáveis, deverão ser rubricadas pelo professor.

- Colocar o dia na primeira quadrícula e seguir sequencialmente; se houver mais de uma aula no mesmo dia marcar uma quadrícula para cada aula.

- Não acrescentar, em hipótese alguma, nome de alunos na relação; inclusões de nomes só poderão ser feitos pelo Secretário Escolar.

- Não riscar, em hipótese alguma, o nome de qualquer aluno, mesmo que os colegas afirmem ser desistente. Somente o Secretário Escolar tem competência para tal.

Nos casos de alunos faltosos, anotar “F” em todos os dias e anotação de (NÃO AVALIADO) no espaço referente à nota, na presença utilizar um ponto.  

4. Ata de Resultados              

A Ata de Resultado Parcial/Final, documento em que são registradas as notas finais de cada bimestre dos componentes curriculares, cursados pelos alunos no estabelecimento de ensino é formalizada como Ata final ao final do ano letivo e do curso.

O registro em Ata é fundamental porque garante a credibilidade dos dados da vida escolar dos alunos, oferecendo uma visão individual, informando a situação final do aluno e apresentando a relação dos componentes curriculares da Matriz utilizada. 

A Ata deve ser lavrada até o término do ano letivo escriturada em ordem alfabética, devidamente numerada, não admitindo rasuras ou emendas. Após finalização deverá ser enviada para arquivo na secretaria escolar, inclusive com todas as folhas rubricadas pela Direção e Secretário Escolar. 

OBS: A elaboração da Ata é da competência da secretaria escolar.

5.  Comprovante de Escolaridade           

O comprovante de Escolaridade por excelência é o Histórico Escolar, Certificado de Conclusão/Diploma.   

6. Histórico escolar emitido                 

No Histórico Escolar emitido pela Unidade de Ensino deverá constar as seguintes informações: 

- Cabeçalho padronizado do Governo do Estado do Rio de Janeiro;

- Informações sobre Unidade de Ensino, devendo ser citado (Decreto de criação, parecer de autorização do curso e endereço);

- Dados de identificação do aluno de acordo com a certidão de nascimento;

- Informações sobre o Ensino Fundamental e Médio;

- Elenco de Componentes Curriculares com a respectiva carga horária série/ciclo parcial e total, conforme matriz curricular aprovada;

- Espaço destinado a observações;

OBS: Modelo de Histórico Escolar (Em anexo)

6.1  Histórico Escolar Recebido                

No Histórico Escolar apresentado pelo aluno para efetivação de sua matrícula é preciso constatar se: 

- Os dados de identificação estão de acordo com a certidão de nascimento;

- Contém rasuras ou emendas, pois, nesse caso, devem ser devolvidos para que sejam refeitos pela instituição expedidora;

- Escola de origem é autorizada a funcionar pelo sistema Estadual de Educação do Estado de origem do documento;

- Os dados de identificação da escola de origem estão legíveis e atualizados;

- Há regularidade dos estudos, conferindo-se série/ciclo a série/ciclo, componente curricular por componente curricular;

- Todos os dados referentes às séries/ciclo cursadas com aprovação foram preenchidos sem haver interrupção;

- Se todas as notas referentes às atividades e ou componentes curriculares constam no documento;

- Se o espaço “Observação” traz anotação de dados complementares da vida escolar do aluno. 

- Constatado dados incompletos no Histórico Escolar, deverá ser devolvido imediatamente ao candidato para que providencie a regularidade do documento escolar. Na falta de algum componente curricular deverão ser providenciados os estudos de adaptação registrados em livro próprio para adaptação curricular.  

Observação: A secretaria escolar de destino deve conferir o documento entregue conforme orientações acima, caso contrário qualquer irregularidade futura passa a ser da sua responsabilidade à resolução da situação encontrada. 

7. Certificados e Diplomas                   

A Unidade de Ensino só poderá expedir Certificados relativos aos cursos conforme portaria SEEDUC, conforme Portaria (Qual????)              

Expedem-se Certificados nas modalidades Regular e Jovens e Adultos para o Ensino Fundamental (2º Segmento) e Médio (Formação Geral) - Ensino fundamental – 2º Segmento

7.1 Responsabilidade da Expedição       

O(A) Diretor(a) e o Secretário(a) Escolar são os responsáveis legais, pela regularização dos Diplomas, Certificados e documentos escolares expedidos pela U.E, como também pela guarda dos documentos que comprovem sua expedição conforme expresso na LDB. 

8. Envio de formulário de Certificado/Diploma         

O envio de formulários e de Certificados ocorre da seguinte forma: 

- No caso de incorreção ou rasura no preenchimento dos documentos impressos, só haverá reposição mediante a devolução dos documentos equivocados à SEEDUC;

- Após publicação dos concluintes no Diário Oficial do Rio de Janeiro;

- Ou em situações comprovadamente verificadas pela Supervisão de campo;

- Mediante documentação de solicitação enviada. 

9. Publicação de Alunos Concluintes

A Unidade Escolar deve publicar em Diário Oficial a relação nominal dos alunos concluintes.

Sem a publicação os Certificados e Diplomas conferidos não terão validade, para tal, deverá elaborar a relação de concluintes em papel timbrado da U.E. com o original de gabarito próprio para o Diário Oficial conforme orientações da Imprensa Oficial do Estado RJ.  

10.Modalidades de Matrícula

10.1. Matrícula Inicial

Caracteriza-se pelo ingresso do aluno na Unidade Escolar.

Para a efetivação da matrícula, o Secretário Escolar deverá verificar a apresentação dos documentos exigidos no disposto em  3.1, e a declaração de transferência a ser apresentada no prazo de 45 dias.

10.2. Renovação de Matrícula

Ocorre em calendário definido e se dá em qualquer série e em decorrência da permanência do aluno na Unidade Escolar.

10.3 Reabertura de Matrícula 

Ao ex- aluno, considerado desistente ou egresso será facultado seu retorno considerando-se a disponibilidade no quadro de vagas no pleiteado ano de escolaridade;

11.Transferência

Ocorre quando o aluno tem interesse em movimentar-se entre unidades de ensino.

A transferência ocorrerá a partir do requerimento apresentado à Secretaria da Unidade, mediante declaração de vaga da Unidade de destino e com a presença do responsável, caso tratar-se na transferência de menores de idade.

Cabe a escola de origem preparar histórico escolar e toda documentação pertinente ao aluno, com fins de finalização da transferência.  

O aluno em processo de transferência, cuja matrícula ainda não se tenha concretizado pela falta de apresentação da documentação, é permitido frequentar a escola de destino pelo máximo, improrrogável, de 20(vinte) dias, conforme lei nº3690/2001.

À instituição escolar de origem, tem o prazo improrrogável de 30  (trinta) dias para expedir a documentação de transferência.

É permitida a matrícula por transferência com progressão parcial, ressalvando-se o previsto no Regimento Escolar. 

12.   Classificação e Reclassificação        

A Unidade de Ensino, conforme regimento escolar poderá reclassificar ou classificar o aluno em série que deverá cursar, a partir de parecer elaborado por comissão de docentes, designada pela Direção e Supervisão Educacional da U.E.

Observação: A Unidade de Ensino Fundamental deverá atentar para calendário do ingresso direto com fins de resguardar a matrícula do aluno no Ensino Médio/Técnico

13. Formas de Ingresso

13.1 Sistema on line: para os ingressos no 6º ano do Ensino fundamental e 1º ano do Ensino Médio, disponibilizado pela Secretaria Estadual de Educação.

13.2 Sistema presencial: Na Secretaria da Unidade Escolar e conforme disponibilidade de vagas no ano de escolaridade pleiteado.

14. Aproveitamentos de Estudos    

O Aproveitamento de Estudos será concedido conforme normas estabelecidas pela Secretaria Estadual de Educação e pelas Leis de Diretrizes e Bases da Educação.

Lembretes

- As primeiras vias de Certificados e Diplomas pertencem ao aluno, por direito. É aconselhável manter cópia com recibo de entrega na pasta individual do aluno;

- Documentos originais devem ser devolvidos após conferencia e autenticados pela secretaria escolar;

- A nota do aluno é passada pelo professor, através do Diário de Classe ou meio eletrônico, e registrada pela secretaria escolar em fichas individuais de cada aluno, sendo nelas acrescentadas novas notas a cada bimestre e guardadas como documento do aluno em pasta individual. A cada ano de escolaridade é acrescentada uma nova ficha. Quando o aluno é transferido da U.E. essa pasta é numerada e guardada em ordem alfabética em outro arquivo;

- Os auxiliares da secretaria têm suas atribuições delegadas pelo Secretário Escolar;

- Para efetivação da matrícula, é necessária a apresentação de todos os documentos relacionados no item 3.1, além da declaração de transferência,se for o caso;

- Quando o aluno conclui o curso, é necessária a emissão da Certidão de conclusão e o Certificado de Conclusão.

- Ter uma cópia assinada pelo concluinte, dentro da pasta individual, para a necessidade eventual da emissão segunda via;

- Salvar em mídia digital. O CD-ROM é a melhor opção, porém passível de erros e imprecisões técnicas, por isso deve ser armazenado em duas vias de idêntico teor e guardado em lugar protegido;

- Todo requerimento de solicitação de documentos, terá um protocolo de atendimento; 

- Toda legislação publicada SEEDUC; 

- 90 dias (3 meses) a contar do requerimento do concluinte para expedir Certificado (portaria 163/04)

-  20 dias para efetivar transferência do aluno; (lei 3690/2001) 

Recomendações

- Declarações sejam entregues no máximo em 24 horas;

- Histórico Escolar seja entregue no máximo em 30 dias consecutivos e

- Sempre que possível, priorizar o benefício do aluno.   

Referências:

http://www.race.nuca.ie.ufrj.br/ceae/m3/texto3.htm

http://www.faetec.rj.gov.br


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