一通電話找到Key Man
 

「你好,請問貴公司有需要網頁設計的服務嗎?」「沒有!」,對方掛上電話,又浪費了一筆電話費。這就是一般業務開發電話最常犯的錯誤-讓人一下就聽出是推銷開發電話。所有的服務或產品都需要藉由各種機會介紹給客戶,打電話無疑是最低廉的開發方式。然而有時因為基層人員過濾電話,或者是陌生電話引起的防備心,抑或是因為客戶太忙而無暇浪費在電話上,讓你白白賠上通話費,無功而返。這時如何「破冰」讓對方聽得下去,就成了首要之務。

@在大公司的「迷宮」裡選擇方向

  一般人面對陌生電話第一個反應就是防備,因此會出現許多問號。「是誰?」「為什麼打來?」「怎麼知道我的電話?」,當我們進一步介紹公司的服務或商品時,對方心?馬上出現一些聲音:「又來了,又是推銷」、「快把電話掛掉,別被纏住了」、「快點擋掉,別給主管接到,免得挨罵」,這樣的心理應該都可以被理解的,尤其是詐騙集團橫行之際,當然不可不慎。
  曾經有位好朋友因為加油而幸運獲得五千元油票的獎項,結果來電者被朋友誤以為是詐騙,在電話中被狠狠地修理了好幾次,直到他親自到石油公司求證才發現中獎事實。由此便可知道,打一通電話其實有很多需要講究的地方,尤其是打電話到大公司,如何從基層的接線生起突破層層關卡更是一門學問!

@熟悉接洽窗口,有利突破基層防線

  首先要想辦法卸除對方的警戒心!在去電之前先了解想要連繫的窗口,千萬別讓人覺得我們對這個公司其實一無所知。無論要接洽的對象是企劃部、工程部、採購部還是總經理室的人員,去電時先告知電話轉接對象絕對比讓對方決定如何轉接要來得容易。比方「請問貴公司XX業務是由那個單位負責的?可不可以幫我轉接一下?」,還不如用「你好,我是XX公司,麻煩幫我轉接XX部門負責人,謝謝!」。這樣的好處是,對於比較懶散的接線生而言,他可以不假思索地轉接;而對於過濾電話的人員,也會因來電方明白的指示而卸除心防。
  不過有些時候也可能判斷錯誤,比方說對方公司並沒有我們想轉接的部門或想找的部門並不負責這項業務等,這時只要禮貌地請教相關業務該由那個部門負責即可。只要通過第一線的考驗,就算是往前跨了一大步!

@直接找握有決策權的人,更好!

  要找到對的人,才能做對的事!前面提到最好直接接通欲接洽的部門,但更好的是直接找到可以下決策的人!
如果我們去電一個公司,指名要找某一位經理或員工,基本上被擋在門外的機率就會少很多。而某些公司的網頁上會載明部門負責人,或是從工商名錄、報章雜誌等可以得知客戶公司內的人員姓名,若非直接承辦單位,亦可間接問出欲接洽單位的主管姓名。
  我這裡特別提到「主管」,因為常常我們接洽的人員可能層級太低,以致會浪費許多時間多次簡報,所以接洽時要注意對方職稱,並了解是否為單位負責人。有時不好意思直接詢問,也可另外打電話給總機詢問。當然這時要注意說話的態度及問話的技巧,免得對方以為我們在打探什麼,反而節外生技。

@做足功課,專業和用心聽得見

  要找到所謂的Key Man,還有許多方法,比方透過一些公會協會,或一些社團社交場合,甚至藉由朋友引介,這時人脈就相對重要。除此之外,時常注意時事及報章媒體等,有些時候可以從中發現些許商機也說不定。平時社交場合的名片也要細心分類管理,也許可從一些蛛絲馬跡看出彼此的關係,因而找到相關的人!
  一旦找到可以下決策的人,就應該進一步約時間會談。但一個主管每天要處理的事多如牛毛,如何讓他覺得與你的會談是有價值的?這時要能準確地判斷客戶的需求,才能達到會談的目的。仔細了解客戶公司的營業項目、競爭對手,進而判斷客戶可能有怎麼的需求,我們的服務可以為客戶解決什麼樣的問題等,這些都應該在事前先做功課,才能在短短的電話會談中讓客戶感到我們的用心及專業。
 有時候找不到人的原因,可能出在電話禮儀不當,所以下述一些基本的電話技巧也是需要注意的。(全文詳見eBoss創富誌3月號)


【資料來源:eBoss創富誌3月號】