문헌 관리: Zotero

Post date: Jun 26, 2014 4:49:12 AM

(2015/8/20 업데이트: 2015년 8월 19일에 학과에서 발표한 뒤 내용을 수정, 보강한 슬라이드를 첨부한다(맨 아래). 자세한 설명은 필요 없고 Zotero를 바로 사용하기를 원하는 분들은 이 슬라이드를 참조하시기를 권한다.)

1. 도입

Zotero는 문헌 관리 프로그램으로서 다음과 같은 매우 유용한 기능들을 가지고 있다. EndNote, RefWorks, Mendeley, Docear, Colwiz, Qiqqa (제대로 된 이름들이 하나도 없다.) 등 유사한 프로그램들이 있지만 다음의 기능들을 다 가진 프로그램은 Zotero가 유일한 듯하다.

i. 영어로 논문을 쓸 때 선행 연구를 인용하고 참고 문헌을 작성하는 일을 자동화할 수 있다. 특히 인용하는 연구가 많아질수록 이 기능은 더 편리해진다.

ii. 다운로드받은 논문들은 대개 파일명들이 이상하다. Zotero를 써서 파일명을 자신이 원하는 원칙에 따라 자동으로 바꿀 수 있어, 나중에 찾기 편해진다.

iii. 논문들을 다양한 방식으로 분류하고 정리할 수 있다.

영어로 논문을 쓸 일이 없더라도, 하드디스크에 저장된 논문들을 정리하는 것 때문에 골치를 앓는 사람이라면 Zotero를 쓰는 것을 고려해 볼만하다. 하지만 Zotero는 사용이 어렵고, 특히 설정을 하는 과정이 까다롭다. 아래에 지금까지 시행 착오를 거친 내 경험을 바탕으로 Zotero의 초기 설정을 하고 사용하는 한 방법을 소개하려고 한다.

그런데 지금까지의 경험으로는 Zotero의 강력한 기능들은 국제 저널에 실린 논문들의 파일에 있어서 가장 잘 살릴 수 있고, 국내 논문의 파일 관리에는 덜 유용한 것 같다. 그리고 Zotero를 일단 쓰기 시작하면 이 프로그램을 이용해서 모든 논문들을 정리하는 버릇을 들여야 프로그램을 사용하는 취지를 최대한 살릴 수 있다. 따라서 아래의 방법대로 사용을 좀 해 보고 계속 사용할지 여부를 결정하는 것이 좋을 것 같다(내가 사용하는 방법이 잘못되었을 수도 있으므로 책임은 못 진다.).

2. 설치, 초기 설정

먼저 다음 주소에서 프로그램을 내려받고 설치를 한다. https://www.zotero.org/download/

https://www.zotero.org/support/ko/start에 한국어 매뉴얼이 있다.

Zotero에서 반드시 이해를 해야 할 것은 Zotero가 파일을 취급하는 두 가지 방식이다. 그 중 하나는 하드디스크에 존재하는 파일의 링크만을 Zotero의 데이터베이스에 저장하는 것이고, 또 하나는 그 파일의 복사본을 Zotero가 생성하는 별도의 폴더에 저장하는 것이다.

나는 일단은 후자를 추천하고 싶다. 왜냐하면, 파일의 링크만이 저장되는 경우에는 그 파일을 수동으로 다른 곳으로 옮기고 나면 더 이상 Zotero가 그 파일을 열 수 없는 상황이 되기 때문이다. 따라서 원래의 파일을 항상 정해진 위치에 저장하고 절대로 옮기지 않을 것이 아니라면 Zotero가 파일의 복사본을 생성하도록 하는 것이 더 나은 것 같다. 이 문제는 Zotero의 사용을 어렵게 만드는 가장 큰 이유라고 본다.

(그런데 사실 아래에 상술할 ZotFile 애드-온을 사용하면 파일의 링크를 저장하든 복사본을 저장하든 마찬가지의 결과가 되어, 어느 쪽이든 상관이 없게 된다.)

Zotero가 파일의 복사본을 만들게 하려면 먼저 그 복사본이 어디에 저장될지를 정해 줘야 한다. 디폴트로 저장되는 공간이 있지만, 자신이 기억할 수 있는 폴더를 따로 지정하면 나중에 찾기가 더 편해진다. 그리고 특히 웹클라우드를 사용하면 클라우드 아래에 저장하게 할 수 있어서 좋다.

도구 --> Preferences --> 고급 --> Files and Folders로 간다. '저장 위치'에서 파일들을 저장하고자 하는 폴더를 정한다. 프로그램을 다시 실행한다.

참고: 그 위에 있는 Linked Attachment Base Directory는 링크를 저장하는 경우에 있어서 바꿀 수 있는 설정이다. 여러 컴퓨터에 걸쳐서 웹클라우드 아래에 파일들을 저장할 경우에, 만약 컴퓨터마다 클라우드에 연결된 폴더가 다르다면 하나의 컴퓨터에서 저장된 파일을 다른 컴퓨터에서는 (폴더 주소가 달라지므로) 읽을 수 없는 문제가 생긴다. 이 설정은 그것을 방지하기 위해서 컴퓨터마다 다른 폴더 주소에서 링크된 파일을 찾을 수 있도록 하는 것이다. 클라우드를 쓰지 않거나 여러 컴퓨터에 걸쳐 클라우드에 연동된 폴더의 주소가 같다면 이 기능은 사용할 필요가 없다. (업데이트: 그런데 클라우드를 사용할 경우에 모든 컴퓨터에 걸쳐 똑같이 설정해야 하는 것 같다. 즉 한 컴퓨터에서 Base directory를 지정해 줬다면 다른 컴퓨터에서도 똑같이 지정해 줘야 파일들을 찾을 수 있는 것으로 보인다. 어렵다... 아래 설명할 Zotfile을 쓴다면 Zotfile에서 지정한 폴더와 같은 폴더로 지정해야 한다.)

'저장 위치'의 설정을 바꾸고 나면 그 폴더에 저장된 파일들을 직접 새 폴더로 옮겨줘야 한다. 그러므로 프로그램을 사용하기 전에 저장 폴더를 정해 놓고, 한 번 정하고 나면 바꾸지 않는 것이 바람직하다. 클라우드 안에 파일들을 저장하고 싶으면 클라우드 아래에 폴더를 만들어서 그것을 지정하면 된다(컴퓨터마다 클라우드의 폴더 주소가 같아야 하는 것 같은데 확인해보지는 않았다.).

이쯤에서 파일들이 저장되는 폴더를 한 번 열어 보면 다음과 같은 사실들을 알 수 있다. 첫째, 여기에는 논문 파일들뿐 아니라 Zotero의 설정, 데이터베이스 등도 저장이 된다. 둘째, 논문 파일들은 storage 하위 폴더 밑에 저장되는데, 하나의 논문마다 하나씩 무의미철자로 구성된 폴더가 자동 생성되어 그 아래에 파일이 저장되는 것이다. 이렇게 하게 된 이유가 있겠지만 정말 이상한 방식이 아닐 수 없고 사용자 입장에서는 수동으로(Zotero를 쓰지 않고 탐색기를 통해서) 파일을 찾기가 어렵다. 아래 설명할 ZotFile을 쓰면 이 문제가 좀 해결이 된다.

이쯤 되면 Zotero를 쓰는 것이 쉬운 일만은 아니라는 것을 느낄 수 있을 것이다. 하지만 이런 문제들에 어느 정도 익숙해지고 나면 Zotero의 기능들을 충분히 향유할 수 있게 된다.

3. Zotero의 계정을 만든다.

계정을 만들면 자신이 쓰는 여러 컴퓨터에서 데이터베이스가 연동되게 할 수 있고 웹브라우저에서도 자신의 데이터베이스("라이브러리"라고 함)를 검색할 수 있다. 위에서 클라우드로 파일들을 여러 컴퓨터에 걸쳐 연동시킬 수 있다고 했지만 그건 파일들 얘기고, 여기서는 라이브러리를 연동시키는 것이다(다시 말하지만 Zotero는 복잡하고 까다롭다.). 라이브러리의 연동은 반드시 필요하므로 계정을 만든다. 도구 --> Preferences --> 동기화 --> Settings --> 계정 생성

한 가지 첨언하면 Zotero에서도 클라우드를 제공하므로 별도의 웹클라우드를 사용하지 않고 이것을 사용하면 편하긴 하다. 하지만 무료로 쓸 수 있는 공간이 매우 작아 사실 쓰게 되지 않는다.

나는 다음과 같이 설정을 한다.

4. 파일 관리

이제 본론으로 들어간다. 프로그램 왼편에 보이는 창에 '내 라이브러리'라고 나오는데, 이 아래에 컬렉션(collection)들을 만들어서 파일을 주제라든가 목적에 의해 분류할 수 있다. 컬렉션은 말하자면 개념적인 폴더라고 할 수 있다. 하지만 하드디스크의 실제 폴더와 달리 여기서는 하나의 파일을 여러 개의 컬렉션에 동시에 분류할 수 있으므로 좋다.

그럼 라이브러리에 파일을 추가하는 방법을 설명하면,

A. 파일을 다운로드받는다

B. 새 항목을 저장하고자 하는 컬렉션을 선택한다(일단 '내 라이브러리'에 하고 나중에 옮겨도 된다.).

C. 새 항목 --> 파일로 연결(링크를 저장할 경우) 또는 파일의 사본을 보존(복사본을 저장할 경우; 추천); 파일 사본 보존을 하고자 할 경우에는 파일을 끌고 와도 된다(ctrl을 누른 채로 끌고 와야 원래 파일이 없어지지 않는 것 같다.).

D. 지금까지의 단계를 거쳤다면 파일 또는 링크가 가운데의 목록에 나타날 것이다. 하지만 이것은 파일 또는 링크일 뿐 우리가 정말로 저장하고자 하는 '항목'은 아니다. 하나의 '항목'(서지사항 등의 정보가 포함된)을 만들려면 파일의 메타데이터가 필요하다.

E. 링크 또는 파일을 우클릭해서 'PDF 파일의 메타데이터를 검색'을 선택한다. 이 과정을 처음 할 때는 플러그인을 설치하라는 말이 나온다.

i. 이게 잘 되면 항목(노트 모양의 아이콘)이 생성된다. 여러 개를 한꺼번에 할 수도 있는데 한꺼번에 하면 인터넷 학술 검색 데이터베이스(어딘지는 잘 모르겠다.)에서 잠시 동안 이 기능을 사용하지 못하게 막는 경우도 있으니 유의해야 한다.

ii. 잘 되지 않으면('PDF가 OCR할 문서를 포함하고 있지 않습니다'라든가 'No matching references found'라고 나오면) 수동으로 해야 한다.

iii. 최근에 출판된 논문이라면 그 문서의 DOI(문서의 일련번호)를 해당 학술지의 웹사이트나 학술 검색 사이트를 통해 알아낸 뒤에, '식별자로 항목 추가'를 하고 그 뒤에 링크/파일을 그 밑으로 넣으면 된다.

iv. 이것도 안 된다면 정말 수동으로 서지 사항을 입력할 수밖에 없다. 파일을 우클릭해서 '선택한 항목으로부터 부모 항목 생성'을 선택하고 필요한 정보를 입력하면 된다.

F. 메타데이터를 검색했다면, 파일명을 이를 이용해서 바꿀 수 있다.

i. 원래 정해진 설정을 바꾸고 싶다면 도구 --> Preferences --> 고급 --> 일반 --> config 열기로 들어간 뒤에 'extensions.zotero.attachmentRenameFormatString'를 찾아서 원하는 대로 바꾸면 된다.

ii. 예를 들어 {%c, }{%y, }{%t{50}}라고 하면 저자, 출판연도, 논문명(50자까지)의 형식이 된다.

마지막으로, Move Item to Trash를 선택하면 항목과 함께 파일 자체도 지워져 버린다(휴지통에서 찾을 수 있다.). 컬렉션에서 항목을 지우려면 '선택된 항목 삭제'를 택하면 된다.

5. MS Word에서 참고 문헌 추가하기

이것이야말로 Zotero의 본연의 기능이라고 할 수 있다. Zotero를 설치하면 MS Word에서 필요한 플러그인이 자동적으로 함께 설치된다. MS Word의 메뉴에서 '추가 기능'으로 들어가면 깨알같은 아이콘들이 많이 생성돼 있는 것을 알 수 있다.

먼저 설정을 APA 형식으로 바꾸려면 Zotero Set Doc Prefs에서 APA 6th ed.를 선택하고 사용 형식은 필드를 택한다. '문서 안에 레퍼런스 저장'은 뭔지 잘 모르겠는데 나는 이것을 체크하지 않는다.

이제 인용을 하려면 'Zotero Insert Citation'을 클릭한 뒤에 문서의 이름, 저자명, 출판연도 등을 입력하면 자동으로 문서가 검색이 된다. 자신이 필요한 것을 택해서 엔터를 누르면 인용 표시가 된다. 물론 여러 개를 한꺼번에 인용할 수도 있다. 세 명 이상의 저자에 의한 논문을 재차 인용하면, APA 형식에 따라 적절히 et al.이 생긴다.

참고 문헌을 생성하려면 'Zotero Insert Bibliography'를 클릭한다. 자동으로 그 자리에 지금까지 인용한 논문들이 포함된 참고 문헌 목록이 만들어진다. APA 형식으로 만들어지므로 글자 크기, 문단 모양 등만 바꾸면 된다. 변화를 준 다음에는 'Zotero Refresh'로 고쳐 준다. Zotero Remove Codes를 누르면 지금까지의 인용과 참고 문헌이 일반 텍스트로 바뀐다. 논문을 완성한 뒤에 이용할 수 있는 기능이 되겠다.

6. ZotFile: Zotero의 애드-온

ZotFile은 Zotero에 다음의 기능들을 추가해 준다.

A. 파일명 자동 변경 기능이 약간 더 좋다.

B. 파일을 훨씬 더 직관적인 방법으로 하드디스크에 저장할 수 있다.

이런 이유로 ZotFile을 쓰는 것을 권한다. 위에 말한 대로 ZotFile을 사용하면 링크를 저장하든 파일의 사본을 저장하든 의미가 없어지는데, 좀 더 자세히 설명하면 ZotFile은 사용자가 지정한 대로 폴더를 만들어서 거기에 파일을 저장하고, 그 링크를 라이브러리에 저장하는 식으로 자동 변경을 해 주는 것이다. 이 때 원래 파일(링크된 것이든 사본이 저장된 것이든)은 그 위치에서 삭제되므로 유의해야 한다.

http://zotfile.com/에서 다운로드받는다. 'Add to Firefox'를 우클릭하고 '다른 이름으로 저장'을 한다. Zotero에서 도구 --> 애드-온 --> 오른쪽 위의 기어 모양의 아이콘을 누르고 'Install add-ons from file'을 클릭해서 방금 저장된 파일을 선택한다. 설치가 되면 Zotero를 다시 시작한다.

설정을 위해 Zotero에서 도구 --> 애드-온 --> Zotfile의 옵션으로 들어간다.

General Settings

1. Source Folder for Attaching new files: 이것은 일단은 무시한다. 그다지 유용하지 않은 것 같다.

2. Location of Files:

Custom Location을 택해야 위에서 말한 대로 폴더별로 자동 분류가 된다. 파일들을 저장할 폴더를 만들어 준다. 클라우드 밑에 만들 수 있다. 이 폴더는 Zotero에서 정한 폴더와는 다른 폴더이다.

Use subfolder defined by: 예를 들어서 '%w\%y'라고 입력을 하면 학술지 --> 출판연도의 구조로 폴더가 생성된다.

Renaming Rules: 여기서 정한 방식은 Zotero의 파일명 변경 방식에 선행한다. 나는 다음과 같이 설정을 한다.

이와 같은 설정이 끝나면 이제 기능을 사용하면 된다. 파일들을 우클릭해서 Manage attachments --> Rename Attachments를 택하면 파일명이 변경됨과 동시에 파일이 새 폴더에 자동 분류가 된다.

때로는 내 생각에 관계가 있는 파일들을 하드디스크에 한 곳에 모아 놓고 싶을 때가 있는데, Zotfile에서 위와 같이 설정을 하면 학술지별로 정리가 되므로 이렇게 하기가 어렵다. 이 경우에는 컬렉션을 만들어서 논문들을 데이터베이스 상에서 한 곳에 다 모아 놓은 뒤에 Export Items --> Export Files에 체크해서 OK하면 하나의 폴더에 저장을 할 수 있다(사실은 Zotero가 하위 폴더들을 또 만들긴 하지만 그래도 한결 편하다.

7. 자잘한 설정들

사용 언어라든지(써 보면 알겠지만 한국어는 번역도 불완전하고 해서 영어로 설정하는 것이 더 편리하다.) 자잘한 설정들을 고치려면 도구 --> Preferences --> 고급 --> 일반 --> 기타 아래의 'config 열기'를 누른다. 정말 상세한 설정이 가능한데, 예를 들어 사용 언어를 영어로 바꾸려면 검색창에 locale이라고 입력한 뒤에 intl.locale.matchOS를 더블클릭해서 false로 바꾸면 된다(한국어 윈도우인 경우).

8. 맺음말

사실 이상과 같이 Zotero를 쓰면 매우 편리한 게 사실이지만, 한편으로는 폴더에 파일들을 저장했던 기존의 방식에서 벗어나기가 어렵기도 하고, 데이터베이스에 문제가 생기게 되면 기껏 분류한 것들이 날아가 버려 파일의 분류를 못 하게 되지 않을까 걱정이 될 수도 있다. 나도 사실 Zotero를 100% 믿지 못하므로 그런 걱정이 든다. 그렇다면 기존의 방식과 라이브러리를 사용하는 방식을 병행하는 것도 하나의 방법이 될 수 있을 것이다. 그렇게 하고자 한다면 원래 파일의 사본을 Zotero나 ZotFile로 저장을 하고, 원래 파일은 Zotero/ZotFile이 사본의 이름을 바꿔준 것과 같은 이름으로 변경해서 자신이 원하는 장소에 보관하면 될 것이다.

지금까지 pdf 파일에 대해서만 얘기했지만 사실 Zotero는 파일뿐 아니라 인터넷 링크, 미디어 파일 등 다양한 것들에 대한 정보를 기록할 수 있다. 그리고 Firefox, Chrome, Safari 용 부가 기능을 설치하면 웹브라우저에서 조회하는 내용을 직접 기록할 수도 있어 매우 편리하다.

이상의 과정이 조금 불편할 수도 있다. 위에서 말한 것처럼 Zotero는 그 사용이 완전히 습관화가 되어 모든 파일들을 정리하게 되어야 사용하는 의미를 살릴 수 있다. Zotero를 이용해서 연구의 효율성을 높일 수 있기를 바란다.