Importancia de la Automatización en Excel

Importancia de la automatización en Excel
  • Excel es una de las herramientas de oficina más utilizadas para manejar datos e información.
  • Excel permite a las organizaciones planear, dar seguimiento y evaluar procesos administrativos y de servicio.
  • Las organizaciones descansan en Excel para obtener datos, elaborar reportes o desarrollar análisis detallados.

Usos de Excel
De manera general podemos decir que Excel se usa para el desarrollo de:
  • Aplicaciones (básicas) de negocios
    • Contabilidad
    • Administración y análisis de ventas
    • Administración y análisis de costos
    • Administración y análisis de clientes
    • Administración y análisis de productos
    • Administración y análisis de riesgos
    • Análisis financieros
    • Análisis de series de tiempo
  • Aplicaciones de matemáticas
    • Análisis de funciones matemáticas
    • Análisis estadístico descriptivo
    • Análisis estadístico inferencia
    • Análisis numérico
    • Análisis de series
  • Aplicaciones de ciencias
    • Modelos matemáticos a la Biología
    • Modelos matemáticos a la Geología
    • Modelos matemáticos a la Química
    • Modelos matemáticos a la Física
  • Aplicaciones de ingeniería/ tecnología
    • Modelos matemáticos aplicados en la Ingeniería Industrial
    • Modelos matemáticos aplicados en la Ingeniería Química
    • Modelos matemáticos aplicados en la Ingeniería Hidráulica
Problemática
  • A menudo las tareas realizadas con Excel consumen mucho tiempo, son tediosas, repetitivas y de poco valor agregado.
  • Muchas tareas hechas en Excel son “manuales” y “prácticamente” desintegradas de otras aplicaciones de Microsoft Office.
  • Excel es utilizado ampliamente para el almacenamiento de datos y elaboración de reportes. Sin embargo, esta herramienta adolece de facilidades para el manejo eficiente de bases de datos y reporteo.
  • A pesar de las nuevas herramientas disponibles, gran parte de los usuarios de Excel desconocen o no siguen metodologías y/ o estándares para el manejo eficiente de datos.

Oportunidades

Automatizar tareas en Excel genera muchos beneficios en el corto, mediano y largo plazo:
  • Disponer de mayor tiempo para el análisis de datos
    • Visual Basic para Excel ()VBA) permite automatizar la generación de reportes (tablas de informes y gráficas)
      • La parametrización (cambiar, por ejemplo, fechas, lugares, personas) es una técnica básica para crear reportes sumarizados, agrupados o filtrados
    • Permite crear funciones complejas que resultan difíciles de entender y validar, aplicar en la hoja electrónica tradicional
    • Las funciones creadas en VBA se pueden documentar y aplicar en cualquier hoja de trabajo; permitiendo de esta manera, resolver el problema una sola vez y compartir y validar la solución con otros usuarios
    • A través de VBA se pueden acceder a propiedades especiales de los objetos que facilitan el procesamiento de: 
      • Cadenas de texto
      • Gráficas
      • Tablas y gráficas dinámicas
      • Grandes volúmenes de datos numéricos
  • Desarrollar herramientas especializadas para el análisis de tareas o funciones estratégicas de los negocios
    • Análisis financiero
    • Análisis estadístico descriptivo
    • Análisis estadístico inferencial
    • Análisis de riesgos
  • Desarrollar prototipos
    • Para usuarios sin experiencia en programación y para usuarios expertos en VBA, Excel es una excelente herramientas para desarrollar prototipos que posteriormente se conviertan en aplicaciones independientes de Excel y que tengan un uso generalizado en otros ambientes:
      • Calculadoras especializadas
      • Manejo de escenarios
      • Solución particular a problemas de optimización